Công nợ là gì? Cách theo dõi và quản lý công nợ hiệu quả

Đối với người làm nghề kế toán, công nợ là một khái niệm quen thuộc. Công nợ theo góc nhìn của kế toán doanh nghiệp bao gồm cả nợ phải thu và nợ phải trả của doanh nghiệp. Trong bài viết sau đây, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết về công nợ từ khái niệm đến cách quản lý hiệu quả.

1. Công nợ là gì?

1.1. Khái niệm công nợ

Công nợ là một khái niệm chuyên ngành tương đối phức tạp. Hiểu theo một cách đơn giản thì công nợ là tập hợp các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả của một doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể.

Tức là là khi doanh nghiệp tiến hành mua sản phẩm, hàng hoá, một dịch vụ nào đó, hoặc phát sinh thanh toán tiền trong kỳ với một cá nhân, tổ chức khác nhưng chưa thể trả tiền hoặc bán sản phẩm cho một cá nhân, tổ chức khác nhưng chưa thu được tiền ngay lập tức thì được gọi là công nợ.

Một số khái niệm liên quan đến công nợ trong tiếng anh như sau:

• Accounts receivable (AR): Công nợ phải thu – Tiền mà doanh nghiệp đang chờ khách hàng thanh toán cho hàng hoá hoặc dịch vụ đã cung cấp.
• Accounts payable (AP): Công nợ phải trả – Tiền mà doanh nghiệp nợ các nhà cung cấp, nhân viên hoặc các bên khác.
• Debt: Nợ nói chung, bao gồm nhiều loại nợ khác nhau, bao gồm cả nợ phải thu và nợ phải trả.

• Payment terms: Điều khoản thanh toán (thỏa thuận về cách thức và thời gian thanh toán).

• Due date: Ngày đến hạn thanh toán.

• Past due: Quá hạn (chưa thanh toán đúng hạn).

• Aging report: Báo cáo tuổi đời công nợ (phân tích công nợ dựa trên thời gian quá hạn).

• Write-off: Xoá nợ (việc hủy bỏ một khoản nợ không thể thu hồi).

• Bad debt: Nợ xấu (nợ không thể thu hồi).

• Debt collection: Thu hồi nợ.

1.2 Ý nghĩa của công nợ trong doanh nghiệp

Công nợ là một chỉ báo then chốt phản ánh sức khỏe tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Phân tích công nợ cho phép đánh giá khả năng thu hồi nợ của doanh nghiệp, từ đó dự báo dòng tiền, đánh giá chất lượng khách hàng và nhà cung cấp. Phân tích công nợ cho phép doanh nghiệp nhìn thấy bức tranh toàn cảnh về quản lý vốn lưu động, hiệu quả thu hồi nợ, và khả năng đáp ứng các nghĩa vụ tài chính.

Thời gian thu hồi công nợ trung bình, tỷ lệ nợ xấu, và phân bổ công nợ theo từng phân khúc khách hàng hoặc thị trường, đều là những chỉ số then chốt trong việc đánh giá hiệu quả của chiến lược kinh doanh và quản lý rủi ro. Một chu kỳ thu hồi công nợ dài kéo theo việc bị “bị kẹt” vốn, làm giảm khả năng đầu tư vào các cơ hội mới, hạn chế tăng trưởng và làm tăng rủi ro thanh khoản.

Ngược lại, quản lý công nợ hiệu quả, thông qua việc tối ưu hóa điều khoản thanh toán, lựa chọn khách hàng chiến lược, và áp dụng công nghệ quản lý nợ tiên tiến, sẽ giải phóng nguồn lực tài chính, thúc đẩy khả năng cạnh tranh và gia tăng lợi nhuận. Do đó, việc theo dõi và phân tích công nợ một cách chặt chẽ không chỉ là trách nhiệm của bộ phận kế toán mà còn là một công cụ quản lý chiến lược quan trọng giúp chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và hiệu quả.

1.3. Lý do phát sinh công nợ

Công nợ được chia thành 2 dạng như sau với lý do phát sinh riêng từng loại (sẽ được nói rõ trong mục 2):

• Công nợ phải thu: là số tiền doanh nghiệp chưa nhận được từ khách hàng sau khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ;
• Công nợ phải trả: số tiền doanh nghiệp chưa thanh toán cho nhà cung cấp hoặc các bên khác liên quan đến hoạt động kinh doanh.

2. Các loại công nợ hiện nay

2.1. Công nợ phải thu là gì?

Nợ phải thu xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ,… mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai.

Công nợ phải thu bao gồm những khoản như: Tiền bán hàng hoá, sản phẩm, doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng vẫn chưa thu được toàn bộ số tiền, những khoản đầu tư tài chính.

Ngoài những công nợ chính cần kiểm soát để đảm bảo dòng tiền của công ty thì kế toán còn theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như: các khoản thu hộ nội bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường hay trừ lương nhân viên do làm mất mát hư hỏng hàng hóa…

Xem thêm: Kiến thức, quy trình kế toán công nợ phải thu trong doanh

2.2. Công nợ phải trả là gì?

Công nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ những giao dịch, sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm thanh toán cho chủ nợ bằng các nguồn lực của mình (theo VAS01)

Công nợ phải trả sẽ bao gồm những khoản phải trả cho nhà cung cấp các công cụ, dụng cụ, vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hoá… mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Các khoản công nợ phải trả khác như phải trả nội bộ, phải trả công nhân viên (tiền lương, trợ cấp), phải trả phải nộp cho nhà nước….

Xem chi tiết tại bài viết: Nợ phải trả bao gồm những khoản nào?

3. Quy trình xử lý công nợ

Không có quy định cụ thể với quy trình xử lý công nợ mà căn cứ vào điều kiện và đặc thù của từng doanh nghiệp thì kế toán công nợ của doanh nghiệp sẽ thiết lập quy trình xử lý công nợ phù hợp. Quy trình xử lý công nợ có thể bao gồm các bước như:

Bước 1: Cập nhật thông tin và phân nhóm khách hàng (đối với nợ phải thù) & phân nhóm nhà cung cấp (đối với nợ phải trả).

Bước 2: Ghi nhận phát sinh, kiểm soát và thông báo công nợ định kỳ.

Bước 3: Thu hồi công nợ.

Bước 4: Xử lý công nợ khó đòi hoặc không đòi được.

4. Phương pháp quản lý công nợ hiệu quả

4.1. Quản lý công nợ phải thu

Để tránh công nợ kéo dài, gây ra những hệ luỵ với các mức độ nghiêm trọng khác nhau cho doanh nghiệp thì nhiệm vụ của kế toán công nợ là phải đảm bảo theo dõi và đối soát tốt những trường hợp này để thu đúng hạn.

Kế toán công nợ cần theo dõi theo từng đối tượng cụ thể, riêng biệt và cần phân loại nhóm đối tượng nhằm kiểm soát công nợ hiệu quả (đối tượng nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên…)

• Doanh nghiệp cần hạch toán chi tiết từng đối tượng, từng nghiệp vụ phát sinh để có thể theo dõi hạn thanh toán và nhắc khách hàng thanh toán đúng hạn.
• Hệ thống chứng từ cần được tập hợp đầy đủ, lưu trữ cẩn thận để đảm bảo khả năng đối chiếu và theo dõi công nợ một cách chính xác nhất, từ đó đưa ra kế hoạch thu hồi công nợ đúng thời điểm.
• Đối với các khoản nợ khó đòi, nợ quá hạn, chủ kinh doanh cần nắm được kịp thời để có thể đưa ra hướng giải quyết sớm, đảm bảo tuyệt đối quyền lợi và giảm thiểu tối đa nguy cơ thất thoát cho cửa hàng, doanh nghiệp.
• Cần có bảng phân loại khách hàng, đánh giá và đặt ra chính sách công nợ theo từng đối tượng khách hàng, có thể gộp chung thành các nhóm.

4.2. Quản lý công nợ phải trả

Cũng giống như công nợ phải thu, doanh nghiệp cần theo dõi công nợ phải trả theo từng đối tượng,  liên tục cập nhật công nợ phải trả, đồng thời phải đối chiếu với sổ sách trùng khớp để hoàn thành việc chi trả cho đối tác.

Tất cả các công nợ được kế toán cập nhật kịp thời khi có phát sinh; định kỳ (cuối tháng, quý, năm), doanh nghiệp nên tổng hợp số liệu và đối chiếu công nợ với các đối tác để đảm bảo sự chính xác.

Đối với các khoản phải trả của nhà nước, người lao động, chủ kinh doanh cần thực hiện chi đúng thời hạn và theo đúng Luật Lao Động.

Đặc biệt, đối với các khoản nợ phải trả chưa có hóa đơn, chủ kinh doanh và kế toán cần theo dõi riêng và cập nhật ngay khi hóa đơn về để đảm bảo quá trình hạch toán và làm báo cáo kinh doanh không xảy ra bất kỳ sai sót nào.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên lưu ý những điều sau:

• Nên xây dựng một kế hoạch bán hàng hợp lý ngay từ đầu phù hợp với từng nhóm khách hàng và nhà cung cấp. Liên tục cập nhật tình hình, điều chỉnh, bổ sung phù hợp với tình hình thực tế.
• Trong trường hợp chậm thanh toán, cần có những quy định rõ ràng về hạn mức công nợ, thời hạn thanh toán, các mức phạt khi chậm trễ hoặc khi khách hàng không có ý định thanh toán.

Kinh nghiệm theo dõi công nợ phát sinh:

Doanh nghiệp nên lập sổ chi tiết công nợ theo từng đối tác để dễ dàng tổng hợp được số công nợ phải thu/phải trả với từng bên. Đồng thời, lập bảng tổng hợp công nợ để theo dõi số dư công nợ với tất cả các đối tác.

Tải ngay: Mẫu sổ chi tiết công nợ mới nhất

Theo dõi công nợ trên Excel là giải pháp đơn giản và tiết kiệm chi phí với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và siêu nhỏ.

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì việc quản lý và theo dõi công nợ bằng excel còn tồn tại nhiều mặt hạn chế như:

• Khó theo dõi trong trường hợp số lượng khách hàng, nhà cung cấp lớn cần quản lý, dễ sai sót.
• Các dữ liệu được lưu thành các file riêng lẻ, độc lập do đó việc tổng hợp báo cáo thường mất nhiều thời gian và công sức của kế toán.
• Doanh nghiệp khó theo dõi được số liệu tổng hợp cuối kỳ, khó tính toán được tình hình công nợ sắp đến hạn để cân đối dòng tiền.

Hiên nay, các doanh nghiệp đã chuyển dần sang sử dụng phần mềm kế toán với nhiều tiện ích hơn. Chẳng hạn, phần mềm kế toán online MISA AMIS đã có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả:

• Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường
• Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ: Nợ chưa đến hạn, Nợ quá hạn (1-30 ngày, 30- 60 ngày, …, nợ quá hạn khó đòi) giúp DN có kế hoạch thu hồi nợ hoặc chuẩn bị dòng tiền cho các khoản thanh toán sắp đến hạn.
• Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết được tình trạng nợ của từng khách hàng, chi tiết từng chứng từ công nợ của khách hàng đó
• Tự động đối trừ công nợ, bù trừ công nợ giữa khách hàng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp
• Nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng.

Trải nghiệm miễn phí

5. Một số câu hỏi về công nợ

Công nợ có phải là nợ công không?

Công nợ và nợ công là hai khái niệm khác nhau. Nợ công là khoản nợ của chính phủ đối với các chủ nợ trong và ngoài nước, thường được huy động thông qua việc phát hành trái phiếu chính phủ. Công nợ đối với doanh nghiệp bao gồm các khoản nợ phát sinh từ hoạt động kinh doanh, giao dịch thương mại giữa các cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức.

Công nợ âm là gì?

Công nợ âm có thể được hiểu là tình trạng khoản phải thu (accounts receivable) cao hơn khoản phải trả (accounts payable) trong một thời điểm cụ thể. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp đang có nhiều tiền hơn từ khách hàng chưa thu về so với số tiền doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp. Tuy nhiên, thuật ngữ này không phổ biến rộng rãi và không phải là thuật ngữ kế toán chuẩn. Thông thường, người ta sẽ sử dụng các chỉ số như “số dư tiền mặt”, “vòng quay khoản phải thu” để mô tả tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác hơn. Việc hiểu “công nợ âm” phụ thuộc vào ngữ cảnh và cách hiểu của từng người, tốt nhất nên dùng các thuật ngữ kế toán chuẩn để tránh nhầm lẫn.

Tạm kết

Trên đây là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần hiểu rõ về công nợ là gì cũng như những định nghĩa công nợ quan trọng khi quản lý công nợ. MISA hy vọng rằng những chia sẻ trên sẽ có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động quản lý công nợ. Từ đó thu hồi công nợ và thanh toán đúng hạn, đảm bảo khả năng vận hành cho cửa hàng.

Tuy nhiên, ngoài cách thực hiện thủ công tất cả các thao tác trên file Excel, thì hiện nay có nhiều phần mềm công nghệ quản lý công nợ chuyên dành cho doanh nghiệp, sẽ giúp đơn giản hóa những thao tác này, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp dễ dàng thực hiện, quan sát, kiểm tra để đưa ra những kế hoạch, kiểm soát chi phí công tác theo từng phòng ban… Nhờ vào đó để phương án giải quyết nhanh dựa vào tình hình thực tế và cân đối sao cho phù hợp.