Sử dụng hợp đồng điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, thực hiện nhanh chóng thuận tiện. Vậy hợp đồng điện tử là gì? Quy định về giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử như thế nào? Xem ngay bài viết sau để biết chi tiết.
Căn cứ pháp luật về hợp đồng điện tử
| Căn cứ pháp luật | Nội dung quy định |
| Luật Giao dịch điện tử 2023 | Quy định việc thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử. |
| Bộ Luật Dân sự năm 2015 | Quy định địa vị, chuẩn mực pháp lý về cách ứng xử của các cá nhân, pháp nhân,… |
| Nghị định số 130/2018/NĐ-CP | Quy định về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số |
| Nghị định số 52/2013/NĐ-CP | Quy định về thương mại điện tử |
1. Tổng quan về hợp đồng điện tử
1.1. Khái niệm hợp đồng điện tử là gì?
Căn cứ theo khoản 16 điều 3 Luật giao dịch điện tử 2023 có định nghĩa:
Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Trong đó:
- Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi, được nhận, được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Phương tiện điện tử là phần cứng, phần mềm, hệ thống thông tin hoặc phương tiện khác hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác tương tự.
Ví dụ về hợp đồng điện tử:
- Hợp đồng thương mại điện tử: Khi mua hàng trên các website/ứng dụng thương mại điện tử như Thế giới di động, CellphoneS, FPT, Tiki, Lazada… Người bán và khách hàng trên các website thương mại điện tử cần ký hợp đồng mua bán hàng hóa.
- Hợp đồng dân sự điện tử: Người A thuê nhà của người B với giá trị là 1 tỷ đồng. Trường hợp này, bên A và bên B có thể ký hợp đồng dân sự điện tử.
- Hợp đồng lao động điện tử: Người A ký kết với công ty B hợp đồng lao động dạng điện tử.
1.2. Ý nghĩa của hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử ra đời nhằm đáp ứng các yêu cầu của các đối tác thương mại điện tử, thực hiện các giao dịch từ xa giúp cho các hoạt động kinh tế giao thương diễn ra nhanh hơn.
Có thể nói, hợp đồng điện tử có ảnh hưởng không nhỏ đến sự hội nhập, phát triển kinh tế trong và ngoài nước và cơ hội phát triển của các doanh nghiệp.
1.3. Đặc điểm của hợp đồng điện tử
Một số đặc điểm nổi bật của hợp đồng điện tử:
- Được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu
- Thể hiện bằng thông điệp dữ liệu điện tử: Điểm mới so với hợp đồng giấy truyền thống là thông tin được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.
- Có ít nhất 3 chủ thể tham gia: Ngoài hai chủ thể là bên bán, bên mua thì còn có chủ thể thứ ba đứng giữa hai chủ thể kia. Các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử hoặc nhà cung cấp mạng có thể là chủ thể thứ 3 và không tham gia vào quá trình ký hợp đồng mà chỉ đảm bảo tính hiệu quả, giá trị pháp lý của hợp đồng.
- Thực hiện mọi lúc mọi nơi: Vì thông tin trên hợp đồng online được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử nên hai chủ thể không cần gặp nhau nhưng có thể trình ký trực tuyến rất nhanh chóng tại bất kỳ đâu, bất cứ khi nào.
- Tính vô hình, phi vật chất: Môi trường điện tử là môi trường “ảo”, do đó các hợp đồng điện tử mang tính vô hình vì không thể sờ cầm nắm được mà nó chỉ tồn tại và được lưu trữ, được chứng minh bởi các dữ liệu điện tử.
| ĐĂNG KÝ TÌM HIỂU HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ ECONTRACT NGAY
|
Xem thêm:
- 7 Lợi ích của hợp đồng điện tử đối với các doanh nghiệp
- Giải pháp hợp đồng điện tử tốt nhất cho doanh nghiệp Vừa và Lớn
2. Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý khi nào?
Căn cứ theo điều 8, khoản 1 điều 34 và điều 38 Luật giao dịch điện tử 2023 thì hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy truyền thống. Và để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng online khi ký kết thì cần đảm bảo những điều kiện sau đây:
Đầy đủ chữ ký số của các bên liên quan
Cũng giống hợp đồng giấy hợp đồng điện tử cũng phải có đầy đủ chữ ký số của các bên tham gia hợp đồng như một sự xác nhận về việc chấp thuận các điều khoản, trách nhiệm về quyền và nghĩa vụ của các bên.
Đảm bảo tính toàn vẹn không bị chỉnh sửa kể từ khi ký kết
Sau khi các bên hoàn tất ký số, hợp đồng điện tử được coi là hợp lệ phải đảm bảo được tính toàn vẹn. Cụ thể:
- Nội dung phải được giữ trọn vẹn và không có thông tin thay đổi, ngoại trừ trường hợp thay đổi những hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ dữ liệu của hợp đồng.
- Nội dung có thể mở được, đọc hoặc xem được bằng các phương pháp mã hóa hợp pháp mà hai bên tham gia hợp đồng thỏa thuận.
Tất cả các thay đổi sau khi ký số đều được ghi nhận và lữu trữ trên hệ thống phần mềm. Ngoài ra hợp đồng điện tử cũng được thiết kế với độ bảo mật cao từ trong ra ngoài và các biện pháp phòng tránh tấn công mạng gây rò rỉ thông tin.
Người ký số là đại diện pháp luật hoặc được ủy quyền
2 yếu tố để xác thực hợp đồng điện tử được ký đúng pháp nhân là:
- Chữ ký số của người ký hợp đồng: Là người đại diện pháp luật của tổ chức/doanh nghiệp tham gia giao kết hợp đồng.
- Chữ ký số của tổ chức, doanh nghiệp: Tương ứng với con dấu của tổ chức/doanh nghiệp xác nhận nội dung hợp đồng đúng với ý chí của tổ chức/doanh nghiệp.
Để đảm bảo tính pháp lý cao nhất thì hợp đồng điện tử nên có đầy đủ 2 loại chữ ký số này. Tuy nhiên, các bên cũng có thể thỏa thuận chỉ sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp/tổ chức.
Sử dụng chứng thư số của đơn vị được bộ TT&TT cấp phép và còn hạn sử dụng tại thời điểm hợp đồng được ký kết.
3. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hợp đồng điện tử?
Đại dịch Covid 19 đã buộc doanh nghiệp cần phải thay đổi phương thức làm việc từ offline sang online và hiện giờ là kết hợp giữa hai hình thức này. Vì thế mà giao kết bằng hợp đồng online và ký số từ xa là biện pháp phù hợp với tình hình thực tế và giúp doanh nghiệp bắt kịp với xu hướng mang lại nhiều lợi ích thiết thực.
3.1. Giao kết thông minh thuận tiện
Được ký kết trên môi trường số, nên khách hàng có thể chủ động ký ở bất cứ đâu, mọi lúc, trên các thiết bị thông minh như máy tính, điện thoại,…chỉ cần kết nối internet mà không phải gặp mặt trực tiếp.
Đảm bảo tính thông suốt ngay cả khi người ký không có mặt tại công ty, không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh, vận hành.
3.2. Tiết kiệm thời gian, chi phí
Sử dụng hợp đồng điện tử Econtract giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện giao kết mọi lúc mọi nơi.
- Mọi thao tác ký kết như tạo lập, duyệt, ký, gửi, nhận hợp đồng đều được thực hiện online.
- Khách hàng sẽ không cần in ấn, quản lý hay lưu trữ một lượng hợp đồng khổng lồ.
- Giảm thiểu rất nhiều thời gian khi không cần chuyển phát hợp đồng hay gặp trực tiếp để ký kết.
3.3. Quy trình rõ ràng, hạn chế sai sót
Các khâu trong quá trình từ tạo lập, ký kết hay lưu trữ đều được thực hiện nhanh chóng, chuyên nghiệp. Các bên có thể kiểm tra thông tin, nội dung hợp đồng trước khi tiến hành ký kết để hạn chế tôi đa sai sót.
3.4. Dễ dàng lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm
Doanh nghiệp không cần phải mò mẫm tìm kiếm trong cả “núi” hợp đồng lưu trữ. Thay vào đó, bạn chỉ cần tìm kiếm trên kho dữ liệu online là biết được chính xác, nhanh chóng:
- Hợp đồng đã ký.
- Hợp đồng chờ ký.
- Hợp đồng trả lại.
3.5. An toàn, bảo mật
Dữ liệu là vấn đề hàng đầu được quan tâm khi thực hiện giao dịch điện tử. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử với MISA AMIS WeSign đảm bảo các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý thông tin an ninh. Mọi thông tin đều được bảo mật tối đa trong suốt quá trình giao dịch.
3.6. Đảm bảo khi có tranh chấp
Những phần mềm uy tín đều có tính năng lưu lại lịch sử ký (người ký, tên công ty, IP máy tính, thời gian ký …) khi tiến hành việc ký kết. Vì vậy, nếu có xảy ra tranh chấp, các bên đều có thể chứng minh được.
> Xem thêm:
4. Quy định về hợp đồng điện tử
4.1. Nguyên tắc giao hết hợp đồng điện tử
Căn cứ theo điều 36 của Luật giao dịch điện tử 2023 thì giao kết hợp đồng điện tử cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Các bên có quyền thỏa thuận sử dụng thông điệp dữ liệu, phương tiện điện tử một phần hoặc toàn bộ trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.
- Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.
- Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ quy định của Luật này, quy định của pháp luật về hợp đồng và quy định khác của pháp luật có liên quan.
4.2. Quy trình giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử
Quy trình giao kết hợp đồng điện tử giữa các bên được thực hiện qua 3 bước sau:
- Bước 1: Bên đề nghị giao kết thiết lập hợp đồng online
- Bước 2: Bên tiếp nhận giao kết nhận hợp đồng điện tử
- Bước 3: Ký số hoàn tất giao kết và lưu trữ hợp đồng
Chi tiết: Quy trình giao kết hợp đồng điện tử với 3 bước CHUẨN pháp luật
4.3. Về thời điểm, địa điểm nhận, gửi hợp đồng điện tử
Thời điểm và địa điểm nhận gửi hợp đồng điện tử được quy định rõ tại Luật giao dịch điện tử 2023 là thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu. Cụ thể:
Về thời điểm, địa điểm gửi hợp đồng điện tử
Trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác thì thời điểm, địa điểm gửi thông điệp dữ liệu được quy định tại điều 15, Luật giao dịch điện tử 2023 như sau:
1. Thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu đó rời khỏi hệ thống thông tin dưới sự kiểm soát của người khởi tạo hoặc người đại diện của người khởi tạo. Trường hợp hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo hoặc người đại diện của người khởi tạo, thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu này nhập vào hệ thống thông tin;
2. Ở bất kỳ địa điểm nào thông điệp dữ liệu được gửi thì địa điểm gửi thông điệp dữ liệu vẫn được coi là trụ sở của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cá nhân. Trường hợp người khởi tạo có nhiều trụ sở thì địa điểm gửi thông điệp dữ liệu là trụ sở chính hoặc trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.
Về thời điểm, địa điểm nhận hợp đồng điện tử
Trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác thì thời điểm, địa điểm nhận thông điệp dữ liệu được quy định tại điều 17, Luật giao dịch điện tử 2023 như sau:
1. Trường hợp người nhận đã chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận là thời điểm thông điệp dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định và có thể truy cập được; nếu người nhận không chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu thì thời điểm nhận thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu đó nhập vào bất kỳ hệ thống thông tin nào của người nhận và có thể truy cập được;
2. Ở bất kỳ địa điểm nào thông điệp dữ liệu được nhận thì địa điểm nhận thông điệp dữ liệu vẫn được coi là trụ sở của người nhận nếu người nhận là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú của người nhận nếu người nhận là cá nhân. Trường hợp người nhận có nhiều trụ sở thì địa điểm nhận thông điệp dữ liệu là trụ sở chính hoặc trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.
4.4. Về lưu trữ và bảo mật hợp đồng điện tử
Căn cứ theo điều 13 Luật giao dịch điện tử 2023 có quy định hợp đồng điện tử cần được lưu trữ trong thời hạn 10 năm đảm bảo:
- Có thể truy cập và sử dụng được để kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết
- Lưu trong chính khuôn dạng được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác thông tin đó.
- Lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận, thời gian gửi, nhận thông điệp dữ liệu
5. Các loại hợp đồng điện tử phổ biến hiện nay
Tùy cách hình thành hợp đồng và mục đích sử dụng mà hợp đồng điện tử được chia thành nhiều loại khác nhau. Cụ thể:
- Phân loại hợp đồng điện tử theo cách hình thành gồm:
- Hợp đồng giấy được đưa lên Internet: Là loại hợp đồng được soạn thảo trên giấy và upload lên website để thực hiện ký kết.
- Hợp đồng điện tử hình thành qua thư điện tử: Là loại hợp đồng được trao đổi và ký kết thông qua email.
- Hợp đồng điện tử hình thành qua giao dịch điện tử: Máy tính tạo hợp đồng tự động dựa trên thông tin khách hàng cung cấp trong giao dịch điện tử. Thường sử dụng cho hợp tín dụng trả góp trên các sàn thương mại điện tử, website, app,…
- Hợp đồng điện tử hình thành trên nền tảng của bên thứ 3: Hợp đồng được tạo lập và sử dụng chữ ký điện tử để ký kết trên nền tảng của bên thứ 3
- Phân loại hợp đồng điện tử chia theo mục đích sử dụng gồm:
- Hợp đồng dân sự điện tử: Là giao kết về lợi ích, quyền và nghĩa hợp pháp giữa các bên được hình thành và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Hợp đồng lao động điện tử: Là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động và được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Hợp đồng thương mại điện tử (hợp đồng kinh tế): Là thỏa thuận giữa các bên về hoạt động mua bán hàng hoá/cung cấp dịch vụ nhằm thu lợi nhuận và được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
6. Hợp đồng điện tử phù hợp với công ty, doanh nghiệp nào?
Không phải công ty, doanh nghiệp nào cũng phù hợp sử dụng hợp đồng điện tử. Thông thường, những công ty, doanh nghiệp sau lựa chọn sử dụng hợp đồng điện tử sẽ tối ưu hơn cả:
- Quy mô vừa và lớn: Phát sinh từ 300 hợp đồng, văn bản cần ký kết/năm trở lên.
- Kinh doanh theo hình thức B2B
- Các ngành nghề có phát sinh nhiều hợp đồng kinh tế:
- Buôn bán ô tô, xe tải
- Vận tải, kho bãi
- Du lịch
- Tài chính
- Ngân hàng
- Bảo hiểm
- Bất động sản
7. Chi phí sử dụng hợp đồng điện tử bao nhiêu tiền?
Chi phí sử dụng hợp đồng điện tử sẽ dao động từ 3.000.000đ – 55.000.000đ phụ thuộc vào số lượng hợp đồng doanh nghiệp cần thực hiện ký. Dưới đây là bảng giá chi tiết bạn có thể tham khảo.
Xem thêm: Báo giá phần mềm hợp đồng điện tử MISA AMIS WeSign mới nhất
8. Lưu ý quan trọng trước khi áp dụng giải pháp hợp đồng điện tử
Trước khi quyết định áp dụng hợp đồng điện tử vào doanh nghiệp bạn cần lưu ý một số điều sau
- Các trường hợp không được áp dụng hợp đồng điện tử là các giao dịch liên quan đến:
- Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác.
- Các văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu.
- Các giấy tờ có yêu cầu bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
- Chủ thể thực hiện giao dịch hợp đồng điện tử phải đảm bảo được các điều kiện theo quy định của bộ luật Dân sự như sau:
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
- Năng lực hành vi dân sự phải phù hợp với hợp đồng được xác lập
- Giao kết hoàn toàn dựa trên tinh thần tự nguyện
- Lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử uy tín đảm bảo tính bảo mật của hợp đồng, thông tin của các bên giao kết.
9. Giải đáp một số thắc mắc liên quan đến hợp đồng điện tử
Câu 1: Đối tác không sử dụng hợp đồng điện tử thì ký bằng cách nào?
Với giải pháp hợp đồng điện tử MISA AMIS WESIGN các đối tác, khách hàng, nhân viên không cần đăng ký hay mua phần mềm mà vẫn có thể ký hợp đồng điện tử thông qua email, tin nhắn trên điện thoại, desktop hoặc thiết bị kết nối internet bất kỳ để ký kết bằng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử
Câu 2: Tranh chấp về hợp đồng điện tử giải quyết như thế nào?
Khi xảy ra các tranh chấp về hợp đồng điện tử doanh nghiệp có thể giải quyết theo 4 cách sau:
- Cách 1: Giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử thông qua thương lượng
- Cách 2: Giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử thông qua hòa giải viên
- Cách 3: Giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử thông qua Trọng tài
- Cách 4: Giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử thông qua Tòa án
Để biết thêm chi tiết ưu nhược điểm của từng cách bạn có thể đọc bài viết cách giải quyết tranh chấp về hợp đồng điện tử để biết chi tiết
Câu 3: Cách chứng minh tính pháp lý của hợp đồng điện tử với bên thứ 3?
Căn cứ theo Nghị định 52/2013/NĐ-CP thì để chứng mính giá trị pháp lý với bên thứ 3 như Ngân hàng, cơ quan quản lý Nhà nước thì hợp đồng điện tử phải đảm bảo được các điều kiện sau:
- Đủ tin cậy về tính toàn vẹn thông tin
- Đảm bảo tính minh bạch của hợp đồng
- Hợp đồng được ký bằng chữ ký số được pháp luật công nhận và còn hiệu lực khi ký kết
Trên đây là toàn bộ thông tin về hợp đồng điện tử nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết nhất.
Hợp đồng điện tử MISA AMIS WeSign – Nền tảng ký tài liệu số tiên phong và uy tín nhất Việt NamMISA là đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử tốt nhất với phần mềm MISA AMIS WeSign đã tích hợp thành công với trục hợp đồng điện tử của Bộ Công Thương để chứng thực các hợp đồng kinh tế, giúp đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn, bảo mật và tin cậy cho hợp đồng. Tính năng trên MISA AMIS WeSign
Quy trình ký kết hợp đồng bằng MISA AMIS Wesign gồm có các bước:
Lợi ích khi sử dụng MISA AMIS WESIGN
MISA tự hào là đơn vị cung cấp nền tảng hợp đồng điện tử tiên phong và uy tín nhất, hỗ trợ đắc lực cho các tổ chức, doanh nghiệp. Để nhận ưu đãi dùng thử miễn phí doanh nghiệp hãy click ngay vào nút dưới đây.
|
0904 885 833
https://www.misa.vn/
