Công việc quản lý kho là một khâu trọng yếu trong chuỗi cung ứng, quyết định trực tiếp đến độ chính xác tồn kho, tốc độ đáp ứng đơn hàng và chi phí vận hành của doanh nghiệp. Để vận hành hiệu quả, nhân viên kho cần nắm rõ từng nhiệm vụ, quy trình và tiêu chuẩn kiểm soát dữ liệu ngay từ khâu nhập – xuất – lưu trữ.
Trong bài viết này, MISA sẽ giúp bạn hiểu quản lý kho là gì, vai trò thực sự của công việc quản lý kho, cùng những yếu tố nền tảng giúp nhân viên kho làm việc hiệu quả và hạn chế rủi ro. Đây là bước quan trọng để bạn nắm chắc bản chất nghề và tối ưu hoạt động kho bãi trong thực tế.
1. Tìm hiểu chung về công việc quản lý kho
1.1. Công việc quản lý kho là gì?
Công việc quản lý kho là quá trình kiểm soát, tổ chức và theo dõi toàn bộ hàng hóa trong kho, từ lúc nhập vào, lưu trữ, bảo quản cho đến khi xuất ra. Công việc này đảm bảo hàng hóa đúng số lượng – đúng chất lượng – đúng thời điểm, giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà, tránh thất thoát và tối ưu chi phí tồn kho.
Nói một cách đơn giản quản lý kho chính là “xương sống” của hoạt động logistics nội bộ, giúp doanh nghiệp biết chính xác mình đang có gì, ở đâu, và cần xuất – nhập như thế nào để đáp ứng nhu cầu kinh doanh mà không gián đoạn.
Với các doanh nghiệp thương mại, sản xuất có bộ phận kho riêng, thủ kho ưu tiên sử dụng phần mềm quản lý MISA AMIS Kho hàng – hệ thống quản lý kho theo thời gian thực, tự động cảnh báo sai lệch và kiểm soát chặt chẽ, giúp rút ngắn đến 70-80% thời gian xử lý nghiệp vụ và giảm đáng kể rủi ro tồn kho.
1.2. Vai trò của công việc quản lý kho
1. Đảm bảo nguồn hàng luôn sẵn sàng, không bị gián đoạn.
Công việc quản lý kho giúp đảm bảo hàng nhập – xuất – tồn luôn đúng số lượng và đúng chủng loại. Theo báo cáo của Statista 2023, sai lệch tồn kho có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại trung bình 1,1% doanh thu mỗi năm – chủ yếu do kiểm soát kho kém, thất thoát hoặc cập nhật tồn không chính xác.
Điều này cho thấy, nhân viên quản lý kho là mắt xích quan trọng đảm bảo dữ liệu tồn kho đáng tin cậy cho toàn bộ chuỗi cung ứng.
2. Giảm thất thoát, sai lệch và rủi ro tồn kho.
Kho vận là nơi “nhận – giữ – cấp phát” hàng hóa, nên chất lượng công việc của nhân viên kho ảnh hưởng trực tiếp đến các bộ phận khác: bán hàng, sản xuất, kế toán, mua hàng…
Theo Logistics Management, 97% doanh nghiệp cho biết thời gian xử lý đơn hàng phụ thuộc vào chất lượng vận hành kho.
Nhân viên quản lý kho đảm bảo các hoạt động sau diễn ra trơn tru:
- Hàng vào đúng thời điểm
- Hàng ra đúng số lượng
- Hàng được luân chuyển đúng quy trình
Chỉ cần một lỗi nhỏ như lệch số lượng hoặc xuất sai mặt hàng cũng có thể khiến cả quy trình bị chậm lại, gia tăng chi phí và ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng.
3. Góp phần giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp
Quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí vận hành. Theo Intermec by Honeywell, các doanh nghiệp có thể mất tới 3.000 giờ lao động mỗi năm chỉ vì quy trình kho thủ công và thiếu chuẩn hóa. Điều này cho thấy nhân viên quản lý kho chính là tuyến phòng thủ đầu tiên giúp doanh nghiệp tránh thất thoát và sai số.
4. Nâng cao tốc độ phục vụ khách hàng
Công việc của nhân viên kho ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và chất lượng phục vụ khách hàng. Khi hàng hóa được kiểm soát chính xác, sắp xếp khoa học và luôn trong trạng thái sẵn sàng, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian xử lý đơn, hạn chế sai sót và đáp ứng tốt các đơn hàng gấp. Điều này giúp cải thiện rõ rệt trải nghiệm của khách, giảm tình trạng giao hàng chậm trễ và tăng mức độ tin tưởng vào dịch vụ của doanh nghiệp.
5. Hỗ trợ ra quyết định chính xác cho doanh nghiệp
Việc tuân thủ nghiêm ngặt những tiêu chuẩn này không chỉ giúp hạn chế sai sót mà còn giảm rủi ro mất an toàn. Theo số liệu ghi nhận được từ OSHA, 17% tai nạn lao động trong ngành logistics xảy ra tại khu vực kho – cho thấy vai trò quan trọng của nhân viên kho trong việc duy trì môi trường làm việc an toàn và minh bạch.
2. Nhiệm vụ chính trong công việc quản lý kho
2.1. Quản lý nhập hàng
Trong nghiệp vụ kho, nhập hàng là bước mở đầu quan trọng cho toàn bộ chu trình vận hành chỉ một sai lệch nhỏ ở khâu này cũng có thể kéo theo lỗi tồn kho, sai lệch xuất hàng và ảnh hưởng đến dịch vụ khách hàng. Vì vậy, nhân viên kho phải thực hiện quy trình một cách chuẩn xác ngay từ đầu để đảm bảo dữ liệu và hàng hóa luôn đồng bộ.
2.1.1. Tiếp nhận và kiểm đếm
Trong giai đoạn này, người quản lý kho không chỉ “nhận hàng” theo nghĩa thông thường, mà phải thực hiện chuỗi những tác vụ.
Đầu tiên là đối chiếu đơn hàng – chứng từ – thực tế. Công việc quản lý kho yêu cầu ba lớp thông tin phải trùng khớp bao gồm: PO/đơn mua hàng, phiếu giao hàng/ packing list và số lượng hàng thực nhận. Bất kỳ sự lệch chuẩn nào cũng cần lập biên bản ngay lập tức để tránh phát sinh chênh lệch sau này.
Thứ hai là kiểm tra chất lượng và tình trạng hàng hóa. Không chỉ đo đếm số lượng, nhân viên kho phải thực hiện việc đánh giá. Tình trạng bao bì có rách, móp, ẩm,… hay không? Độ nguyên vẹn của tem nhãn, mã lô, hạn sử dụng… có đảm bảo? Tính đặc thù của sản phẩm (hàng lạnh, hàng dễ vỡ, thiết bị điện tử…)
Thứ ba là phân loại và gắn nhãn ngay tại khu tiếp nhận. Các chuyên gia kho thường khuyến nghị “phân loại ngay từ cửa kho” để tránh thao tác thừa. Việc dán nhãn, gắn mã hàng, mã lô ngay tại khu vực inbound giúp giảm đến 20-30% thời gian xử lý ở những khâu sau.
Cuối cùng là phối hợp với nhà cung cấp/ đơn vị vận chuyển. Khi xảy ra bất kỳ sai lệch nào, kho phải xử lý ngay tại thời điểm giao nhận, không chuyển việc sang kế toán hoặc mua hàng. Đây là nguyên tắc tiên quyết giúp hạn chế tối đa tranh chấp và kiểm soát trách nhiệm rõ ràng, minh bạch.
2.1.2. Cập nhật hệ thống
Sau khi hàng hóa đã được tiếp nhận đầy đủ, người quản lý kho phải đảm bảo cập nhật dữ liệu lên hệ thống một cách chính xác và kịp thời. Đây là bước chuyển đổi thông tin từ hàng thật → dữ liệu quản lý.
4 bước quan trọng trong quá trình này bao gồm:
- Bước 1: Nhập tồn kho theo mã hàng, mã lô, vị trí lưu trữ
- Bước 2: Đối chiếu dữ liệu giữa hệ thống và chứng từ ngay khi nhập liệu
- Bước 3: Thiết lập thông tin tracking – tracing cho hàng đặc thù
- Bước 4: Kích hoạt đúng luồng xử lý tiếp theo trong hệ thống
Toàn bộ 4 bước này đã được MISA chuẩn hóa thành quy trình chi tiết, đính kèm Ebook hướng dẫn giúp doanh nghiệp áp dụng ngay mà không cần tự xây dựng quy trình từ đầu.
2.2. Quản lý xuất hàng
Quy trình xuất hàng gồm hai bước trọng yếu: chuẩn bị hàng và bàn giao cho vận chuyển. Ở bước chuẩn bị, nhân viên kho phải rà soát đơn xuất, lấy đúng mã hàng, số lượng và vị trí lưu trữ và kiểm đếm cẩn thận trước khi đóng gói, dán nhãn và xác nhận. Đây là “lớp kiểm tra cuối” đảm bảo đơn hàng không bị sai lệch trước khi rời kho.
Sau đó, bước bàn giao cần được thực hiện minh bạch: kho đối chiếu chứng từ, kiểm tra tình trạng hàng hóa, xác nhận trách nhiệm giữa kho và đơn vị vận chuyển để tránh tranh chấp phát sinh.
2.3. Kiểm soát tồn kho
Kiểm soát tồn kho là hoạt động đảm bảo số liệu trên hệ thống luôn trùng khớp với hàng hóa thực tế trong kho. Đây là nhiệm vụ then chốt giúp hạn chế sai lệch, tránh thất thoát và duy trì vận hành ổn định, đặc biệt trong môi trường kho có nhiều mã hàng và luân chuyển liên tục.
2.3.1. Kiểm kê định kỳ
Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê theo tuần, tháng hoặc theo chu kỳ tùy chính sách vận hành. Việc kiểm đếm trực tiếp giúp phát hiện các vấn đề như thiếu/ thừa hàng, sai mã, sai vị trí hoặc nhầm lẫn lô hạn dùng.
Một bộ phận kho vận hành tốt thường duy trì tỷ lệ khớp tồn từ 95% trở lên, đây là ngưỡng an toàn để đảm bảo không gián đoạn hành trình phân phối hàng hóa.
2.3.2. Xử lý chênh lệch
Khi có sai lệch, người quản lý kho phải xử lý ngay theo ba bước:
- Ghi nhận nguyên nhân: sai nhập liệu, nhầm vị trí, hao hụt tự nhiên, hư hỏng…
- Điều chỉnh số liệu trên hệ thống theo đúng quy trình được phê duyệt.
- Báo cáo bộ phận liên quan nếu có dấu hiệu bất thường cần điều tra thêm.
Xử lý chênh lệch kịp thời giúp kho duy trì tính minh bạch, tránh tồn kho ảo một trong những nguyên nhân phổ biến gây đình trệ xuất hàng và làm tăng chi phí vận hành.
2.4. Sắp xếp và bố trí kho
2.4.1. Áp dụng tiêu chuẩn 5S
Tiêu chuẩn 5S (Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng) giúp kho luôn ở trạng thái gọn gàng, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Theo các nghiên cứu thực tế các kho khi được áp dụng 5S bài bản có thể tăng 15-30% tốc độ xử lý hàng, đồng thời giảm đáng kể lỗi thao tác.
Để chuẩn hóa kho hàng theo quy chuẩn 5S yêu cầu nhân viên kho cần lưu ý một số công đoạn:
- Loại bỏ vật dụng dư thừa
- Sắp xếp hàng hóa theo khu – kệ – tầng khoa học
- Duy trì vệ sinh và kiểm tra định kỳ
- Xây dựng thói quen tuân thủ quy tắc vận hành
2.4.2. Quy tắc lưu kho
Bố trí kho cần tuân thủ các nguyên tắc kỹ thuật như FIFO/FEFO, phân khu theo đặc tính hàng hóa, đánh dấu vị trí và thiết lập lối đi đảm bảo an toàn. Việc lưu kho đúng chuẩn không chỉ giúp giảm sai sót mà còn hỗ trợ kiểm kê nhanh, bảo quản hàng tốt hơn và tăng tốc độ xuất -nhập.
Một quy tắc quan trọng là:
-
- Hàng nhanh luân chuyển đặt ở khu vực dễ tiếp cận
- Hàng rủi ro cao hoặc giá trị lớn bố trí ở khu vực kiểm soát chặt hơn
- Mỗi vị trí phải gắn mã định danh để tránh nhầm lẫn trong soạn hàng.
2.5. Quản lý chứng từ và hệ thống
Điểm tạo nên sự khác biệt giữa một kho vận hành thủ công và một kho chuyên nghiệp chính là ở mức độ đồng bộ thông tin. Khi chứng từ được số hóa và liên kết trực tiếp với hệ thống quản lý kho, dữ liệu tồn – xuất – nhập luôn minh bạch, dễ truy xuất và nhất quán giữa kho – kế toán – mua hàng. Doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian xử lý, hạn chế thất lạc giấy tờ và gần như loại bỏ tình trạng chênh lệch sổ sách.
3. Kỹ năng cần có khi làm công việc quản lý kho
Kỹ năng tổ chức và bố trí không gian khoa học bao gồm việc sắp xếp hàng hóa hợp lý, tối ưu lối đi – vị trí – khu vực lưu trữ để rút ngắn thời gian tìm hàng và giảm sai sót khi thao tác.
Kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa với độ chính xác cao, hạn chế sai lệch tồn kho và tránh thất thoát trong quá trình nhập – xuất.
Kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý kho đảm bảo công việc nhập liệu, theo dõi tồn kho, kiểm soát vị trí lưu trữ và truy xuất thông tin nhanh chóng theo thời gian thực.
Kỹ năng lập báo cáo tổng hợp số liệu tồn kho, báo cáo hàng hóa nhập – xuất – tồn một cách rõ ràng để hỗ trợ kế toán, mua hàng và ban lãnh đạo ra quyết định.
Kỹ năng giao tiếp và phối hợp nội bộ, làm việc hiệu quả với bộ phận mua hàng, kế toán, vận chuyển và sản xuất để đảm bảo quy trình vận hành diễn ra trơn tru.
4. Những khó khăn thường gặp trong công việc quản lý kho
Theo khảo sát của Intermec, nhân viên kho có thể lãng phí tới 1.200 giờ/năm chỉ vì thao tác sai, quy trình thủ công hoặc tìm hàng không đúng vị trí. Đây là con số cho thấy những lỗi nhỏ trong vận hành kho có thể tạo ra “đoạn gãy” lớn trong chuỗi cung ứng. Dưới đây là những vấn đề phổ biến nhất mà nhân viên kho thường đối mặt:
Sai lệch tồn kho do kiểm đếm không chính xác
Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng gây hậu quả nặng nề nhất. Sai lệch chỉ 1-2 đơn vị có thể dẫn đến chậm giao hàng, gián đoạn sản xuất và làm mất niềm tin của khách hàng. Nguyên nhân thường đến từ kiểm đếm vội vàng, thiếu đối chiếu chéo hoặc cập nhật hệ thống chậm.
Thiếu đồng bộ giữa hàng thực tế – sổ sách – hệ thống
Khi dữ liệu không nhất quán, toàn bộ quy trình xuất – nhập – kiểm kê sẽ rơi vào trạng thái “mù thông tin”. Đây là vấn đề lớn ở các kho quản lý thủ công hoặc sử dụng nhiều file Excel rời rạc, thiếu quy chuẩn.
Sắp xếp kho thiếu khoa học khiến năng suất giảm mạnh
Kho không có sơ đồ phân khu, không áp dụng quy tắc lưu kho (FEFO/FIFO/LIFO) hoặc 5S sẽ khiến thời gian tìm hàng, chuẩn bị hàng và kiểm kê tăng gấp nhiều lần. Nhân viên mới cũng khó hòa nhập do không biết vị trí vật tư.
Gặp khó khăn trong truy xuất chứng từ và theo dõi luồng vận chuyển
Khi chứng từ lưu rời rạc, không số hóa, việc kiểm tra lại lịch sử nhập – xuất, đối soát công nợ hoặc xử lý khiếu nại rất mất thời gian. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang phần mềm để tự động hóa.
5. Quản lý kho hàng hiệu quả, tự động với MISA AMIS Kho hàng
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng doanh nghiệp Việt không đứng ngoài xu thế đó, các doanh nghiệp hiện nay ngày càng trở nên ưu tiên phần nhằm quản lý kho tự động, cắt giảm đến 20 – 30% chi phí vận hành và cải thiện hiệu suất lên đến 40–60% (theo thống kê ngành logistics năm 2024).
AMIS Kho hàng là giải pháp quản lý kho tiên tiến do MISA phát triển, ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn chính xác theo thời gian thực, loại bỏ hoàn toàn tình trạng tồn kho ảo và thất thoát. Hệ thống tự động hóa toàn bộ quy trình nhập – xuất – điều chuyển – kiểm kê, giúp doanh nghiệp vận hành kho nhanh hơn, minh bạch hơn và an toàn hơn.
Các tính năng nổi bật của AMIS Kho hàng
- Quản lý hàng hóa đa tiêu chí: theo mã vạch/QR, số lô, hạn dùng, đơn vị tính, vị trí lưu trữ… đáp ứng mọi mô hình kho từ đơn giản đến phức tạp.
- Tồn kho thời gian thực: mọi biến động nhập – xuất – tồn được cập nhật ngay lập tức; hệ thống tự động cảnh báo khi có nguy cơ thiếu hoặc dư hàng.
- Tự động hóa quy trình kho: hỗ trợ nhiều phương pháp xuất kho (FIFO, LIFO, bình quân…), tối ưu phân công nhiệm vụ và rút ngắn 70–80% thời gian xử lý nghiệp vụ.
- Điều phối vận chuyển tối ưu: đề xuất lộ trình giao hàng hợp lý theo vị trí – thời gian – tải trọng, giúp tiết kiệm chi phí logistics.
- Tối ưu không gian lưu trữ: sơ đồ kho trực quan, gợi ý vị trí lưu trữ tối ưu theo kích thước và tần suất xuất hàng.
- Báo cáo & phân tích chuyên sâu: dashboard – biểu đồ – báo cáo tổng hợp giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh và chính xác.
- Trợ lý AI thông minh: theo dõi biến động kho, đề xuất nhập hàng, cảnh báo bất thường và hỗ trợ xử lý tình huống.
6. Kết luận
Công việc quản lý kho không chỉ dừng lại ở việc theo dõi hàng hóa ra vào mà còn là yếu tố cốt lõi quyết định hiệu quả vận hành, chi phí logistics và khả năng đáp ứng đơn hàng của doanh nghiệp. Khi kho được tổ chức khoa học, dữ liệu minh bạch và quy trình rõ ràng, mọi phòng ban từ mua hàng, kế toán đến bán hàng đều vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm được những nhiệm vụ cốt lõi, kỹ năng cần có và các thách thức trong nghề để hiểu sâu hơn về vai trò của vị trí này. Đặc biệt trong bối cảnh thế giới phẳng đòi hỏi mỗi cá nhân và doanh nghiệp phải không ngừng thích nghi, chuyển đổi số, việc ứng dụng công nghệ và tự động hóa vào quản lý kho bãi sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp giảm sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất vận hành trong dài hạn.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
