Thất thoát không rõ nguyên nhân, “tồn kho ảo” và nguy cơ gián đoạn sản xuất là những nỗi đau thường trực của mọi nhà quản lý kho. Để giải quyết triệt để các vấn đề này, doanh nghiệp cần một hệ thống các nguyên tắc quản lý chuyên nghiệp, thay vì những kinh nghiệm rời rạc. Việc áp dụng 8 nguyên tắc vàng dưới đây chính là chìa khóa để làm chủ chi phí và giảm thiểu rủi ro. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ đồng hành cùng anh/chị khám phá 8 nguyên tắc vàng đó qua bài viết “Kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả với 8 nguyên tắc vàng”.
1. Rủi ro và chi phí tiềm ẩn khi quản lý kho kém hiệu quả
1.1. Thất thoát tài chính từ hàng tồn kho chậm luân chuyển
Thất thoát tài chính không chỉ đến từ việc mất mát vật tư. Nó đến từ chính những mặt hàng tồn kho chậm luân chuyển – những vật tư tồn đọng, lỗi thời hoặc vượt định mức. Lượng hàng này làm “đóng băng” một lượng lớn vốn lưu động, nguồn lực lẽ ra phải được dùng cho các hoạt động tăng trưởng khác của doanh nghiệp.
Hơn nữa, doanh nghiệp còn phải liên tục gánh chịu các chi phí phát sinh để duy trì lượng tồn kho này: từ chi phí mặt bằng, điện, bảo hiểm đến nhân công quản lý. Việc chủ động nhận diện và xử lý hàng chậm luân chuyển là bước đầu tiên trả lời câu hỏi làm thế nào để quản lý kho vật tư không thất thoát một cách hiệu quả, giúp ngăn chặn sự lãng phí tài chính tiềm ẩn này.
Tìm hiểu thêm:
Phần mềm quản lý kho lạnh: Tối ưu vận hành, bứt phá doanh thu
Top 5 phần mềm quản lý kho theo vị trí tốt nhất cho Doanh nghiệp
1.2. Gián đoạn sản xuất và kinh doanh do thiếu hụt vật tư
Nếu tồn kho quá nhiều làm “đóng băng” vốn, thì thiếu hụt vật tư lại có thể làm “tê liệt” toàn bộ hoạt động. Việc thiếu một nguyên vật liệu quan trọng có thể khiến cả dây chuyền sản xuất phải dừng lại. Điều này dẫn đến lãng phí chi phí nhân công, máy móc nhàn rỗi và không thể hoàn thành kế hoạch sản xuất.
Hệ quả cuối cùng là sự gián đoạn kinh doanh nghiêm trọng. Doanh nghiệp không thể giao hàng đúng hẹn, dẫn đến mất doanh thu và làm xói mòn lòng tin của khách hàng. Vì vậy, áp dụng kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo sự liên tục và ổn định cho toàn bộ doanh nghiệp.
1.3. Lãng phí nguồn lực cho các tác vụ thủ công.
Chi phí nhân sự cho các tác vụ thủ công là một loại “thuế vô hình” đang bào mòn lợi nhuận doanh nghiệp. Dữ liệu từ các tổ chức uy tín như APQC (Trung tâm Năng suất và Chất lượng Hoa Kỳ) cho thấy, ngay cả những doanh nghiệp hàng đầu cũng khó đạt độ chính xác trên 99% với việc nhập liệu thủ công. Điều này tương đương với ít nhất 1 lỗi sai cho mỗi 100 lần nhập, mỗi lỗi sai đều là một mầm mống cho các quyết định sai lầm về tồn kho và mua hàng sau này.
Sự lãng phí này còn tạo ra một chi phí cơ hội khổng lồ, khi nguồn nhân lực không được dùng để cải tiến quy trình mà chỉ để duy trì nó. Một trong những kinh nghiệm quản lý kho vật tư cốt lõi của thời đại số là tự động hóa các tác vụ lặp lại. Điều này không phải để thay thế con người, mà là để nâng cao vai trò của họ, giải phóng họ khỏi công việc nhập liệu để trở thành những người giám sát và tối ưu hóa quy trình.
Để giải quyết triệt để tình trạng lãng phí và sai sót do các tác vụ thủ công, giải pháp AMIS Kho hàng cung cấp khả năng tự động hóa quy trình nhập – xuất kho, giúp giải phóng nguồn nhân lực và đảm bảo dữ liệu chính xác tuyệt đối.
2. 8 nguyên tắc vàng để quản lý kho vật tư chuyên nghiệp
2.1. Nguyên tắc 1: Bố trí sơ đồ kho khoa học
Một sơ đồ kho được bố trí ngẫu hứng sẽ gây lãng phí thời gian di chuyển và tìm kiếm. Kinh nghiệm quản lý kho vật tư chuyên nghiệp là áp dụng phương pháp phân loại ABC. Vật tư được chia thành 3 nhóm dựa trên giá trị và tần suất sử dụng.
Nhóm A (quan trọng nhất, xuất nhập thường xuyên) được đặt ở vị trí dễ tiếp cận nhất, gần khu vực xuất hàng. Nhóm C (ít sử dụng) có thể được đặt ở xa hơn. Cách bố trí này giúp giảm đáng kể thời gian di chuyển của nhân viên và tăng tốc độ xử lý đơn hàng.
2.2. Nguyên tắc 2: Mã hóa và dán nhãn toàn bộ vật tư
Bố trí khoa học sẽ vô nghĩa nếu không thể nhận diện vật tư một cách nhanh chóng và chính xác. Mỗi loại vật tư cần được gán một mã định danh duy nhất (SKU). Việc sử dụng mã vạch hoặc mã QR đi kèm là bước tiếp theo để tự động hóa việc thu thập dữ liệu.
Việc quét mã thay vì đọc và nhập liệu thủ công giúp loại bỏ gần như 100% sai sót của con người. Đây là nền tảng bắt buộc để xây dựng một quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả và là điều kiện tiên quyết để triển khai bất kỳ phần mềm quản lý nào.
2.3. Nguyên tắc 3: Chuẩn hóa quy trình Nhập – Xuất – Trả hàng
Mọi hoạt động trong kho cần tuân theo một quy trình vận hành chuẩn (SOP) rõ ràng. Quy trình này phải được văn bản hóa và đào tạo cho toàn bộ nhân viên. Nó quy định các bước bắt buộc từ khi nhập hàng (đối chiếu, kiểm đếm), xuất hàng (theo phiếu yêu cầu) đến xử lý hàng trả lại.
Việc chuẩn hóa này giúp loại bỏ sự tùy tiện, giảm thiểu sai sót của con người. Đồng thời, nó giúp nhân viên mới hội nhập nhanh hơn và là cơ sở để đo lường, cải tiến hiệu suất sau này.
2.4. Nguyên tắc 4: Áp dụng phương pháp xuất kho tối ưu (FIFO/FEFO)
Đây là nguyên tắc cốt lõi để chống thất thoát do hàng hết hạn hoặc lỗi thời. Doanh nghiệp cần lựa chọn và áp dụng nhất quán phương pháp xuất kho phù hợp:
FIFO (Nhập trước – Xuất trước): Ưu tiên xuất các lô vật tư được nhập vào kho sớm nhất.
FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước): Ưu tiên xuất các lô vật tư có ngày hết hạn gần nhất, tối ưu cho hàng hóa có hạn sử dụng.
>>> Đọc thêm: Tính giá xuất kho với phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
2.5. Nguyên tắc 5: Thiết lập định mức tồn kho an toàn
Định mức tồn kho an toàn (Safety Stock) là lượng vật tư tối thiểu cần có trong kho. Nó đóng vai trò như một “vùng đệm” để phòng ngừa rủi ro thiếu hụt khi nhu cầu tăng đột biến hoặc nhà cung cấp giao hàng chậm. Mức tồn kho này cần được tính toán dựa trên dữ liệu lịch sử và dự báo.
Việc thiết lập định mức tồn kho giúp cân bằng giữa hai mục tiêu: đảm bảo sản xuất, kinh doanh liên tục và tránh “chôn vốn” vào hàng tồn kho không cần thiết. Đây là một cách quản lý kho vật tư hiệu quả về mặt tài chính.
2.6. Nguyên tắc 6: Tổ chức kiểm kê định kỳ và đột xuất
Dữ liệu dù tốt đến đâu cũng cần được đối chiếu với thực tế. Kiểm kê kho là hoạt động không thể thiếu để xác minh sự chính xác của số liệu, từ đó phát hiện sớm các sai sót hoặc thất thoát vật tư.
Doanh nghiệp nên kết hợp cả kiểm kê định kỳ toàn bộ kho (hàng tháng/quý) và kiểm kê đột xuất theo từng nhóm vật tư. Việc kiểm tra thường xuyên giúp đảm bảo dữ liệu luôn đáng tin cậy, là nền tảng cho việc lập kế hoạch và báo cáo tài chính.
2.7. Nguyên tắc 7: Phân công và xác định trách nhiệm rõ ràng
Sự mơ hồ trong trách nhiệm là nguồn gốc của nhiều sai sót. Cần có một bản mô tả công việc rõ ràng cho từng vị trí trong kho: ai chịu trách nhiệm nhập hàng, ai chịu trách nhiệm xuất hàng, ai quản lý khu vực nào.
Khi trách nhiệm được xác định rõ, ý thức và tính chủ động của nhân viên sẽ được nâng cao. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn dễ dàng tìm ra nguyên nhân và cải tiến quy trình quản lý kho vật tư khi có vấn đề xảy ra.
2.8. Nguyên tắc 8: Ứng dụng công nghệ để tự động hóa và phân tích
7 nguyên tắc trên là nền tảng lý thuyết vững chắc. Tuy nhiên, việc thực thi chúng một cách chính xác và nhất quán bằng sổ sách hay Excel sẽ ngày càng khó khăn khi doanh nghiệp phát triển. Công nghệ chính là công cụ để biến các nguyên tắc này thành hiện thực trên quy mô lớn.
Một phần mềm chuyên dụng sẽ tự động hóa các tác vụ thủ công, áp dụng quy tắc xuất kho và cung cấp dữ liệu tồn kho theo thời gian thực. Quan trọng hơn, nó còn phân tích dữ liệu để đưa ra các báo cáo thông minh, hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định. Đây chính là cách quản lý kho vật tư hiệu quả và bền vững nhất trong môi trường kinh doanh hiện đại.
3. Sử dụng phần mềm AMIS Kho hàng để quản lý kho thông minh, dễ dàng
3.1. Tự động hóa các nghiệp vụ kho theo quy trình chuẩn
AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp số hóa và áp dụng các quy trình vận hành chuẩn (SOP) đã thiết lập. Phần mềm sẽ dẫn dắt nhân viên thực hiện đúng các bước cho từng nghiệp vụ quản lý kho vật tư. Từ việc tạo phiếu nhập, xuất, đến xử lý hàng trả lại, mọi thao tác đều được chuẩn hóa và tuân thủ theo quy định.
Việc tự động hóa này giúp loại bỏ các sai sót do nhập liệu thủ công và đảm bảo các quy tắc như FEFO được tuân thủ một cách hệ thống. Thay vì phụ thuộc vào trí nhớ của nhân viên, doanh nghiệp giờ đây có một quy trình đáng tin cậy, nhất quán, làm nền tảng cho việc vận hành kho hiệu quả và chuyên nghiệp.
3.2. Cung cấp dữ liệu tồn kho chính xác theo thời gian thực
AMIS Kho hàng giải quyết triệt để vấn đề “tồn kho ảo” thường gặp khi dùng Excel. Mọi giao dịch như nhập, xuất, hay kiểm kê được thực hiện qua phần mềm hoặc máy quét mã vạch đều cập nhật ngay lập tức trên toàn hệ thống. Điều này đảm bảo số liệu trên phần mềm luôn phản ánh chính xác tình hình thực tế tại kho.
Dữ liệu chính xác theo thời gian thực này mang lại lợi ích cho toàn doanh nghiệp. Phòng kinh doanh tự tin tư vấn và chốt đơn. Phòng mua hàng lập kế hoạch nhập vật tư tối ưu, tránh thiếu hụt hay tồn đọng. Ban lãnh đạo luôn có thông tin tin cậy để đưa ra các quyết định chiến lược một cách nhanh chóng.
3.3. Kết nối liền mạch với Mua hàng, Bán hàng và Kế toán
Sức mạnh vượt trội của AMIS Kho hàng nằm ở khả năng hoạt động liền mạch trong cùng một hệ sinh thái với các nghiệp vụ khác. Nền tảng này phá vỡ hoàn toàn “ốc đảo dữ liệu” giữa Kho, Mua hàng, Bán hàng và Kế toán. Dữ liệu được đồng bộ và kế thừa, tạo nên một dòng chảy thông tin thông suốt toàn doanh nghiệp.
Ví dụ, một đơn hàng trên AMIS Bán hàng có thể tự động tạo lệnh xuất kho trên AMIS Kho hàng. Tương tự, phiếu nhập kho sẽ tự động được hạch toán vào AMIS Kế toán mà không cần nhập liệu lại. Sự kết nối này giúp tự động hóa toàn bộ quy trình, giảm thiểu sai sót và cung cấp cho ban lãnh đạo một cái nhìn 360 độ về hoạt động của công ty.
4. Kết luận
Quản lý kho vật tư hiệu quả là việc áp dụng nhất quán các nguyên tắc quản trị, và công nghệ như AMIS Kho hàng là công cụ mạnh mẽ nhất để hiện thực hóa điều này. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, cung cấp dữ liệu chính xác và kết nối các phòng ban. Đây chính là khoản đầu tư chiến lược để chống thất thoát, tối ưu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh của toàn bộ doanh nghiệp.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
