Giải pháp phần mềm ký hợp đồng thuê khoán AMIS WeSign

Hợp đồng thuê khoán tài sản là một loại hợp đồng dân sự thông dụng hiện nay khi việc cho thuê tài sản đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, những khó khăn trong việc ký kết hợp đồng, đặc biệt là dịch bệnh covid 19 đã gây cản trở không nhỏ tới tiến độ kinh doanh của các doanh nghiệp.

Lúc này, những phần mềm ký hợp đồng thuê khoán đã ra đời và nhanh chóng trở thành giải pháp tin dùng. Vậy phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng thuê khoán là gì và giúp doanh nghiệp giải quyết trở ngại ra sao? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết này.

I. Tổng quan về hợp đồng thuê khoán

Theo bộ luật dân sự năm 2015, hợp đồng thuê khoán được định nghĩa như sau:

“Hợp đồng thuê khoán tài sản là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cho thuê khoán giao tài sản cho bên thuê khoán để khai thác công dụng, hưởng hoa lợi, lợi tức thu được từ tài sản thuê khoán và bên thuê khoán có nghĩa vụ trả tiền thuê.”

1. Hợp đồng thuê khoán có đối tượng là gì?

Đối tượng của hợp đồng thuê khoán bao gồm đất đai, rừng, mặt nước chưa khai thác, gia súc, cơ sở sản xuất, kinh doanh, tư liệu sản xuất khác cùng trang thiết bị cần thiết để khai thác công dụng, hưởng hoa lợi, lợi tức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Hình thức hợp đồng

Thuê khoán tài sản là thuê tư liệu sản xuất để có thể kinh doanh. Do đó, phụ thuộc vào công việc kinh doanh của bên thuê mà bên thuê sẽ có sự lựa chọn tư liệu sản xuất phù hợp để thuê. Tuy nhiên, hợp đồng thuê khoán phải được công chứng hoặc phải đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền nếu pháp luật quy định. Nếu tài sản thuê khoán là bất động sản thì nhà nước phải giám sát và kiểm tra việc sử dụng tài sản để ngăn chặn hành vi sử dụng sai mục đích đã quy định theo pháp luật.

3. Quy trình ký kết hợp đồng thuê khoán

Để có được một bộ hợp đồng thuê khoán hoàn chỉnh, các doanh nghiệp cho thuê sẽ cần đi theo quy trình sau:

Bước 1: Soạn thảo và in hợp đồng

• Soạn thảo hợp đồng thuê khoán với các điều khoản được quy định trong Bộ luật Dân sự 2015, trong đó đảm bảo các điều khoản quan trọng như Đối tượng của hợp đồng thuê khoán, Thời hạn thuê khoán, Giá thuê khoán, Trả tiền thuê khoán và phương thức trả, Khai thác tài sản thuê khoán.
• In hợp đồng

Bước 2: Bên cho thuê khoán ký kết hợp đồng

• Trình ký hợp đồng lên trưởng phòng để kiểm tra và ký nháy
• Trưởng phòng trình ký lên trợ lý giám đốc và trợ lý kiểm tra
• Trợ lý trình lên giám đốc ký kết
• Văn thư đóng dấu

Bước 3: Bên thuê khoán ký kết hợp đồng

• Đại diện bên thuê khoán nhận hợp đồng được chuyển phát
• Trình ký lên giám đốc
• Giám đốc ký kết
• Văn thư đóng mộc

Bước 4: Lưu trữ hợp đồng

• Bên cho thuê khoán nhận lại hợp đồng được bên thuê khoán chuyển phát tới, sau đó lưu trữ

II. Phần mềm ký hợp đồng thuê khoán hỗ trợ ký kết như thế nào?

Phần mềm ký hợp đồng thuê khoán là một nền tảng ký số, hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết ở các khâu tạo lập, ký kết và lưu trữ cho các doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đẩy nhanh được thời gian kinh doanh và giảm đáng kể chi phí so với việc ký kết hợp đồng thuê khoán truyền thống.

1. Khó khăn khi ký hợp đồng thuê khoán truyền thống?

Để hiểu rõ hơn về công dụng của nền tảng hỗ trợ ký hợp đồng thuê khoán, chúng ta hãy cùng phân tích bước 1, bước 2, bước 3 và bước 4 trong quy trình ký kết trên.

Theo như những phân tích tại bảng trên, có thể nhận thấy quy trình giao kết hợp đồng thuê khoán gặp rất nhiều rủi ro về công sức, thời gian và chi phí. Tính trung bình, để một bộ hợp đồng thuê khoán được các bên hoàn thành ký kết sẽ mất từ 5 đến 8 ngày làm việc, chưa kể những lúc hợp đồng bị thất lạc trong khi chuyển phát hay bên thuê khoán ký sót, ký sai thì quy trình ký kết sẽ phải bắt đầu lại từ bước 1.

Bên cạnh đó, chi phí để ký kết một bộ hợp đồng là 50,000 – 80,000 VNĐ. Nếu một năm cần ký kết 1000 bộ hợp đồng như vậy thì chi phí sẽ lên tới 50,000,000 đến 80,000,000 VNĐ. Đây là một phần chi phí đáng kể mỗi năm của các doanh nghiệp.

Ngoài ra, dịch bệnh covid 19 cùng các biện pháp giãn cách nghiêm ngặt của chính phủ đã khiến hầu hết các phương tiện chuyển phát ngừng hoạt động, gián tiếp làm quá trình ký kết hợp đồng thuê khoán của các bên trở nên gần như bất khả thi, từ đó kéo theo hàng loạt rủi ro cho hoạt động kinh doanh. Theo một nghiên cứu trên 500 doanh nghiệp đã được công bố, 94% cho biết họ gặp rất nhiều trở ngại trong việc ký kết hợp đồng khi đang giãn cách.

2. Hợp đồng thuê khoán được hỗ trợ ký kết như thế nào?

Với nền tảng ký hợp đồng thuê khoán, những công đoạn phải làm thủ công từ bước 1 tới bước 4 đều đã được tự động hóa hoàn toàn, chỉ cần có internet và laptop, điện thoại là có thể ký kết ở mọi nơi. Tất cả những rủi ro liệt kê trên, bao gồm chậm trễ thời gian do sếp bận việc đột xuất, đi công tác xa, thất lạc hợp đồng khi chuyển phát … đều đã được giải quyết.

Đặc biệt, khi dịch covid 19 bùng phát và tất cả những phương tiện vận chuyển bị phong tỏa việc ứng dụng trình ký trực tuyến đảm bảo ký kết hợp đồng vẫn có thể diễn ra để tiến độ kinh doanh luôn thông suốt. Những chi phí như in ấn, khấu hao, chuyển phát, thuê nhân sự văn thư cũng được giảm tải do quá trình ký kết và quá trình lưu trữ đều thực hiện trực tuyến.

3. Tính pháp lý của hợp đồng ký bởi phần mềm ký hợp đồng thuê khoán

Mặc dù giải quyết được bài toán khó trong việc ký kết hợp đồng, song nhiều doanh nghiệp vẫn có lo ngại về tính pháp lý của hợp đồng thuê khoán ký bởi phần mềm hỗ trợ.

Theo như Điều 34 và Điều 35 được quy định bởi Luật giao dịch điện tử 2005:

Điều 34:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Điều 35:

“1. Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện tài liệu.

2. Việc giao kết và thực hiện tài liệu điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về tài liệu. (đặc biệt là Luật dân sự 2015)

3. Khi giao kết và thực hiện tài liệu điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến tài liệu điện tử đó.

Như vậy, có thể kết luận rằng các loại tài liệu điện tử ký bởi những phần mềm ký online hoàn toàn có giá trị pháp lý và hiệu lực như tài liệu truyền thống.”

Theo hai điều luật trên, hợp đồng thuê khoán ký bởi phần mềm hỗ trợ hoàn toàn có giá trị pháp lý đầy đủ giống với hợp đồng truyền thống.

III. Những phần mềm ký hợp đồng thuê khoán tốt

Trên thị trường có rất nhiều phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng thuê khoán với chi phí, báo giá khác nhau nhưng thông tin về nhà cung cấp và chế độ bảo hành không rõ ràng nên gây phân vân cho nhiều doanh nghiệp khi lựa chọn. Nếu đang cần tìm một sản phẩm phần mềm của nhà cung cấp lớn và uy tín, bạn có thể tham khảo AMIS WeSign.

MISA là công ty đã có gần 30 năm kinh nghiệm chuyên cung cấp phần mềm quản trị cho hơn 2 triệu doanh nghiệp, cơ quan pháp luật và hộ kinh doanh cá thể. Đến nay, số lượng nhận sự tại MISA đã lên tới 2400 và có hàng chục nghìn hợp đồng cần ký kết mỗi năm.

Nền tảng hỗ trợ ký hợp đồng AMIS WeSign được phát triển và ra đời để giải quyết chính bài toán của MISA. Vậy nên MISA thấu hiểu những khó khăn và đã chuyển tải giải pháp vào AMIS WeSign, từ đó hỗ trợ một cách toàn diện nhất cho các doanh nghiệp đang gặp phải bài toán tương tự. Dưới đây là một số lợi ích mà AMIS WeSign đem lại cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm 90% thời gian ký kết so với phương thức ký hợp đồng truyền thống.
• Chi phí nền tảng ký hợp đồng thuê khoán AMIS WeSign chỉ bằng 15% so với chi phí ký kết truyền thống.
• Có thể tải ứng dụng từ Google Play, App Store để sử dụng trên điện thoại thông minh, Ipad và tương thích với nhiều hệ điều hành như IOS, Android, Windows Phone …
• Có thể ký hợp đồng thuê khoán với chữ ký điện tử, chữ ký số USB Token, HSM… ngay trên máy tính hoặc tích hợp với 1 số ứng dụng ký số trên điện thoại.
• Đạt tiêu chuẩn quốc tế về an toàn thông tin.

Để được biết thêm thông tin về chi phí và giá cả của AMIS WeSign, các bạn có thể tham khảo thêm tại báo giá phần mềm ký hợp đồng thuê khoán AMIS WeSign hoặc để lại thông tin trong biểu mẫu dưới đây. Đội ngũ tư vấn của MISA sẽ liên lạc lại trong thời gian sớm nhất.