Tổ chức kế toán quản trị tại doanh nghiệp du lịch, lữ hành

Kế toán quản trị (KTQT) là công việc quan trọng với các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực du lịch lữ hành nói riêng. Tuy vậy trên thực tế không phải doanh nghiệp du lịch lữ hành nào cũng có một hệ thống tổ chức KTQT hiệu quả. Hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp, MISA AMIS xin gửi đến quý bạn đọc bài viết “Tổ chức KTQT tại công ty du lịch, lữ hành” với mong muốn hỗ trợ các doanh nghiệp du lịch lữ hành trong việc thiết lập, tổ chức, vận hành một hệ thống KTQT có hiệu cũng như góp phần nâng cao vai trò của KTQT trong hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp.

>> Xem chi tiết về kế toán quản trị tại bài viết: Kế toán quản trị là gì? Vai trò, nhiệm vụ của kế toán quản trị

1. Tổ chức công tác KTQT tại doanh nghiệp du lịch, lữ hành

1.1 Tổ chức mô hình KTQT 

Kế toán tài chính (KTTC) và KTQT là hai bộ phận của kế toán nói chung nên tổ chức bộ máy KTQT có thể được thực hiện theo một trong ba mô hình đó là:

• Mô hình tổ chức kế toán kết hợp giữa KTTC và KTQT
• Mô hình tách biệt giữa KTTC với KTQT
• Mô hình tổ chức công tác kế toán hỗn hợp

Mô hình tách biệt giữa KTTC với KTQT

Theo mô hình này, Toàn bộ nội dung tổ chức công tác kế toán tài chính và tổ chức KTQT được tách rời, thực hiện một cách riêng rẽ, độc lập với nhau. Mỗi bộ phận đảm nhiệm các chức năng, nhiệm vụ cụ thể, riêng biệt. Theo đó:

• Bộ phận KTTC: thực hiện thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin phục vụ chủ yếu cho việc lập, trình bày BCTC của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện đầy đủ các nội dung như: chứng từ kế toán; tài khoản kế toán; sổ kế toán đúng theo chế độ kế toán tài chính đã quy định.
• Bộ phận KTQT: Thu thập, xử lý, phân tích các thông tin KTQT phục vụ nhu cầu sử dụng thông tin cho các nhà quản trị trong nội bộ DN. (Do vậy DN phải xây dựng hệ thống chứng từ; tài khoản; sổ kế toán và hệ thống báo cáo quản trị cho phù hợp). Ngoài việc thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin KTQT đã thực hiện, KTQT phải thu thập, phân tích các thông tin mang tính chất dự đoán, dự báo phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự toán sản xuất kinh doanh và ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp lữ hành lớn có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện với cách thức tổ chức, kết hợp phức tạp; cung cấp đa dạng loại hình tour với điểm đến là nhiều điểm du lịch nước ngoài; có tham gia kết hợp với các doanh nghiệp lữ hành khác cùng cung cấp một (vài) phân đoạn tour sẽ yêu cầu phân tích thông tin bộ phận một cách chuyên sâu, đa dạng, thường xuyên. Để đáp ứng yêu cầu này, doanh nghiệp có thể cân nhắc mô hình tách biệt. 

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý, tổ chức theo mô hình này có thể gây lãng phí vì bộ máy kế toán tương đối cồng kềnh và đạt hiệu quả không cao do có nhiều nội dung trùng lặp khi tổ chức công việc. Hơn nữa, mô hình này cũng không phát huy được vai trò của việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Do vậy các doanh nghiệp du lịch lữ hành cần hết sức thận trọng khi lựa chọn mô hình này. 

Mô hình tổ chức kế toán kết hợp giữa KTTC và KTQT

Theo mô hình này, trong từng nội dung tổ chức công tác kế toán đều có sự kết hợp chặt chẽ giữa bộ phận KTTC và bộ phận KTQT. Khi tổ chức bộ máy kế toán, không cần phải tách ra hai bộ phận KTTC và KTQT riêng biệt. Trong từng bộ phận kế toán theo từng phần hành kế toán đã có sự kết hợp thực hiện các nhiệm vụ của cả kế toán tài chính cũng như kế toán quản trị. Mỗi bộ phận kế toán như kế toán vật tư, hàng hóa, kế toán tiền lương, kế toán chi phí giá thành… đều có nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin liên quan đến từng đối tượng kế toán cụ thể vừa phục vụ cho việc lập BCTC vừa phục vụ cho việc lập BCQT. Do vậy trong mỗi bộ phận này đồng thời phải tiến hành cả kế toán chi tiết và cả kế toán tổng hợp. 

Lưu ý là mặc dù tổ chức theo mô hình kết hợp như vậy nhưng doanh nghiệp vẫn phải bố trí một bộ phận riêng để thực hiện nhiệm vụ: Thu thập, phân tích thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự toán sản xuất kinh doanh và ra quyết định kinh doanh.

Mô hình tổ chức kế toán kết hợp giữa KTTC và KTQT có ưu điểm là tránh được sự trùng lặp giữa các bộ phận khi tiến hành công việc, việc tổ chức kế toán cũng tương đối đơn giản, bộ máy kế toán gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao. Hơn nữa tổ chức theo mô hình này giúp tăng cường hiệu quả của việc trang bị công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Do vậy, nếu doanh nghiệp du lịch lữ hành có quy mô nhỏ, khối lượng nghiệp vụ không quá nhiều, yêu cầu về thông tin trong công tác kế toán quản trị không quá phức tạp thì mô hình kết hợp có thể là lựa chọn hợp lý. 

Mô hình tổ chức công tác kế toán hỗn hợp

Đây là mô hình tổ chức công tác kế toán có sự kế hợp hai mô hình trên với đặc trưng là trong toàn bộ những nội dung của công tác kế toán có những nội dung được tổ chức riêng biệt và có những nội dung được tổ chức kết hợp. 

Đối với những nội dung được tổ chức riêng biệt phải tổ chức bộ phận KTTC, bộ phận KTQT riêng, áp dụng chế độ quy định về việc tổ chức kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTTC. Đồng thời xây dựng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ KTQT riêng biệt theo yêu cầu quản trị đơn vị. Tổ chức lập và trình bày hệ thống báo cáo KTQT trên cơ sở đầu vào của KTQT tách rời với những thông tin trên Báo cáo Tài chính.

Đối với những nội dung kế toán được tổ chức kết hợp không phải tổ chức bộ phận kế toán riêng mà bộ phận kế toán này thu thập, xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của cả KTTC và KTQT. Sử dụng hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ kế toán vừa đáp ứng yêu cầu của KTTC đồng thời được tổ chức chi tiết, cụ thể đáp ứng yêu cầu của KTQT.

Tại các doanh nghiệp du lịch lữ hành, mô hình này thường tổ chức KTTC và KTQT riêng ở nội dung kế toán chi phí, giá thành, doanh thu, kết quả; còn nội dung khác tổ chức theo hình thức kết hợp. Đây cũng được xem là lựa chọn an toàn, thích hợp với hầu hết các doanh nghiệp du lịch lữ hành. 

>> Xem thêm: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của các vị trí kế toán công ty du lịch

1.2 Tổ chức tài khoản kế toán và sổ KTQT

Tổ chức tài khoản kế toán phục vụ mục đích quản trị

Trong kế toán quản trị, hệ thống tài khoản được thiết lập theo yêu cầu, quy định cụ thể của nhà quản trị từng đơn vị về số lượng, nội dung, phương pháp ghi chép trên tài khoản. Nhà nước không can thiệp vào hệ thống tài khoản KTQT, hệ thống tài khoản không có tính bắt buộc, thống nhất.

Các tài khoản KTQT mang tính chi tiết cụ thể (nhiều cấp), linh hoạt, gắn với từng đối tượng kế toán, từng bộ phận, gắn với từng mục đích sử dụng thông tin của nhà quản trị. Mỗi một tài khoản tương ứng với một sổ kế toán nên thông tin có thể là thông tin quá khứ (trường hợp này sử dụng thông tin của KTTC), thông tin hiện tại, thông tin tương lai, có thể là thông tin tài chính và phi tài chính, sử dụng các thước đo khác ngoài giá trị như thước đo hiện vật. Vấn đề sử dụng hệ thống tài khoản của KTQT còn căn cứ vào mô hình tổ chức giữa KTTC và KTQT là kết hợp hay độc lập.

Nếu theo mô hình kết hợp thì dựa vào hệ thống tài khoản của KTTC để tập hợp số liệu thông tin thực hiện (cả tài khoản tổng hợp và chi tiết). Trên cơ sở yêu cầu quản trị cụ thể đối với từng đối tượng mà KTQT quan tâm mà kế toán có thể chi tiết hơn nữa các tài khoản cấp 3,4,5.

Ví dụ: Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành, theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, để phản ánh giá vốn dịch vụ lữ hành, doanh nghiệp sử dụng tài khoản 632 – “Giá vốn hàng bán”. Tuy nhiên để theo dõi chi tiết hơn các khoản mục chi phí thuộc giá vốn, doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 như:

TK 6321 – Chi phí nguyên vật liệu

TK 6322 – Chi phí nhân công

TK 6323 – Chi phí chung

Trong từng tài khoản cấp 2, để phục vụ yêu cầu quản lý, kế toán có thể mở thêm các tài khoản cấp 3. Ví dụ:

Đối với tài khoản 6322 – Chi phí nhân công, doanh nghiệp có thể mở thêm TK 63221 – Chi phí nhân công lao động dài hạn. TK 63222 – Chi phí nhân công lao động thời vụ….

Đối với tài khoản 6323 – Chi phí chung, doanh nghiệp có thể mở thêm:

TK 63231 – Chi phí khấu hao TSCĐ

TK 63232 – Chi phí dịch vụ mua ngoài…

Tổ chức hệ thống sổ KTQT

Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo thông tư 133/2016/TT-BTC đều không quy định mẫu biểu bắt buộc đối với các sổ kế toán phục vụ kế toán quản trị. Do vậy các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp du lịch, lữ hành nói riêng được toàn quyền quyết định về việc sẽ mở những loại sổ nào cũng như toàn quyền quyết định đối với mẫu biểu các loại sổ này. Các doanh nghiệp được tự thiết kế sổ theo mẫu riêng để thuận lợi cho việc ghi chép cũng như hệ thống hóa thông tin, phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị.

Ví dụ: Ở doanh nghiệp du lịch lữ hành, tương ứng với các tài khoản chi tiết của TK 632 như trên, kế toán sẽ mở các sổ kế toán chi tiết tương ứng như Sổ chi tiết TK 63221 – Chi phí nhân công lao động dài hạn, Sổ chi tiết TK 63222 – Chi phí nhân công lao động thời vụ, sổ chi tiết TK 63231 – Chi phí khấu hao TSCĐ, số chi tiết TK 63232 – Chi phí dịch vụ mua ngoài…

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài, cách tối ưu thuế và BHXH

1.3 Tổ chức hệ thống báo cáo KTQT 

Về kỳ lập báo cáo

Các báo cáo quản trị có thể được lập theo bất kỳ thời gian nào mà nhà quản trị yêu cầu nhưng thông thường là ngắn hạn (tháng/quý) nhằm cung cấp các thông tin kịp thời cho nhà quản trị trong quá trình điều hành, kiểm soát hoạt động. Đặc biệt với các doanh nghiệp du lịch, lữ hành, các báo cáo quản trị lập theo từng hợp đồng, từng tour du lịch sẽ là căn cứ cần thiết để nhà quản trị đưa ra các quyết định liên quan đến cắt giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động…

Các loại báo cáo

Mỗi loại báo cáo KTQT lại chứa đựng nhiều thông tin quản trị khác nhau. Nó là sản phẩm tổng hợp của quá trình thực hiện công tác KTQT của doanh nghiệp thông qua phương pháp tổng hợp, phân tích và cân đối của kế toán quản trị. 

Thông tin phản ánh trên báo cáo quản trị phục vụ việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong đơn vị. Để phục vụ cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi bộ phận hoặc trung tâm, các báo cáo thường được lập theo dạng báo cáo so sánh lãi trên biến phí. Ngoài ra các báo cáo KTQT còn được phân chia gắn với việc cung cấp các thông tin quá khứ, hiện tại, tương lai để phục vụ các chức năng của nhà quản trị. 

Hệ thống báo cáo KTQT tại các doanh nghiệp du lịch, lữ hành thường được chia thành một số loại sau:

TT	Hệ thống báo cáo quản trị	Ví dụ
1	Báo cáo cung cấp thông tin phục vụ công tác lập kế hoạch	+ Báo cáo dự toán chi phí thực hiện tour du lịch. + Báo cáo dự báo tình hình ký hợp đồng du lịch với khách hàng + Báo cáo dự toán chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung để thực hiện các tour… + Báo cáo dự toán tình hình sử dụng các dịch vụ mua ngoài để phục vụ cho việc thực hiện hợp đồng/tour du lịch với khách hàng
2	Báo cáo cung cấp tình hình thực hiện	– Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng hợp đồng du lịch. – Báo cáo cân đối nhập xuất tồn nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa – Báo cáo tình hình sử dụng lao động chính và lao động thời vụ – Báo cáo chi tiết từng hợp đồng dịch vụ du lịch hoàn thành – Báo cáo giá bán từng tour du lịch cho khách hàng, chiết khấu và các hình thức khuyến mại khác….
3	Báo cáo phục vụ chức năng kiểm soát và đánh giá kết quả hoạt động	+ Các báo cáo về chi phí và phân tích tình hình thực hiện từng hợp đồng, từng tour du lịch với khách hàng. + Báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố. + Báo cáo tình hình thực hiện định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và phân tích sự khác biệt về các khoản chi phí đó. + Báo cáo về giá thành từng hợp đồng/từng tour du lịch của khách hàng
4	Báo cáo cung cấp thông tin cho việc ra quyết định	Bao gồm  + Các báo cáo cung cấp thông tin cho việc ra các quyết định ngắn hạn như: Quyết định tự thực hiện toàn bộ tour du lịch hay sử dụng 1 phần dịch vụ mua ngoài, quyết định định từ chối hay ký hợp đồng với khách hàng. + Các báo cáo cung cấp thông tin cho việc ra quyết định dài hạn như quyết định mở rộng hoạt động kinh doanh, quyết định mua sắm hay thuê các phương tiện vận tải hành khác. + Báo cáo phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến việc thực hiện kế toán. + Báo cáo phân tích các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn.

2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào KTQT tại công ty du lịch lữ hành

Hiện nay nền kinh tế thị trường phát triển với tốc độ ngày càng nhanh, cạnh tranh ngày càng lớn, quy mô hoạt động của doanh nghiệp ngày càng mở rộng, thông tin ngày càng nhiều, đa dạng, phức tạp. Đặc biệt trong thời kỳ mở cửa hội nhập, ngành du lịch được trao tặng nhiều cơ hội hứa hẹn, nhưng cũng phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Trong bối cảnh như vậy, các nhà quản trị của các doanh nghiệp lữ hành đứng trước một thách thức cần phải nắm bắt và xử lý các thông tin một cách nhanh nhạy, kịp thời, chính xác để các quyết định trong quá trình điều hành hoạt động của doanh nghiệp trở nên đúng đắn, hiệu quả. 

Do đó việc ứng dụng công nghệ thông tin là vô cùng cần thiết để trợ giúp cho việc thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin và coi đây như một giải pháp để gia tăng giá trị cho mọi hoạt động của doanh nghiệp trong đó có tổ chức công tác kế toán.

Khi tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong KTQT tại doanh nghiệp du lịch, lữ hành cần lưu ý một số nội dung sau:

– Việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong KTQT phải đảm bảo phù hợp với đặc thù của đơn vị.  Bao gồm: 

+ Phù hợp với nhu cầu thông tin của nhà quản trị, phù hợp với chính sách phương pháp quản trị của nhà quản trị. Nhà quản trị càng sử dụng các phương pháp mô hình quản trị hiện đại thì nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin càng cao. Các thông tin đầu ra, các mẫu biểu báo cáo và các phương pháp xử lý, cung cấp thông tin sẽ phải phong phú hơn so với phần mềm KTTC do tính đa dạng của nhu cầu thông tin của nhà quản trị. Phần mềm phải cung cấp thông tin thực hiện và thông tin dự báo cho nhà quản trị và có sự phân hóa cho nhiều cấp quản trị.

+ Phù hợp với quy mô, phạm vi hoạt động, sự phân cấp quản lý, đặc điểm mô hình kinh doanh, quy trình hoạt động kinh doanh, khả năng tài chính của đơn vị.

+ Phù hợp với trình độ công nghệ của nhân viên kế toán quản trị

>> Xem thêm: Tổng quan về dịch vụ lữ hành tại công ty du lịch Việt Nam

– Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác KTQT phải đảm bảo tính bí mật. Do đặc điểm thông tin KTQT có tính nội bộ cao cần được giữ bí mật nên thông thường các phần mềm kế toán phải do đơn vị tự xây dựng thiết kế cho phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh, hoạt động quản trị của đơn vị thay vì sử dụng phần mềm phổ thông.

– Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác KTQT phải đảm bảo tính toàn diện, hài hòa và hiệu quả với phân hệ kế toán tài chính. Phần mềm KTQT phải có sự tích hợp giữa các công việc của kế toán với các công việc của các hoạt động khác trong doanh nghiệp để có thể quản lý toàn diện, thống nhất, các hoạt động để đảm bảo cho tính hiệu lực, hiệu quả của các quyết định của nhà quản trị. Ví dụ, phần mềm theo dõi tour, phần mềm đề xuất phê duyệt chi phí và phần mềm quản lý nhân sự cần được tích hợp với phần mềm kế toán quản trị để có được thông tin truy xuất tức thời, toàn diện. Việc tích hợp này cũng giúp kế toán quản trị tăng cường mối liên hệ với các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp trong quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, giúp bộ phận kế toán nắm bắt nhanh chóng các số liệu, vấn đề phát sinh; nhờ đó, đưa ra các phân tích, các đề xuất kịp thời tới nhà quản lý. 

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan tới Kế toán quản trị trong công ty du lịch, lữ hành. MISA AMIS hy vọng qua bài viết này sẽ giúp cho các bạn kế toán và quý doanh nghiệp hiểu và biết được vai trò, ý nghĩa quan trọng của tổ chức công tác KTQT trong đơn vị từ đó vận dụng vào doanh nghiệp của mình để thực hiện công tác KTQT được tốt hơn. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp du lịch gặp phải một số vấn đề trong hoạt động kế toán, có thể kể đến như: 

• Khó nắm bắt, phân tích kịp thời doanh thu, chi phí, lãi lỗ theo từng loại tour, hợp đồng, đội kinh doanh, kênh bán hàng
• Khó khăn trong việc quản lý công nợ (tiền đặt cọc, tiền còn thiếu) của khách hàng nên dễ xảy ra nhầm lẫn khi thanh lý hợp đồng dẫn đến thất thoát doanh thu
• Khó khăn trong việc kiểm soát các khoản mục chi phí (Chi phí thuê khách sạn, nhà hàng, hướng dẫn viên,…) để cắt giảm những khoản chi phí không cần thiết
• Khó khăn trong việc quản lý tiền đặt cọc của KH, ứng tiền cho NCC và chi phí phát sinh khi đổi, hủy tour dẫn tới mất nhiều thời gian, công sức, dễ nhầm lẫn Khó khăn trong việc áp dụng chính sách giá, chính sách chiết khấu khác nhau cho các nhóm đại lý, cộng tác viên khác nhau có thể gây nhầm lẫn, mất thời gian
• …

Nhận thấy những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp du lịch, MISA phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với đầy đủ các tính năng, tiện ích đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ: Quản lý các gói tour du lịch, quản lý báo giá, quản lý đặt, đổi hay hủy tour, quản lý tiền cọc và tiến độ thanh toán,… Sử dụng MISA AMIS Kế toán, các doanh nghiệp du lịch có thể:

• Nắm bắt doanh thu, chi phí: Cho phép theo dõi, báo cáo doanh thu theo từng loại tour, hợp đồng, đội KD, để có thông tin, kịp thời điều chỉnh và có quyết định đầu tư, kinh doanh
• Quản lý công nợ: Phần mềm cho phép kế toán lập phiếu thu tiền đặt cọc và thống kê chi tiết theo khách hàng, hợp đồng, thuận tiện đối chiếu và thu tiền
• Kiểm soát các khoản mục chi phí: Phần mềm cho phép theo dõi, cung cấp báo cáo chi phí chi tiết theo từng khoản mục chi phí để dễ dàng phân tích và kiểm soát
• Quản lý tiền đặt cọc: Phần mềm cho phép thống kê và cung cấp báo cáo công nợ phải thu/phải trả/đã trả theo từng hợp đồng giúp kế toán tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác
• Chính sách giá/chiết khấu: Phần mềm tự động áp chính sách giá, chiết khấu đã thiết lập khi xuất hóa đơn bán hàng giúp tiết kiệm thời gian
• Quản lý tồn kho: Phần mềm cho phép tạo kho để quản lý riêng công cụ, hàng quà tặng, giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo chính xác
• …

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:

>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS

Người tổng hợp: Người yêu kế toán