Tổng hợp 3 cách thay đổi thông tin đăng ký thuế từ CMND sang CCCD

Cách thay đổi thông tin đăng ký thuế từ CMND sang CCCD là nội dung được nhiều cá nhân quan tâm trong bối cảnh căn cước công dân gắn chip đang dần thay thế hoàn toàn chứng minh nhân dân. Việc cập nhật thông tin mới giúp đảm bảo dữ liệu cá nhân khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia và hệ thống quản lý thuế, hạn chế rủi ro trong khấu trừ, quyết toán hoặc hoàn thuế thu nhập cá nhân.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết 3 cách thay đổi thông tin đăng ký thuế từ CMND sang CCCD theo quy định mới nhất, kèm hồ sơ, thủ tục và lưu ý quan trọng người nộp thuế cần biết.

1. Cách 1: Thay đổi thông tin đăng ký thuế từ CMND sang CCCD trực tuyến

1.1.  Trường hợp người nộp thuế đăng nhập qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia

Người nộp thuế thực hiện truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ sau: https://dichvucong.gov.vn

Bước 2: Đăng nhập tài khoản

Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử hoặc tài khoản Cổng DVC Quốc gia.

Bước 3: Tìm thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế

• Tại giao diện chính, chọn “Thủ tục hành chính”

• Chọn tìm kiếm với từ khóa: “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”
  

• Chọn mục “Nộp trực tuyến”.
  

Bước 3: Chuyển hướng sang Cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Sau khi chọn, Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động chuyển hướng người dùng sang Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế 

Tại đây, người nộp thuế tiếp tục thực hiện các bước tương tự như khi đăng nhập trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, cụ thể trình bày ở phần 1.2. dưới đây.

1.2. Trường hợp người nộp thuế đăng nhập qua Cổng TTĐT của Tổng cục Thuế.

a. Thay đổi thông tin của NNT

Bước 1: Truy cập và đăng nhập hệ thống

NNT thực hiện truy cập trang: https://thuedientu.gdt.gov.vn → Chọn tab “Cá nhân” → bấm “Đăng nhập”.

Tại bước này, người nộp thuế có thể lựa chọn:

• Đăng nhập bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử
• Hoặc đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử

Bước 2: Truy cập chức năng thay đổi thông tin đăng ký thuế

• Sau khi đăng nhập thành công, tại thanh menu chính, chọn “Đăng ký thuế” → “Thay đổi thông tin”  

• Giao diện sẽ hiển thị mẫu tờ khai thay đổi thông tin đăng ký thuế với các trường dữ liệu đã được hệ thống lưu trước đó.

Bước 3: Nhập thông tin CCCD mới và đồng bộ với dữ liệu dân cư

• Tại phần thông tin giấy tờ cá nhân, điền đầy đủ và chính xác các trường:
  • Số CCCD gắn chip mới
  • Ngày cấp
  • Nơi cấp
    

• Tiếp tục chọn “Lấy thông tin công dân” để truy vấn thông tin cá nhân từ CSDL Quốc gia về dân cư:

Nếu dữ liệu trùng khớp, thông tin sẽ được tự động hiển thị lại một lần nữa để người nộp thuế xác minh.

Bước 4: Hoàn tất khai báo và nộp hồ sơ

NNT thực hiện kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin đã điền. Nhấn chọn “Hoàn thành kê khai”, sau đó làm theo hướng dẫn để gửi tờ khai điện tử và tệp hồ sơ đính kèm (nếu có) đến cơ quan thuế.

b. Thay đổi thông tin đăng ký thuế của người phụ thuộc (nếu có)

Nếu người nộp thuế cần cập nhật CCCD cho người phụ thuộc (NPT), sau khi đăng nhập thành công cần thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Truy cập chức năng thay đổi thông tin đăng ký thuế người phụ thuộc

Tại thanh menu, chọn: “Đăng ký thuế” → “Kê khai và nộp hồ sơ ĐKT” → Chọn hồ sơ:” 20/ĐK-TCT – Tờ khai đăng ký người phụ thuộc (theo mẫu Thông tư 86/2024/TT-BTC)”

Bước 2: Cập nhật thông tin NPT: Tại phần nhập liệu, chọn mục: “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” → Cập nhật các thông tin cần điều chỉnh cho người phụ thuộc, đặc biệt là:

• Họ tên
• Ngày sinh
• Giấy tờ chứng thực cá nhân (ưu tiên số CCCD mới)

Bước 3: Kiểm tra và hoàn thành kê khai

Sau khi nhập thông tin hoàn tất, NNT thực hiện kiểm tra lại thông tin đã nhập. Nếu dữ liệu chính xác, NNT thực hiện bấm “Hoàn thành kê khai” và gửi hồ sơ theo quy trình tương tự như cập nhật thông tin của người nộp thuế

2. Cách 2: Kê khai thay đổi thông tin đăng ký thuế qua cơ quan chi trả thu nhập.

Đối với người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị chi trả thu nhập, có thể ủy quyền cho đơn vị này thực hiện việc thay đổi thông tin đăng ký thuế từ CMND sang CCCD. Đây là hình thức phổ biến trong thực tế và thường áp dụng tập trung theo đợt tại doanh nghiệp.

Bước 1: Cá nhân cung cấp hồ sơ cho cơ quan chi trả thu nhập

Người nộp thuế (NNT) cần chuẩn bị và nộp cho bộ phận kế toán các giấy tờ sau:

• Văn bản ủy quyền (đối với trường hợp chưa có văn bản ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập trước đó).
• Bản sao giấy tờ cá nhân có thay đổi: CCCD gắn chip mới hoặc giấy tờ chứng minh có sự thay đổi so với thông tin đã đăng ký thuế trước đây.
• Nếu thay đổi thông tin người phụ thuộc (NPT), cũng cần nộp bản sao CCCD hoặc giấy tờ tùy thân của NPT.

Bước 2: Cơ quan chi trả thu nhập lập hồ sơ tổng hợp

Bộ phận kế toán hoặc phụ trách thuế của tổ chức chi trả tiến hành tổng hợp thông tin từ người lao động và lập hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế để gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế – Mẫu 05-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC để cập nhật thông tin cá nhân của người nộp thuế bao gồm:: Họ và tên, Ngày sinh, Giấy tờ chứng thực cá nhân (ưu tiên cập nhật số CCCD mới nhất).

• Tờ khai đăng ký người phụ thuộc – Mẫu 20-ĐK-TH-TCT (đối với trường hợp cập nhật thông tin NPT)

Tải xuống:

• Mẫu số 05-ĐK-TH-TCT​
• Mẫu số 20-ĐK-TH-TCT​

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý

Cơ quan chi trả thu nhập sẽ gửi bộ hồ sơ đã tổng hợp đến Chi cục Thuế nơi đơn vị đăng ký mã số thuế tổ chức, theo đúng địa bàn quản lý.

3. Cách 3: Thay đổi thông tin đăng ký thuế trực tiếp tại cơ quan thuế

Trong trường hợp cá nhân không làm việc tại tổ chức chi trả thu nhập hoặc không sử dụng phương thức điện tử, người nộp thuế có thể trực tiếp đến nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế để thực hiện việc thay đổi thông tin từ CMND sang CCCD.

Bước 1: Xác định nơi nộp hồ sơ

Người nộp thuế (NNT) cần đến Chi cục Thuế hoặc Chi cục Thuế khu vực tương ứng với địa bàn nơi:

• Đăng ký hộ khẩu thường trú, hoặc
• Có đăng ký tạm trú, nếu khác nơi thường trú

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ kê khai

Cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau đây:

• Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế – Mẫu 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC để cập nhật thông tin của bản thân người nộp thuế.

• Tờ khai đăng ký thuế – Mẫu 20-ĐK-TCT: Sử dụng trong trường hợp cập nhật thông tin cho người phụ thuộc (NPT) như thay đổi số CMND/CCCD, tên, ngày sinh…
• Bản sao giấy tờ tùy thân còn hiệu lực:
  • Trường hợp là công dân Việt Nam: Bản sao CCCD gắn chip
  • Trường hợp là người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam đang sống tại nước ngoài: Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực

Tải xuống: Mẫu 08-MST

Bước 3: Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của Chi cục Thuế

Sau khi chuẩn bị đầy đủ, cá nhân mang hồ sơ đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ tại Chi cục Thuế để nộp trực tiếp:

• Công chức thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ và hướng dẫn điều chỉnh (nếu cần).
• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ → được tiếp nhận và xử lý theo quy trình.

Bước 4: Theo dõi kết quả cập nhật thông tin

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ xử lý yêu cầu và cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý thuế. Cá nhân có thể  kiểm tra qua các kênh tra cứu mã số thuế.

4. Những ai cần thực hiện thay đổi thông tin đăng ký thuế từ CMND sang CCCD

Việc cập nhật thông tin đăng ký thuế từ CMND sang CCCD gắn chip là bước cần thiết để đảm bảo dữ liệu cá nhân được đồng bộ giữa cơ quan thuế và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Dưới đây là các trường hợp cần thực hiện thay đổi:

• Cá nhân đã có mã số thuế sử dụng CMND cũ:  Trường hợp người nộp thuế đã được cấp mã số thuế trước khi đổi sang CCCD gắn chip thì cần cập nhật để đảm bảo thông tin trùng khớp với hệ thống thuế. Nếu không cập nhật, có thể phát sinh lỗi khi kê khai thuế hoặc tra cứu thông tin.
• Người phụ thuộc đã đổi sang CCCD:  Nếu người phụ thuộc được đăng ký giảm trừ thuế trước đây bằng CMND, giấy khai sinh, hoặc giấy tờ tùy thân cũ, thì khi đổi sang CCCD cần cập nhật lại để tiếp tục được tính giảm trừ gia cảnh hợp lệ.
• Cá nhân có thay đổi thông tin giấy tờ tùy thân ảnh hưởng đến dữ liệu thuế: Trường hợp thay đổi số giấy tờ, ngày cấp, nơi cấp… dẫn đến dữ liệu hiện tại không khớp với dữ liệu gốc đã đăng ký thuế thì nên thực hiện cập nhật ngay.

Xem thêm: Tổng hợp 5 mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN mới nhất

5. Thông tin đăng ký thuế bao gồm những gì?

Đối với cá nhân thông tin đăng ký thuế là cơ sở quan trọng để cơ quan thuế cấp mã số thuế, quản lý nghĩa vụ thuế và thực hiện các thủ tục liên quan như khấu trừ, hoàn thuế, quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

• Đối với các cá nhân không kinh doanh: các thông tin được kê khai khi đăng ký thuế hoặc thay đổi thông tin đăng ký thuế bao gồm: họ và tên đầy đủ; số CCCD hoặc CMND (hoặc hộ chiếu đối với người nước ngoài).
  • Đối với cá nhân đang làm việc tại tổ chức chi trả thu nhập, thông tin này còn có thêm tên đơn vị chi trả và mã số thuế của tổ chức đó. Nếu có người phụ thuộc, người nộp thuế cũng cần khai báo thông tin của người phụ thuộc như: họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND hoặc giấy tờ tùy thân khác, mối quan hệ với người nộp thuế.
• Đối với cá nhân kinh doanh: Theo khoản 1 Điều 34 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, cơ quan thuế cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế cho người nộp thuế trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký thuế của người nộp thuế theo quy định. Thông tin của giấy chứng nhận đăng ký thuế bao gồm:
  • Tên người nộp thuế;
  • Mã số thuế;
  • Số, ngày, tháng, năm của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với tổ chức, cá nhân kinh doanh; số, ngày, tháng, năm của quyết định thành lập đối với tổ chức không thuộc diện đăng ký kinh doanh; thông tin của giấy chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu đối với cá nhân không thuộc diện đăng ký kinh doanh;
  • Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 34 Luật Quản lý thuế, cơ quan thuế không cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế mà sẽ cấp thông báo mã số thuế đối với các trường hợp:

• Cá nhân ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập đăng ký thuế thay cho cá nhân và người phụ thuộc của cá nhân;
• Cá nhân thực hiện đăng ký thuế qua hồ sơ khai thuế;
• Tổ chức, cá nhân đăng ký thuế để khấu trừ thuế và nộp thuế thay;
• Cá nhân đăng ký thuế cho người phụ thuộc.

6. Không thay đổi thông tin đăng ký thuế có bị phạt không?

Căn cứ theo Điều 11 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi chậm thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế sẽ bị xử phạt theo mức độ vi phạm về thời gian và mức độ ảnh hưởng đến giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế. Cụ thể:

Tuy nhiên, khoản 6 Điều 11 Nghị định này miễn áp dụng xử phạt đối với một số trường hợp nhất định, trong đó có:

• Cá nhân không kinh doanh đã được cấp mã số thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm thay đổi thông tin từ CMND sang CCCD.
• Cơ quan chi trả thu nhập chậm thông báo thay đổi khi người lao động được cấp CCCD mới mà đã ủy quyền quyết toán thuế.
• Trường hợp chậm thay đổi địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính theo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội hoặc Quốc hội.

Như vậy, đối với cá nhân không kinh doanh, việc chậm cập nhật thông tin đăng ký thuế khi chuyển từ CMND sang CCCD sẽ không bị xử phạt.

Tuy nhiên, cá nhân vẫn nên chủ động thực hiện thủ tục cập nhật để tránh phát sinh rủi ro như: không khớp dữ liệu khi tra cứu thuế, khó khăn trong quyết toán thuế TNCN, hoặc không đủ điều kiện giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

Kết luận

Có thể thấy, cách thay đổi thông tin đăng ký thuế từ CMND sang CCCD hiện nay được cơ quan thuế tạo điều kiện thực hiện thuận tiện qua nhiều kênh: trực tuyến, thông qua cơ quan chi trả thu nhập hoặc nộp trực tiếp tại chi cục thuế. Mặc dù không xử phạt đối với cá nhân không kinh doanh chậm cập nhật CCCD, nhưng để tránh sai lệch dữ liệu, ảnh hưởng đến quyền lợi thuế và quá trình kê khai điện tử, người nộp thuế nên chủ động điều chỉnh thông tin sớm.

Đối với doanh nghiệp, việc quản lý thông tin thuế, hồ sơ nhân sự và các thay đổi liên quan đến CMND/CCCD của người lao động có thể được xử lý nhanh chóng và chính xác thông qua phần mềm kế toán online MISA AMIS. Đây là giải pháp quản trị tài chính – kế toán hiện đại, tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo, hỗ trợ kế toán doanh nghiệp và nhà quản lý tối ưu hiệu suất công việc.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm kế toán online MISA AMIS:

• Trợ lý tài chính AI – AVA: tự động gợi ý bút toán, cảnh báo sai lệch chứng từ, đề xuất xử lý theo nghiệp vụ chuẩn.
• Tự động cập nhật thông tin CMND/CCCD của người lao động: đồng bộ từ dữ liệu nhân sự, hỗ trợ khai báo thuế TNCN chính xác.
• Gợi ý đối chiếu hóa đơn đầu vào – đầu ra theo thời gian thực.
• Kết nối trực tiếp với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, dễ dàng nộp tờ khai, tra cứu mã số thuế, đăng ký người phụ thuộc.
• Phân tích báo cáo tài chính bằng AI, hỗ trợ ra quyết định nhanh và có cơ sở dữ liệu so sánh.
• Tự động phát hiện sai sót thường gặp trong báo cáo thuế và đề xuất hướng xử lý.