3 CÁCH QUẢN LÝ KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU NGÀNH MAY HIỆU QUẢ

Quản lý kho nguyên phụ liệu ngành may hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định đến 80% khả năng tối ưu chi phí và đảm bảo sản xuất đúng tiến độ. Tuy nhiên, đây lại là “bài toán khó” của nhiều doanh nghiệp, thực tế cho thấy chỉ một sai lệch nhỏ trong số liệu tồn kho cũng có thể gây đình trệ sản xuất, phát sinh chi phí lãng phí và trực tiếp bào mòn lợi nhuận doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào để kiểm soát kho nguyên phụ liệu chính xác, chuẩn hóa định mức và tối ưu vận hành trong bối cảnh cạnh tranh năm 2026? Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ cung cấp góc nhìn tổng thể, từ quy trình quản lý kho chuẩn đến xu hướng công nghệ quản lý kho thông minh đang được doanh nghiệp may hiện đại áp dụng.

 

1. Quản lý kho nguyên phụ liệu ngành may là gì? 

1. Khái niệm

Trong sản xuất dệt may, kho nguyên phụ liệu là bộ phận lưu trữ và kiểm soát toàn bộ nguyên liệu đầu vào phục vụ sản xuất bao gồm vải, chỉ, khóa kéo, cúc, phụ kiện và vật liệu đóng gói. Đây không chỉ là nơi “chứa hàng” mà còn là trung tâm dữ liệu đối với sản xuất và kế hoạch cấp phát vật tư cho từng đơn hàng. Quản lý kho nguyên phụ liệu hiệu quả yêu cầu hệ thống hóa dữ liệu về từng mã hàng, định mức tiêu hao, lô/lot, và lịch sử xuất – nhập kho để đảm bảo mọi đơn vị vật tư luôn sẵn sàng đúng số lượng, chất lượng và thời điểm cần thiết cho sản xuất may. 

2. Vì sao quản lý kho nguyên phụ liệu lại là “bài toán đau đầu” của ngành may?

• Đặc thù kho có số lượng SKU cực lớn và đa dạng biến thể

Một nhà máy may thường quản lý hàng nghìn SKU nguyên phụ liệu khác nhau, mỗi SKU có thể có nhiều biến thể về: Màu sắc (ví dụ: 10–20 màu vải cùng loại), Quy cách (vải 1.2m vs 1.5m; chỉ 40/3 vs 60/2), Đơn vị tính khác nhau (mét, kg, cuộn, cái…) Việc theo dõi tồn kho theo từng biến thể và đơn vị đo chính xác là cực kỳ phức tạp và dễ dẫn đến sai lệch nếu không có hệ thống dữ liệu chuẩn và công cụ hỗ trợ. 

• Tồn kho và đơn vị tính phức tạp dẫn đến nhiều rủi ro sai số

Ngành may không chỉ xử lý vật tư theo số lượng nguyên đơn giản,  ví dụ vải được nhập theo cuộn nhưng xuất theo mét, chỉ được nhập theo kg nhưng xuất theo ống/cuộn  điều này khiến việc quy đổi đơn vị nếu thủ công hoặc theo dõi rời rạc dễ dẫn đến sai sót tồn kho (“tồn kho ảo”) và gây mất cân đối giữa số liệu sổ sách và thực tế. 

• Biến động theo mùa vụ, mẫu mã và nhu cầu thị trường

Ngành may là một trong những ngành chịu ảnh hưởng lớn bởi: Xu hướng thời trang thay đổi nhanh, đơn hàng theo mùa vụ cao điểm thời hạn giao hàng gắt gao từ các đối tác

Điều này khiến dự báo nhu cầu nguyên phụ liệu trở nên khó chính xác, làm tăng khả năng tồn kho dư thừa hoặc hết hàng đột ngột. Theo nghiên cứu trong ngành dệt may, biến động nhu cầu và sự không đồng nhất trong dự báo là nguyên nhân chính gây mất cân đối tồn kho, ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng sản xuất kịp thời. 

• Sai sót truy xuất nguồn gốc và lot tracking

Trong sản xuất may, việc truy xuất nguồn gốc nguyên phụ liệu theo lot/lô nhập là rất quan trọng để chuẩn hóa chất lượng đầu vào xử lý sản phẩm lỗi do nguyên phụ liệu và kiểm toán vật tư theo tiêu chuẩn Tuy nhiên, nếu không quản lý theo lô chặt chẽ, doanh nghiệp không thể truy xuất được lý do và nguồn gốc của lỗi, gây khó trong kiểm soát chất lượng và tăng rủi ro sản xuất. 

2. Những sai lầm phổ biến trong cách quản lý kho nguyên phụ liệu ngành may

• Không quản lý theo lô (Lot) dẫn đến không truy xuất được nguồn gốc lỗi.

Trong ngành may, nguyên phụ liệu như vải, chỉ, phụ kiện thường được nhập theo từng lô với sự khác biệt về màu nhuộm, độ co giãn hoặc chất lượng bề mặt. Nếu không theo dõi chi tiết theo lô, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi phát sinh lỗi sản xuất, không xác định được nguyên liệu lỗi đến từ lô nào hoặc nhà cung cấp nào. Điều này làm tăng thời gian xử lý sự cố, gây lãng phí nguyên phụ liệu và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kiểm soát chất lượng cũng như công tác kiểm toán nội bộ.

• Sai lệch đơn vị tính trong quá trình nhập – xuất kho là nguyên nhân trực tiếp tạo ra “tồn kho ảo”.

Đặc thù kho nguyên phụ liệu ngành may là sử dụng nhiều đơn vị đo lường khác nhau: vải thường nhập theo cuộn nhưng xuất theo mét, chỉ nhập theo kg nhưng xuất theo ống hoặc cuộn. Khi việc chuyển đổi đơn vị không được chuẩn hóa hoặc thực hiện thủ công, số liệu tồn kho dễ bị sai lệch so với thực tế. Theo NetSuite, độ chính xác tồn kho trung bình của nhiều doanh nghiệp chỉ đạt khoảng 83%, tức là gần 17% dữ liệu tồn kho không phản ánh đúng thực trạng, trong khi các doanh nghiệp vận hành hiệu quả thường đặt mục tiêu duy trì độ chính xác trên 95% để đảm bảo kế hoạch sản xuất và mua hàng không bị sai lệch.

• Không cập nhật dữ liệu kho theo thời gian thực làm gia tăng rủi ro thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa.

Nhiều doanh nghiệp may vẫn quản lý kho bằng sổ sách hoặc Excel rời rạc, khiến dữ liệu không được cập nhật ngay sau mỗi hoạt động nhập – xuất. Hệ quả là số liệu tồn kho trên hệ thống khác xa so với lượng nguyên phụ liệu thực tế trong kho, dẫn đến tình trạng thiếu nguyên liệu đột ngột khi đang sản xuất hoặc tồn kho dư thừa kéo dài. Các nghiên cứu về quản lý tồn kho chỉ ra rằng dữ liệu tồn kho không chính xác có thể khiến doanh nghiệp mất từ 5–10% tổng chi phí vận hành mỗi năm do lập kế hoạch sai, gia tăng chi phí lưu kho và chôn vốn lưu động.

MISA AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho theo thời gian thực, tối ưu kế hoạch nhập – xuất – sản xuất và giảm thiểu lãng phí nguyên phụ liệu ngay từ gốc. Nâng cao hiệu quả quản lý kho với AMIS kho hàng ngay hôm nay!

Dùng thử AMIS KHO HÀNG

3. Quy trình quản lý kho nguyên phụ liệu ngành may chuẩn 5 bước

3.1. Nhập kho và kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu (theo tiêu chuẩn ISO)

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quản lý kho nguyên phụ liệu là kiểm soát chặt chẽ ngay từ khâu nhập kho. Nguyên phụ liệu cần được kiểm tra đồng thời về:

• Số lượng thực tế so với chứng từ

• Quy cách, màu sắc, lô sản xuất

• Chất lượng bề mặt, độ đồng đều (đặc biệt với vải)

Theo các hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001, việc kiểm tra đầu vào (Incoming Quality Control – IQC) giúp doanh nghiệp ngăn chặn rủi ro lỗi sản xuất ngay từ đầu, giảm chi phí sửa lỗi và hoàn trả. Dữ liệu nhập kho cần được ghi nhận đầy đủ theo mã nguyên phụ liệu, lô (Lot) và đơn vị tính chuẩn để phục vụ các bước quản lý tiếp theo.

Tìm hiểu thêm:  Quy trình quản lý kho theo ISO chuẩn với sơ đồ trực quan cho doanh nghiệp 

3.2. Phân loại và sắp xếp kho khoa học (Slotting)

Sau khi nhập kho, nguyên phụ liệu cần được phân loại và sắp xếp theo nguyên tắc slotting – tức là bố trí vị trí lưu trữ tối ưu dựa trên:

• Tần suất sử dụng

• Đặc tính vật lý (vải cuộn, phụ liệu nhỏ lẻ, hóa chất…)

• Yêu cầu bảo quản (chống ẩm, chống mốc, tránh ánh sáng)

Việc slotting khoa học giúp:

• Giảm thời gian tìm kiếm và cấp phát nguyên phụ liệu

• Hạn chế nhầm lẫn giữa các mã, màu hoặc lô

• Tối ưu không gian kho và luồng di chuyển trong kho

Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng với kho nguyên phụ liệu ngành may, nơi số lượng biến thể rất lớn và dễ nhầm lẫn nếu sắp xếp thủ công.

3.3. Quản lý định mức và xuất kho sản xuất

Đây là khâu quan trọng nhất để kiểm soát chi phí sản xuất. Việc xuất kho không được thực hiện tùy tiện mà phải dựa trên Lệnh sản xuất và Bảng định mức nguyên vật liệu (BOM) đã được phê duyệt. Nhân viên kho chỉ xuất đúng và đủ số lượng theo định mức đã tính toán cho từng mã hàng. Mọi trường hợp xuất dư do lỗi cắt hoặc xuất bù do hàng hỏng phải được ghi nhận riêng biệt để bộ phận quản lý phân tích nguyên nhân. Việc đối soát chặt chẽ giữa lượng xuất thực tế và định mức kỹ thuật chính là “chốt chặn” cuối cùng ngăn chặn sự thất thoát nguyên vật liệu.

Việc đối soát chặt chẽ giữa lượng nguyên phụ liệu xuất thực tế và định mức kỹ thuật không chỉ là quy trình chuyên môn mà còn là “chốt chặn” quyết định giúp doanh nghiệp sản xuất giảm thất thoát từ 25–30%, nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư và tiết kiệm chi phí một cách rõ rệt.

3.4. Kiểm kê định kỳ

Kiểm kê là bước bắt buộc nhằm đối chiếu số liệu trên hệ thống với tồn kho thực tế, giúp phát hiện kịp thời các sai lệch do hao hụt, nhầm lẫn hoặc lỗi nhập liệu. Tùy quy mô, doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Kiểm kê định kỳ theo tháng/quý
• Kiểm kê luân phiên (cycle count) với các nhóm nguyên phụ liệu quan trọng

Việc kiểm kê thường xuyên giúp nâng cao độ chính xác dữ liệu tồn kho, tạo nền tảng tin cậy cho lập kế hoạch sản xuất và mua hàng.

3.5. Quản lý hàng tồn kho tối thiểu

Quản lý hàng tồn kho tối thiểu và cảnh báo thiếu hụt giúp doanh nghiệp may đảm bảo sản xuất liên tục trong khi vẫn tối ưu chi phí vốn. Ngưỡng tồn kho tối thiểu cần được xác định dựa trên tốc độ tiêu hao, thời gian cung ứng của nhà cung cấp và mức độ quan trọng của từng loại nguyên phụ liệu. Theo các nghiên cứu về quản trị chuỗi cung ứng, chi phí phát sinh do thiếu nguyên liệu có thể cao gấp 2–3 lần chi phí lưu kho, trong khi tồn kho dư thừa lại làm chôn vốn và phát sinh chi phí lưu trữ lên tới 20–30% giá trị tồn kho mỗi năm. Vì vậy, kiểm soát tồn kho tối thiểu hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh thiếu hụt đột ngột, giảm tồn kho dư thừa và chủ động hơn trong kế hoạch mua hàng.

Tìm hiểu thêm: Ngưỡng tồn kho tối thiểu là gì? Cách xác định và ứng dụng trong doanh nghiệp

4. 3 cách quản lý kho nguyên phụ liệu ngành may phổ biến hiện nay

4.1. Quản lý kho thủ công bằng sổ sách

Quản lý kho bằng sổ sách là phương pháp truyền thống, vẫn được áp dụng tại nhiều xưởng may nhỏ, hộ gia công hoặc doanh nghiệp mới thành lập. Mọi nghiệp vụ nhập – xuất – tồn nguyên phụ liệu đều được ghi chép thủ công trên sổ hoặc biểu mẫu giấy.

Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là chi phí đầu tư gần như bằng 0, dễ triển khai và không đòi hỏi nhân sự có kỹ năng công nghệ. Tuy nhiên, khi số lượng nguyên phụ liệu tăng lên, cách quản lý này nhanh chóng bộc lộ nhiều hạn chế: dữ liệu rời rạc, khó đối chiếu, không truy xuất được lịch sử lô hàng và đặc biệt phụ thuộc hoàn toàn vào độ chính xác của con người.

Chỉ cần một sai sót nhỏ trong ghi chép, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng tồn kho ảo – thiếu nguyên liệu thực tế, dẫn đến chậm tiến độ sản xuất và phát sinh chi phí ngoài kế hoạch. Vì vậy, quản lý kho thủ công chỉ phù hợp với mô hình rất nhỏ và khó đáp ứng yêu cầu quản trị hiện đại của ngành may.

4.2. Quản lý kho nguyên phụ liệu bằng Excel

Excel là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp may vừa và nhỏ khi bắt đầu chuẩn hóa công tác quản lý kho. Với Excel, doanh nghiệp có thể xây dựng các bảng theo dõi nhập – xuất – tồn, quản lý nguyên phụ liệu theo mã hàng, màu sắc, đơn vị đo lường và thậm chí là định mức tiêu hao cho từng đơn hàng.

So với sổ sách, Excel giúp tăng tính hệ thống, dễ tổng hợp báo cáo và giảm sai sót thủ công. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số lượng SKU tăng lên hàng nghìn mã, nhiều kho và nhiều bộ phận cùng thao tác, Excel dần trở nên quá tải.

Các vấn đề thường gặp bao gồm: trùng file – lệch phiên bản, sai công thức, cập nhật dữ liệu không kịp thời, khó kiểm soát lịch sử chỉnh sửa và không có khả năng cảnh báo tồn kho tối thiểu hay thiếu hụt nguyên phụ liệu theo thời gian thực. Điều này khiến Excel chỉ phù hợp như một giải pháp “chuyển tiếp”, chưa đủ để quản trị kho nguyên phụ liệu một cách toàn diện và bền vững.

Để giúp doanh nghiệp may bắt đầu chuẩn hóa quản lý kho nguyên phụ liệu một cách bài bản, MISA đã xây dựng Mẫu quy trình Kho hàng cho mọi ngành nghề, lĩnh vực, được thiết kế cho thực tế vận hành với nhiều mã hàng, đơn vị tính và theo dõi nhập – xuất – tồn rõ ràng.

4.3. Quản lý kho nguyên phụ liệu bằng phần mềm chuyên dụng – MISA AMIS

Trong doanh nghiệp may, kho nguyên phụ liệu không tồn tại độc lập mà nằm ở trung tâm của toàn bộ chuỗi vận hành – từ mua hàng, sản xuất, bán hàng đến tài chính – kế toán và điều hành. Việc chỉ sử dụng một phần mềm kho đơn lẻ khó có thể giải quyết triệt để các vấn đề như sai lệch định mức, đứt gãy dữ liệu chi phí hay thiếu đồng bộ giữa kho – sản xuất – kế toán. Thực tế cho thấy, kho chỉ thực sự được kiểm soát hiệu quả khi dữ liệu được liên thông xuyên suốt trên một nền tảng quản trị thống nhất.

MISA AMIS mang đến bức tranh quản trị doanh nghiệp toàn diện trên một nền tảng duy nhất, trong đó kho nguyên phụ liệu được kết nối chặt chẽ với các phân hệ Mua hàng, Sản xuất, Kế toán, Bán hàng và Điều hành. Nhờ đó, doanh nghiệp may có thể theo dõi chính xác tồn kho theo thời gian thực, kiểm soát xuất kho theo định mức sản xuất, tự động hạch toán chi phí nguyên vật liệu và cung cấp dữ liệu tức thời cho lãnh đạo ra quyết định. Kho nguyên phụ liệu không còn là “điểm nghẽn vận hành”, mà trở thành nguồn dữ liệu cốt lõi giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, đảm bảo tiến độ và nâng cao năng lực cạnh tranh trong giai đoạn chuyển đổi số.

Trong bức tranh tổng thể MISA AMIS, quản lý nguyên phụ liệu may không tồn tại độc lập mà được đặt trong chuỗi vận hành khép kín, bao gồm:

• Khối Sản xuất – Cung ứng (AMIS Sản xuất – AMIS Mua hàng – AMIS Kho hàng):
  Đảm bảo nguyên phụ liệu được mua đúng kế hoạch, nhập kho kịp thời, xuất kho theo lệnh sản xuất và kiểm soát tiêu hao theo định mức.

• Khối Tài chính – Kế toán (AMIS Kế toán – hóa đơn điện tử):
  Tự động ghi nhận mọi biến động nhập – xuất – tồn, phản ánh chính xác chi phí nguyên phụ liệu và giá thành sản phẩm.

• Khối Quản lý điều hành (AMIS Quy trình – AMIS Công việc – chữ ký số):
  Chuẩn hóa quy trình mua – nhập – xuất – sản xuất, tăng tính kiểm soát và minh bạch trong vận hành kho.

• Khối Bán hàng & Marketing (AMIS CRM – AMIS Bán hàng):
  Liên thông dữ liệu đơn hàng và tiến độ sản xuất, giúp kho nguyên phụ liệu chủ động đáp ứng nhu cầu giao hàng.

Nhờ sự liên thông dữ liệu giữa các phân hệ trên cùng một nền tảng, kho nguyên phụ liệu ngành may không còn là “kho lưu trữ” đơn thuần mà trở thành trung tâm dữ liệu phục vụ quản trị tổng thể, giúp doanh nghiệp giảm lãng phí, tối ưu vốn lưu động và ra quyết định nhanh, chính xác hơn.

Xu hướng quản lý kho nguyên phụ liệu ngành may đang dịch chuyển rõ rệt từ mô hình quản lý rời rạc sang quản trị kho thông minh, tự động và liên thông dữ liệu. Doanh nghiệp không chỉ cần kiểm soát chính xác tồn kho, mà còn phải kết nối chặt chẽ kho với mua hàng, bán hàng và kế toán để tối ưu chi phí và đảm bảo vận hành xuyên suốt.

Với hệ sinh thái MISA AMIS, kho nguyên phụ liệu không còn là một “điểm nghẽn” trong sản xuất mà trở thành trung tâm dữ liệu phục vụ quản trị tổng thể. Việc ứng dụng đồng bộ các phân hệ giúp doanh nghiệp may chủ động nguồn nguyên liệu, giảm lãng phí, minh bạch số liệu và nâng cao năng lực ra quyết định trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

6. Kết luận

Quản lý kho nguyên phụ liệu hiệu quả không còn là bài toán riêng của bộ phận kho, mà là yếu tố then chốt trong quản trị chi phí, đảm bảo tiến độ sản xuất và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp may. Trong bối cảnh số lượng SKU ngày càng lớn, biến động nguyên liệu liên tục và yêu cầu minh bạch dữ liệu ngày càng cao, các phương pháp quản lý thủ công hoặc rời rạc đã không còn phù hợp.

Xu hướng tất yếu năm 2026 là quản trị kho trong một hệ sinh thái phần mềm đồng bộ, nơi dữ liệu kho được liên thông chặt chẽ với mua hàng, bán hàng và kế toán. Với bộ giải pháp MISA AMIS, doanh nghiệp may có thể kiểm soát chính xác tồn kho nguyên phụ liệu, tối ưu định mức, giảm lãng phí, đồng thời minh bạch chi phí và hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh, dựa trên dữ liệu thời gian thực. Đây chính là nền tảng để doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tăng trưởng bền vững trong dài hạn.