Xử lý hóa đơn viết sai, mất, cháy, hỏng trong công ty

Trong quá trình sử dụng hóa đơn, thực hiện việc xuất hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kế toán cần phải xử lý hóa đơn khi gặp một số vấn đề như: viết sai một số nội dung, mất hóa đơn, hỏng hóa đơn, hàng hóa xuất ra khỏi kho đã viết hóa đơn cho người mua nhưng bị trả lại mà kế toán không biết cách xử lý…

Với bài viết này, MISA AMIS xin chia sẻ với các bạn một số tình huống thường gặp về hóa đơn như: viết sai, mất, cháy, hỏng đối với hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in và cách xử lý.

Xem thêm: Các‌ ‌công‌ ‌việc‌ ‌của‌ ‌kế‌ ‌toán‌ ‌liên‌ ‌quan‌ ‌đến‌ ‌hóa‌ ‌đơn‌

Căn cứ thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành nghị định 51/20120/NĐ-PC ngày 15/5/2021 và nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 về việc hướng dẫn về việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (sau đây gọi chung là hóa đơn); nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý thuế các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn; quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn; kiểm tra, thanh tra về hóa đơn…

Hóa đơn viết sai:

Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp sẽ có lúc mắc phải những sai sót như: ghi sai thông tin hàng hóa, dịch vụ; sai thuế suất; sai thông tin bên mua, sai mã số thuế, sai số tiền, sai giá… Những lúc đó, tùy tình huống mà doanh nghiệp có cách xử lý khác nhau.

Hóa đơn viết sai nhưng chưa xuất cho khách hàng:

Tình huống 1: Hóa đơn viết sai một hay vài nội dung nào đó nhưng chưa xuất cho khách hàng và chưa xé rời khỏi quyển.

Cách xử lý: 

+ Giữ nguyên hóa đơn đó tại quyển để lưu trữ, gạch chéo cả 3 liên.

+ Lập hóa đơn đúng khác để thay thế.

Tình huống 2: Hóa đơn viết sai một hay vài nội dung nào đó nhưng chưa xuất cho khách hàng và đã xé rời khỏi quyển.

Cách xử lý: 

+ Kẹp trở lại liên đã xé vào quyển hóa đơn để lưu trữ và gạch chéo cả 3 liên viết sai đó.

+ Lập hóa đơn mới đúng để thay thế.

Như vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc xử lý hóa đơn viết sai. Chỉ cần lưu giữ đẩy đủ 3 liên sai tại cuống đầy đủ và gạch chéo rồi viết hóa đơn khác cho đúng để thay thế. Khi lập báo cáo sử dụng hóa đơn thì kê khai hóa đơn thu hồi hủy bỏ vào cột “Xóa bỏ”.

Hóa đơn viết sai đã xuất cho khách hàng:

Tình huống 1: Hóa đơn viết sai đã xuất cho khách hàng, đã xé rời khỏi quyển, hai bên chưa kê khai thuế đối với hóa đơn này.

Cách xử lý: 

+ Doanh nghiệp liên hệ, thông báo với khách hàng về sai sót. 

+ Hai bên cùng nhau lập “Biên bản thu hồi hóa đơn” đã lập sai; trong đó, phải ghi rõ lý do thu hồi hóa đơn, ghi rõ đã lập hóa đơn nào thay thế. 

+ Đồng thời, doanh nghiệp thu hồi lại hóa đơn đã lập sai từ khách hàng và gạch chéo lên các liên của hóa đơn lập sai đã thu hồi lại rồi lưu giữ tại quyển cùng với biên bản thu hồi hóa đơn. 

+ Lập hóa đơn mới cho đúng và xuất cho khách hàng như bình thường; ngày lập hóa đơn mới là ngày các bên lập biên bản thu hồi hóa đơn.

Tình huống 2: Doanh nghiệp đã xuất hóa đơn lập sai cho khách hàng và một trong hai  bên đã kê khai thuế hoặc cả hai bên đã kê khai thuế đối với hóa đơn đó. Tình huống này có 3 trường hợp:

• Trường hợp 1:  Hóa đơn sai các nội dung cơ bản như: số lượng hàng hóa, sai đơn giá, sai thuế suất thuế giá trị gia tăng, sai số tiền thuế giá trị gia tăng, tổng thanh toán.

Cách xử lý: 

+ Hai bên cùng nhau lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập sai; trong đó, ghi rõ các sai sót. 

+ Doanh nghiệp (bên bán) lập hóa đơn mới để điều chỉnh (Hóa đơn điều chỉnh) và xuất cho khách hàng. 

Lưu ý: Ngày lập hóa đơn mới là ngày các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ các điều chỉnh (tăng/giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số mấy, ký hiệu là gì, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm. 

Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử đã sẵn sàng trên Phần mềm quản trị doanh nghiệp MISA AMIS

Khi kê khai thuế, căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, hai bên kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào, lập tờ khai bổ sung theo mẫu quy định của cơ quan thuế. 

• Trường hợp 2: Hóa đơn lập sai ngày tháng, tên hàng hóa, đơn vị tính, mã số thuế… nhưng sai sót không ảnh hưởng đến số tiền.

Cách xử lý: 

+ Hai bên tiến hành lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn; trong đó, ghi rõ các sai sót. 

+ Bên bán lập hóa đơn mới để điều chỉnh cho phần sai sót (Hóa đơn điều chỉnh). Ngày lập hóa đơn mới là ngày các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Lưu ý: Vì đây là những sai sót không ảnh hưởng đến tiền, nên hóa đơn điều chỉnh này bên bán và bên mua không phải kê khai thuế. Hóa đơn điều chỉnh và Biên bản điều chỉnh sẽ được kẹp cùng với hóa đơn viết sai để giải trình sau này.

• Trường hợp 3: Hóa đơn lập sai về tên, địa chỉ nhưng ghi đúng mã số thuế của bên mua:

Cách xử lý: Hai bên chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập sai, chứ không cần phải xuất Hóa đơn điều chỉnh.

Hóa đơn bị mất, cháy, hỏng:

Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP thì các Doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/07/2022, vì vậy trong giai đoạn hiện nay các doanh nghiệp vẫn cần phải xử lý các vấn đề về hóa đơn giấy bị mất, cháy, hỏng. Khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì khả năng về mất, cháy, hỏng sẽ ít hơn nhưng khả năng về mất dữ liệu hóa đơn điện tử có thể xảy ra. Nội dung mất dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ được trình bày ở bài sau.

Tình huống 1: Doanh nghiệp tự phát hiện việc mất, cháy, hỏng hóa đơn (đã lập hoặc chưa lập)

Cách xử lý: + Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải lập Báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn (theo mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp về vấn đề này.

Thời gian thực hiện: chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra sự việc. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật, thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Tình huống 2: Doanh nghiệp bán hàng hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập

Cách xử lý: + Trong trường hợp này, doanh nghiệp bán hàng và người mua lập Biên bản ghi nhận sự việc. 

Lưu ý:

* Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn doanh nghiệp bán hàng đã kê khai, nộp thuế trong tháng nào; Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bán hàng (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản;

* Doanh nghiệp bán hàng sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu sao y bản chính trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của doanh nghiệp bán hàng kèm theo Biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Doanh nghiệp bán hàng và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Tình huống 3: Mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba:

Bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên vận chuyển hóa đơn (bên nhận gửi hóa đơn như bưu điện, chuyển phát nhanh…)

Trong trường hợp này phải căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm xử lý hóa đơn (theo 01 trong 02 trường hợp như trên) và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

+ Nếu bên thứ ba do người bán thuê thì bên bán lập biên bản: tại biên bản ghi rõ nguyên nhân bị mất, cháy, hỏng; ghi rõ liên 1 của hóa đơn doanh nghiệp bán hàng đã kê khai, nộp thuế trong tháng nào; Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bán hàng trên biên bản; đồng thời sao y bản chính liên 1 hóa đơn để giao cho bên mua kèm theo Biên bản làm căn cứ để bên mua làm chứng từ kế toán và thực hiện kê khai thuế bình thường.

+ Nếu bên thứ ba do người mua thuê thì bên mua lập biên bản: tại biên bản ghi rõ nguyên nhân bị mất, cháy, hỏng; đề nghị bên bán xác nhận liên 1 bên bán đã thực hiện kê khai, nộp thuế trong tháng nào và đề nghị bên bán sao y bản chính liên 1 để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế, kèm biên bản có ký xác nhận của 2 bên.

Trên đây là cách xử lý tình huống về hóa đơn viết sai, mất, cháy, hỏng đối với hóa đơn giấy (tự in, đặt in…) mà MISA AMIS xin chia sẻ cùng các bạn. Đối với việc phát hành sai, hỏng, hủy đối với hóa đơn điện tử sẽ được chia sẻ ở bài tiếp theo.  Chúc các bạn thành công.

Tác giả: Kim Tuyến

Các từ khóa liên quan:

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Các tình huống xử lý hóa đơn

Mẹo sửa hóa đơn viết sai

Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào

Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Cách xử lý hóa đơn đóng dấu sai

Viết sai hóa đơn trực tiếp

Cách xử lý hóa đơn bị mất chữ