Khi xã hội càng phát triển thì nhu cầu nâng cao chất lượng cuộc sống của mỗi cá nhân ngày càng gia tăng. Lĩnh vực kinh doanh nhà hàng là một trong những mô hình đem lại lợi nhuận đáng kể, khả năng nhân rộng quy mô lớn. Đó là lý do mà rất nhiều các nhà hàng được ra đời và cơ hội nghề nghiệp, cả với ngành học kế toán trong lĩnh vực này là rất lớn.
Để thực hiện tốt công việc kế toán nhà hàng hay chuẩn bị tốt cho việc tuyển dụng, các bạn cần trang bị kiến thức chuyên môn vững vàng và khả năng linh hoạt trong bối cảnh kinh doanh hiện tại. Đặc biệt, các bạn cần nắm vững 4 lưu ý quan trọng đối với kế toán nhà hàng và lưu ý về việc giảm thuế năm 2021 theo Nghị quyết 406/NQ-UBTVQH15 như sau:
1. Tập hợp giá thành món ăn trong kế toán nhà hàng
1.1 Kiểm soát giá cả đầu vào
Bếp trưởng căn cứ vào số lượng khách và loại thực đơn (thực đơn chọn sẵn – set menu, gọi món -alacarte, tiệc buffet…) để lên thành phần thực phẩm, định lượng món ăn và lập đề nghị mua hàng.
Sau khi nhận được đề nghị từ bộ phận bếp, bộ phận thu mua tiến hành lấy báo giá (tối thiểu là ba báo giá) và lựa chọn nhà cung cấp.
Hàng ngày, sau khi nhập hàng, kế toán thu mua cập nhật giá mua vào để báo cáo lên bếp trưởng, kế toán trưởng và giám đốc cùng kiểm soát.
Bộ phận thu mua nên lập kế hoạch thu mua hàng hóa để kế toán thanh toán cân đối dòng tiền tránh tình trạng thiếu hàng và thiếu tiền.
Bộ phận thu mua cần theo dõi chi tiết tình hình biến động giá (tăng, giảm) của từng nhà cung cấp. Định kỳ mỗi tháng cần đối chiếu giá thị trường với bảng giá các nhà cung cấp mà công ty đang làm việc.
Trường hợp đầu vào chủ yếu mua từ hộ kinh doanh hoặc nông dân thì phải lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu số 01/TNDN (Thông tư 78/2014/TT-BTC) kèm theo chứng từ thanh toán, hợp đồng và biên bản giao nhận.
1.2 Xây dựng định mức nguyên vật liệu cho món ăn
Nguyên vật liệu cho món ăn bao gồm nguyên liệu chính và nguyên liệu phụ (gas, gia vị, tiền điện, nước..).
Căn cứ vào công thức định lượng mỗi món ăn từ bộ phận bếp, kế toán tổng hợp tính và kiểm soát định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng món. Xây dựng định mức tiêu hao với các nguyên vật liệu thay thế.
Để xây dựng định mức nguyên vật liệu chính xác không thể bỏ qua hao hụt được phép xảy ra trong các công đoạn: làm sạch; cắt, thái nguyên liệu; làm mát và bảo quản; xử lý nhiệt (nướng, chiên, rán).
>>> Đọc thêm: Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – tài khoản 621
1.3 Giá thành món ăn
Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm về phần hành giá thành của doanh nghiệp.
Giá thành món ăn bao gồm: nguyên vật liệu chính và phụ, nhân công chế biến, chi phí sản xuất chung…
Hay có thể chia thành 4 nhóm chính:
– Chi phí trực tiếp: là chi phí liên quan đến thực phẩm hình thành nên món ăn (chi phí nguyên liệu, gia vị, dụng cụ, chi phí hao hụt trong khi chế biến…).
– Chi phí nhân công: nhân viên bếp, phục vụ, tạp vụ…
– Chi phí bổ sung: thương hiệu, chất lượng dịch vụ, phí quảng cáo…
– Chi phí phát sinh: chi phí khấu hao, thuê mặt bằng, trang thiết bị…
Với loại hình nhà hàng tiệc cưới thì chọn đối tượng tính giá thành theo đơn đặt hàng; loại hình nhà hàng thông thường – bán một số món đặc sản thì chọn đối tượng tính giá thành theo món ăn.
Sau khi xác định được định mức cho nguyên vật liệu chính và phụ, chi phí nhân công và sản xuất chung thường được phân bổ theo tỷ lệ doanh thu vào giá thành mỗi món ăn.
Căn cứ vào giá thành, doanh nghiệp làm cơ sở để xác định giá bán.
Có bốn phương pháp tính giá bán đang được sử dụng:
– Tính giá theo tỷ lệ phần trăm chi phí thực phẩm.
– Tính giá theo đối thủ cạnh tranh.
– Tính giá theo nhu cầu cung – cầu.
– Tính giá theo khả năng sinh lời.
>>> Đọc thêm về các phương pháp tính giá thành tại bài viết: 5 cách tính giá thành sản phẩm chi tiết, đầy đủ – có bài tập ví dụ
2. Ghi nhận doanh thu nhà hàng
Doanh thu nhà hàng được ghi nhận theo Chuẩn mực kế toán số 14 (VAS 14) và các quy định kế toán hiện hành: Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC…
>>> Đọc thêm: Thời điểm ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ
Khi xuất hóa đơn bán hàng, nếu là hóa đơn giấy phải kèm bảng kê chi tiết từng món ăn; nếu là hóa đơn điện tử thì không lập bảng kê vì hóa đơn điện tử không bị giới hạn về số dòng, phiếu thanh toán của khách hàng phải kèm theo phiếu gọi món.
Lưu ý: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử từ 1/7/2022; các tỉnh Hà Nội, TP.HCM, Quảng Ninh, Hải Phòng, Bình Định và Phú Thọ áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử từ tháng 11/2021 theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
>>> Đọc thêm các quy định về hóa đơn điện tử:
- Cách hủy hóa đơn còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021
Trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán lập bảng kê và xuất chung một hóa đơn vào cuối ngày.
Về tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn bán hàng, các nhà hàng thường xuất hóa đơn với nội dung “Tiếp khách”. Tuy nhiên theo quy định tại Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg có hiệu lực thi hành từ ngày 20/08/2018 thì không có mã ngành nghề “Tiếp khách” mà chỉ có mã ngành nghề “Dịch vụ ăn uống”.
Với loại hình dịch vụ ăn uống, thực khách có thể không cần lấy hóa đơn, do đó nhà hàng có thể không xuất hóa đơn bán hàng để “trốn” doanh thu. Theo nguyên tắc phù hợp, doanh thu phù hợp với chi phí. Nếu doanh nghiệp không chịu xuất hóa đơn đầu ra đồng nghĩa với việc các chi phí đầu vào có thể sẽ bị tồn trong kho. Đối với lĩnh vực nhà hàng, hàng tồn kho về thực tế chủ yếu là các sản phẩm thực phẩm có thời hạn sử dụng không dài, quay vòng liên tục nên việc không cân đối doanh thu – chi phí dẫn tới các rủi ro về thuế và các rủi ro về danh tiếng… cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, một số rủi ro mà loại hình nhà hàng hay gặp liên quan đến vấn đề quản trị:
– Nhân viên hủy bỏ phiếu order món ăn và “biển thủ” tiền thu từ khách.
– Sử dụng lại hóa đơn tạm tính trước đó để thanh toán cho khách mới, “biển thủ” khoản tiền thu được…
Do đó, với loại hình nhà hàng kế toán cần lưu ý thêm các vấn đề xuất hóa đơn, xác định doanh thu, số thuế phải nộp, quản lý tiền mặt…
3. Quản lý hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định trong nhà hàng
3.1 Quản lý hàng tồn kho
Mỗi loại hàng tồn kho cần thiết lập mức tồn tối thiểu, tối đa. Vì đặc thù nhà hàng sẽ hoạt động đông khách vào dịp cuối tuần, nghỉ lễ nếu số lượng hàng không đủ cung cấp, ảnh hưởng đến doanh thu và trải nghiệm của khách hàng.
Bên cạnh đó, bộ phận kho phải theo dõi, kiểm tra thường xuyên các mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn đảm bảo chất lượng hàng hóa. Với các mặt hàng tươi sống cần có kế hoạch tồn kho và mua hàng phù hợp. Việc sắp xếp, phân nhóm, bố trí khoa học các loại nguyên liệu, hàng hóa; sử dụng các công cụ hỗ trợ như giá, kệ, tủ đông, tủ sấy…giúp việc quản lý được thuận tiện, hiệu quả và đảm bảo chất lượng của thực phẩm, hàng hóa…
Khi xuất kho, kiểm tra số lượng yêu cầu xuất với định mức tồn kho theo quy định của nhà hàng. Khi nhập kho, kiểm tra số lượng đặt hàng theo yêu cầu với số lượng đặt hàng theo quy định và lượng hàng tồn trong kho.Nếu có trường hợp vi phạm quy định về định mức tồn kho, số lượng đặt hàng hay biến động bất thường cần báo cáo với Trưởng bộ phận.
Định kỳ mỗi tháng, kế toán kho và thủ kho tiến hàng kiểm kê giữa số lượng hàng tồn thực tế và sổ sách trong kho, bếp và quầy bar. Khi kiểm kê nếu phát hiện bị thiếu hụt hay mất mát, bộ phận kế toán kho và thủ kho tiến hành xác định nguyên nhân, yêu cầu bồi thường với cá nhân gây ra vi phạm.
Xem thêm thông tin chi tiết về quản lý hàng tồn kho tại nhà hàng khách sạn tài bài viết: Kinh nghiệm trong công tác quản lý kho – kế toán nhà hàng khách sạn
3.2 Quản lý công cụ dụng cụ, tài sản cố định
Do đặc thù nhà hàng là đơn vị vừa sản xuất vừa cung cấp các dịch vụ phục vụ khách hàng thường có nhiều công cụ dụng cụ, tài sản cố định. Các loại công cụ dụng cụ, tài sản cố định nên được dán nhãn và đánh số để dễ dàng trong công tác quản lý.
Vì tài sản cố định có giá trị lớn và vòng đời sử dụng tương đối dài nên cần xây dựng một quy trình về việc quản lý tài sản cố định.
Quy trình này có thể bao gồm các hoạt động: quản lý đầu tư tài sản cố định; quản lý sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản cố định; quản lý khấu hao tài sản cố định; quản lý công tác kiểm kê, đánh giá tài sản cố định; thanh lý tài sản cố định.
Định kỳ, kế toán và thủ kho tiến hành kiểm kê, đánh giá tình trạng hư hỏng để có kế hoạch mua mới thay thế.
Kế toán căn cứ vào thời gian sử dụng định mức để đánh giá việc tăng giảm công cụ dụng cụ, tài sản cố định có hợp lý hay không.
Khi kiểm kê nếu phát hiện bị thiếu hụt hay mất mát, bộ phận kế toán và kho tiến hành xác định nguyên nhân, yêu cầu bồi thường với cá nhân gây ra vi phạm.
3.3 Xây dựng hồ sơ, bảng lương theo ca của các bộ phận bếp, phục vụ
Một trong những cách giúp nhà hàng tiết kiệm chi phí kinh doanh là chia ca làm việc cho các bộ phận bếp, phục vụ, bảo vệ….
Vào thời gian cao điểm (cuối tuần, ngày lễ), nhà hàng sẽ sắp xếp tăng lên số nhân viên phục vụ. Và ngược lại vào các ca sáng ngày bình thường, số lượng khách ít thì cần cắt giảm bớt nhân viên để tránh lãng phí nguồn lực.
Căn cứ vào thông tin lương nhân viên, kỳ lương và bảng chấm công để bộ phận nhân sự xây dựng thang bảng lương chi tiết cho từng nhân viên.
Đồng thời xây dựng các mức cho phép tạm ứng lương cho nhân viên theo % lương tháng hoặc theo quy chế nội bộ riêng của từng nhân viên.
Hiện nay, các nhà hàng có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ trong công tác kế toán để giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả. Nổi bật trong số các phần mềm trên thị trường có phần mềm kế toán online MISA AMIS, phần mềm có nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu của nhà hàng, khách sạn như:
- Quản lý giá thành món ăn: Cho phép quản lý, cung cấp báo cáo doanh thu, chi phí, lãi lỗ chi tiết theo từng món ăn, đơn hàng giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình chính xác chi phí giá thành của từng món ăn/ đơn hàng
- Khai báo định mức NVL: Cho phép khai báo định mức NVL sản xuất cho từng thành phẩm, phần mềm tự động tập hợp chi phí và phân bổ giúp DN nắm bắt kịp thời số liệu và tiết kiệm thời gian chi phí
- Quản lý nhập xuất tồn kho: Cho phép thiết lập, theo dõi nhập xuất tồn của từng kho đồ uống, thực phẩm cung cấp báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết vật tư hàng hóa
- Quản lý chặt chẽ doanh thu: Cung cấp báo cáo chi tiết các khoản mục doanh thu chưa thực hiện và bổ sung nhắc việc ngày trên phần mềm để nhân viên chủ động gửi mail cho khách hàng
- …
Tác giả: Thảo Phương Trần
0904 885 833
https://www.misa.vn/
