Ngưỡng tồn kho tối thiểu là gì? Công thức tính và các yếu tố ảnh hưởng

Nếu không xác định ngưỡng tồn kho tối thiểu, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng phát hiện thiếu hàng quá muộn: khách đã đặt đơn nhưng kho không đủ hàng, sản xuất cần nguyên vật liệu nhưng chưa kịp nhập bổ sung… Ngược lại, nếu đặt ngưỡng không phù hợp, doanh nghiệp cũng có thể nhập dư, tồn vốn và tăng chi phí lưu kho.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ ngưỡng tồn kho tối thiểu là gì, công thức tính và phương pháp theo dõi chỉ số này hiệu quả.

[Tải miễn phí] Trọn bộ file Quản lý tồn kho cho mọi lĩnh vực

1. Ngưỡng tồn kho tối thiểu là gì?

Ngưỡng tồn kho tối thiểu là mức tồn kho thấp nhất mà doanh nghiệp cần duy trì cho một mặt hàng để đảm bảo vẫn đủ hàng phục vụ bán hàng, xuất kho, sản xuất hoặc vận hành trong một khoảng thời gian nhất định.

Khi số lượng tồn kho giảm xuống bằng hoặc thấp hơn ngưỡng này, doanh nghiệp cần kiểm tra và có phương án xử lý kịp thời như nhập bổ sung, điều chuyển hàng giữa các kho hoặc rà soát lại kế hoạch cung ứng. Ngưỡng tồn kho tối thiểu thường được thiết lập theo:

• Từng mã hàng
• Từng nhóm hàng
• Từng kho hoặc chi nhánh
• Từng nguyên vật liệu quan trọng
• Từng mặt hàng có tốc độ bán nhanh hoặc thời gian nhập lâu

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt ngưỡng tồn kho tối thiểu với một số khái niệm liên quan:

• Tồn kho hiện tại: Là số lượng hàng đang có trong kho tại thời điểm theo dõi.
• Tồn kho tối thiểu: Là mức tồn thấp nhất cần duy trì để hạn chế thiếu hàng.
• Tồn kho an toàn: Là lượng hàng dự phòng để ứng phó với nhu cầu tăng đột biến, nhà cung cấp giao chậm hoặc sai lệch dữ liệu tồn kho.
• Điểm đặt hàng lại: Là mức tồn kho mà tại đó doanh nghiệp nên bắt đầu đặt hàng bổ sung.

Có thể hiểu đơn giản, ngưỡng tồn kho tối thiểu giúp doanh nghiệp biết khi nào hàng đã xuống mức cần chú ý, từ đó chủ động xử lý trước khi thiếu hàng thực tế xảy ra.

2. Vì sao doanh nghiệp cần thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu?

Thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu giúp doanh nghiệp theo dõi hàng sắp thiếu chủ động hơn, thay vì chỉ xử lý khi kho đã gần hết hoặc hết hàng hoàn toàn. Một số lý do doanh nghiệp cần thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu gồm:

• Hạn chế thiếu hàng đột xuất: Khi có ngưỡng theo dõi rõ ràng, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm mặt hàng sắp xuống thấp để nhập bổ sung hoặc điều chuyển kịp thời.
• Tránh mất đơn và chậm giao hàng: Bộ phận bán hàng có dữ liệu tồn kho chính xác hơn để tư vấn, chốt đơn và hẹn giao phù hợp, hạn chế tình trạng nhận đơn nhưng kho không đủ hàng.
• Không làm gián đoạn sản xuất: Với doanh nghiệp sản xuất, thiếu nguyên vật liệu có thể làm chậm kế hoạch sản xuất, tăng thời gian chờ và ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
• Tối ưu kế hoạch mua hàng: Bộ phận mua hàng biết mặt hàng nào cần nhập, khi nào cần nhập và cần ưu tiên nhà cung cấp nào, thay vì đặt hàng theo cảm tính hoặc chỉ khi kho báo thiếu.
• Kiểm soát chi phí tồn kho tốt hơn: Ngưỡng tồn kho tối thiểu giúp doanh nghiệp tránh nhập quá ít gây thiếu hàng, đồng thời hạn chế nhập quá nhiều khiến hàng tồn cao, chiếm vốn và phát sinh chi phí lưu kho.

Tải miễn phí bộ File Excel quản lý tồn kho để bắt đầu áp dụng quản lý kho khoa học ngay hôm nay.

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến ngưỡng tồn kho tối thiểu

Ngưỡng tồn kho tối thiểu không nên được thiết lập giống nhau cho tất cả mặt hàng, doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố trước khi xác định ngưỡng phù hợp.

3.1. Tốc độ tiêu thụ trung bình của hàng hóa

Đây là yếu tố quan trọng đầu tiên khi xác định ngưỡng tồn kho tối thiểu. Mặt hàng bán càng nhanh hoặc được sử dụng càng thường xuyên thì ngưỡng tồn kho tối thiểu càng cần đặt cao hơn.

Ví dụ, một sản phẩm bán trung bình 50 sản phẩm/ngày sẽ cần mức dự trữ tối thiểu cao hơn sản phẩm chỉ bán 5 sản phẩm/ngày. Nếu đặt cùng một ngưỡng cho cả hai mặt hàng, doanh nghiệp có thể thiếu hàng với sản phẩm bán nhanh hoặc tồn dư không cần thiết với sản phẩm bán chậm.

Doanh nghiệp nên theo dõi tốc độ tiêu thụ theo:

• Ngày, tuần hoặc tháng
• Từng mã hàng hoặc nhóm hàng
• Từng kho, chi nhánh hoặc điểm bán
• Từng giai đoạn bán hàng, mùa vụ hoặc chương trình khuyến mại

3.2. Thời gian đặt hàng và nhận hàng

Thời gian từ lúc tạo yêu cầu mua hàng đến khi hàng được nhập kho cũng ảnh hưởng trực tiếp đến ngưỡng tồn kho tối thiểu. Nếu nhà cung cấp cần nhiều ngày để giao hàng, doanh nghiệp phải duy trì lượng tồn tối thiểu đủ dùng trong thời gian chờ hàng về.

Thời gian chờ hàng thường bao gồm:

• Thời gian lập và duyệt yêu cầu mua hàng
• Thời gian nhà cung cấp chuẩn bị hàng
• Thời gian vận chuyển
• Thời gian kiểm nhận và nhập kho
• Thời gian xử lý chứng từ nếu có

3.3. Tồn kho an toàn

Tồn kho an toàn là lượng hàng dự phòng để doanh nghiệp ứng phó với các biến động ngoài kế hoạch như nhu cầu tăng đột biến, nhà cung cấp giao chậm, sai lệch dữ liệu tồn kho hoặc đơn hàng phát sinh bất thường.

Tồn kho an toàn càng cao thì ngưỡng tồn kho tối thiểu thường càng cao. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên đặt mức dự phòng quá lớn, vì có thể làm tăng vốn tồn kho, chi phí lưu trữ và rủi ro hàng tồn lâu.

Tồn kho an toàn đặc biệt cần thiết với:

• Hàng bán chạy
• Hàng khó nhập bổ sung
• Nguyên vật liệu quan trọng
• Hàng có thời gian giao dài
• Hàng có nhu cầu biến động mạnh

3.4. Mức độ quan trọng của mặt hàng

Không phải mặt hàng nào cũng có mức ảnh hưởng giống nhau đến doanh thu hoặc hoạt động vận hành. Những mặt hàng quan trọng cần được ưu tiên thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu chặt chẽ hơn.

Một số nhóm hàng nên được đặt ngưỡng cẩn trọng gồm:

• Sản phẩm chủ lực tạo doanh thu lớn
• Mặt hàng có biên lợi nhuận cao
• Hàng thường xuyên phát sinh đơn bán
• Nguyên vật liệu đầu vào quan trọng cho sản xuất
• Linh kiện, phụ tùng hoặc vật tư khó thay thế

Với các mặt hàng này, thiếu hàng có thể gây tác động lớn hơn so với các sản phẩm thông thường, như mất đơn, chậm giao, dừng sản xuất hoặc ảnh hưởng đến cam kết với khách hàng.

3.5. Biến động nhu cầu theo mùa vụ hoặc chiến dịch bán hàng

Nhu cầu hàng hóa không phải lúc nào cũng ổn định. Một số mặt hàng có thể tăng mạnh vào mùa cao điểm, dịp lễ, chương trình khuyến mại hoặc chiến dịch bán hàng.

Nếu doanh nghiệp vẫn giữ ngưỡng tồn kho tối thiểu như giai đoạn bình thường, hàng có thể hết nhanh hơn dự kiến. Ngược lại, sau mùa cao điểm, nếu không điều chỉnh lại ngưỡng, doanh nghiệp dễ nhập dư và làm tăng tồn kho.

Doanh nghiệp nên rà soát ngưỡng tồn kho khi có:

• Mùa bán hàng cao điểm
• Chương trình khuyến mại lớn
• Kế hoạch mở rộng kênh bán
• Thay đổi nhu cầu từ khách hàng lớn
• Biến động thị trường hoặc nguồn cung

3.6. Khả năng điều chuyển giữa các kho

Với doanh nghiệp có nhiều kho, chi nhánh hoặc điểm bán, ngưỡng tồn kho tối thiểu nên được tính theo từng kho thay vì chỉ nhìn tổng tồn toàn hệ thống.

Ví dụ, tổng tồn toàn công ty vẫn còn nhiều, nhưng một chi nhánh bán mạnh có thể đã xuống dưới ngưỡng và không đủ hàng để giao cho khách. Khi đó, doanh nghiệp cần biết có thể điều chuyển từ kho khác hay không, mất bao lâu và chi phí điều chuyển thế nào.

Nếu khả năng điều chuyển nhanh, doanh nghiệp có thể đặt ngưỡng linh hoạt hơn. Nếu điều chuyển chậm hoặc tốn chi phí cao, từng kho cần duy trì ngưỡng tồn tối thiểu riêng để tránh thiếu hàng cục bộ.

3.7. Đặc thù hàng hóa

Đặc thù sản phẩm cũng ảnh hưởng đến cách thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu. Với hàng có hạn sử dụng, hàng dễ hỏng hoặc hàng có giá trị cao, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ để tránh đặt ngưỡng quá cao.

Một số lưu ý theo đặc thù hàng hóa:

• Hàng có hạn sử dụng: Không nên duy trì tồn quá lớn nếu tốc độ bán chậm, tránh cận date hoặc hết hạn.
• Hàng dễ hư hỏng: Cần cân bằng giữa đủ hàng và rủi ro giảm chất lượng.
• Hàng giá trị cao: Đặt ngưỡng quá cao có thể làm tăng vốn tồn kho.
• Hàng nhập khẩu hoặc khó thay thế: Cần ngưỡng cao hơn do thời gian bổ sung dài.
• Hàng sản xuất theo đơn: Có thể không cần duy trì ngưỡng cao nếu nhu cầu không thường xuyên.

Tóm lại, để xác định ngưỡng tồn kho tối thiểu phù hợp, doanh nghiệp cần kết hợp dữ liệu về tốc độ tiêu thụ, thời gian nhập hàng, tồn kho an toàn, mức độ quan trọng, mùa vụ và đặc thù hàng hóa.

Xem thêm: Quản lý kho vật tư: 8 nguyên tắc giúp giảm thất thoát và tối ưu tồn kho

4. Công thức tính ngưỡng tồn kho tối thiểu và ví dụ minh họa

Để xác định ngưỡng tồn kho tối thiểu, doanh nghiệp cần dựa trên nhu cầu tiêu thụ trong thời gian chờ hàng và lượng tồn kho dự phòng cần duy trì. Công thức tham khảo như sau:

Ngưỡng tồn kho tối thiểu = Nhu cầu trung bình trong thời gian chờ hàng + Tồn kho an toàn

Trong đó:

• Nhu cầu trung bình trong thời gian chờ hàng: Là lượng hàng doanh nghiệp dự kiến bán ra hoặc sử dụng trong khoảng thời gian từ lúc đặt hàng đến khi hàng được nhập kho.
• Tồn kho an toàn: Là lượng hàng dự phòng để phòng trường hợp nhu cầu tăng đột biến, nhà cung cấp giao chậm, phát sinh đơn hàng lớn hoặc dữ liệu tồn kho có sai lệch.

Có thể tính chi tiết hơn:

Ngưỡng tồn kho tối thiểu = (Mức tiêu thụ trung bình mỗi ngày x Thời gian chờ hàng) + Tồn kho an toàn

Ví dụ: Một doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm A có dữ liệu như sau:

• Mức tiêu thụ trung bình: 30 sản phẩm/ngày
• Thời gian nhà cung cấp giao hàng: 5 ngày
• Tồn kho an toàn doanh nghiệp muốn duy trì: 50 sản phẩm

Khi đó: (30 x 5) + 50 = 200

Như vậy, doanh nghiệp nên thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu cho sản phẩm A là 200 sản phẩm. Khi số lượng tồn kho giảm xuống bằng hoặc thấp hơn mức này, bộ phận kho hoặc mua hàng cần kiểm tra để nhập bổ sung, điều chuyển hàng hoặc rà soát kế hoạch cung ứng.

Tuy nhiên, công thức trên chỉ mang tính tham khảo. Trên thực tế, doanh nghiệp cần điều chỉnh ngưỡng theo tốc độ bán hàng, mùa vụ, thời gian nhập hàng, khả năng điều chuyển giữa các kho, đặc thù sản phẩm và mức độ quan trọng của từng mặt hàng.

5. Phương pháp theo dõi ngưỡng tồn kho tối thiểu hiệu quả

Tùy theo quy mô kho, số lượng mã hàng và tần suất nhập xuất, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau.

5.1. Theo dõi bằng sổ sách hoặc phiếu kho

Đây là phương pháp thủ công, thường phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, kho ít mã hàng và số lượng nghiệp vụ nhập xuất không quá lớn. Nhân viên kho ghi nhận số lượng nhập, xuất, tồn và đối chiếu với mức tồn tối thiểu đã quy định.

Ưu điểm của cách này là dễ bắt đầu, không cần đầu tư nhiều chi phí. Tuy nhiên, hạn chế lớn là dữ liệu dễ cập nhật chậm, khó tổng hợp nhanh mặt hàng dưới ngưỡng và phụ thuộc nhiều vào sự cẩn thận của nhân sự kho. Khi số lượng hàng hóa tăng lên, việc theo dõi thủ công dễ dẫn đến bỏ sót hàng sắp hết hoặc phát hiện thiếu hàng quá muộn.

5.2. Theo dõi bằng Excel hoặc Google Sheets

Excel giúp doanh nghiệp lập bảng theo dõi mã hàng, tên hàng, tồn kho hiện tại, ngưỡng tồn kho tối thiểu, nhà cung cấp, trạng thái cần nhập bổ sung. Doanh nghiệp có thể dùng công thức hoặc định dạng màu để đánh dấu các mặt hàng đã xuống dưới ngưỡng.

Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp mới bắt đầu chuẩn hóa quản lý kho, số lượng mã hàng chưa quá lớn và chưa có nhiều kho, chi nhánh. Tuy nhiên, khi dữ liệu tăng lên, Excel dễ phát sinh lỗi công thức, trùng file, nhập sai dữ liệu hoặc không cập nhật kịp thời khi nhiều người cùng thao tác. Vì vậy, doanh nghiệp vẫn có nguy cơ nhìn thấy số liệu tồn kho không đúng với thực tế.

5.3. Theo dõi bằng phần mềm quản lý kho

Với doanh nghiệp có nhiều mã hàng, nhiều kho, nhiều chi nhánh hoặc tần suất nhập xuất lớn, sử dụng phần mềm quản lý kho là phương pháp hiệu quả hơn. Phần mềm giúp theo dõi tồn kho tập trung, tự động cảnh báo khi hàng xuống dưới định mức và hỗ trợ bộ phận kho, mua hàng, bán hàng phối hợp kịp thời.

AMIS Kho hàng hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi ngưỡng tồn kho tối thiểu trên một hệ thống tập trung, giúp hạn chế tình trạng phát hiện thiếu hàng quá muộn hoặc phải tổng hợp dữ liệu thủ công từ nhiều file khác nhau.

Dùng thử miễn phí ngay

Cụ thể, AMIS Kho hàng hỗ trợ:

• Thiết lập ngưỡng tồn kho tối thiểu theo từng mặt hàng: Doanh nghiệp có thể cài đặt định mức tồn kho riêng cho từng mã hàng, nhóm hàng hoặc mặt hàng quan trọng, thay vì áp dụng một mức chung cho toàn bộ kho.

• Tự động cảnh báo khi hàng dưới định mức: Khi số lượng tồn kho giảm xuống dưới ngưỡng tối thiểu, hệ thống tự động thông báo đến bộ phận kho, giúp kịp thời kiểm tra, nhập bổ sung hoặc điều chuyển hàng.

• Kiểm soát tồn kho khả dụng chính xác hơn: Hệ thống hỗ trợ theo dõi tồn kho thực tế, hàng đang vận chuyển, hàng trả lại chưa xử lý và lượng hàng dự kiến cần đáp ứng cho đơn bán, giúp doanh nghiệp đánh giá đúng lượng hàng có thể sử dụng.
• Theo dõi tồn kho theo từng kho, chi nhánh: Nhà quản lý có thể biết mặt hàng nào đang xuống thấp ở kho nào, chi nhánh nào hoặc điểm bán nào, tránh tình trạng tổng tồn toàn hệ thống còn đủ nhưng một kho cụ thể lại thiếu hàng.

• Báo cáo tồn kho trực quan: AMIS Kho hàng cung cấp báo cáo nhập, xuất, tồn, hàng dưới định mức, hàng tồn lâu và biến động kho, giúp nhà quản lý nhận diện sớm rủi ro thiếu hàng và điều chỉnh kế hoạch cung ứng.
• Liên thông dữ liệu với các bộ phận liên quan: Dữ liệu kho có thể kết nối với mua hàng, bán hàng, kế toán và các phân hệ trong hệ sinh thái MISA AMIS, giúp giảm nhập liệu trùng lặp, hạn chế sai lệch số liệu và đảm bảo các bộ phận cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu thống nhất.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.

6. Kết luận

Ngưỡng tồn kho tối thiểu giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện hàng sắp thiếu, hạn chế mất đơn, chậm giao hàng hoặc gián đoạn sản xuất. Khi xác định ngưỡng dựa trên tốc độ tiêu thụ, thời gian nhập hàng, tồn kho an toàn và đặc thù từng mặt hàng, doanh nghiệp có thể cân bằng tốt hơn giữa việc đảm bảo đủ hàng và kiểm soát chi phí tồn kho.