Kỹ năng quản lý dự án: Bạn cần gì để thành công?

Kỹ năng quản lý dự án là một nhóm các kỹ năng cần thiết để bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện và hoàn tất một dự án nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, đạt hiệu quả và mục tiêu đã đề ra.

Nhà quản lý ngoài việc am hiểu kiến thức chuyên môn thì cần trang bị đầy đủ những kỹ năng quản lý dự án cần thiết để dẫn dắt đội nhóm của mình, đưa dự án đến thành công. Mời bạn đọc cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết những kỹ năng này qua bài viết dưới đây.

TẶNG BẠNG EBOOK 10 KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN THÀNH CÔNG

1. Kỹ năng quản lý dự án là gì?

Kỹ năng quản lý dự án là một nhóm kỹ năng để lập kế hoạch và thực hiện, kiểm soát mọi nguồn lực nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, đạt chất lượng và mục tiêu đã đề ra.

Thực tế, quản lý dự án là nhiệm vụ mang nhiều thử thách, khó khăn, bao gồm những công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc một dự án.

Người quản lý dự án chịu trách nhiệm và trực tiếp tham gia vào mọi giai đoạn của dự án. Họ sẽ phối hợp cùng những cộng sự của mình trong dự án để xác định mục tiêu, triển khai dự án trong một khoảng thời gian với nguồn lực về con người và ngân sách đã được phân bổ.

[Bạn nên đọc] Quản lý dự án: 5 giai đoạn và các phương pháp tiếp cận quản lý dự án hiệu quả

2. Các kỹ năng quản lý dự án hiệu quả bạn cần có

2.1. Kỹ năng lãnh đạo

Khả năng lãnh đạo tốt là điều tối cần thiết cho công việc quản lý nói chung và quản lý dự án nói riêng. Đây không đơn thuần là quản lý nhiệm vụ, mà nó còn là quản lý con người.

Với tư cách là người dẫn dắt, nhà quản lý dự án không chỉ chịu trách nhiệm về kết quả của dự án, mà còn điều phối đội nhóm của mình, khích lệ, tạo động lực để nhân viên làm việc hiệu quả.

Theo Bill Gates, nhà sáng lập Microsoft người lãnh đạo giỏi là người biết cách trao quyền và phát triển tiềm năng của người khác. Việc phát triển kỹ năng lãnh đạo không chỉ giúp doanh nghiệp phát triển mà còn nâng cao sức mạnh đội ngũ.

Kỹ năng lãnh đạo hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất thêm 20-30% – Harvard Business Review.

Có nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau. Việc xác định đúng phong cách phù hợp với tính cách người quản lý cũng như văn hóa của tổ chức, của các cá nhân trong tập thể là điều cần thiết. Không phải ai sinh ra cũng sở hữu sẵn kỹ năng lãnh đạo, họ cần học hỏi, tích lũy trong quá trình học tập và làm việc.

2.2. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với nhà quản lý dự án. Họ phải giao tiếp với nhiều nhóm khác nhau, từ các thành viên trong đội, đến khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu và các bên liên quan của dự án.

Trong quá trình làm việc sẽ phát sinh nhiều cuộc họp, sự giao tiếp, cộng tác giữa các thành viên. Nếu nhà quản lý dự án không có kỹ năng giao tiếp tốt, họ sẽ khó khăn trong việc truyền đạt ý tưởng, thông tin và các vấn đề khác một cách hiệu quả với mọi người.

Để giao tiếp hiệu quả, nhà quản lý dự án có thể tham khảo mô hình lãnh đạo lấy hành động làm trung tâm (Action-Centred Leadership). Ba thành phần chính trong giao tiếp của lãnh đạo theo mô hình này là:

• Giao tiếp rõ ràng về mục tiêu và nhiệm vụ: Đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ những gì họ phải làm.
• Duy trì giao tiếp trong nhóm: Xây dựng môi trường giao tiếp cởi mở, nơi các thành viên có thể chia sẻ ý kiến, cập nhật thông tin dễ dàng.
• Kết nối và phát triển các cá nhân: Kết nối giao tiếp thân thiện, gắn kết với từng thành viên, xử lý xung đột và xây dựng lòng tin trong họ.

2.3. Kỹ năng quản lý thời gian

Tiến độ được xem là yếu tố quan trọng nhất khi nói đến quản lý dự án. Mọi dự án đều có thời gian xác định, và mỗi giai đoạn, nhiệm vụ trong dự án đều có thời hạn cụ thể.

Để đảm bảo dự án thực hiện đúng tiến độ, người quản lý dự án cần có kỹ năng quản trị thời gian xuất sắc.

Người quản lý cần tạo ra một lịch trình phù hợp, có thứ tự ưu tiên rõ ràng cho những nhiệm vụ quan trọng, những việc cần làm ngay. Đảm bảo các thành viên đang làm việc đúng kế hoạch, đáp ứng thời hạn từng công việc trong toàn bộ quy trình. 

Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để tăng hiệu suất làm việc – MISA AMIS

Với đặc thù của lĩnh vực quản lý dự án, việc tối ưu hóa thời gian, theo dõi tiến độ sát sao là nhiệm vụ quan trọng quyết định sự thành công.

Tuy nhiên, với hàng trăm đầu việc cần quản lý, việc đảm bảo từng nhiệm vụ được thực hiện đúng thời gian và theo dõi tiến độ trở thành thách thức lớn đối với nhà quản lý.

Đây là lý do các doanh nghiệp thường lựa chọn những giải pháp hỗ trợ như MISA AMIS Công việc – phần mềm quản lý dự án tối ưu. Phần mềm cho phép quản lý và nhân viên chủ động sắp xếp, theo dõi và kiểm soát tiến độ của từng công việc một cách rõ ràng, trực quan.

Các mô hình quản lý thời gian cùng tính năng cảnh báo tiến độ thông minh trên phần mềm cũng giúp người dùng không bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng, đảm bảo tiến độ đúng hạn.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn phần mềm quản lý thời gian MISA AMIS Công việc. Các Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác đang ứng dụng hiệu quả, tại sao anh chị không trải nghiệm ngay?

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

2.4. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Dự án dù có được lên kế hoạch chi tiết, cẩn thận đến đâu thì trong quá trình thực hiện chắc chắn sẽ có vấn đề phát sinh. Lúc này, kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ giúp nhà quản lý dự án vượt qua những khủng hoảng này. Họ sẽ thu thập thông tin, bàn bạc với các bên liên quan và đưa ra giải pháp phù hợp.

Bên cạnh việc có chuyên môn sâu về lĩnh vực mình đang làm, khả năng nhạy bén xử lý tình huống tốt sẽ giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn.

2.5. Kỹ năng quản lý rủi ro

Bất cứ dự án lớn hay nhỏ đều tiềm ẩn rủi ro. Một nhà quản lý giỏi, có kinh nghiệm quản lý nhiều dự án trong quá khứ sẽ sẵn sàng chấp nhận, dự đoán, đo lường rủi ro một cách chủ động trước khi chúng trở thành vấn đề.

Rủi ro có thể xuất hiện ngay từ khi bắt đầu dự án, nên việc quản lý rủi ro cũng cần bắt đầu từ giai đoạn này. Thực tế, không dễ để lường trước tất cả mọi thứ có thể xảy ra trong vòng đời dự án, sẽ có những vấn đề phát sinh đột ngột.

Vì vậy, ngoài khả năng xác định, phân tích, kiểm soát rủi ro tốt, nhà quản lý cần xây dựng một quy trình chuẩn để kịp thời xử lý những vấn đề đó khi chúng xuất hiện.

2.6. Kỹ năng đàm phán

Tất cả các khâu từ khâu lập kế hoạch, mua sắm, thiết kế, thi công,… sẽ đều diễn ra quá trình thương lượng, đàm phán, với rất nhiều bên liên quan như nhà cung cấp, nhà thầu, khách hàng,… Nhà quản lý có khả năng ứng xử khéo léo, đàm phán tốt sẽ đem về nhiều lợi ích cho dự án cũng như cho đội nhóm của mình 

Khi cùng tham gia dự án, các thành viên trong nhóm cũng khó tránh khỏi những xung đột phát sinh, nhà quản lý có kỹ năng đàm phán tốt sẽ nhanh chóng tìm ra sự đồng thuận, giải quyết kịp thời những tranh chấp này, tránh gây ảnh hưởng đến tiến trình của dự án.

2.7. Hiểu biết công nghệ

Thời đại số 4.0, nếu không áp  dụng công nghệ vào công việc dù là của nhân viên hay nhà quản lý, sẽ là một sự “tụt hậu” lớn. Phần mềm hay các công cụ quản lý dự án là những sản phẩm công nghệ mà các nhà quản lý cần thực sự am hiểu và có kiến thức sử dụng.

Công nghệ không ngừng thay đổi và phát triển, nắm bắt được xu hướng, tính năng, ưu nhược điểm của từng sản phẩm công nghệ  chính là nắm bắt được chìa khóa đưa đến sự thành công cho dự án. Các công cụ này giúp nhà quản lý tối ưu hóa quy trình toàn diện. Mọi hoạt động từ lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ đến theo dõi tiến độ đều được cập nhật tự động theo thời gian thực.

Nhìn chung, trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, việc sử dụng phần mềm không chỉ giúp quản lý tốt hơn mà còn tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

2.8. Kỹ năng quản lý tài chính

Chi phí luôn là một vấn đề phức tạp trong các dự án xây dựng, đòi hỏi các nhà quản lý cần sở hữu kỹ năng tài chính tinh tế nhằm đảm bảo dòng tiền của dự án được duy trì ổn định.

Kỹ năng quản lý tài chính bao hàm việc lập kế hoạch ngân sách, dự báo dòng tiền và giám sát các khoản chi tiêu liên quan đến dự án xây dựng. Bên cạnh đó, kỹ năng này còn hỗ trợ nhà quản lý tìm kiếm thêm các nguồn tài trợ cho dự án. Tóm lại, việc quản lý tài chính hiệu quả giúp nhà quản lý sử dụng tối ưu các nguồn lực của dự án.

2.9. Kỹ năng tổ chức công việc

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng mà các nhà quản lý dự án xây dựng cần trang bị. Kỹ năng tổ chức công việc bao gồm việc lập kế hoạch dự án và phân bổ nguồn lực hợp lý, giúp hệ thống hoạt động chặt chẽ, có kỷ luật và đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban, đơn vị.

Người quản lý cần xác định rõ công việc nào cần ưu tiên và những hạng mục nào cần tập trung nguồn lực để triển khai. Đồng thời, kỹ năng này đòi hỏi tư duy khoa học và nhạy bén để giao đúng nhiệm vụ cho đúng người, đơn giản hóa và tối ưu hóa các quy trình phức tạp, từ đó cải thiện hiệu quả và nâng cao chất lượng công việc.

2.10. Kỹ năng thích ứng linh hoạt

3. Bí quyết để nâng cao kỹ năng quản lý dự án

Trong quản lý dự án, kỹ năng không phải tự nhiên mà có; chúng là kết quả của quá trình học hỏi và thực hành. Đừng lo, không phải ai cũng khởi đầu là bậc thầy quản lý dự án! Sau đây là các bước giúp bạn rèn luyện kỹ năng một cách bài bản và thú vị.

3.1. Tự học và tìm hiểu kiến thức qua các nguồn tài liệu uy tín

Kiến thức là nền tảng của mọi kỹ năng. Không ai quản lý dự án thành công chỉ bằng… may mắn cả! Để bắt đầu, hãy tìm đến những cuốn sách, bài viết, và khóa học trực tuyến về quản lý dự án.

Một số tài liệu “kinh điển” như PMBOK Guide hay Agile Project Management không chỉ giúp bạn hiểu mà còn thay đổi cách tư duy khi tiếp cận một dự án.

3.2. Sử dụng công cụ MISA AMIS Công việc hỗ trợ

Các kỹ năng quản lý dự án kể trên đều có thể được cải thiện hiệu quả nhờ MISA AMIS Công Việc – phần mềm quản lý dự án phổ biến nhất Việt Nam.

Quản lý thời gian hiệu quả với Gantt Chart, Calendar, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc theo ma trận Eisenhower,…

Giao tiếp, cộng tác mọi lúc mọi nơi nhờ tính năng bình luận, tag tên người liên quan, trao đổi về công việc dễ dàng trên giao diện đồng nhất.

Giải quyết vấn đề & ra quyết định không còn khó khăn bởi phần mềm quản lý dự án này cho phép nhà quản lý: nắm bắt kịp thời tiến độ công việc, dự án giúp điều chỉnh và phân bổ nguồn lực hợp lý; nhận báo cáo phân tích hiệu suất của nhân viên thường xuyên làm cơ sở đánh giá. 

Dùng ngay miễn phí

Và rất nhiều tính năng nổi trội được hơn 170.000 khách hàng doanh nghiệp đánh giá cao.

3.3. Xây dựng trải nghiệm thực tế qua các dự án nhỏ

Học lý thuyết là một chuyện, nhưng ứng dụng vào thực tế mới là thử thách. Hãy bắt đầu với những dự án nhỏ trong công ty hoặc thậm chí là các dự án cá nhân. Đừng lo lắng nếu bạn mắc lỗi – vì chính những va vấp đó sẽ giúp bạn trưởng thành.

Quản lý một nhóm bạn bè tổ chức tiệc, hay dẫn dắt một chiến dịch marketing nhỏ cũng là những bài tập “thực chiến” giúp rèn luyện kỹ năng đấy!

3.4. Học hỏi từ kinh nghiệm của các chuyên gia, huấn luyện viên quản lý dự án

Một trong những cách hiệu quả nhất để nâng cao kỹ năng là học hỏi từ người đi trước. Tìm đến các chuyên gia, tham gia hội thảo và đọc các bài chia sẻ từ những quản lý dự án thành công. Những bài học từ thực tế và kinh nghiệm của họ sẽ giúp bạn tránh được các “bẫy” mà người mới thường gặp.

3.5. Thấu hiểu đội ngũ nhân sự

Để triển khai dự án xây dựng hiệu quả, điều đầu tiên một nhà quản lý cần làm là thấu hiểu đội ngũ của mình. Con người là nguồn lực quan trọng nhất, quyết định đến phần lớn sự thành công của dự án. Nếu đội nhóm hoạt động rời rạc, thiếu gắn kết, thì ngay cả một nhà quản lý tài năng cũng khó có thể đảm bảo chất lượng của dự án.

Để đạt được điều này, nhà quản lý cần duy trì việc trao đổi và giao tiếp thường xuyên với nhân viên nhằm hiểu rõ vấn đề họ gặp phải và cùng tìm giải pháp phù hợp. Đồng thời, việc nhận diện điểm mạnh của từng cá nhân sẽ giúp tận dụng tối đa năng lực của họ, đảm bảo phân công công việc đúng người, đúng việc.

3.6. Sẵn sàng tiếp nhận phản hồi

Ngoài sự kiên định và quyết đoán, một nhà quản lý giỏi cần biết lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ người khác. Trong vai trò quản lý, điều quan trọng là phải cởi mở đón nhận phản hồi từ khách hàng, đồng nghiệp hoặc cấp dưới. Việc tiếp thu các góp ý, kể cả những lời phê bình mang tính xây dựng, sẽ giúp nhận ra điểm yếu và hạn chế để cải thiện và bổ sung các kỹ năng cần thiết cho công việc.

Hơn nữa, thay vì chỉ chờ phản hồi, nhà quản lý có thể chủ động tham khảo ý kiến từ đồng nghiệp hoặc khách hàng. Điều này thể hiện thái độ cầu tiến và sẵn sàng thay đổi để hoàn thiện hơn trong vai trò quản lý dự án.

3.7. Tránh quản lý vi mô

Trong lĩnh vực xây dựng, nơi các dự án thường có quy mô lớn và phức tạp, việc quản lý vi mô là sự lãng phí thời gian và nguồn lực. Một nhà quản lý dự án xuất sắc cần tin tưởng vào năng lực của đồng đội và các thành viên trong nhóm, giao nhiệm vụ rõ ràng và giải thích cụ thể các yêu cầu công việc.

Nhờ vậy, họ có thể tránh bị sa lầy vào những chi tiết vụn vặt mà tập trung vào các hạng mục quan trọng của dự án, đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.

4. Những lưu ý khi áp dụng kỹ năng quản lý dự án vào thực tế

Trong thế giới lý tưởng, mọi kế hoạch sẽ diễn ra suôn sẻ như dòng sông êm đềm. Nhưng trong thực tế, quản lý dự án là một hành trình đầy thử thách và đòi hỏi sự linh hoạt, nhẫn nại.

Để không bị “đuối nước” giữa dòng, dưới đây là những lưu ý thiết thực giúp bạn áp dụng kỹ năng quản lý dự án một cách hiệu quả hơn.

• Tư duy linh hoạt trong việc điều chỉnh kế hoạch: Kế hoạch dự án giống như bản đồ đi du lịch: bạn vạch sẵn đường đi, nhưng thực tế sẽ không thiếu những “lạc đường.” Nếu cứ cứng nhắc bám vào lộ trình ban đầu, bạn có thể mất hết cả nhóm! Vậy nên, hãy luôn chuẩn bị sẵn phương án dự phòng và nhớ câu thần chú: “Chuyện gì cũng có thể xảy ra!”

• Kiên nhẫn và quyết tâm khi gặp phải khó khăn: Hãy coi những khó khăn là bài kiểm tra tinh thần thép. Đừng ngạc nhiên nếu bạn thấy mình đã từng suy nghĩ từ “thôi bỏ đi” đến “mình có thể làm được” chỉ trong vài phút! Hãy nhớ, chỉ những người kiên trì mới có thể vượt qua và hoàn thành dự án với kết quả tốt.
• Cân bằng giữa công việc và cuộc sống để tránh kiệt sức: Quản lý dự án dễ khiến bạn rơi vào trạng thái kiệt sức nếu không biết phân bổ thời gian hợp lý. Khi deadline rình rập, khối lượng công việc tăng lên, nhiều nhà quản lý thường dành toàn bộ thời gian cho công việc và quên đi việc chăm sóc bản thân. Điều này sẽ không chỉ ảnh hưởng đến sức khỏe mà còn làm giảm hiệu quả công việc về lâu dài.
• Đừng ngại giao tiếp – Hãy nói rõ mong muốn và lắng nghe: Trong dự án, bạn phải trở thành “người kể chuyện” chuyên nghiệp. Đừng ngại nói ra những gì bạn cần, dù đôi khi phải lặp lại. Và đừng quên lắng nghe các thành viên – đôi khi họ sẽ cung cấp cho bạn những ý tưởng sáng tạo bất ngờ. Hãy nghĩ rằng mỗi buổi họp là một “vở diễn” mà bạn cần dẫn dắt, đồng thời hãy sẵn sàng cho mọi tình huống “bẻ lái” ngoài kịch bản!

5. Tổng kết

Áp dụng kỹ năng quản lý dự án vào thực tế là một quá trình “vừa học vừa làm,” đòi hỏi sự linh hoạt, quyết tâm, và đôi khi cả một chút hài hước để vượt qua khó khăn. Hãy nhớ, mỗi thách thức trong dự án đều là cơ hội để bạn rèn luyện và hoàn thiện kỹ năng của mình.

Chúc các nhà quản lý dần sở hữu và thành thạo 7 kỹ năng được MISA AMIS đưa ra trong bài viết trên, giúp cho dự án của bạn gặp nhiều thuận lợi và dễ dàng đi tới thành công!