Giải pháp phần mềm WeSign – Ký kết hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động là một phần bắt buộc của các doanh nghiệp hiện nay để đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động. Khi mở rộng số lượng nhân sự hay khi tái ký hợp đồng, số lượng hợp đồng lao động cần ký kết của người sử dụng lao động cũng theo đó tăng lên, đem đến thách thức không nhỏ trong quá trình ký kết và quản lý.

Đây là lý do những phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng lao động được ra đời và phát triển. Vậy chính xác thì phần mềm ký hợp đồng lao động giúp các doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng MISA tìm hiểu trong bài viết này.

I. Thông tin cơ bản về hợp đồng lao động

1. Hợp đồng lao động là gì?

Theo Điều 13 của bộ Luật Lao động 2019, hợp đồng lao động được quy định như sau:

“Hợp đồng lao động (HĐLĐ) là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.”

2. Một số đặc điểm chung của hợp đồng lao động cần lưu ý

• Hợp đồng lao động phải được ký kết trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, phù hợp với các quy định của bộ Luật lao động.
• Theo quy định của pháp luật đến hiện tại, hợp đồng lao động bao gồm các loại: hợp đồng lao động không xác định thời hạn; hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng; hợp đồng lao động theo mùa, vụ hoặc theo công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng.
• Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu bao gồm: công việc phải làm, thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, tiền lương, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, điều kiện về an toàn lao động, vệ sinh lao động và bảo hiểm xã hội đối với người lao động.
• Hợp đồng lao động có hiệu lực kể từ ngày được giao kết hoặc từ ngày do hai bên thoả thuận hoặc từ ngày người lao động bắt đầu quá trình làm việc.
• Trong thời gian thực hiện hợp đồng lao động, các bên ký kết có thể thỏa thuận sửa đổi nội dung của hợp đồng lao động. Trong trường hợp có sự thay đổi một trong những nội dung chủ yếu về điều kiện lao động thì người lao động được ký hợp đồng lao động mới.
• Chế độ giao kết hợp đồng lao động, thực hiện hợp đồng lao động, tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng lao động phải tuân thủ quy định của Bộ luật lao động năm 2019.

3. Quy trình ký kết hợp đồng lao động truyền thống

Sau thời gian thử việc 1 hoặc 2 tháng (tối đa là 2 tháng), người sử dụng lao động có nghĩa vụ ký kết hợp đồng lao động với người lao động. Quy trình ký sẽ diễn ra như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hợp đồng lao động

• Phòng nhân sự chuẩn bị và in hợp đồng lao động kèm các phụ lục

Bước 2: Ký kết hợp đồng lao động

• Gửi hợp đồng và phụ lục cho nhân viên để ký kết
• Trình hợp đồng và phụ lục lên giám đốc
• Giám đốc công ty ký kết

Bước 3: Đóng mộc và lưu trữ

• Đóng dấu mộc
• Gửi lại 1 bản cho HR lưu trữ và gửi 1 bản lại cho người lao động lưu trữ

II. Phần mềm ký hợp đồng lao động hỗ trợ người sử dụng lao động như thế nào?

Trước tiên, chúng ta cần biết phần mềm ký hợp đồng lao động là gì. Phần mềm ký hợp đồng lao động là một nền tảng hỗ trợ trình ký trực tuyến, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết ở các bước tạo lập, trình ký và lưu trữ. Với giải pháp phần mềm này, cả người lao động và người sử dụng lao động đều có thể ký kết ở bất cứ đâu với laptop, điện thoại thông minh có kết nối internet.

1. Trở ngại trong việc ký hợp đồng lao động truyền thống

Để hiểu rõ nền tảng ký HĐLĐ hỗ trợ việc ký kết như thế nào, chúng ta cần tìm hiểu những khó khăn và rủi ro có thể phát sinh trong quy trình ký:

Nhìn vào quy trình trên, không khó để thấy rằng một doanh nghiệp tốn rất nhiều chi phí, thời gian và công sức nếu đang trong giai đoạn mở rộng quy mô tuyển nhân sự hàng loạt hay ở thời điểm tái ký số lượng lớn hợp đồng. Thông thường, để hoàn thành ký kết một bộ hợp đồng lao động sẽ cần từ 3 – 5 ngày làm việc. Tuy nhiên, nếu sếp quá bận hoặc việc thất lạc hợp đồng xảy ra thì thời gian sẽ kéo dài hơn rất nhiều.

Việc chậm ký kết hợp đồng lao động sẽ gây tâm lý bất an cho người lao động, từ đó ảnh hưởng tới kết quả công việc của họ và thậm chí tác động tiêu cực tới uy tín của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, xét về luật thì doanh nghiệp đã vi phạm Khoản 1, Điều 5. Vi phạm quy định về giao kết hợp đồng lao động của Nghị định 88/2015/NĐ-CP và sẽ bị xử phạt.

2. Phần mềm ký HĐLĐ hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào

Theo như những phân tích trên, có rất nhiều loại chi phí và rủi ro mà các doanh nghiệp đang phải chịu khi thực hiện phương án ký kết truyền thống. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của nền tảng ký hợp đồng lao động điện tử, tất cả những rủi ro trên (bao gồm rủi ro lệnh giãn cách được ban hành do covid 19) đều đã được giải quyết do các bước trình ký, chuyển phát được thực hiện qua phần mềm.

Ngoài ra, những chi phí như in ấn, cơ sở vật chất lưu trữ hay chuyển phát nhanh cũng đều được giảm tải do việc lưu trữ được thực hiện trực tuyến.

3. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý không?

Trong Luật giao dịch điện tử 2005, Điều 34 và Điều 35 đã nêu rõ:

Điều 34:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Điều 35:

“1. Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.

2. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng. (đặc biệt là Luật dân sự 2015)

3. Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

Đối chiếu với hai điều luật này, không chỉ hợp đồng lao động mà cả những loại hợp đồng khác đều có giá trị pháp lý giống như các loại hợp đồng giấy truyền thống.

Tham khảo thêm: Luật giao dịch điện tử và những quy định thường gặp

III. Nên chọn phần mềm ký hợp đồng lao động trực tuyến nào?

Có nhiều phần mềm ký hợp đồng lao động với mức chi phí, báo giá khác nhau trên thị trường nhưng các thông tin chi tiết về nhà sản xuất, chế độ bảo hành… lại chưa minh bạch nên nhiều doanh nghiệp vẫn phân vân. Nếu đang cần tìm một giải pháp phần mềm từ công ty có nhiều năm kinh nghiệm phục vụ khách hàng, bạn có thể tham khảo AMIS WeSign.

MISA là công ty đã có gần 30 năm kinh nghiệm chuyên cung cấp phần mềm quản trị cho hơn 2 triệu doanh nghiệp, cơ quan pháp luật và hộ kinh doanh cá thể. Đến nay, số lượng hợp đồng lao động cần tái ký và tuyển mới mỗi năm tại MISA đã lên tới hàng nghìn bộ do quy mô nhân sự rất lớn (2400 người), chưa kể số lượng hàng chục nghìn bộ hợp đồng kinh doanh. Vậy nên việc ký kết tiêu tốn rất nhiều thời gian và chi phí của ban lãnh đạo.

Nền tảng ký hợp đồng số AMIS WeSign được phát triển và ra đời để giải quyết chính khó khăn của MISA. Vậy nên MISA thấu hiểu và đã chuyển tải giải pháp vào AMIS WeSign, từ đó hỗ trợ một cách toàn diện nhất cho các doanh nghiệp đang gặp phải những khó khăn tương tự.

Một số lợi ích mà AMIS WeSign đem lại cho doanh nghiệp:

• Giảm tới 90% thời gian so với phương thức ký kết truyền thống
• Giảm tới 85% chi phí ký kết HĐLĐ (do không còn những chi phí như in ấn, chuyển phát, lưu trữ …)
• Có thể tải ứng dụng từ Google Play, App Store để ký kết trên điện thoại thông minh, Ipad và tương thích với nhiều hệ điều hành như IOS, Android, Windows Phone …
• Có thể ký hợp đồng lao động với chữ ký điện tử, chữ ký số USB Token, HSM… ngay trên máy tính hoặc tích hợp với 1 số ứng dụng ký số trên điện thoại.
• An toàn bảo mật cao, đạt tiêu chuẩn an toàn thông tin quốc tế

Bạn có thể tham khảo thêm chi phí và báo giá của AMIS WeSign tại báo giá phần mềm ký hợp đồng lao động AMIS WeSign hoặc để lại thông tin trong biểu mẫu dưới đây. MISA sẽ liên lạc lại trong thời gian sớm nhất.