Trong các giao dịch kinh doanh, việc thanh toán trễ hẹn là điều dễ hiểu. Khi xảy ra trường hợp này, các bên có thể soạn mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ hay mẫu giấy đề nghị thanh toán để nhắc nhở đối tác lịch thanh toán đến hẹn. Ngoài ra, đây cũng là một văn bản pháp lý, có vai trò làm chứng cho bên vi phạm hợp đồng nếu hai bên xảy ra tranh chấp phải ra tòa để giải quyết.
1. Giấy đề nghị thanh toán công nợ là gì?
Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ là văn bản gửi đến cho bên chậm thanh toán hoặc sắp đến hạn thanh toán với mục đích thúc giục thanh toán theo thỏa thuận, hợp đồng.
Mẫu đề nghị thanh toán công nợ được sử dụng sau khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa dịch vụ đã giao hàng hóa, dịch vụ cho bên mua và yêu cầu bên mua thanh toán chi phí như đã thỏa thuận cho bên bán.
2. Mục đích sử dụng giấy đề nghị thanh toán công nợ
Giấy đề nghị thanh toán công nợ có các mục đích chính sau:
- Xác nhận khoản nợ: Giấy tờ này chính thức hóa yêu cầu thanh toán, làm rõ khoản nợ mà bên nợ phải trả, bao gồm các chi tiết như số tiền, ngày phát sinh, và ngày đáo hạn. Nó đảm bảo rằng cả hai bên đều có sự hiểu biết chung về số tiền và các điều khoản liên quan.
- Chính thức hóa yêu cầu thanh toán: Giấy đề nghị thanh toán là phương tiện chính thức để bên chủ nợ yêu cầu bên nợ thanh toán khoản nợ. Điều này giúp tránh được sự nhầm lẫn hoặc chậm trễ trong quá trình thanh toán.
- Pháp lý hóa khoản nợ: Trong trường hợp tranh chấp, giấy đề nghị thanh toán có thể được sử dụng làm bằng chứng pháp lý rằng bên chủ nợ đã yêu cầu thanh toán và bên nợ đã được thông báo về nghĩa vụ của mình. Điều này giúp tăng cường tính pháp lý trong việc thu hồi nợ.
- Duy trì quan hệ kinh doanh: Thông qua việc gửi giấy đề nghị thanh toán, bên chủ nợ thể hiện sự chuyên nghiệp và mong muốn duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp. Nó giúp đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện một cách có trật tự và hiệu quả, làm cơ sở cho sự hợp tác lâu dài.
- Quản lý dòng tiền: Giấy đề nghị thanh toán giúp bên chủ nợ quản lý dòng tiền của mình một cách hiệu quả hơn bằng cách đảm bảo rằng các khoản nợ được thu hồi đúng hạn, giúp họ duy trì hoạt động kinh doanh và tài chính ổn định.
3. Nội dung cần có trong giấy đề nghị thanh toán công nợ
Giấy đề nghị thanh toán công nợ thường bao gồm các nội dung chính sau:
- Thông tin đơn vị yêu cầu thanh toán:
- Tên doanh nghiệp/phòng ban yêu cầu.
- Địa chỉ.
- Mã số thuế.
- Số điện thoại liên lạc.
- Thông tin đơn vị nợ:
- Tên doanh nghiệp/phòng ban nợ.
- Địa chỉ.
- Mã số thuế.
- Số điện thoại liên lạc.
- Thông tin chi tiết về khoản nợ:
- Số hóa đơn hoặc chứng từ liên quan.
- Ngày phát hành hóa đơn.
- Tổng số tiền nợ.
- Ngày đến hạn thanh toán.
- Mô tả ngắn gọn về sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp.
- Yêu cầu thanh toán:
- Số tiền yêu cầu thanh toán.
- Hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt, …).
- Thông tin tài khoản ngân hàng (nếu có).
- Ghi chú khác:
- Đề cập đến bất kỳ thỏa thuận hoặc điều kiện đặc biệt nào đã thảo luận trước đó.
- Yêu cầu phản hồi hoặc xác nhận từ phía đơn vị nợ.
- Ký tên và đóng dấu:
4. Mẫu đề nghị thanh toán công nợ
Mẫu 1:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…, ngày… tháng… năm…
ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN NỢ
Kính gửi: …
Thực hiện Hợp đồng kinh tế số… ký ngày… giữa… và… về việc…, chúng tôi đã bàn giao đầy đủ hàng hoá và giấy tờ quy định tại Điều… của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày… tháng… năm…
Theo điều khoản Thanh toán hợp đồng (điều… ), bên Mua sẽ thanh toán cho bên Bán… % giá trị hợp đồng trong vòng… ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.
Vậy, chúng tôi kính đề nghị quý cơ quan thanh toán… % giá trị hợp đồng tương đương số tiền:… đồng (…) theo đúng quy định trong hợp đồng.
Tên tài khoản: Công ty… Số tài khoản: … tại Ngân hàng… – Chi nhánh…
Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!
Tổng giám đốc
Mẫu 2:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Ngày… tháng… năm…
Kính gửi: Công ty cổ phần…
Số… đường… phường… quận…
Căn cứ theo Điều… của Hợp đồng Tư vấn quản trị số:…./…-… ký kết ngày… tháng…. năm 20… giữa Công ty cổ phần… với Công ty… , tổng phí dịch vụ tư vấn là… VNĐ/ 01 tháng (… Việt Nam đồng) (mức phí này đã bao gồm thuế Giá trị gia tăng).
Công ty… (MST:…) đề nghị Công ty cổ phần… thanh toán cho Công ty chúng tôi số tiền dịch vụ tư vấn của tháng… năm 20… (từ… /… /20… đến… /… /20…). Công ty chúng tôi sẽ xuất hoá đơn GTGT cho Quý Công ty với nội dung như sau:
Phí dịch vụ:… 000.000 VNĐ
Thuế GTGT:… 000.000 VNĐ
Tổng:… 000.000VNĐ
(Bằng chữ:… đồng Việt Nam)
Số tiền trên gửi vào tài khoản của Công ty… , số… tại Ngân hàng…
Xin trân trọng cảm ơn,
Giám Đốc: Ông…
5. Các lưu ý khi lập đề nghị thanh toán công nợ
Khi lập giấy đề nghị thanh toán công nợ, cần chú ý một số điểm quan trọng sau để đảm bảo rằng giấy tờ này có hiệu lực và hiệu quả, từ đó thúc đẩy quá trình thu hồi nợ một cách suôn sẻ:
- Chính xác về thông tin: Đảm bảo rằng tất cả thông tin về cả hai bên (người yêu cầu và bên nợ), bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, và thông tin liên lạc, phải chính xác và đầy đủ. Sai sót trong thông tin có thể dẫn đến việc trì hoãn hoặc vô hiệu hóa yêu cầu thanh toán.
- Rõ ràng về số tiền và chi tiết khoản nợ: Các chi tiết về khoản nợ, bao gồm số tiền, ngày phát sinh, và hóa đơn liên quan, cần được nêu rõ ràng và chính xác. Điều này giúp tránh bất kỳ hiểu lầm hoặc tranh chấp nào về số tiền cần thanh toán.
- Tuân thủ pháp lý: Giấy đề nghị thanh toán cần tuân theo các quy định pháp lý liên quan đến việc thu hồi nợ. Điều này bao gồm việc sử dụng ngôn từ phù hợp và tránh bất kỳ yêu cầu nào có thể coi là bất hợp pháp hoặc đe dọa.
- Ghi rõ hạn thanh toán và phương thức thanh toán: Cần chỉ rõ hạn thanh toán cuối cùng và các phương thức thanh toán được chấp nhận để bên nợ có thể thực hiện thanh toán một cách thuận tiện.
- Đính kèm các chứng từ hợp lệ: Bao gồm các bản sao của hóa đơn, hợp đồng, hoặc bất kỳ tài liệu nào khác chứng minh khoản nợ. Điều này hỗ trợ cho việc xác thực yêu cầu và củng cố vị thế pháp lý của bên yêu cầu.
- Chữ ký và con dấu: Đảm bảo rằng giấy đề nghị được ký tên bởi người có thẩm quyền và đóng dấu (nếu cần) của công ty để tăng tính chính thức và pháp lý.
- Ngôn từ trong giấy đề nghị thanh toán nên thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng. Tránh sử dụng ngôn từ tiêu cực hoặc đe dọa, vì điều này có thể làm hại đến mối quan hệ giữa các bên.
- Lưu trữ bản gốc: Sau khi giấy đề nghị đã được hoàn thành và gửi đi, bên yêu cầu nên lưu trữ bản gốc hoặc bản sao chính thức của tài liệu này để phòng trường hợp có tranh chấp pháp lý xảy ra sau này.
Những lưu ý khi viết giấy đề nghị thanh toán công nợ.
Tải thêm các mẫu biểu quản lý công nợ Excel:
Tải mẫu sổ chi tiết công nợ bằng Excel mới nhất:Tại đây.
Tải File theo dõi công nợ phải thu, phải trả bằng Excel chi tiết nhất: Tại đây.
Tùy vào từng doanh nghiệp có quy mô khác nhau mà sẽ lựa chọn cách quản lý công nợ phù hợp. Với những doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh có quy mô nhỏ thì thường chọn excel hoặc ghi sổ sách để quản lý công nợ. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc doanh nghiệp lớn hơn, việc quản lý bằng excel và sổ sách còn gặp nhiều bất cập. Các anh/chị kế toán nên sử dụng các phần mềm để việc quản lý công nợ hiệu quả, chuyên nghiệp hơn.
Hiện nay, một trong các phần mềm mà doanh nghiệp có thể sử dụng để hỗ trợ cho quá trình quản lý công nợ là MISA AMIS kế toán, cho phép doanh nghiệp:
- Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường
- Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ: Nợ chưa đến hạn, Nợ quá hạn (1-30 ngày, 30- 60 ngày, …, nợ quá hạn khó đòi)
- Quản lý công nợ phải thu theo từng hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn
- Nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng.
>> Xem thêm: Quản lý công nợ hiệu quả trên phần mềm kế toán MISA AMIS
6. Khi nào có thể trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi?
Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC, doanh nghiệp phải lập dự phòng cho các khoản nợ quá hạn thanh toán, bao gồm nợ cho vay, trái phiếu chưa niêm yết, và nợ chưa đến hạn nhưng có dấu hiệu khó thu hồi, nếu đáp ứng các điều kiện sau:
(i) Có chứng từ gốc xác nhận số tiền nợ, như hợp đồng kinh tế, khế ước vay, cam kết nợ, đối chiếu công nợ, văn bản đòi nợ hoặc bảng kê công nợ.
(ii) Xác định được nợ khó đòi:
- Nợ quá hạn thanh toán trên 6 tháng mà doanh nghiệp đã đôn đốc nhưng chưa thu hồi được.
- Nợ chưa đến hạn nhưng có dấu hiệu không trả được đúng hạn.
Đối với nợ mua từ doanh nghiệp mua bán nợ, thời gian quá hạn tính từ ngày chuyển giao quyền chủ nợ hoặc theo cam kết gần nhất.
>> Chi tiết: Hướng dẫn hạch toán trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo Thông tư 133 và Thông tư 200
Trên đây là những mẫu đề nghị thanh toán công nợ mới nhất và những thông tin liên quan, mong rằng sẽ giúp đỡ các bạn trong quá trình thực hiện nghiệp vụ của mình. Để đơn giản hóa nghiệp vụ hãy sử dụng ngay phầm mềm kế toán.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
