FEFO là gì? Cách áp dụng FEFO trong quản lý kho hiệu quả

Với các mặt hàng có hạn sử dụng như thực phẩm, dược phẩm, hóa chất, nếu không kiểm soát đúng thứ tự xuất kho, doanh nghiệp rất dễ phát sinh chi phí hủy hàng do hết hạn hoặc sản phẩm bán ra bị ảnh hưởng chất lượng. FEFO là phương pháp xuất kho theo nguyên tắc hết hạn trước xuất trước, giúp doanh nghiệp ưu tiên xử lý các lô hàng có hạn dùng gần hơn.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ FEFO là gì, ưu nhược điểm của phương pháp này và cách áp dụng FEFO trong quản lý kho hiệu quả.

[Tải miễn phí] 20+ Biểu mẫu kho tự động cho mọi ngành nghề, lĩnh vực

1. FEFO là gì trong quản lý kho?

FEFO là viết tắt của First Expired, First Out, nghĩa là hết hạn trước, xuất trước. Trong quản lý kho, FEFO là phương pháp ưu tiên xuất những lô hàng có hạn sử dụng gần nhất trước, không nhất thiết là lô hàng được nhập kho sớm nhất.

Mục tiêu của phương pháp FEFO là giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hàng cận hạn, hàng hết hạn, hàng tồn lâu không được xử lý kịp thời. FEFO thường được áp dụng với các ngành hàng như:

• Thực phẩm, đồ uống
• Dược phẩm, vaccine, vật tư y tế
• Mỹ phẩm, hóa mỹ phẩm
  Hóa chất, nguyên vật liệu có hạn dùng
• Hàng tiêu dùng nhanh có vòng đời sử dụng rõ ràng

Ví dụ, doanh nghiệp có cùng một mã sản phẩm được nhập thành 3 lô:

• Lô 1: Nhập ngày 01/08, hạn sử dụng 30/12
• Lô 2: Nhập ngày 05/08, hạn sử dụng 30/11
• Lô 3: Nhập ngày 10/08, hạn sử dụng 31/01 năm sau

Nếu áp dụng FIFO, doanh nghiệp sẽ xuất lô 1 trước vì lô này được nhập kho đầu tiên. Tuy nhiên, nếu áp dụng FEFO, doanh nghiệp sẽ ưu tiên xuất lô 2 trước vì đây là lô có hạn sử dụng gần nhất.

2. Ưu nhược điểm của phương pháp FEFO

Ưu điểm

• Hạn chế hàng cận hạn, hết hạn trong kho: FEFO giúp doanh nghiệp ưu tiên xuất các lô có hạn dùng gần hơn, giảm nguy cơ hàng bị bỏ quên đến khi quá hạn.
• Giảm chi phí hủy hàng và thất thoát: Khi hàng được luân chuyển đúng theo hạn sử dụng, doanh nghiệp hạn chế phải giảm giá mạnh, tiêu hủy hoặc xử lý hàng hết hạn.
• Đảm bảo chất lượng hàng hóa khi xuất bán: Với thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm hoặc hóa chất, việc xuất đúng lô còn đủ hạn dùng giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng và giảm rủi ro khi đưa hàng ra thị trường.
• Hỗ trợ truy xuất khi có khiếu nại hoặc thu hồi: Khi dữ liệu lô hàng và hạn sử dụng được quản lý rõ, doanh nghiệp dễ xác định sản phẩm thuộc lô nào, đã xuất cho khách hàng hoặc chi nhánh nào.
• Tối ưu vòng quay hàng tồn kho: Hàng hóa được xuất theo mức độ ưu tiên hợp lý hơn, giúp giảm tồn kho lâu ngày và cải thiện hiệu quả luân chuyển hàng hóa.

Nhược điểm

• Cần quản lý dữ liệu hạn sử dụng chính xác: Nếu thông tin số lô, hạn dùng hoặc ngày nhập bị thiếu, sai hoặc cập nhật chậm, doanh nghiệp rất khó áp dụng FEFO đúng.
• Yêu cầu sắp xếp kho khoa học: Hàng gần hết hạn cần được đặt ở vị trí dễ nhận diện, dễ lấy. Nếu các lô bị xếp lẫn, nhân viên kho vẫn có thể xuất nhầm.
• Mất nhiều thời gian nếu quản lý thủ công: Với doanh nghiệp có nhiều mã hàng, nhiều lô và nhiều hạn sử dụng, việc theo dõi FEFO bằng Excel hoặc sổ sách dễ phát sinh sai sót.
• Không phù hợp với mọi loại hàng hóa: Với hàng không có hạn sử dụng hoặc ít bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho, doanh nghiệp có thể cân nhắc FIFO hoặc LIFO tùy đặc thù vận hành.
• Cần kiểm kê và cảnh báo thường xuyên: Nếu không kiểm tra định kỳ, doanh nghiệp vẫn có thể bỏ sót hàng cận hạn, hàng sai vị trí hoặc hàng đã quá hạn cần xử lý.

3. Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng FEFO?

Doanh nghiệp nên áp dụng FEFO khi hàng hóa có hạn sử dụng, yêu cầu kiểm soát chất lượng theo lô/date hoặc dễ phát sinh rủi ro nếu lưu kho quá lâu. Một số trường hợp nên áp dụng FEFO gồm:

• Doanh nghiệp kinh doanh hàng có hạn sử dụng: Các ngành như thực phẩm, đồ uống, dược phẩm, vaccine, mỹ phẩm, hóa chất, vật tư y tế nên áp dụng FEFO để ưu tiên xuất lô có hạn dùng gần nhất trước.
• Một mã hàng có nhiều lô, nhiều hạn dùng khác nhau: Khi cùng một sản phẩm được nhập nhiều đợt với hạn sử dụng khác nhau, FEFO giúp nhân viên kho xác định đúng lô cần xuất trước, tránh xuất nhầm hàng date xa.
• Doanh nghiệp cần kiểm soát chất lượng sản phẩm chặt chẽ: Với hàng hóa ảnh hưởng đến sức khỏe, an toàn hoặc tiêu chuẩn ngành, xuất đúng lô còn đủ hạn dùng giúp giảm rủi ro chất lượng và bảo vệ uy tín doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có nhiều kho, chi nhánh hoặc điểm bán: FEFO giúp doanh nghiệp biết lô nào đang nằm ở đâu, hạn dùng đến khi nào và có cần điều chuyển sang điểm bán có nhu cầu cao hơn hay không.
• Doanh nghiệp cần truy xuất nhanh theo lô/date: Khi phát sinh khiếu nại, kiểm tra hoặc thu hồi, dữ liệu theo số lô và hạn sử dụng giúp doanh nghiệp xác định nhanh sản phẩm liên quan đã nhập từ đâu, xuất đi đâu và còn tồn bao nhiêu.

Tải miễn phí bộ File Excel quản lý kho hàng để bắt đầu áp dụng quản lý kho khoa học ngay hôm nay.

4. Cách áp dụng FEFO trong quản lý kho

Để áp dụng FEFO trong quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp cần kiểm soát đầy đủ dữ liệu về số lô, hạn sử dụng, vị trí lưu kho, số lượng tồn và quy trình xuất kho.

4.1. Ghi nhận đầy đủ số lô và hạn sử dụng khi nhập kho

Ngay khi hàng được đưa về kho, nhân viên cần ghi nhận đầy đủ thông tin như mã hàng, tên hàng, số lô, ngày nhập, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng, nhà cung cấp và chứng từ liên quan.

Đây là bước nền tảng để áp dụng FEFO. Nếu hạn sử dụng không được nhập chính xác từ đầu, doanh nghiệp sẽ khó biết lô nào cần xuất trước, lô nào còn hạn dài hoặc lô nào đã cận hạn cần xử lý.

4.2. Phân loại hàng hóa theo lô, hạn dùng và điều kiện bảo quản

Sau khi nhập kho, hàng hóa cần được phân loại rõ theo số lô, hạn sử dụng, nhóm hàng và điều kiện bảo quản. Không nên gộp chung nhiều lô khác hạn dùng vào cùng một vị trí nếu không có ký hiệu nhận diện rõ ràng.

Với các mặt hàng như thuốc, vaccine, thực phẩm đông lạnh, mỹ phẩm hoặc hóa chất, doanh nghiệp cần lưu ý thêm điều kiện bảo quản như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, khu vực cách ly hoặc yêu cầu an toàn riêng.

Tham khảo: Phần mềm quản lý kho lạnh: Các tính năng cần có và tiêu chí lựa chọn phù hợp

4.3. Sắp xếp hàng gần hết hạn ở vị trí dễ nhận diện

Để nhân viên kho dễ thực hiện đúng FEFO, các lô có hạn sử dụng gần hơn nên được đặt ở vị trí dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra hoặc có ký hiệu cảnh báo riêng. Doanh nghiệp có thể sắp xếp theo nguyên tắc:

• Lô gần hết hạn đặt phía ngoài hoặc vị trí ưu tiên lấy hàng.
• Lô hạn xa đặt phía trong hoặc vị trí sau.
• Hàng cận hạn được đánh dấu bằng màu, tem nhãn hoặc khu vực riêng.
• Hàng hết hạn, hàng chờ xử lý phải tách biệt khỏi hàng còn đủ điều kiện xuất.

4.4. Thiết lập nguyên tắc xuất kho theo FEFO

Khi phát sinh yêu cầu xuất kho, nhân viên cần kiểm tra hạn sử dụng của từng lô và ưu tiên xuất lô có hạn dùng gần nhất nhưng vẫn còn đủ điều kiện xuất bán hoặc sử dụng. Trước khi xuất kho, cần đối chiếu:

• Mã hàng, tên hàng
• Số lượng cần xuất
• Số lô và hạn sử dụng
• Vị trí lưu kho
• Trạng thái hàng hóa
• Chứng từ xuất kho liên quan

Nếu lô gần hết hạn không đủ số lượng, nhân viên mới tiếp tục xuất sang lô có hạn sử dụng tiếp theo. Điều này giúp hàng hóa được luân chuyển đúng thứ tự hạn dùng và giảm nguy cơ tồn hàng quá hạn.

4.5. Thiết lập cảnh báo hàng cận hạn và hết hạn

Doanh nghiệp nên thiết lập các mốc cảnh báo hàng cận hạn, ví dụ trước 30 ngày, 60 ngày hoặc 90 ngày, tùy đặc thù sản phẩm và thời gian tiêu thụ trung bình. Khi có cảnh báo, doanh nghiệp có thể kịp thời:

• Ưu tiên xuất bán hoặc xuất dùng
• Điều chuyển sang kho, chi nhánh có nhu cầu cao hơn
• Triển khai chương trình khuyến mại, đẩy bán
• Trả hàng nhà cung cấp nếu chính sách cho phép
• Tách riêng hàng hết hạn hoặc hàng chờ xử lý

Xem thêm: Cảnh báo hết hàng là gì? Cách thiết lập cảnh báo hết hàng tự động

4.6. Kiểm kê và đối chiếu định kỳ theo lô/date

Khi áp dụng FEFO, kiểm kê không nên chỉ dừng ở tổng số lượng tồn. Doanh nghiệp cần kiểm kê theo mã hàng, số lô, hạn sử dụng, vị trí lưu kho và trạng thái hàng hóa.

Việc kiểm kê định kỳ giúp phát hiện các vấn đề như hàng cận hạn bị bỏ sót, hàng hết hạn chưa tách riêng, hàng sai vị trí, lô nhập cũ còn tồn nhiều hoặc dữ liệu hệ thống không khớp thực tế.

Từ kết quả kiểm kê, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại cách sắp xếp kho, ngưỡng cảnh báo, quy trình xuất hàng và kế hoạch nhập hàng để FEFO được thực hiện hiệu quả hơn.

5. Những sai lầm thường gặp khi áp dụng FEFO

Khi áp dụng FEFO trong quản lý kho, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt dữ liệu về số lô, hạn sử dụng, vị trí lưu kho và trạng thái hàng hóa. Nếu quy trình chưa rõ ràng hoặc vẫn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, phương pháp FEFO rất dễ bị áp dụng sai.

Một số sai lầm thường gặp gồm:

• Chỉ theo dõi tổng tồn, không theo lô/date: Doanh nghiệp có thể biết một mặt hàng còn bao nhiêu nhưng không biết lô nào sắp hết hạn, lô nào cần ưu tiên xuất trước.
• Không ghi nhận hạn sử dụng ngay khi nhập kho: Nếu thông tin hạn dùng bị thiếu, sai hoặc cập nhật muộn, nhân viên kho sẽ khó xác định đúng lô cần xuất theo nguyên tắc FEFO.
• Xếp lẫn nhiều lô có hạn dùng khác nhau: Khi các lô hàng không được tách riêng hoặc không có ký hiệu nhận diện rõ ràng, nhân viên dễ lấy nhầm lô có hạn xa trước lô gần hết hạn.
• Không thiết lập cảnh báo hàng cận hạn: Nếu chỉ kiểm tra hạn dùng khi kiểm kê hoặc khi chuẩn bị xuất hàng, doanh nghiệp có thể phát hiện quá muộn, khiến hàng đã cận hạn sâu hoặc hết hạn.
• Không tách riêng hàng hết hạn, hàng chờ xử lý: Hàng quá hạn, hàng lỗi hoặc hàng chờ hủy nếu để lẫn với hàng còn đủ điều kiện xuất có thể gây rủi ro xuất nhầm.
• Áp dụng FEFO bằng Excel khi dữ liệu quá lớn: Với nhiều mã hàng, nhiều kho, nhiều lô và nhiều hạn dùng, Excel dễ phát sinh lỗi công thức, cập nhật chậm hoặc bỏ sót lô hàng cần xử lý.

6. Quản lý xuất kho theo FEFO hiệu quả với AMIS Kho hàng

Với doanh nghiệp kinh doanh hàng có hạn sử dụng như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất hoặc vật tư y tế, việc áp dụng FEFO bằng Excel hoặc sổ sách rất dễ phát sinh sai sót. Nhân viên có thể xuất nhầm lô date xa, bỏ sót hàng cận hạn hoặc không cập nhật kịp tồn kho sau khi xuất.

AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp quản lý xuất kho theo FEFO trên một hệ thống tập trung, hỗ trợ kiểm soát hàng hóa theo mã hàng, số lô, hạn sử dụng, vị trí lưu kho, tồn kho và lịch sử nhập xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ ưu tiên đúng lô hàng cần xuất trước, hạn chế hàng hết hạn và giảm sai lệch trong vận hành kho.

Dùng thử miễn phí ngay

Cụ thể, AMIS Kho hàng hỗ trợ:

• Quản lý hàng hóa theo số lô và hạn sử dụng: Mỗi mặt hàng được theo dõi theo mã hàng, tên hàng, số lô, ngày nhập, hạn dùng và số lượng tồn, giúp nhân viên biết chính xác lô nào cần ưu tiên xử lý.
• Theo dõi vị trí lưu kho rõ ràng: Hệ thống ghi nhận hàng đang nằm ở kho, khu vực, kệ, tầng, ô hoặc vị trí lưu trữ nào, giúp nhân viên tìm đúng lô hàng khi xuất kho, kiểm kê hoặc điều chuyển.

• Cảnh báo hàng sắp hết hạn hoặc đã quá hạn: AMIS Kho hàng hỗ trợ nhắc nhở các lô hàng cận hạn, quá hạn để doanh nghiệp kịp thời ưu tiên xuất bán, điều chuyển, khuyến mại hoặc tách riêng hàng cần xử lý.

• Cập nhật nhập, xuất, điều chuyển tập trung: Các nghiệp vụ kho được ghi nhận trên cùng hệ thống, giúp tồn kho theo từng lô/date được cập nhật kịp thời, hạn chế tình trạng đã xuất hàng nhưng dữ liệu chưa trừ tồn.
• Báo cáo kho theo lô, hạn dùng và vị trí: Hệ thống cung cấp báo cáo nhập, xuất, tồn, tồn kho theo lô, hạn sử dụng và vị trí lưu kho, giúp nhà quản lý theo dõi hàng cần ưu tiên xuất và điều chỉnh kế hoạch nhập hàng phù hợp.
• Liên thông dữ liệu với các bộ phận liên quan: Dữ liệu kho có thể kết nối với mua hàng, bán hàng, sản xuất và kế toán, giúp các bộ phận cùng theo dõi trên một nguồn dữ liệu thống nhất, giảm nhập liệu trùng lặp và hạn chế sai lệch số liệu.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.

7. Kết luận

FEFO là phương pháp xuất kho theo nguyên tắc hết hạn trước, xuất trước, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có hạn sử dụng. Để áp dụng FEFO hiệu quả, doanh nghiệp cần quản lý chặt số lô, hạn dùng, vị trí lưu kho, cảnh báo hàng cận hạn và dữ liệu nhập xuất tồn, từ đó hạn chế hàng hết hạn, giảm thất thoát và kiểm soát chất lượng hàng hóa tốt hơn.