Phần mềm quản lý bán buôn thực phẩm hiệu quả cho doanh nghiệp

“Thời gian là tiền bạc“ – châm ngôn này càng trở nên đúng đắn đối với ngành bán buôn thực phẩm, khi hàng hóa có thể hết hạn nhanh chóng nếu không được lưu thông kịp thời. Sự chậm trễ trong quản lý kho hay những thiếu sót khi theo dõi công nợ có thể gây ra thiệt hại tài chính đáng kể cho nhà bán buôn.

Trong bài viết này hãy cùng MISA AMIS khám phá cách phần mềm bán buôn thực phẩm chuyên nghiệp có thể cải biến hoạt động vận hành của doanh nghiệp một cách hiệu quả như thế nào.

1. Đặc thù của ngành bán buôn thực phẩm

Thực phẩm là mặt hàng thiết yếu nhưng có vòng đời ngắn và dễ bị hư hỏng. Nếu không quản lý tốt, hàng hóa có thể hết hạn, hỏng hóc gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số đặc thù nổi bật của hoạt động bán buôn trong ngành thực phẩm:

• Hạn sử dụng ngắn, dễ hao hụt: 

Thực phẩm tươi sống và đồ ăn thức uống đều có thời hạn sử dụng nhất định, thậm chí rất ngắn. Do vậy, nhà bán buôn phải xoay vòng hàng nhanh để tránh tình trạng hàng hết hạn, hư hỏng hoặc thất thoát do điều kiện bảo quản không đảm bảo. Việc quản lý lô hàng theo hạn dùng và kiểm soát tồn kho chặt chẽ là yêu cầu sống còn nhằm giảm thiểu hao hụt.

• Tồn kho biến động mạnh, nhu cầu theo mùa: 

Nhu cầu tiêu thụ thực phẩm có thể biến động cao theo mùa vụ, lễ Tết hoặc xu hướng tiêu dùng. Những chương trình khuyến mãi hoặc thay đổi trong thói quen ăn uống (ví dụ xu hướng thực phẩm hữu cơ) đều có thể khiến lượng đặt hàng tăng giảm thất thường. Do đó, tồn kho trong kho buôn thực phẩm thường xuyên biến động, đòi hỏi nhà quản lý phải cập nhật thông tin real-time để nhập hàng và bán hàng kịp thời.

• Đa dạng đơn vị tính và quy cách đóng gói: 

Mặt hàng thực phẩm được giao dịch với nhiều đơn vị tính khác nhau (kg, thùng, két, hộp, v.v.). Ví dụ, cùng một sản phẩm đường có thể bán theo bao 50kg, theo thùng 10 gói, hoặc lẻ theo kg. Điều này đòi hỏi phương thức quản lý linh hoạt, hỗ trợ quy đổi đơn vị để kiểm soát chính xác số lượng tồn kho trong mọi quy cách đóng gói.

• Gắn liền với công nợ và khách hàng thân thiết: 

Bán buôn thường phục vụ các khách hàng cố định (các cửa hàng, đại lý bán lẻ). Quan hệ mua bán dựa nhiều vào uy tín và ưu đãi công nợ – các nhà bán lẻ thường được mua chịu và thanh toán sau để duy trì dòng tiền. Việc cho phép khách hàng mua trả chậm chính là “đặc quyền” giúp nhà bán buôn giữ chân khách hàng lâu dài. Do đó, quản lý công nợ chi tiết theo từng khách hàng và chính sách giá cho khách hàng thân thiết là đặc thù không thể thiếu.

>>Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý công nợ khách hàng phổ biến nhất

Những đặc điểm trên tạo nên thách thức không nhỏ cho doanh nghiệp bán buôn thực phẩm. Để tồn tại và phát triển, nhà bán buôn cần có công cụ hỗ trợ phù hợp, giúp kiểm soát tốt hàng hóa nhanh hỏng, giao dịch lớn nhỏ liên tục và quan hệ khách hàng dài lâu.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý hàng cận date, thất thoát kho hay công nợ chồng chéo, đây là lúc nên cân nhắc triển khai một phần mềm quản lý bán buôn thực phẩm chuyên dụng. Giải pháp đúng sẽ giúp tối ưu tồn kho, cảnh báo hàng sắp hết hạn và tự động nhắc nhở thu hồi công nợ, giảm tải đáng kể cho nhà quản lý.

Dùng thử và nhận tư vấn miễn phí

2. Các tính năng cần thiết của một phần mềm bán buôn thực phẩm

2.1. Quản lý tồn kho, hợp đồng, đơn hàng, giao hàng

Phần mềm giúp nhân viên dễ dàng chủ động trong hoạt động bán hàng, quản lý tồn kho hàng hóa theo số lô và hạn sử dụng một cách chính xác. Doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiết tồn kho, tránh tình trạng hàng hết hạn hoặc thất thoát. Đồng thời, phần mềm hỗ trợ quản lý hợp đồng, đơn hàng với khả năng giao hàng nhiều lần và thanh toán nhiều lần, giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng linh hoạt và dễ dàng theo dõi tiến độ giao hàng và thu hồi công nợ.

2.2. Quản lý bán buôn và công nợ khách hàng

Hỗ trợ nghiệp vụ bán sỉ với số lượng lớn, lập đơn hàng cho khách buôn theo giá sỉ và quản lý công nợ chi tiết. Mỗi khách hàng đều có một hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán được thiết lập trên phần mềm. Toàn bộ lịch sử mua chịu, số dư công nợ của khách hàng đều được cập nhật, giúp nhà quản lý nắm rõ ai đang nợ bao nhiêu, đến hạn thanh toán khi nào. Phần mềm cũng tự động ghi nhận việc bán hàng ghi nợ cho khách quen và lưu trữ chứng từ, hóa đơn liên quan an toàn để đối chiếu sau này.

Khám phá ngay MISA AMIS CRM để quản lý công nợ khách hàng một cách chính xác và tối ưu hóa hoạt động bán buôn của doanh nghiệp!

Nhận báo giá AMIS CRM #1 Việt Nam

2.3. Báo cáo kinh doanh và tồn kho theo thời gian thực

Phần mềm cần cung cấp các báo cáo về tồn kho, doanh số, công nợ một cách tức thời, giúp nhà quản trị ra quyết định nhanh. Mọi biến động nhập – xuất kho đều được hệ thống cập nhật real-time. Ví dụ, với báo cáo kho trực tuyến, quản lý có thể biết chính xác lượng tồn từng mặt hàng ở thời điểm hiện tại chỉ bằng vài cú click. Tương tự, báo cáo doanh thu, lợi nhuận cũng được hiển thị trực quan, giúp theo dõi hiệu quả kinh doanh sát sao mà không phải đợi tổng kết cuối kỳ.

>> Xem thêm: Mẫu báo cáo tồn kho và hướng dẫn cách làm báo cáo chính xác

2.5. Quản lý chính sách, doanh thu theo đại lý/NPP/cửa hàng

Phần mềm bán buôn thực phẩm giúp quản lý chính sách và doanh thu theo đại lý, nhà phân phối (NPP) hoặc cửa hàng một cách dễ dàng và chính xác. Nó cho phép theo dõi doanh thu bán hàng từ các đối tác, quản lý chính sách giá và chiết khấu linh hoạt, và áp dụng chương trình khuyến mãi tùy theo từng nhóm khách hàng. Phần mềm giúp doanh nghiệp nắm bắt nhanh doanh số, tăng cường chăm sóc khách hàng, và tối ưu hóa lợi nhuận thông qua việc quản lý chính sách và chương trình giảm giá hiệu quả.

Để tối ưu hóa việc quản lý doanh thu và chính sách bán hàng sử dụng MISA AMIS CRM giúp doanh nghiệp tối ưu hóa doanh thu và tăng hiệu quả!

2.6. Quản lý nhân viên kinh doanh đi tuyến, đi thị trường

Phần mềm giúp tối ưu lịch trình và giám sát dễ dàng các nhân viên kinh doanh khi đi tuyến hoặc đi thị trường. Doanh nghiệp có thể lên lịch trình di chuyển cho nhân viên, đồng thời theo dõi và quản lý lịch sử ghé thăm từng khách hàng một cách chi tiết. Với tính năng định vị nhân viên qua bản đồ trực tuyến, nhà quản lý có thể dễ dàng giám sát vị trí của nhân viên và đảm bảo hiệu quả công việc. Phần mềm cũng cung cấp báo cáo hiệu quả đi tuyến, giúp đánh giá năng suất và tối ưu hóa chiến lược bán hàng từ thị trường.

2.7. Hệ thống báo cáo kinh doanh đa chiều, linh hoạt

Hệ thống báo cáo kinh doanh cung cấp khả năng theo dõi tình hình kinh doanh và dự báo doanh số để hỗ trợ ra quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời. Hệ thống cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của người quản lý, bao gồm các báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, và hiệu quả các chương trình khuyến mãi. Ngoài ra, hệ thống cũng giúp theo dõi doanh số bán hàng, cung cấp cái nhìn rõ ràng về hiệu quả kinh doanh và thành tích của từng nhân viên, từ đó giúp đánh giá, khen thưởng những cá nhân có thành tích tốt, góp phần nâng cao động lực và hiệu suất làm việc.

3. Tiêu chí đánh giá phần mềm bán buôn thực phẩm hiệu quả

• Phù hợp với đặc thù ngành thực phẩm 

Phần mềm phải đáp ứng được các nghiệp vụ đặc thù đã nêu (quản lý hạn sử dụng, lô hàng, nhiều đơn vị tính, công nợ…). Nên ưu tiên những giải pháp thiết kế riêng cho lĩnh vực phân phối thực phẩm, hoặc có các tính năng tùy chỉnh theo ngành. Cách tốt nhất là doanh nghiệp nên dùng thử trước để đánh giá mức độ phù hợp và tiện ích của sản phẩm.

• Dễ sử dụng, triển khai nhanh

Giao diện phần mềm cần thân thiện, trực quan để kể cả nhân viên kho hay kế toán đều dễ dàng làm quen. Các tính năng được sắp xếp hợp lý theo quy trình nghiệp vụ, ngôn ngữ tiếng Việt rõ ràng. Một phần mềm khó dùng sẽ gây cản trở lớn trong giai đoạn triển khai. Doanh nghiệp bán buôn thực phẩm thường không có đội ngũ IT hùng hậu, vì vậy giải pháp cài đặt nhanh, hỗ trợ tận tình sẽ là lợi thế.

• Quản lý chính xác tồn kho và hạn sử dụng

Tiêu chí này rất quan trọng nhằm tránh thiệt hại do hàng hết hạn hay thất thoát không rõ nguyên nhân. Phần mềm cần có độ tin cậy cao trong việc theo dõi tồn kho – mọi giao dịch nhập xuất phải cập nhật đúng, báo cáo kho khớp với thực tế. Đặc biệt, tính năng cảnh báo hạn dùng, quản lý theo lô giúp nhà bán buôn xử lý kịp thời hàng cận date. Một hệ thống quản lý tốt sẽ đảm bảo doanh nghiệp không bỏ sót lô hàng nào đến hạn mà chưa được bán ra.

• Hỗ trợ tốt công nợ và báo cáo tài chính 

Do đặc thù bán buôn thường có công nợ, phần mềm phải cho phép theo dõi chi tiết công nợ từng khách hàng, nhà cung cấp. Các báo cáo phải thu, phải trả, tuổi nợ cần được cung cấp để chủ động thu hồi công nợ. Đồng thời, phần mềm nên tích hợp với kế toán (hoặc có module kế toán) để tự động hạch toán doanh thu, công nợ, lãi lỗ. Báo cáo tài chính chính xác và kịp thời sẽ giúp lãnh đạo đánh giá hiệu quả kinh doanh và dòng tiền dễ dàng hơn.

• Liên thông & kế thừa dữ liệu kế toán – kinh doanh

Doanh nghiệp hiện nay không chỉ cần một công cụ quản lý kho hay bán hàng đơn lẻ – mà cần một hệ thống tích hợp xuyên suốt mọi nguồn dữ liệu và quy trình. MISA AMIS chính là một phần mềm tích hợp đa nền tảng, mang lại giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp bán buôn thực phẩm. Không chỉ giúp quản lý tồn kho, bán hàng và công nợ một cách chính xác, MISA AMIS còn cung cấp hệ thống quản lý chặt chẽ xuyên suốt toàn bộ chuỗi cung ứng, từ việc nhập hàng, xuất kho, cho đến việc thu hồi công nợ và báo cáo tài chính.

• Quản lý đa kênh bán hàng và kho hàng: Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý kho từ xa, kết nối với hệ thống bán hàng, giúp tự động đồng bộ dữ liệu về sản phẩm, đơn hàng, và tình trạng tồn kho từ các kênh bán hàng online và offline vào một nền tảng duy nhất.

• Theo dõi hạn sử dụng và công nợ khách hàng: MISA AMIS giúp doanh nghiệp  theo dõi và cảnh báo hàng cận date, quản lý công nợ chi tiết từng khách hàng, từ đó tự động nhắc nhở thu hồi nợ để tránh rủi ro tài chính.

• Tích hợp kế toán và báo cáo tài chính: Doanh nghiệp dễ dàng tích hợp với hệ thống kế toán giúp tự động hạch toán doanh thu, công nợ, và báo cáo lãi lỗ theo thời gian thực, mang lại cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời.

• Tính năng mở rộng và hỗ trợ phát triển: MISA AMIS không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn dễ dàng mở rộng để phục vụ khi doanh nghiệp tăng trưởng, từ việc thêm người dùng, mở thêm chi nhánh đến kết nối với các ứng dụng bên ngoài qua API.

4. Cách áp dụng phần mềm để đạt hiệu quả cao trong quản lý bán buôn thực phẩm

Bước 1: Quản lý tồn kho chính xác

Để kiểm soát tốt hàng hóa, doanh nghiệp cần nhập thông tin đầy đủ cho mỗi sản phẩm, bao gồm mã hàng, hạn sử dụng và số lượng. Phần mềm sẽ tự động cảnh báo khi hàng sắp hết hạn, giúp ưu tiên xuất kho những sản phẩm gần hết hạn. Việc theo dõi kho theo lô hàng sẽ giúp dễ dàng kiểm soát và giảm thiểu thiệt hại do hết hạn hay hư hỏng.

Bước 2: Tự động hóa bán hàng và công nợ

Phần mềm sẽ tự động tạo đơn hàng cho khách buôn và theo dõi công nợ chi tiết của từng khách hàng. Khi công nợ đến hạn, phần mềm sẽ nhắc nhở thanh toán để không bỏ sót bất kỳ khoản nợ nào. Các báo cáo công nợ sẽ được cung cấp theo thời gian thực, giúp quản lý nắm rõ tình hình tài chính và tránh mất tiền.

Bước 3: Quản lý đa đơn vị tính

Với tính năng đa đơn vị tính, phần mềm sẽ cho phép doanh nghiệp nhập và xuất kho theo các đơn vị khác nhau như kg, thùng, hộp, v.v. Phần mềm sẽ quy đổi tự động giữa các đơn vị tính này khi giao dịch, giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác trong việc quản lý tồn kho.

Bước 4: Dữ liệu và báo cáo thời gian thực

Phần mềm cung cấp các báo cáo tồn kho, doanh thu và công nợ theo thời gian thực. Mọi thay đổi trong kho và đơn hàng đều được cập nhật ngay lập tức, giúp quản lý có thể theo dõi tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định kịp thời mà không cần phải đợi báo cáo thủ công.

Bước 5: Tích hợp với các hệ thống khác

Phần mềm sẽ giúp tích hợp dữ liệu từ các bộ phận khác như kế toán, CRM và các kênh bán hàng online vào một hệ thống duy nhất. Điều này giúp đồng bộ hóa dữ liệu từ kho hàng, đơn hàng, công nợ và khách hàng, đồng thời kết nối với hệ thống vận chuyển để theo dõi đơn hàng và giao hàng chính xác.

Hãy đăng ký dùng thử MISA AMIS CRM ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp phần mềm tích hợp giúp bạn quản lý bán buôn thực phẩm hiệu quả!

5. Kết luận

Phần mềm quản lý bán buôn thực phẩm mang đến giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng, quản lý công nợ và theo dõi tồn kho một cách chính xác và hiệu quả. Với các tính năng mạnh mẽ như quản lý dữ liệu khách hàng, theo dõi lịch sử tương tác, chấm điểm khách hàng tiềm năng và báo cáo thời gian thực, phần mềm không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn giúp quản lý rủi ro tài chính và tăng cường mối quan hệ khách hàng.