Hạch toán lương tháng 13 và các lưu ý cần biết

Lương tháng 13 là khoản khiến nhiều kế toán còn băn khoăn trong nghiệp vụ hạch toán. Trong bài viết sau đây, MISA AMIS trình bày các thông tin cơ bản về chi phí lương tháng 13 tại doanh nghiệp, hướng dẫn cách hạch toán lương tháng 13 và tổng hợp các lưu ý mà kế toán cần ghi nhớ với khoản này.

1. Quy định về chi phí lương tháng 13

Thị trường việc làm luôn thu hút sự quan tâm của nhà tuyển dụng và ứng viên. Đặc biệt trong bối cảnh đại dịch COVID-19 tác động đến nhiều khu vực kinh tế lớn, làm thay đổi xu hướng tuyển dụng cũng như làm thiếu hụt nguồn cung lao động lớn.

Đứng trước thách thức về nhu cầu lao động, các doanh nghiệp đã thu hút, khuyến khích nguồn lao động bằng chế độ đãi ngộ lương, phúc lợi hấp dẫn, trong đó có chế độ “lương tháng 13”.

Các văn bản pháp luật hiện tại không có quy định cụ thể nào quy định về việc doanh nghiệp phải thanh toán lương tháng thứ 13 cho người lao động. Do đó, doanh nghiệp không bắt buộc phải thanh toán lương tháng 13 nếu không có thỏa thuận khi ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và người lao động hoặc không được quy định trong thỏa ước lao động tập thể, quy chế tiền lương… 

Tuy nhiên hiện nay nhiều doanh nghiệp có khoản thanh toán cho người lao động lương tháng 13 với mục đích khích lệ tinh thần và tri ân sự cống hiến của nhân viên trong một năm làm việc. Đặc biệt, để tránh tình trạng biến động nhân sự sau mỗi dịp tết thì lương tháng 13 là một công cụ hữu hiệu để giữ chân người lao động.

Không có quy định cụ thể nào về lương tháng 13, khoản chi này được hiểu chung là thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 như sau:

“1. Thưởng là số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động.

2. Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.”

Khoản thưởng này sẽ do doanh nghiệp quyết định và công bố công khai sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động). Về hình thức, không nhất thiết phải thưởng bằng tiền, mà có thể thưởng bằng tài sản hoặc các hình thức khác.

2. Cách hạch toán lương tháng 13 theo Thông tư số 200

2.1 Các hình thức tính lương tháng 13

Thông thường lương tháng 13 được tính cụ thể theo các trường hợp như trong hình sau:

• Trường hợp người lao động làm đủ 12 tháng thì lương tháng 13 được tính bằng bình quân của 12 tháng lương trong năm.

Lương tháng 13 = Tiền lương trung bình 12 tháng trong năm

Ví dụ 1: Chị A có mức lương từ tháng 01/2021 – 10/2021 là 7 triệu đồng/tháng; từ tháng 11/2021 – 12/2021 là 10 triệu đồng/tháng.

=> Mức lương tháng 13 của chị A là: [(7 x 10) + (10 x 2)] /12 = 7,5 triệu đồng

• Trường hợp người lao động không làm đủ 12 tháng thì lương tháng 13 được tính theo tỷ lệ số tháng làm việc trong năm.

Lương tháng 13 = (Số tháng làm việc trong năm/12) x Tiền lương trung bình 12 tháng trong năm

Ví dụ 2: Anh B bắt đầu làm việc tại công ty từ tháng 10/2021 với mức lương từ tháng 10/2021 – 12/2021 là 10 triệu đồng/tháng.

=> Mức lương tháng 13 của anh B là: (3/12) x 10 = 2,5 triệu đồng

• Trường hợp đặc biệt: người lao động có những đóng góp đáng kể thì việc tính lương tháng 13 sẽ phụ thuộc vào đặc thù mỗi doanh nghiệp.
• Lưu ý: Tiền lương tháng thứ 13, nhiều doanh nghiệp và người lao động coi nó như một khoản tiền thưởng của doanh nghiệp. Việc quy định chi tiết mức hưởng, điều kiện hưởng… là tùy vào quy định, quy chế và quyết định các khoản lương thưởng và điều kiện của từng doanh nghiệp. Có nhiều doanh nghiệp không có khoản chi lương tháng thứ 13 mà gộp chung là khoản thưởng Tết.

2.2 Hướng dẫn hạch toán lương tháng 13

Khi tính ra lương tháng 13 của người lao động:

Nợ TK 622, 623, 6271, 6411, 6421

Có TK 334

Thuế thu nhập cá nhân trừ lương (nếu có)

Nợ TK 334

Có TK 3335

Thanh toán lương tháng 13

Nợ TK 334

Có TK 111,112

Chứng từ hạch toán: quyết định lương thưởng và bảng lương.

>>> Đọc thêm: Hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp

3. Lưu ý về lương tháng 13

3.1. Lưu ý về thuế thu nhập doanh nghiệp

• Điều kiện để ghi nhận chi phí hợp lý với lương tháng 13

Khoản 2 Điều 3 Thông tư số 25/2018/TT-BTC, sửa đổi, bổ sung Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC, quy định như sau:

“2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

……

2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: hợp đồng lao động; thỏa ước lao động tập thể; quy chế tài chính của công ty, tổng công ty, tập đoàn; quy chế thưởng do chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc quy định theo quy chế tài chính của công ty, tổng công ty.”.

Do đó để ghi nhận chi phí lương tháng 13 là chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp thì phải thỏa mãn điều kiện về hồ sơ, chứng từ như sau:

1. Ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng lương tháng 13 tại một trong các hồ sơ: hợp đồng lao động; thỏa ước lao động tập thể; quy chế tài chính; quy chế thưởng.
2. Quyết định lương thưởng;
3. Chứng từ thanh toán lương thưởng.

Trường hợp doanh nghiệp có kết quả hoạt động kinh doanh lỗ thì chi phí lương tháng 13 có được ghi nhận là chi phí hợp lý không?

Nếu Quy chế tài chính nội bộ có quy định “Khoản tiền lương tháng 13 cho người lao động không phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp” thì khoản tiền lương này được ghi nhận là chi phí hợp lý để tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nếu Quy chế tài chính nội bộ có quy định “Khoản tiền lương tháng 13 cho người lao động phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp có lợi nhuận thì mới chi lương tháng 13” thì khoản tiền lương này không được ghi nhận là chi phí hợp lý để tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

• Thời điểm hạch toán lương tháng 13

Nếu doanh nghiệp thực chi tiền lương tháng 13 vào thời điểm trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp: chi phí lương này sẽ được ghi nhận vào chi phí năm tài chính phát sinh.

Nếu doanh nghiệp thực chi tiền lương tháng 13 vào thời điểm sau khi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp: chi phí lương này sẽ được ghi nhận vào chi phí năm sau.

Ví dụ 3: Công ty A trích trước lương tháng 13 năm 2021 vào thời điểm ngày 31/12/2021.

• Trường hợp đến tháng 02/2022, công ty có thực hiện chi tiền lương tháng 13 thì công ty được tính vào chi phí được trừ của năm tài chính 2021 đối với khoản chi tiền lương cho người lao động nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
• Nếu công ty chi lương tháng 13 vào tháng 04/2022 (qua thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2021) thì khoản trích trước này không đủ điều kiện hạch toán chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2021 mà được tính chi phí vào năm 2022.

3.2. Lưu ý về thuế thu nhập cá nhân

• Tiền lương tháng 13 là khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân

Theo khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC và Điều 11 Thông tư số 92/2015/TT-BTC quy định các khoản thu nhập chịu thuế có các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Thu nhập từ tiền lương, tiền công là thu nhập người lao động nhận được từ người sử dụng lao động. Theo quy định, các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công phải chịu thuế bao gồm:

a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công dưới các hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền;

b) Các khoản phụ cấp, trợ cấp (trừ các khoản phụ cấp, trợ cấp được quy định tại điểm b khoản 2 điều 2 thông tư 111/2013/TT-BTC);

…

đ) Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức;

đ.7) Các khoản lợi ích khác;

e) Các khoản thưởng bằng tiền hoặc không bằng tiền dưới mọi hình thức, kể cả thưởng bằng chứng khoán (trừ một số khoản được quy định tại điểm e khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC).

• Thời điểm tính thuế thu nhập cá nhân là thời điểm thực trả

Theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 8 Thông tư số 111/2013/TT-BTC:

“2. Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công

b) Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế

Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người nộp thuế.”

Ví dụ 4: Công ty thực hiện chi tiền lương tháng 13 vào tháng 02/2022 thì khoản thu nhập này được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân tháng 02/2022.

Công ty sẽ tổng hợp toàn bộ thu nhập của người lao động vào tháng 02/2022 tính và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Khoản thu nhập này sẽ được quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho kỳ tính thuế năm 2022.

3.3. Lưu ý về bảo hiểm

Theo quy định tại Điều 103 Bộ Luật Lao động thì tiền thưởng là khoản tiền mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh hằng năm và mức độ hoàn thành công việc của người lao động.

Theo Công văn số 560/LĐTBXH-BHXH về việc xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH quy định như sau: Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc được thực hiện theo quy định tại Điều 89 Luật BHXH, Điều 17 Nghị định số 115/2015/NĐ-CP ngày 11/11/2015 của Chính phủ, Điều 30 Thông tư số 59/2015/TT-BLĐTBXH ngày 29/12/2015 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Từ ngày 01/01/2018 trở đi, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

Tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không bao gồm các khoản chế độ và phúc lợi khác, như tiền thưởng theo quy định tại. Điều 103 Bộ luật Lao động, tiền thưởng sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác.

Căn cứ các quy định nêu trên, tiền lương tháng thứ 13 sẽ không phải đóng bảo hiểm xã hội.

3.4. Lưu ý về quy trình nội bộ

Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ cho chu trình lương tại đơn vị mình và như trên đã nói, doanh nghiệp phải phê duyệt khoản này trong Quy chế tài chính nội bộ.

Kế toán tiền lương có nhiệm vụ tính và lập bảng lương, chuyển cho kế toán tổng hợp kiểm tra. Kế toán trưởng là người kiểm soát và duyệt cuối cùng. Sau đó trình cho giám đốc, tổng giám đốc hoặc người điều hành phê duyệt.

Tuy nhiên, trong một số các doanh nghiệp có bộ phận nhân sự riêng. Bộ phận này có nhiệm vụ tính, lập bảng lương và trình ban giám đốc, tổng giám đốc hoặc người điều hành phê duyệt.

Bên cạnh đó, lương tháng 13 là khoản tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên sau một năm cống hiến làm việc nên lãnh đạo doanh nghiệp, lãnh đạo các phòng ban cần có phương pháp, cách thức đào tạo, tuyên truyền khích lệ nhân viên phải đạt được thành tích trong hoạt động sản xuất, kinh doanh để đảm bảo cán bộ, nhân viên nhận được tiền lương tháng 13 tương xứng nhất với thành quả đạt được.

Trên thực tế, ngoài lương tháng 13 doanh nghiệp còn có các khoản thưởng khác cho nhân viên từ 2, 3, 4.. tháng lương như nhân viên đạt KPI (chỉ số đánh giá mức độ hiệu quả công việc); ngân hàng thưởng cho cán bộ nhân viên… thì các khoản thưởng này được xử lý tương tự như lương tháng 13.

Như vậy, bài viết đã trình bày cách hạch toán lương tháng 13 theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC và chỉ ra các lưu ý về lương tháng 13. MISA AMIS hy vọng bài viết sẽ giúp bạn đọc sẽ hiểu rõ hơn về hạch toán và các lưu ý với chi phí lương tháng 13 trong doanh nghiệp.

MISA AMIS phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với nhiều tính năng tiện ích hỗ trợ cho công tác kế toán tại các doanh nghiệp:

• Tự động hạch toán từ Hóa đơn, Bảng kê ngân hàng… tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu.
• Đầy đủ các phần hành công nợ, tiền lương, nghiệp vụ kho…Tự động tổng hợp báo cáo thuế, báo cáo tài chính, tự động đối chiếu phát hiện sai sót.
• Kết nối: Tổng cục thuế, Hệ thống quản trị nhân sự, bán hàng, Ngân hàng, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Phần mềm bán hàng… tạo thành hệ sinh thái xử lý dữ liệu nhanh, tiện lợi

Ngoài ra, phần mềm nằm trong hệ sinh thái kết nối với phần mềm tính lương, hỗ trợ tối đa cho công tác tính lương:

• Tối đa hiệu suất của HR tiền lương: Khai báo chính sách lương, phụ cấp, khấu trừ; Tự động tính lương với công thức gợi ý sẵn hoặc tùy chỉnh công thức tính như Excel; Tự động tính các khoản khấu trừ theo quy định trên hồ sơ & quy định của Nhà nước; Quản lý tình hình chi trả lương, theo dõi công nợ lương, báo cáo phân tích thu nhập, phúc lợi (bằng tiền mặt)
• Nhân viên hài lòng với trải nghiệm trên ứng dụng: Phần mềm tính lương nhân viên AMIS giúp nhân viên xác nhận phiếu lương mọi lúc, mọi nơi ngay trên di động; Chủ động đối chiếu bảng lương với số công thực tế; Phản hồi, kết nối với HR dễ dàng trên ứng dụng
• Ban lãnh đạo kiểm soát tốt mọi chính sách & quy chế lương: Theo dõi tình hình chi trả lương toàn diện; Xây dựng chính sách thu nhập, đãi ngộ tương ứng cho từng vị trí, năng suất, thâm niên; Điều chỉnh lương, thưởng, chế độ đãi ngộ từng kỳ giúp cân bằng lợi ích của doanh nghiệp và nhu cầu của nhân viên

Tham khảo sử dụng thử 15 ngày miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để gấp đôi hiệu quả công tác kế toán – tài chính trong doanh nghiệp.

Tác giả: Thảo Phương Trần