Tờ trình xin bổ sung nhân sự được sử dụng khi phòng ban phát sinh nhu cầu nhân sự. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có sẵn mẫu tờ trình bổ sung nhân sự để áp dụng một cách đồng bộ. Trong bài viết này, MISA AMIS HRM sẽ cung cấp mẫu tờ trình xin tuyển dụng nhân sự mới nhất cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây:
1. Tờ trình xin bổ sung nhân sự là gì?
Tờ trình bổ sung nhân sự là văn bản hành chính xin bổ sung thêm nhân sự khi phòng ban hoặc bộ phận trong doanh nghiệp cần thêm người để đáp ứng nhu cầu công việc. Tờ trình xin bổ sung nhân sự được lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp.
Tờ trình xin bổ sung nhân sự còn được gọi là giấy đề xuất bổ sung nhân sự, đề xuất tuyển dụng cho doanh nghiệp. Trong đó nhà quản trị sẽ đưa ra các chiến lược quản lý nguồn nhân lực cụ thể cho công ty trong tương lai. Có nhiều lý do dẫn đến việc các phòng ban xin bổ sung nhân sự:
- Việc mở rộng quy mô kinh doanh của doanh nghiệp, phòng ban.
- Cần bổ sung nhân sự để thực hiện các công việc, nhiệm vụ của doanh nghiệp.
- Duy trì đội ngũ nhân sự khi có người lao động nghỉ việc.
Đối với nhiều doanh nghiệp, ban lãnh đạo không mong muốn nhận được tờ trình đề nghị tuyển dụng nhân sự. Lý do bởi tờ trình xin tuyển dụng nhân sự phản ánh việc quy hoạch nhân sự chưa tốt. Hoặc quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp đang thiếu hiệu quả. Nếu nhân sự được bổ sung kịp thời cùng với các dự án, hay trước khi nhân viên nghỉ việc, các phòng ban sẽ không cần trình loại giấy tờ này lên lãnh đạo.
2. Cách soạn thảo tờ trình xin bổ sung nhân sự chi tiết
2.1. Về hình thức của tờ trình
Đối với các cơ quan nhà nước, cán bộ đề xuất cần trình bày tờ trình xin tuyển dụng nhân sự một cách chỉn chu và chuyên nghiệp. Do vậy, tờ trình cần bao gồm đầy đủ các thông tin như:
- Dòng thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” cần trình bày chữ hoa, cỡ chữ 12 – 13, bôi đậm. Vị trí nằm ở trên cùng và căn phải theo khổ giấy A4.
- Dòng thức hai “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” viết hoa chữ cái đầu của mỗi từ, cỡ chữ 13 – 14. Vị trí tương tự dòng thứ nhất.
- Phía dưới là “TỜ TRÌNH” viết in hoa đi kèm nội dung “V/v: Bổ sung nhân sự”, định dạng chữ in đậm.
Do đặc thù là văn bản lưu hành nội bộ, vì vậy, cách viết tờ trình xin bổ sung nhân sự cũng có sự linh hoạt nhất định trong doanh nghiệp. Điều này giúp cán bộ thực hiện giảm bớt thời gian soạn thảo và tiết kiệm chi phí in ấn.
Do vậy, có thể lược bỏ phần trên giống như tờ trình bổ sung nhân sự tại cơ quan nhà nước. Thay vào đó, cán bộ thực hiện chỉ cần viết “TỜ TRÌNH BỔ SUNG NHÂN SỰ” hoặc “ĐỀ XUẤT TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ” và ghi rõ đơn vị của mình ở dưới.
2.2. Về nội dung tờ trình bổ sung nhân sự
Mỗi doanh nghiệp đều có yêu cầu nội dung khác nhau cho tờ trình tuyển nhân sự. Tuy nhiên, một tờ trình về việc xin bổ sung nhân sự cần đáp ứng đầy đủ các nội dung tối thiểu sau:
Phần nội dung tờ trình
- Tên người đề xuất, bộ phận đề xuất tờ trình đề nghị tuyển dụng nhân sự.
- Người và bộ phận tiếp nhận tờ trình tuyển dụng nhân sự. Ví dụ: giám đốc, trưởng phòng nhân sự, phòng nhân sự, phòng hành chính…
- Lý do cần tuyển dụng nhân sự: trình bày những lý do cho thấy cần phải tuyển dụng để đáp ứng yêu cầu công việc hiện tại.
- Vị trí cần bổ sung, tuyển dụng: cần lập bảng liệt kê những vị trí cần tuyển dụng, số lượng là bao nhiêu.
- Các yêu cầu về vị trí cần tuyển dụng: tóm tắt mô tả công việc, tiêu chuẩn ứng viên, các lưu ý khác để phục vụ công tác tuyển dụng hiệu quả.
- Thời gian cần được đáp ứng: ghi rõ thời gian cần tuyển dụng để bộ phận tiếp nhận tờ trình sắp xếp xử lý kịp thời.
Phần kết
Phần kết ghi rõ họ tên, chữ ký và con dấu nếu có của người đề xuất. Bên cạnh đó cần có chỗ trống để bộ phận tiếp nhận ký duyệt tờ trình tuyển dụng nhân sự. Phần kết có thể liệt kê thêm văn bản đính kèm, phụ lục, nơi lưu trữ.
Tờ trình sau khi soạn thảo xong sẽ gửi cho ban lãnh đạo hoặc phòng nhân sự để tiến hành xem xét, phê duyệt và ký xác nhận theo đúng quy trình. Sau khi có đầy đủ các nội dung trên ( bao gồm đóng dấu, ký phê duyệt ), các nội dung trong tờ trình sẽ được gửi xuống phòng ban để xúc tiến thực hiện.
>>> Xem thêm: 8+ mẫu lập kế hoạch nhân sự chi tiết nhất – Nội dung cần có và các bước lập kế hoạch nhân sự
3. Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự mới nhất
3.1 Mẫu đơn xin bổ sung nhân sự đột xuất
Tờ trình xin bổ sung nhân sự đột xuất được dùng phổ biến trong trường hợp nhà quản trị muốn xin cấp trên xét duyệt tuyển dụng thêm nguồn nhân lực cho một vị trí đang cần gấp.
Lưu ý, tờ trình nên trình bày các tiêu chí rõ ràng và ngắn gọn sao cho cấp trên dễ dàng nắm bắt được tổng quát nguồn lực cũng như nhu cầu thực tế của phòng ban.
3.2 Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự
Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự dưới đây phù hợp với các doanh nghiệp thương mại – dịch vụ và sản xuất trong trường hợp nhu cầu sử dụng nhân sự tăng đột biến do biến động thị trường.
3.3 Mẫu đơn đề xuất nhân sự chung cho doanh nghiệp
Mẫu tờ trình chung cho các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp mong muốn thay thế, bổ sung hoặc tuyển mới để đáp ứng mục tiêu kế hoạch của tổ chức.
3.4 Mẫu công văn đề nghị bổ sung nhân sự cụ thể
Mẫu đơn trình bổ sung nhân sự cho phòng ban gửi cho Phòng hành chính nhân sự và ban lãnh đạo công ty. Trong đơn trình đã nêu rõ các thông tin bao gồm: Chức danh cần tuyển, số lương, tiêu chuẩn tuyển dụng và tóm tắt công việc.
Để giúp người đề xuất có biểu mẫu để áp dụng ngay, MISA AMIS HRM xin gửi tặng 4 mẫu tờ trình bổ sung nhân sự – đề xuất tuyển dụng nhân sự đầy đủ. Bên cạnh đó là bảng báo cáo tình hình tuyển mới – nghỉ việc theo thời gian để dễ theo dõi số lượng nhân viên. Bạn có thể tải MIỄN PHÍ bằng cách điền vào form dưới đây.
4. Lưu ý khi viết tờ trình bổ sung nhân sự
Tuyển dụng nhân sự mới chắc chắn sẽ cần doanh nghiệp phân bổ thêm ngân sách và người phụ trách công việc này. Trước khi viết tờ trình xin bổ sung nhân sự, các phòng ban, bộ phận nên cân nhắc xem đây có phải là điều cấp thiết không, tìm cách sắp xếp lại nhân sự, tối ưu quy trình. Nếu tình hình được giải quyết đáng kể thì không cần đề xuất tuyển dụng để tránh gây lãng phí ngân sách, thời gian, công sức.
Khi nào được xem xét bổ sung nhân sự?
- Phát sinh những công việc mới trong phòng ban, bộ phận, doanh nghiệp mà hiện tại chưa có người đảm nhận.
- Khối lượng công việc có xu hướng ngày càng lớn, cần thêm nhân viên để đảm bảo tiến độ và đạt mục tiêu theo kế hoạch.
- Nhân viên hiện tại phải làm thêm giờ, làm ngoài giờ rất nhiều để hoàn thành nhiệm vụ.
- Doanh nghiệp thường xuyên phải thuê cộng tác viên, nhân sự bán thời gian, thuê đơn vị ngoài để xử lý công việc và mong muốn có nhân viên fulltime phụ trách các công việc đó trong thời gian tới.
>>> Xem thêm: Mẫu quy chế tuyển dụng mới nhất – Tải miễn phí
Khi nào không nên xem xét bổ sung nhân sự?
- Khi chưa xác định rõ về nhiệm vụ, công việc để giao cho nhân sự mới thì không nên bổ sung vội. Người đề xuất phải có mô tả công việc rõ ràng cho vị trí muốn tuyển và có kế hoạch phân công nhiệm vụ nếu muốn được phê duyệt.
- Đối với các công việc, dự án có tính chất thời vụ, nếu có thể sắp xếp nhân viên hiện tại xử lý được thì không cần thiết phải bổ sung nhân sự. Nếu tuyển thêm thì sau vài tháng hoặc khi hết dự án sẽ có tình trạng dư thừa nhân sự, gây lãng phí ngân sách, mất thời gian và công sức của nhân sự mới nếu họ không được giữ lại làm việc tiếp.
- Trong trường hợp nhân viên nghỉ ngắn hạn vì lý do cá nhân, không phụ trách được công việc, cấp quản lý cần suy nghĩ kỹ trước khi đề xuất tuyển mới. Hai bên nên trao đổi lại về thời gian nghỉ và cách xử lý công việc trong thời gian đó. Nếu vẫn sắp xếp được nhân sự khác hỗ trợ thay thì không cần bổ sung.
Tải miễn phí – Mẫu hợp đồng lao động mới nhất trong Doanh nghiệp mới nhất
Bên cạnh những trường hợp trên, khi làm đơn đề nghị bổ sung nhân sự, người làm đơn có trách nhiệm theo dõi tình hình xét duyệt và thúc đẩy triển khai nếu được phê duyệt. Hiện nay quy trình xét duyệt đơn từ, quy trình tuyển dụng tại các doanh nghiệp đang có xu hướng chuyển dịch từ thủ công sang tự động hóa trên phần mềm. Nhờ đó việc bổ sung nhân sự sẽ diễn ra nhanh hơn, sớm đáp ứng nhu cầu công việc của các phòng ban.
Hàng ngàn doanh nghiệp đa lĩnh vực đang sử dụng MISA AMIS HRM – phần mềm quản trị nhân sự toàn diện để thúc đẩy chuyển đổi số mọi nghiệp vụ HR. Phần mềm AMIS Tuyển dụng và AMIS Thông Tin Nhân Sự sẽ hỗ trợ rất hiệu quả cho công tác bổ sung nhân sự, xét duyệt đề nghị trong các thời điểm cần thiết. Bạn có thể đăng ký trải nghiệm miễn phí phần mềm ngay dưới đây.
5. Kết luận
Tờ trình xin bổ sung nhân sự là một văn bản cần thiết trong nghiệp vụ tuyển dụng nói riêng và công tác quản trị nguồn nhân lực nói chung. Với các thông tin và mẫu tờ trình như trên, hy vọng các phòng ban và bộ phận trong công ty bạn sẽ có quy chuẩn để triển khai bổ sung nhân sự một cách hiệu quả.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
