Lĩnh vực Dịch vụ Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán và chức năng nhiệm...

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của các vị trí kế toán công ty du lịch

Tiếp nối chùm bài viết về chủ đề “Kế toán tại công ty du lịch, lữ hành”, để giúp các bạn kế toán hiểu rõ hơn về bộ máy kế toán trong công ty du lịch, lữ hành, MISA AMIS xin chia sẻ đến các bạn những thông tin về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, cũng như mô tả chức năng nhiệm vụ của từng vị trí kế toán tại công ty du lịch, lữ hành. 

1. Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán của một doanh nghiệp nói chung có thể chia thành 03 mô hình là: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán và mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp.

Hình 1: Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán

1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung:

Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, toàn đơn vị kế toán chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm ở đơn vị chính còn ở các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.

Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn bộ đơn vị. Còn ở các đơn vị phụ thuộc chỉ được bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ ngắn chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm (hạch toán báo sổ).

Chi tiết về mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, mời bạn tìm hiểu tại bài viết: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp

1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán:

Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, ở đơn vị chính thành lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị phụ thuộc đã được phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ đều có tổ chức kế toán riêng.

Trong trường hợp này, công việc kế toán ở toàn đơn vị được phân công, phân cấp như sau:

– Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

+ Thực hiện các phần hành kế toán phát sinh ở đơn vị chính; công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn đơn vị;

+ Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc;

+ Thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán, thống kế của các đơn vị trực thuộc, gửi lên và lập báo cáo kế toán thống kê tổng hợp cho toàn đơn vị.

Các đơn vị kế toán phụ thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính phát sinh ở đơn vị mình từ khâu hạch toán ban đầu, ghi sổ sách kế toán đến lập được các báo cáo kế toán, thống kê định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm.

Chi tiết về mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán, mời bạn tìm hiểu tại bài viết: Tổng quan về mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

1.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán kiểu hỗn hợp:

Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, ở đơn vị chính thành lập phòng kế toán trung tâm, làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra kế toán đơn vị, ở các đơn vị phụ thuộc lớn, đủ trình độ quản lý được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao thì cho tổ chức kế toán riêng. Còn ở các đơn vị phụ thuộc nhỏ hoặc chưa đủ trình độ quản lý, chưa được phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ ở mức độ cao thì không cho tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm (trong trường hợp đơn vị phụ thuộc nhỏ được ghép với đơn vị phụ thuộc khác có tổ chức kế toán riêng thì chuyển chứng từ về đơn vị kế toán phụ thuộc đó).

>>> Đọc thêm: Tổng quan về dịch vụ lữ hành tại công ty du lịch Việt Nam

Trong trường hợp này công việc kế toán ở toàn đơn vị tổng thể được phân công phân cấp như sau:

– Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

+ Thực hiện công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và ở các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng;

+ Hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc;

+ Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng gửi đến và lập báo cáo kế toán tổng hợp toàn đơn vị tổng thể;

+ Thực hiện công tác tài chính, thống kê, tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán đơn vị.

Các đơn vị kế toán phụ thuộc có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, công tác tài chính, thống kê trong phạm vi đơn vị mình và định kỳ lập các báo cáo kế toán, thống kê gửi về phòng kế toán trung tâm.

Các nhân viên hạch toán ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng thực hiện các phần hành công việc hạch toán được phòng kế toán trung tâm giao dịch và định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.

Chi tiết về mô hình tổ chức bộ máy kế toán kiểu hỗn hợp, mời bạn tìm hiểu tại bài viết: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp: Lựa chọn đáng lưu tâm dành cho doanh nghiệp lớn

Mỗi mô hình tổ chức bộ máy kế toán có những ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng khác nhau. Các công ty du lịch, lữ hành sẽ căn cứ vào cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh để lựa chọn cho mình một mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp. 

Cụ thể:

  • Đối với các công ty du lịch lữ hành có quy mô nhỏ hoặc quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng địa bàn hay có các tour nội tỉnh, dịch vụ cung cấp chủ yếu ăn uống, trải nghiệm và nghỉ ngơi tại cơ sở thì việc lựa chọn mô hình kế toán tập trung là tối ưu vì đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất công tác kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán, dễ phân công công tác, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán kịp thời, bồi dưỡng và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên kế toán, nâng cao hiệu suất công tác kế toán. 
  • Đối với những công ty du lịch lữ hành có quy mô lớn, địa bàn hoạt động hầu hết phân tán cung cấp các tour du lịch lữ hành kéo dài nhiều ngày, ở nhiều tỉnh, ở nước ngoài… Có nhiều tour doanh nghiệp không có khả năng cung cấp đầy đủ dịch vụ họ sẽ ký hợp đồng hợp tác kinh doanh để kết hợp với các công ty khác để chia đoạn, phân nhỏ hành trình của du khách nhưng vẫn tuân thủ và đảm bảo theo hợp đồng du lịch lữ hành ban đầu với khách hàng. Các công ty du lịch lữ hành quy mô lớn thường duy trì các chi nhánh đặt tại nhiều địa bàn khác nhau để quảng bá và hỗ trợ cho hoạt động du lịch lữ hành, và các đơn vị phụ thuộc ở xa trung tâm. Mô hình tổ chức kế toán phân tán sẽ là lựa chọn phù hợp nhất trong trường hợp này. 
  • Đối với những công ty du lịch lữ hành cung cấp các tour du lịch lữ hành kéo dài nhiều ngày, ở nhiều tỉnh, ở nước ngoài…, có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng với nhiều các đơn vị phụ thuộc ở xa trung tâm và các đơn vị phụ thuộc không đồng nhất về cơ sở vật chất và nhân sự kế toán (có đơn vị có đủ điện kiện cơ sở vật chất và nhân sự nhưng có đơn vị lại không có đủ điện kiện cơ sở vật chất và nhân sự về kế toán hoạt động, theo dõi riêng) thì mô hình tổ chức kế toán hỗn hợp sẽ là lựa chọn tối ưu nhằm kết hợp được hết các ưu điểm hai mô hình và đảm bảo được sự thuận lợi trong quản lý cũng như nâng cao hiệu quả công tác kế toán.

2. Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí kế toán trong mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty du lịch, lữ hành.

Chi tiết về một số chức năng nhiệm vụ của các vị trí kế toán trong doanh nghiệp nói chung và đặc thù tại đơn vị du lịch lữ hành nói riêng như sau:

Vị trí kế toán Nội dung công việc chung

Đặc thù công việc gắn với đặc điểm ngành nghề du lịch lữ hành

Kế toán trưởng Là người đứng đầu phòng kế toán, có quyền hạn và trách nhiệm điều hành toàn bộ công tác kế toán trong công ty.

Tham mưu cho Giám đốc, lập BCTC, thuế, kiểm tra, kiểm soát công tác thu – chi và ký các chứng từ kế toán.

Kiểm soát các hợp đồng, làm việc với thuế, ngân hàng; xây dựng và kiểm soát các quy trình liên quan đến vấn đề tài chính kế toán.

Với vai trò là người đứng đầu quản lý kế toán tại đơn vị du lịch lữ hành thì kế toán trưởng tại công ty phải thường xuyên quản lý giám sát các hợp đồng du lịch lữ hành, hoạt động thu chi tạm ứng của nhân viên theo tour và kịp thời có những báo cáo đề xuất về hiệu quả hoạt động và quản lý chi phí các tour đến ban lãnh đạo để ra quyết định.
Kế toán tổng hợp  Xử lý và tổng hợp số liệu kế toán từ các phần hành; hướng dẫn và quản lý chung.

Ghi bút toán tổng hợp cuối tháng, hỗ trợ quyết toán hợp đồng. Lập và phân tích chi phí/giá thành. 

Hỗ trợ kế toán trưởng làm việc trực tiếp với cơ quan thuế, ngân hàng liên quan đến quyết toán công trình. Kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra và báo cáo thuế theo quy định.

Do đặc thù công ty du lịch lữ hành phát sinh nhiều chi phí khác nhau trong một tour mà kế toán tổng hợp sẽ phải vất vả hơn trong khâu kiểm tra, kiểm soát sổ sách chứng từ kế toán. Một số chi phí chung như chi phí quản lý, chi phí bán hàng, chi phí trực tiếp sử dụng chung cho nhiều tour cần được kế toán tập hợp đầy đủ, đúng kỳ và thực hiện phân bổ theo tiêu thức hợp lý. 

Kế toán tổng hợp còn phải kịp thời hướng dẫn các bộ phận kế toán khác thực hiện và ghi nhận đúng các chi phí và đôn đốc kịp thời với bộ phận kế toán công nợ để không xảy ra tình trạng nợ xấu gây thất thoát tài sản công ty.

Kế toán thu chi   Theo dõi thu – chi tiền mặt VND và ngoại tệ các loại. Theo dõi và báo cáo thu – chi tiền mặt. Tham gia kiểm kê quỹ. Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại ngân hàng. Kết hợp với kế toán công nợ phải thu để báo cáo tình hình công nợ phải thu một cách chính xác. Kế toán thu chi ở công ty du lịch lữ hành sẽ có phát sinh các khoản thu từ khách hàng cá nhân, đặt cọc tiền bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng trước khi tham gia tour du lịch; cho nên việc thực hiện tốt khâu theo dõi và báo cáo kịp thời về tình hình thu – chi tại công ty du lịch lữ hành là rất quan trọng.

Ngoài ra, tại công ty du lịch cũng có nhiều khoản chi phí về bến bãi, khách sạn, thuê xe, tiền vé khu vui chơi cần thanh toán thường xuyên nên kế toán thu chi cần quản lý chặt chẽ doanh thu, chi phí đối với từng tour. 

Kế toán bán hàng

Tổng hợp và xuất hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng

Ghi chép và theo dõi/tổng hợp chi tiết hàng hóa, dịch vụ đã bán và cung cấp cho khách hàng.

Đối chiếu với số liệu bán hàng thực tế với hệ thống. Kết hợp kế toán công nợ lập báo cáo công nợ để gửi kế toán trưởng xét duyệt. 

Kết hợp kế toán công nợ lên kế hoạch và thu hồi công nợ khách hàng.

Kế toán bán hàng phải đảm bảo việc giám sát các tour để xác định thời điểm hoàn thành dịch vụ để xuất hóa đơn bán hàng, ghi nhận doanh thu dịch vụ đúng thời điểm. 

Kế toán bán hàng cũng cần thường xuyên cập nhật bổ sung và sử dụng các thông tin về khách hàng trong việc hỗ trợ cung cấp dịch vụ du lịch lữ hành của công ty cho khách hàng được tốt nhất (ví dụ thông tin về lịch sử thanh toán, tiến độ, hình thức giao dịch,…) .  

Phối kết hợp với phòng marketing để thực hiện soạn thảo báo giá và hợp đồng dịch vụ du lịch lữ hành đến khách hàng; theo dõi và tính toán các khoản hoa hồng chiết khấu cho khách hàng/đại lý của doanh nghiệp cũng là nội dung công việc quen thuộc của kế toán bán hàng tại công ty du lịch lữ hành. 

Kế toán công nợ

Kế toán công nợ bao gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả.

+ Hạch toán chi tiết cho mỗi đối tượng phải thu, phải trả từng khoản nợ và những lần thanh toán

+ Thực hiện kiểm tra và thu hồi công nợ phải thu một cách nhanh nhất. Xây dựng kế hoạch thanh toán công nợ phải trả thuận lợi nhất.

+ Báo cáo tình hình công nợ phải thu/phải trả và thời hạn thanh toán. 

Kế toán công nợ phải kiểm soát chứng từ hợp pháp, hợp lệ khi ghi nhận công nợ, tích cực thu hồi công nợ phải thu khách hàng. 

Do đặc thù hoạt động dịch vụ lữ hành không có hình thái vật chất cụ thể nên cần thu hồi công nợ ngay khi hoàn thành dịch vụ. Bên cạnh đó, đối tượng khách hàng của công ty du lịch lữ hành có thể là khách hàng cá nhân, nên việc theo dõi thu hồi công nợ cần thực hiện kịp thời, sát sao với từng đối tượng. Kế toán công nợ có trách nhiệm lập các báo cáo công nợ lấy cơ sở xem xét trích lập dự phòng và lấy thông tin cho ban lãnh đạo. 

Kế toán kho

Kế toán kho là một vị trí quan trọng của công ty, kế toán ở vị trí này cần thực hiện các công việc sau:

+ Kiểm tra, đối chiếu và hạch toán hàng hóa nhập xuất kho vào hệ thống phần mềm kế toán/quản lý công ty.

+ Lập báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất nhập tồn.

+ Tham gia công tác kiểm kê định kỳ.

Kế toán kho trong đơn vị du lịch lữ hành sẽ có nhiều vật liệu, công cụ dụng cụ cần dùng cho các tour như: Khăn mặt, hộp giấy ăn, giấy vệ sinh, cốc, mũ, banner, biển hiệu…. và các hàng hóa, công cụ khác cần dùng cho các tour mà doanh nghiệp cần quản lý theo dõi.

Tuy giá trị các mặt hàng nhỏ nhưng số lượng sử dụng lại lớn nên giá trị của tồn kho tại đơn vị du lịch lữ hành là khá lớn. Vì vậy, việc theo dõi kiểm tra kịp thời, đầy đủ và chính xác của kế toán kho là vô cùng quan trọng.

Kế toán tiền lương và tài sản

Đối với kế toán tiền lương:

Kế toán về tiền lương phải ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. Xây dựng thang bảng lương để tính và nộp cho cơ quan bảo hiểm. 

Hỗ trợ kế toán trưởng khi thanh kiểm tra thuế, bảo hiểm.

Đối với kế toán tài sản:

Kế toán về tài sản phải tổ chức ghi chép, phản ánh các số liệu liên quan đến TSCĐ, CCDC như: nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại. Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí CCDC hàng tháng vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp

Tham gia công tác kiểm kê, thường xuyên kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ, CCDC.

Kế toán tiền lương tại đơn vị du lịch lữ hành do đặc thù có nhiều nhân công làm theo mùa vụ nên kế toán cần theo dõi sát sao để tính toán và chi trả cho đúng, đồng thời kịp thời khấu trừ thuế TNCN phát sinh nếu có.

Kế toán tài sản tại đơn vị du lịch lữ hành với nhiều loại tài sản khác nhau từ tàu thuyền, xe ô tô, xe chuyên chở khác cùng các thiết bị máy móc có giá trị lớn như loa, đài, tivi…cần được theo dõi và quản lý tốt. Định kỳ kế toán cần thực hiện kiểm kê để quản lý và đánh giá chất lượng tài sản, định kỳ lên kế hoạch sửa chữa nâng cấp đảm bảo thời gian sử dụng lâu dài hiệu quả. 

Kế toán giá thành

Theo dõi các khoản chi phí với định mức của kế hoạch chi phí, đề xuất các trường hợp vượt quá định mức để kịp thời điều chỉnh.

Phân tích biến động của các chi phí, 

Kiểm tra, theo dõi các chi phí theo đúng nguyên tắc kế toán.

Đối chiếu giá cả hàng hóa, dịch vụ liên quan đến giá thành.

Hỗ trợ giải trình thanh kiểm tra thuế về giá thành.

Kế toán giá thành tại đơn vị du lịch lữ hành có đặc thù phát sinh nhiều chi phí nhỏ lẻ khác nhau, khó theo dõi nên kế toán giá thành cần bám sát các tour, gói du lịch, hợp đồng với khách hàng.

Kế toán cũng cần theo dõi báo cáo vật tư, đối chiếu với báo cáo kiểm kê kho hàng tháng, phụ trách kiểm kê hàng hóa, vật liệu định kỳ; tính giá thành các sản phẩm dịch vụ du lịch lữ hành mà công ty cung cấp. 

Ngoài ra, nội dung công việc không thể thiếu khác là lập báo cáo phân tích giá thành giữa các kỳ, giai đoạn trong năm để tối ưu chi phí, làm cơ sở cho việc đưa ra giá bán kế hoạch của dịch vụ du lịch lữ hành; xác định giá vốn phân theo các nhóm dịch vụ thích hợp và hạch toán và phân bố chi phí giá vốn hợp lý.

MISA AMIS hy vọng bài viết này có thể giúp các bạn kế toán quan tâm tới doanh nghiệp hoạt động trong ngành du lịch, lữ hành có thể hình dung cơ bản bộ máy kế toán và những đầu mục công việc đặc thù của từng vị trí kế toán trong công ty du lịch, lữ hành. 

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp du lịch gặp phải một số vấn đề trong hoạt động kế toán, có thể kể đến như: 

  • Khó nắm bắt, phân tích kịp thời doanh thu, chi phí, lãi lỗ theo từng loại tour, hợp đồng, đội kinh doanh, kênh bán hàng
  • Khó khăn trong việc quản lý công nợ (tiền đặt cọc, tiền còn thiếu) của khách hàng nên dễ xảy ra nhầm lẫn khi thanh lý hợp đồng dẫn đến thất thoát doanh thu
  • Khó khăn trong việc kiểm soát các khoản mục chi phí (Chi phí thuê khách sạn, nhà hàng, hướng dẫn viên,…) để cắt giảm những khoản chi phí không cần thiết
  • Khó khăn trong việc quản lý tiền đặt cọc của KH, ứng tiền cho NCC và chi phí phát sinh khi đổi, hủy tour dẫn tới mất nhiều thời gian, công sức, dễ nhầm lẫn Khó khăn trong việc áp dụng chính sách giá, chính sách chiết khấu khác nhau cho các nhóm đại lý, cộng tác viên khác nhau có thể gây nhầm lẫn, mất thời gian

Nhận thấy những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp du lịch, MISA phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với đầy đủ các tính năng, tiện ích đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ: Quản lý các gói tour du lịch, quản lý báo giá, quản lý đặt, đổi hay hủy tour, quản lý tiền cọc và tiến độ thanh toán,… Sử dụng MISA AMIS Kế toán, các doanh nghiệp du lịch có thể:

  • Nắm bắt doanh thu, chi phí: Cho phép theo dõi, báo cáo doanh thu theo từng loại tour, hợp đồng, đội KD, để có thông tin, kịp thời điều chỉnh và có quyết định đầu tư, kinh doanh
  • Quản lý công nợ: Phần mềm cho phép kế toán lập phiếu thu tiền đặt cọc và thống kê chi tiết theo khách hàng, hợp đồng, thuận tiện đối chiếu và thu tiền
  • Kiểm soát các khoản mục chi phí: Phần mềm cho phép theo dõi, cung cấp báo cáo chi phí chi tiết theo từng khoản mục chi phí để dễ dàng phân tích và kiểm soát
  • Quản lý tiền đặt cọc: Phần mềm cho phép thống kê và cung cấp báo cáo công nợ phải thu/phải trả/đã trả theo từng hợp đồng giúp kế toán tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác
  • Chính sách giá/chiết khấu: Phần mềm tự động áp chính sách giá, chiết khấu đã thiết lập khi xuất hóa đơn bán hàng giúp tiết kiệm thời gian
  • Quản lý tồn kho: Phần mềm cho phép tạo kho để quản lý riêng công cụ, hàng quà tặng, giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo chính xác

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS:

>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS

        Người tổng hợp: Người yêu kế toán

 80 

Kiều Phương Thanh là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tài chính& kế toán, tác giả của rất nhiều bài viết được đón nhận và chia sẻ trên các diễn đàn kế toán và tài chính Việt Nam.
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này