LIFO trong quản lý kho là gì? Ưu nhược điểm và cách áp dụng hiệu quả

LIFO trong quản lý kho là một trong những phương pháp quản lý hàng tồn được nhiều doanh nghiệp áp dụng để tối ưu chi phí và cải thiện hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, để khai thác tối đa lợi ích, doanh nghiệp cần hiểu rõ ưu nhược điểm và cách triển khai phù hợp.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ LIFO trong quản lý kho là gì, ưu nhược điểm, khi nào nên áp dụng và cách quản lý xuất kho theo LIFO hiệu quả.

[Tải miễn phí] 20+ Biểu mẫu kho tự động cho mọi ngành nghề, lĩnh vực

1. LIFO trong quản lý kho là gì?

LIFO là viết tắt của Last In, First Out, nghĩa là nhập sau, xuất trước. Trong quản lý kho, phương pháp LIFO được hiểu là hàng hóa được nhập vào sau sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Phương pháp này giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn chi phí hiện hành của hàng bán ra, đặc biệt hữu ích trong bối cảnh giá biến động mạnh.

Ví dụ, doanh nghiệp nhập cùng một mặt hàng theo 3 đợt:

• Lô 1: Nhập ngày 01/08, số lượng 100 sản phẩm
• Lô 2: Nhập ngày 05/08, số lượng 100 sản phẩm
• Lô 3: Nhập ngày 10/08, số lượng 100 sản phẩm

Nếu áp dụng LIFO trong quản lý kho, khi cần xuất 150 sản phẩm, doanh nghiệp sẽ ưu tiên:

• Xuất trước 100 sản phẩm từ lô 3, vì đây là lô nhập sau cùng.
• Xuất tiếp 50 sản phẩm từ lô 2.
• Hàng còn lại trong kho gồm 50 sản phẩm lô 2 và 100 sản phẩm lô 1.

Có thể hiểu đơn giản, với phương pháp LIFO, hàng mới nhập sẽ được lấy ra trước, còn hàng nhập cũ hơn sẽ tiếp tục nằm lại trong kho. Trong thực tế, LIFO thường được xem xét ở hai góc độ:

• Trong vận hành kho: LIFO thể hiện cách sắp xếp và lấy hàng thực tế. Hàng nhập sau có thể được đặt ở phía ngoài, phía trên hoặc vị trí dễ lấy hơn, nên khi xuất kho sẽ được lấy trước.
• Trong kế toán hàng tồn kho: LIFO có thể được dùng như một phương pháp tính giá xuất kho, dựa trên giả định hàng nhập sau được xuất trước.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nên áp dụng LIFO. Phương pháp này thường phù hợp hơn với các loại hàng không có hạn sử dụng rõ ràng, ít bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho hoặc hàng được xếp theo lớp khiến hàng nhập sau dễ lấy ra trước hơn.

Với các mặt hàng như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất có hạn dùng, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ vì LIFO có thể khiến hàng nhập trước bị tồn lâu, cận hạn hoặc hết hạn trong kho.

2. Ưu nhược điểm của phương pháp LIFO

Ưu điểm

• Phù hợp với hàng xếp chồng, xếp lớp: Hàng nhập sau thường nằm phía ngoài hoặc phía trên nên dễ lấy trước, giúp giảm thao tác đảo hàng.
• Tiết kiệm thời gian xuất kho trong một số trường hợp: Nhân viên có thể lấy ngay hàng mới nhập ở vị trí thuận tiện, phù hợp với kho có không gian thao tác hạn chế.
• Phù hợp với hàng ít bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho: Một số mặt hàng như vật liệu xây dựng, kim loại, bao bì, vật tư công nghiệp có thể áp dụng LIFO nếu không có hạn sử dụng rõ ràng.
• Tạo nguyên tắc xuất kho rõ ràng: LIFO giúp nhân viên biết lô nào cần ưu tiên xuất trước, hạn chế tình trạng lấy hàng tùy tiện.

Nhược điểm

• Dễ làm hàng nhập trước bị tồn lâu: Vì hàng mới được xuất trước, các lô cũ có thể nằm lại trong kho lâu hơn nếu không được kiểm soát định kỳ.
• Không phù hợp với hàng có hạn sử dụng: Thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất hoặc vật tư y tế có thể bị cận hạn, hết hạn nếu áp dụng LIFO.
• Tăng rủi ro hàng xuống cấp: Với hàng dễ hỏng hoặc dễ giảm chất lượng theo thời gian, việc để hàng cũ tồn lâu có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
• Cần quản lý chặt lô hàng và vị trí lưu kho: Nếu không ghi nhận rõ ngày nhập, số lô, vị trí và số lượng tồn, doanh nghiệp dễ xuất sai lô hoặc kiểm kê lệch.

Xem thêm: Quản lý kho hàng là gì? Các phương pháp và quy trình quản lý kho hàng cần biết

3. Khi nào nên và không nên áp dụng LIFO trong quản lý kho?

LIFO trong quản lý kho không nên áp dụng cho mọi loại hàng hóa, phương pháp này chỉ phù hợp trong một số trường hợp nhất định.

3.1. Khi nào nên áp dụng LIFO?

Doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng LIFO khi:

• Hàng hóa không có hạn sử dụng rõ ràng: Phù hợp với các mặt hàng ít bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho như vật liệu xây dựng, kim loại, bao bì, linh kiện công nghiệp hoặc một số loại vật tư sản xuất.
• Hàng được xếp theo lớp, chồng hoặc pallet: Hàng nhập sau thường nằm ở phía ngoài, phía trên hoặc vị trí dễ lấy hơn, nên xuất trước sẽ giúp giảm thao tác đảo hàng.
• Kho có không gian lấy hàng hạn chế: Với một số mô hình kho, việc lấy hàng cũ nằm sâu bên trong có thể mất nhiều thời gian và công sức hơn so với lấy hàng mới nhập ở bên ngoài.
• Doanh nghiệp muốn thiết lập nguyên tắc xuất kho rõ ràng: LIFO giúp nhân viên kho biết lô nào cần ưu tiên xuất trước, hạn chế lấy hàng theo cảm tính hoặc theo thói quen cá nhân.
• Hàng hóa ít có rủi ro giảm chất lượng khi lưu kho lâu: Nếu hàng nhập trước vẫn đảm bảo chất lượng dù lưu lại lâu hơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc LIFO trong phạm vi phù hợp.

3.2. Khi nào không nên áp dụng LIFO?

Doanh nghiệp không nên áp dụng LIFO với các nhóm hàng cần luân chuyển theo thời gian, hạn dùng hoặc chất lượng, cụ thể:

• Hàng có hạn sử dụng: Thực phẩm, đồ uống, dược phẩm, vaccine, mỹ phẩm, hóa chất, vật tư y tế nên ưu tiên FEFO để xuất hàng gần hết hạn trước.
• Hàng dễ hỏng hoặc dễ giảm chất lượng: Nếu hàng để lâu có thể ẩm mốc, biến chất, hư hỏng hoặc giảm hiệu quả sử dụng, LIFO sẽ làm tăng rủi ro tồn hàng cũ.
• Hàng cần kiểm soát theo số lô, hạn dùng: Với nhóm hàng cần truy xuất nguồn gốc hoặc kiểm soát chất lượng theo từng lô, việc để lô cũ tồn lại quá lâu có thể gây khó khăn khi xử lý sự cố.
• Doanh nghiệp cần ưu tiên luân chuyển hàng nhập trước: Nếu mục tiêu là giảm hàng tồn lâu, hạn chế hàng cũ nằm lại trong kho, doanh nghiệp nên dùng FIFO thay vì LIFO.
• Kho không có dữ liệu nhập xuất và vị trí rõ ràng: Nếu không quản lý được ngày nhập, lô hàng và vị trí lưu kho, việc áp dụng LIFO dễ dẫn đến xuất sai lô, kiểm kê lệch hoặc khó đối chiếu.

4. So sánh LIFO, FIFO và FEFO trong quản lý kho

Trong quản lý kho, LIFO, FIFO và FEFO đều là các phương pháp xác định thứ tự xuất hàng. Mỗi phương pháp có nguyên tắc, ưu điểm và phạm vi áp dụng khác nhau. Doanh nghiệp cần lựa chọn dựa trên đặc thù hàng hóa, cách bố trí kho và mục tiêu quản lý tồn kho.

Tiêu chí	LIFO	FIFO	FEFO
Tên đầy đủ	Last In, First Out	First In, First Out	First Expired, First Out
Nguyên tắc	Hàng nhập sau được xuất trước	Hàng nhập trước được xuất trước	Hàng có hạn sử dụng gần nhất được xuất trước
Mục tiêu chính	Ưu tiên lấy hàng mới nhập, thuận tiện với hàng xếp lớp	Luân chuyển hàng cũ trước, hạn chế tồn lâu	Hạn chế hàng cận hạn, hết hạn trong kho
Phù hợp với	Hàng không có hạn dùng, ít bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho	Hàng hóa thông thường, vật tư, linh kiện, hàng cần luân chuyển đều	Thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, vật tư y tế
Ưu điểm	Giảm thao tác đảo hàng nếu hàng mới nằm ngoài hoặc phía trên	Dễ áp dụng, giúp hàng nhập trước không bị tồn lâu	Kiểm soát hạn dùng tốt, giảm rủi ro hàng hết hạn
Hạn chế	Dễ khiến hàng cũ tồn lâu, không phù hợp với hàng có hạn dùng	Cần bố trí kho hợp lý để lấy được hàng cũ trước	Cần quản lý chặt hạn sử dụng, số lô và dữ liệu nhập xuất
Ví dụ áp dụng	Vật liệu xây dựng, kim loại, bao bì, vật tư công nghiệp	Hàng tiêu dùng, linh kiện, nguyên vật liệu sản xuất	Thuốc, thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất có hạn dùng

Có thể hiểu ngắn gọn: LIFO phù hợp khi hàng nhập sau dễ lấy và không bị ảnh hưởng nhiều bởi thời gian; FIFO phù hợp với phần lớn hàng hóa cần luân chuyển đều; còn FEFO là lựa chọn ưu tiên với hàng có hạn sử dụng hoặc yêu cầu kiểm soát chất lượng chặt chẽ.

Tải miễn phí bộ File Excel quản lý kho hàng để bắt đầu áp dụng quản lý kho khoa học ngay hôm nay.

5. Cách áp dụng LIFO trong quản lý kho

Để áp dụng LIFO trong quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định đúng nhóm hàng phù hợp và kiểm soát dữ liệu nhập xuất rõ ràng. Dưới đây là 5 bước doanh nghiệp có thể tham khảo.

5.1. Xác định nhóm hàng phù hợp với LIFO

Doanh nghiệp không nên áp dụng LIFO cho toàn bộ kho, mà cần chọn đúng nhóm hàng phù hợp. Phương pháp này thường phù hợp với hàng không có hạn sử dụng, ít bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho, khó lấy theo lớp cũ hoặc hàng được xếp chồng khiến lô nhập sau nằm ở vị trí dễ lấy hơn.

Một số nhóm hàng có thể cân nhắc gồm vật liệu xây dựng, kim loại, bao bì, linh kiện công nghiệp, vật tư sản xuất hoặc các mặt hàng không yêu cầu xuất theo hạn dùng. Ngược lại, hàng thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất có hạn sử dụng nên ưu tiên FIFO hoặc FEFO.

5.2. Ghi nhận đầy đủ ngày nhập, số lô và vị trí lưu kho

Muốn áp dụng LIFO chính xác, doanh nghiệp cần biết lô nào nhập sau, đang nằm ở đâu và còn bao nhiêu hàng. Vì vậy, ngay khi nhập kho, nhân viên cần ghi nhận đầy đủ các thông tin như mã hàng, ngày nhập, số lượng, số lô, vị trí lưu kho và chứng từ liên quan.

Tham khảo: 5 Phương pháp tối ưu không gian kho hiệu quả

5.3. Sắp xếp hàng nhập sau ở vị trí dễ lấy

Trong kho áp dụng LIFO, cách bố trí hàng hóa cần hỗ trợ đúng nguyên tắc nhập sau xuất trước. Hàng mới nhập nên được đặt ở vị trí dễ tiếp cận hơn, chẳng hạn phía ngoài, phía trên hoặc gần khu xuất kho hơn nếu phù hợp với điều kiện an toàn và đặc thù hàng hóa.

Cách sắp xếp này giúp nhân viên kho lấy hàng nhanh hơn, giảm thao tác di chuyển, đảo hàng hoặc bốc dỡ nhiều lần. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo lối đi, tải trọng kệ, quy định an toàn và điều kiện bảo quản.

5.4. Quy định rõ quy trình xuất kho theo LIFO

Doanh nghiệp cần có hướng dẫn cụ thể để thủ kho và nhân viên kho thực hiện thống nhất. Quy trình nên nêu rõ cách xác định lô nhập sau, cách kiểm tra vị trí hàng, cách ghi nhận xuất kho và cách xử lý nếu lô nhập sau không đủ số lượng xuất.

Trước khi xuất kho, nhân viên nên đối chiếu các thông tin như mã hàng, số lượng cần xuất, lô hàng, ngày nhập, vị trí lưu kho và chứng từ xuất.

5.5. Kiểm kê và rà soát hàng tồn định kỳ

Do LIFO có thể khiến hàng nhập trước nằm lại lâu hơn trong kho, doanh nghiệp cần kiểm kê và rà soát định kỳ để phát hiện hàng tồn lâu, hàng sai vị trí hoặc hàng ít luân chuyển.

Trong quá trình kiểm kê, cần đối chiếu giữa số liệu thực tế và dữ liệu quản lý theo mã hàng, lô hàng, ngày nhập và vị trí lưu kho. Nếu phát hiện lô cũ tồn quá lâu, doanh nghiệp nên xem xét điều chỉnh phương pháp xuất kho hoặc chuyển sang FIFO/FEFO với nhóm hàng phù hợp hơn.

6. Quản lý xuất kho theo LIFO hiệu quả với AMIS Kho hàng

Để áp dụng LIFO trong quản lý kho chính xác, doanh nghiệp cần kiểm soát tốt ngày nhập, số lô, vị trí lưu kho, số lượng tồn và lịch sử xuất kho. Nếu vẫn quản lý bằng Excel hoặc sổ sách, nhân viên kho dễ cập nhật chậm, lấy nhầm lô hoặc khó đối chiếu khi phát sinh chênh lệch.

Phần mềm AMIS Kho hàng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý xuất kho theo các chính sách linh hoạt như FIFO, LIFO, FEFO, giúp lựa chọn nguyên tắc xuất hàng phù hợp với từng nhóm hàng và đặc thù vận hành kho.

Dùng thử miễn phí ngay

Cụ thể, AMIS Kho hàng hỗ trợ:

• Theo dõi hàng hóa theo ngày nhập, lô và vị trí lưu kho: AMIS Kho hàng ghi nhận rõ ngày nhập, số lô, số lượng tồn và vị trí lưu kho, giúp nhân viên nhanh chóng xác định lô nhập sau để xuất đúng theo nguyên tắc LIFO, hạn chế lấy hàng theo cảm tính.

• Quản lý nhập, xuất, điều chuyển tập trung: Các nghiệp vụ kho được cập nhật trên cùng một hệ thống, giúp dữ liệu tồn kho phản ánh kịp thời sau mỗi lần nhập, xuất hoặc điều chuyển, giảm tình trạng lệch số liệu giữa thực tế và báo cáo.
• Kiểm soát hàng hóa theo nhiều tiêu chí: Doanh nghiệp có thể theo dõi hàng theo mã hàng, đơn vị tính, quy cách, mã vạch/QR code, số lô, hạn sử dụng và vị trí lưu kho, từ đó áp dụng LIFO đúng với nhóm hàng phù hợp và tránh dùng sai cho hàng có hạn dùng.

• Báo cáo kho trực quan: Hệ thống cung cấp báo cáo nhập, xuất, tồn và biến động kho, giúp nhà quản lý đánh giá tốc độ luân chuyển hàng hóa, phát hiện hàng tồn lâu và điều chỉnh phương pháp xuất kho khi cần.
• Liên thông dữ liệu với các bộ phận liên quan: Dữ liệu kho kết nối với Mua hàng, Bán hàng, Sản xuất và Kế toán, giúp giảm nhập liệu trùng lặp, hạn chế sai lệch số liệu và đảm bảo quy trình từ mua hàng, xuất kho đến hạch toán được đồng bộ hơn.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.

7. Kết luận

LIFO trong quản lý kho phù hợp với một số nhóm hàng ít bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ trước khi áp dụng, đặc biệt với hàng có hạn dùng hoặc hàng cần luân chuyển theo lô/date. Khi được áp dụng đúng nhóm hàng, đúng quy trình và có công cụ quản lý phù hợp, LIFO có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát xuất kho rõ ràng và vận hành hiệu quả hơn.