Hợp đồng đại lý là gì? 5 điểm quan trọng thương nhân cần nhớ

Hợp đồng đại lý là gì? Các chủ thể tham gia ký kết loại hợp đồng này phải đáp ứng những điều kiện, quy định nào của pháp luật thì hợp đồng mới có giá trị hiệu lực? Để giúp các cá nhân kinh doanh, tổ chức hoặc doanh nghiệp tránh được những rủi ro khi giao kết hợp đồng đại lý, Misa sẽ liệt kê 5 đặc điểm quan trọng cần nhớ về loại hợp đồng này trong bài viết dưới đây!

Mục lục Hiện

1. Hợp đồng đại lý là gì?

Trước khi tìm hiểu về hợp đồng đại lý là gì, các cá nhân kinh doanh, tổ chức hay doanh nghiệp cần phải biết rõ định nghĩa đại lý là như thế nào, phạm vi ra sao.

Trong tiếng Anh, đại lý được gọi là Agency, nhóm đối tượng này sẽ đảm nhận vai trò đại diện bán hàng cho doanh nghiệp. Cụ thể, đại lý sẽ nhận tiền, nhận hàng của doanh nghiệp, sau đó thực hiện việc mua, bán hàng hóa theo những điều kiện của bên giao để được hưởng thù lao thích đáng. Theo đó, doanh nghiệp sẽ dùng hợp đồng đại lý gồm các quyền và nghĩa vụ công bằng cho hai bên để đạt được thỏa thuận đồng hành lâu dài.

Pháp luật Việt Nam quy định về nhiều hình thức đại lí, căn cứ vào phạm vi quyền hạn mà bên đại lý được ủy thác chia thành một số loại hình thường gặp sau đây:

STT	Loại hình	Giải thích
1	Đại lý bao tiêu	✅ Là hình thức đại lý thực hiện việc mua, bán trọn vẹn khối lượng hàng hoá hoặc cung ứng đầy đủ một dịch vụ cho bên giao đại lý. Bên đại lý có quyền quyết định giá bán hàng hóa chênh lệch nhiều hay ít với giá được ấn định sẵn.
2	Đại lý độc quyền	✅ Là hình thức mà tại khu vực nhất định, bên giao đại lý chỉ giao cho một đại lý mua, bán hoặc cung ứng hàng hóa/dịch vụ cụ thể.
3	Tổng đại lý	✅ Là hình thức đại diện, quản lý đại lý trực thuộc thực hiện việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên giao đại lý

Hiện nay, đại lý là hình thức kinh doanh phổ biến nhất được nhiều cá nhân, hộ gia đình lựa chọn.

>>> Tham khảo thêm: Có những loại hợp đồng nào hiện nay? Quy định chung về các loại hợp đồng

Hợp đồng đại lý là gì, nội dung có trong hợp đồng đại lý gồm những gì?

Như đã giải thích về nhiệm vụ của một bên làm đại lý bên trên; thì hợp đồng đại lý, hay còn gọi là hợp đồng đại lý thương mại được tạo lập nhằm đảm bảo sự thỏa thuận giữa bên đại lý và bên giao đại lý được thực hiện dựa trên cơ sở pháp luật.

Bên đại lý sẽ nhận được sự ủy quyền từ bên giao đại lý, cam kết nhân danh bên giao đại lý thực hiện một hoặc nhiều giao dịch (bán hàng, cung cấp dịch vụ) nhằm tạo ra tạo ra lợi ích cho bên kia để được nhận một khoản tiền thù lao do các bên thỏa thuận (về số lượng và thời hạn thanh toán).

Nội dung cơ bản trong một hợp đồng đại lý thương mại cần phải có:

– Thời điểm giao kết
– Thông tin của hai bên giao kết
– Hình thức đại lý
– Quyền và nghĩa vụ của các bên
– Thời hạn đại lý
– Thù lao
– Cách thức thanh toán
– Bồi thường thiệt hại, phạt vi phạm
– Cơ quan giải quyết tranh chấp khi xảy ra tranh chấp phát sinh

>>> Xem thêm: Tham khảo mẫu hợp đồng đại lý mới nhất được cập nhật

2. 5 đặc điểm quan trọng thương nhân cần nhớ khi ký hợp đồng đại lý là gì?

2.1. Hợp đồng đại lý quy định chủ thể là:

Căn cứ Điều 167 Luật thương mại 2005 thì chủ thể trong hợp đồng đại lý phải là thương nhân. Và để trở thành thương nhân thì cá nhân hay tổ chức kinh tế phải tiến hành hoạt động thương mại theo các yêu cầu:

– Thương nhân phải có đăng ký kinh doanh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
– Thương nhân phải có hoạt động thương mại diễn ra thường xuyên.
– Thương nhân phải tham gia vào các giao dịch thương mại với tư cách là chủ thể pháp luật độc lập.

Về bên giao đại lý, nhóm đối tượng này phải là thương nhân Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài giao hàng hóa cho đại lý bán hoặc giao tiền mua hàng cho đại lý mua. Đối với hàng hóa thuộc danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu theo giấy phép, nhóm thương nhân này chỉ được ký hợp đồng đại lý sau khi được Bộ Công Thương cho phép. Để hợp đồng đại lý mua bán hàng hóa có hiệu lực pháp luật thì các bên phải có năng lực chủ thể thực hiện các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng.

Lưu ý: Trong quan hệ hợp đồng đại lý, đại lý chỉ là người được bên giao đại lý giao việc định đoạt hàng hóa. Bên giao đại lý không được chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho đại lý. Đồng thời, với tư cách là chủ sở hữu của hàng hóa, bên giao đại lý được toàn quyền định đoạt đối với hàng hóa của mình cũng như phải chịu rủi ro đối với hàng hóa cũng như gánh chịu mọi trách nhiệm với khách hàng về chất lượng của hàng hóa (trừ trường hợp hàng hóa hư hỏng do lỗi của bên đại lý).

2.2. Hợp đồng đại lý quy định quyền và nghĩa vụ bên đại lý

Thông thường, bên đại lý trong hợp đồng đại lý sẽ có các quyền cơ bản sau:

STT	Quyền
1	✔️ Giao kết hợp đồng đại lý với một hoặc nhiều bên giao đại lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định cụ thể về việc chỉ được giao kết với một bên giao đại lý.
2	✔️ Yêu cầu bên giao đại lý giao hàng hoặc tiền theo hợp đồng đại lý; nhận lại tài sản dùng để bảo đảm (nếu có) khi kết thúc hợp đồng đại lý.
3	✔️ Yêu cầu bên giao đại lý hướng dẫn, cung cấp thông tin và các điều kiện khác có liên quan để thực hiện hợp đồng đại lý.
4	✔️ Quyết định giá bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho khách hàng đối với vai trò là đại lý bao tiêu.
5	✔️ Hưởng thù lao, các quyền và lợi ích hợp pháp khác do hoạt động đại lý mang lại.

Song song đó, bên đại lý cũng phải thực hiện các nghĩa vụ cơ bản:

STT	Nghĩa vụ
1	Mua, bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho khách hàng theo giá hàng hóa, giá cung ứng dịch vụ do bên giao đại lý ấn định.
2	Thực hiện đúng các thỏa thuận về giao nhận tiền, hàng với bên giao đại lý.
3	Thực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ dân sự theo quy định của pháp luật.
4	Thanh toán cho bên giao đại lý tiền bán hàng đối với đại lý bán; giao hàng mua đối với đại lý mua; tiền cung ứng dịch vụ đối với đại lý cung ứng dịch vụ.
5	Bảo quản hàng hoá sau khi nhận đối với đại lý bán hoặc trước khi giao đối với đại lý mua; liên đới chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa của đại lý mua bán hàng hóa, chất lượng dịch vụ của đại lý cung ứng dịch vụ trong trường hợp có lỗi do mình gây ra.
6	Chịu sự kiểm tra, giám sát của bên giao đại lý và báo cáo tình hình hoạt động đại lý với bên giao đại lý.

2.3. Hợp đồng đại lý quy định quyền và nghĩa vụ bên giao đại lý

Thông thường, bên giao đại lý trong hợp đồng đại lý sẽ có các quyền cơ bản sau:

STT	Quyền
1	✔️ Sở hữu đối với hàng hoá hoặc tiền giao cho bên đại lý.
2	✔️ Ấn định giá mua, giá bán hàng hoá, giá cung ứng dịch vụ đại lý cho khách hàng; Ấn định giá giao đại lý.
3	✔️ Yêu cầu bên đại lý thực hiện biện pháp bảo đảm theo quy định của pháp luật.
4	✔️ Yêu cầu bên đại lý thanh toán tiền hoặc giao hàng theo hợp đồng đại lý.
5	✔️ Kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng của bên đại lý.

Song song đó, bên giao đại lý cũng phải thực hiện các nghĩa vụ cơ bản:

STT	Nghĩa vụ
1	Hướng dẫn, cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho bên đại lý thực hiện hợp đồng đại lý
2	Chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa của đại lý mua bán hàng hóa, chất lượng dịch vụ của đại lý cung ứng dịch vụ
3	Trả thù lao và các chi phí hợp lý khác cho bên đại lý
4	Hoàn trả cho bên đại lý tài sản của bên đại lý dùng để bảo đảm (nếu có) khi kết thúc hợp đồng đại lý
5	Liên đới chịu trách nhiệm về hành vi vi phạm pháp luật của bên đại lý, nếu nguyên nhân của hành vi vi phạm pháp luật đó có một phần do lỗi của mình gây ra.

2.4. Thời gian chấm dứt hợp đồng đại lý thương mại là khi nào?

Căn cứ theo điều 177 Luật thương mại 2005 quy định về thời hạn hợp đồng đại lý thương mại:

– Trừ trường hợp có thoả thuận khác, thời hạn đại lý chỉ chấm dứt sau một thời gian hợp lý nhưng không sớm hơn sáu mươi ngày, kể từ ngày một trong hai bên thông báo bằng văn bản cho bên kia về việc chấm dứt hợp đồng đại lý.

– Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, nếu bên giao đại lý thông báo chấm dứt hợp đồng theo quy định tại khoản 1 Điều này thì bên đại lý có quyền yêu cầu bên giao đại lý bồi thường một khoản tiền cho thời gian mà mình đã làm đại lý cho bên giao đại lý đó.

– Giá trị của khoản bồi thường là một tháng thù lao đại lý trung bình trong thời gian nhận đại lý cho mỗi năm mà bên đại lý làm đại lý cho bên giao đại lý. Trong trường hợp thời gian đại lý dưới một năm thì khoản bồi thường được tính là một tháng thù lao đại lý trung bình trong thời gian nhận đại lý.

– Trường hợp hợp đồng đại lý được chấm dứt trên cơ sở yêu cầu của bên đại lý thì bên đại lý không có quyền yêu cầu bên giao đại lý bồi thường cho thời gian mà mình đã làm đại lý cho bên giao đại lý.

Các bên có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng đại lý và chỉ cần thông báo bằng văn bản cho bên kia về việc chấm dứt hợp đồng đại lý trong thời hạn quy định chứ không cần lý do mới có thể chấm dứt.

2.5. Hình thức giao kết hợp đồng đại lý là gì?

Căn cứ Điều 168 Luật thương mại quy định: Hợp đồng đại lý bắt buộc phải được lập thành văn bản hoặc hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương. Các hình thức khác có giá trị tương đương đã được chỉ ra rất rõ tại khoản 15 Điều 3 Luật thương mại 2005 gồm có: điện báo, telex, fax và thông điệp dữ liệu.

>>> Xem thêm: Hợp đồng điện tử là gì? Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử

Trong đó, hình thức giao kết bằng hợp đồng điện tử đã được rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ triển khai sôi động trong một vài năm phát triển gần đây. Chúng chiếm ưu thế đặc biệt so với hợp đồng giấy trong các giao dịch thương mại bởi các tính năng phát triển đáp ứng được vô số nhu cầu của người làm kinh doanh ở thời đại công nghệ 4.0 như nhanh chóng, tiết kiệm, tiện lợi:

– Tối ưu vận hành, giảm thiểu đến 90% thời gian ký kết: Tất cả các bước trong quy trình ký đều được thiết lập nhanh gọn một cách tự động trên nền tảng Online. Thay vì hợp đồng đại lý phải trình ký trực tiếp cho các cấp giám đốc, đóng mộc văn thư, đợi chuyển phát… thì nay chỉ cần ngồi tại văn phòng, tại nhà hay tại bất cứ đâu là có thể trình ký chỉ trong vài giây đồng hồ.

– Tiết kiệm 85% chi phí: Tất cả những chi phí như in ấn, chuyển phát, lưu trữ, khấu hao cơ sở vật chất đều được cắt giảm vì quá trình lưu trữ hoàn toàn được thực hiện trực tuyến.

Thông thường, chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho một bộ hợp đồng đại lý là khoảng 50,000 tới 80,000 VNĐ. Nếu phát sinh 1000 hợp đồng mỗi năm, con số này sẽ lên tới 50,000,000 tới 80,000,000 VNĐ. Trong khi đó, chi phí của phần mềm hợp đồng điện tử chỉ bằng 15% con số này, tức là doanh nghiệp tiết kiệm được tới 85% chi phí.

– Đảm bảo giá trị pháp lý: Theo luật giao dịch điện tử mới nhất, hợp đồng đại lý điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng truyền thống.

>>> Tham khảo thêm: Luật giao dịch điện tử mới nhất và các quy định cần lưu ý

– Tiện ích:

+ Số lượng hợp đồng lớn được lưu trữ hoàn toàn trên nền tảng online của phần mềm, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi tìm kiếm bất kỳ loại hợp đồng nào chỉ trong thời gian vài giây. Thêm vào đó còn giải quyết nỗi lo giấy tờ sẽ bị hao mòn, chuột cắn, hư hại theo thời gian.

+ Hình thức ký đa dạng: Ký điện tử, ký số (USB Token), HSM, Remote Signing được thiết lập theo cơ chế ký hàng loạt hợp đồng giống nhau, ký 1 lần cho nhiều vị trí.

Trên đây là các thông tin quan trọng mà Doanh nghiệp cần biết về hợp đồng đại lý. Bên cạnh đó, trong nền kinh tế số như hiện nay, phần mềm hỗ trợ ký kết hợp đồng đại lý đang dần trở thành phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống bởi một số lợi ích đáng kể như:

Tiết kiệm được tới 90% thời gian ký kết
Tiết kiệm 85% chi phí
Đảm bảo giá trị pháp lý theo pháp luật quy định
Đảm bảo tiến độ ký kết ngay trong đại dịch Covid 19 ‍

MISA tự hào là đơn vị cung cấp nền tảng hợp đồng điện tử AMIS WeSign tiên phong và uy tín nhất, hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp. Nếu muốn tìm hiểu rõ hơn về giải pháp hỗ trợ ký kết hợp đồng điện tử ưu việt này, doanh nghiệp hãy click ngay vào nút dưới đây để đến với bài viết.