Giải pháp phần mềm ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa WeSign

Với các doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa, hợp đồng vận chuyển là thứ luôn xuất hiện hàng ngày. Khi nhu cầu vận chuyển hàng hóa tăng dần trong những năm gần đây, số lượng hợp đồng cũng tăng theo tỉ lệ thuận. Điều này đặt ra thách thức trong việc ký kết và quản lý số lượng lớn hợp đồng cho ban lãnh đạo của các doanh nghiệp vận chuyển.

Để giải quyết bài toán này, những phần mềm ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa đã ra đời và trở thành giải pháp đắc lực cho các doanh nghiệp trong ngành. Vậy giải pháp phần mềm ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa hỗ trợ doanh nghiệp ra sao? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

I. Tổng quan về hợp đồng vận chuyển hàng hóa

“Hợp đồng vận chuyển hàng hóa là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó một bên (bên vận chuyển) có nghĩa vụ vận chuyển hàng hóa tới địa điểm đã chỉ định sẵn theo thỏa thuận, đồng thời giao hàng hóa đó cho người được ủy quyền nhận. Còn bên thuê vận chuyển có nghĩa vụ trả cước phí vận chuyển và các khoản phụ phí khác cho bên vận chuyển.”

1. Một số đặc điểm của hợp đồng vận chuyển hàng hóa

• Là hợp đồng song vụ, mang tính đền bù, và trong từng trường hợp cụ thể có thể là hợp đồng ưng thuận hoặc hợp đồng thực tế. Cũng giống như mọi hợp đồng dịch vụ khác, trong hợp đồng vận chuyển hàng hóa, các bên đều có quyền và nghĩa vụ ngang nhau, quyền của bên này là nghĩa vụ của bên kia và ngược lại.
• Hợp đồng vận chuyển có thể là hợp đồng vì lợi ích của người thứ ba. Người thứ ba được hưởng lợi ích trong hợp đồng này là người có quyền nhận hàng hóa vận chuyển. Mặc dù người đó không tham gia vào giao kết hợp đồng nhưng có quyền yêu cầu bên vận chuyển phải bàn giao hàng hóa vận chuyển cho mình khi đến hạn và tại địa điểm như trong hợp đồng.
• Đối tượng của hợp đồng vận chuyển hàng hóa là việc vận chuyển hàng hóa từ địa điểm này đến địa điểm khác theo thỏa thuận của các bên, tức là việc dịch chuyển vị trí địa lý của hàng hóa theo thỏa thuận của các bên với tính chất là một loại dịch vụ.

2. Đối tượng của hợp đồng vận chuyển hàng hóa

• Hàng hóa chính là đối tượng của hợp đồng vận chuyển hàng hóa.
• Hàng hóa bao gồm tất cả các loại động sản hiện tại và những loại động sản hình thành trong tương lai.
• Hàng hóa cần vận chuyển không được phép là hàng cấm.

3. Quy trình ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa

Thông thường, các doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa sẽ phải hoàn thành quy trình 4 bước sau để hoàn thành ký kết một bộ hợp đồng với bên thuê vận chuyển

Bước 1: Soạn và in hợp đồng vận chuyển

• Soạn hợp đồng vận chuyển hàng hóa theo quy định của pháp luật hiện hành
• In bản cứng hợp đồng vận chuyển hàng hóa

Bước 2: Bên vận chuyển hàng hóa ký hợp đồng

• Trưởng phòng kiểm tra và ký nháy
• Trưởng phòng trình lên trợ lý giám đốc để kiểm tra
• Trợ lý trình lên giám đốc ký chính thức
• Văn thư đóng mộc và chuyển phát tới khách hàng

Bước 3: Bên thuê vận chuyển ký hợp đồng

• Đại diện bên thuê vận chuyển nhận hợp đồng và trình lên giám đốc
• Giám đốc ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa
• Văn thư đóng dấu mộc và chuyển phát lại cho bên vận chuyển

Bước 4: Lưu trữ hợp đồng

• Văn thư bên vận chuyển nhận hợp đồng được chuyển phát và lưu trữ

II. Phần mềm ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa hỗ trợ như thế nào?

Phần mềm ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa là giải pháp trình ký online giúp tự động hóa tất cả những khâu trong quy trình ký kết cho doanh nghiệp thuộc lĩnh vực vận tải. Với sự hỗ trợ của của phần mềm, các doanh nghiệp có thể ký kết tại bất cứ đâu, miễn là có thiết bị laptop, điện thoại thông minh kết nối internet.

1. Những trở ngại của doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa

Để hiểu rõ phần mềm giúp doanh nghiệp vận chuyển giải quyết khó khăn như thế nào, trước tiên chúng ta cần phân tích những khó khăn mà doanh nghiệp sẽ gặp phải.

Để hoàn thành ký kết một bộ hợp đồng, các doanh nghiệp vận chuyển cho vay phải đầu tư nhiều thời gian, chi phí và công sức. Thông thường, cả quy trình sẽ mất từ 5 đến 8 ngày làm việc để hoàn thành nếu mọi thứ thuận lợi. Tuy nhiên, nếu gặp phải những trường hợp như sếp đi công tác, có việc đột xuất hay ký thiếu, ký sót thì thời gian hoàn thành phải lên tới 10 đến 15 ngày.

Rủi ro hơn, nếu hợp đồng vận chuyển hàng hóa bị thất lạc trong quá trình chuyển phát thì bên vận chuyển sẽ phải bắt đầu lại quá trình, khiến thời gian kinh doanh bị kéo dài và ảnh hưởng xấu đến những công việc khác.

Hơn thế nữa, dịch covid 19 cùng các biện pháp phong tỏa nghiêm ngặt đã từng khiến 94% doanh nghiệp gặp không ít khó khăn trong quá trình ký kết hợp đồng. Vì vậy, việc chuẩn bị ngay từ bây giờ là rất cần thiết để thích nghi nếu trong thời gian tới lại có những đợt giãn cách tiếp theo.

2. Phần mềm ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa hỗ trợ ra sao?

Nếu ứng dụng phần mềm ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa vào quy trình ký kết của doanh nghiệp, tất cả những nguy cơ trên đều được hóa giải do các bước thủ công như trình ký, chuyển phát, … đều được thực hiện trực tuyến.

Ngoài ra, những chi phí liên quan như in ấn, cơ sở vật chất lưu trữ hay tiền lương cho văn thư cũng đều được cắt bỏ do việc lưu trữ đã được thực hiện hoàn toàn online.

3. Tính pháp lý khi áp dụng phần mềm

Tuy mang lại nhiều lợi ích và tiết kiệm thời gian, chi phí nhưng nhiều doanh nghiệp vận chuyển lại đặt ra câu hỏi về giá trị pháp lý khi áp dụng hợp đồng vận chuyển hàng hóa điện tử. Theo như luật giao dịch điện tử 2005 quy định:

Điều 34:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Điều 35:

“1. Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.

2. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng. (đặc biệt là Luật dân sự 2015)

3. Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.”

Theo như 2 điều luật này, giá trị pháp lý của hợp đồng vận chuyển hàng hóa điện tử và hợp đồng vận chuyển hàng hóa truyền thống là tương đương nhau. Do đó, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm khi áp dụng phần mềm hỗ trợ ký kết điện tử.

Tham khảo thêm về các quy định của luật giao dịch điện tử 2005: Xem ngay

III. Phần mềm ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa nào tốt nhất?

Có nhiều giải pháp phần mềm giúp ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa trên thị trường, tuy nhiên thông tin chi tiết về nhà phát triển và chính sách hỗ trợ sử dụng lại chưa thật sự rõ ràng nên còn gây phân vân. Nếu muốn tìm một giải pháp phần mềm của công ty uy tín với nhiều năm kinh nghiệm cải tiến, AMIS WeSign của MISA là một lựa chọn bạn không nên bỏ qua.

MISA đã có gần 30 năm kinh nghiệm cung cấp các loại phần mềm cho hàng triệu doanh nghiệp, cơ quan pháp luật và hộ kinh doanh cá thể tại Việt Nam. Đến nay, MISA có tới hàng chục ngàn bộ hợp đồng cần ký kết hàng năm do số lượng nhân sự đã mở rộng tới 2400 người. Vì lý do này, ban lãnh đạo đã tốn không ít thời gian chỉ riêng cho việc ký kết.

Nền tảng ký số AMIS WeSign được phát triển và ra đời nhằm giải quyết chính trở ngại mà MISA phải đối mặt. Vậy nên MISA thấu hiểu và đã chuyển tải giải pháp vào AMIS WeSign, từ đó hỗ trợ một cách đầy đủ nhất cho những doanh nghiệp đang gặp phải bài toán tương tự.

Dưới đây là một số lợi ích mà AMIS WeSign đem lại cho doanh nghiệp:

• Giảm tới 90% thời gian so với phương thức ký kết truyền thống
• Giảm tới 85% chi phí (do không còn những chi phí như in ấn, chuyển phát, lưu trữ …)
• Phần mềm đã được chuyển thể thành dạng ứng dụng mobile. Bạn có thể tải ứng dụng từ Google Play, App Store để sử dụng trên điện thoại thông minh, Ipad và tương thích với nhiều hệ điều hành như IOS, Android, Windows Phone …
• Có thể ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa với chữ ký điện tử, chữ ký số USB Token, HSM… và tích hợp được với 1 số phần mềm khác.
• Bảo mật cao, đạt tiêu chuẩn an toàn thông tin quốc tế.

MISA tự hào giải pháp AMIS WeSign là một trong những ứng dụng ký hợp đồng có chi phí hợp lý nhất trên thị trường và cung cấp đầy đủ những tính năng các doanh nghiệp cần. Bạn có thể tham khảo thêm báo giá phần mềm ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa AMIS WeSign hoặc để lại thông tin trong biểu mẫu dưới. Bộ phận tư vấn sẽ liên hệ trong thời gian sớm nhất.