Mẫu số hóa đơn là gì? Quy định về ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC

Mẫu số hóa đơn là gì và có ý nghĩa như thế nào trong việc lập, quản lý hóa đơn điện tử? Đây là thông tin quan trọng mà kế toán và doanh nghiệp cần nắm rõ để đọc đúng ký hiệu hóa đơn, sử dụng hóa đơn đúng quy định và tránh sai sót trong quá trình xuất hóa đơn. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ mẫu số hóa đơn, cách đọc ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, quy định về số hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Cùng tìm hiểu ngay!

1. Mẫu số hóa đơn là gì?

Hiện nay, chưa có văn bản pháp lý nào quy định trực tiếp định nghĩa “mẫu số hóa đơn”, tuy nhiên trong thực tiễn áp dụng, mẫu số hóa đơn được hiểu là một chuỗi ký tự gồm cả chữ và số, được quy định theo cấu trúc nhất định để phản ánh loại hóa đơn, hình thức phát hành và thứ tự mẫu mà doanh nghiệp đang sử dụng. Đây là yếu tố bắt buộc trên mỗi hóa đơn điện tử hợp pháp, giúp phân biệt các loại hóa đơn, quản lý hiệu quả và phục vụ kiểm tra, xác minh từ cơ quan thuế.

Mẫu số hóa đơn có một số vai trò quan trọng như sau:

• Xác định loại hóa đơn: GTGT, bán hàng, tài sản công, dự trữ quốc gia…
• Phân biệt hình thức phát hành: hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế
• Giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ và tra cứu hóa đơn dễ dàng
• Hỗ trợ cơ quan thuế trong việc kiểm tra, xác minh tính hợp lệ và chống gian lận thuế

2. Quy định về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo TT 32/2025/TT-BTC

Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định theo cấu trúc thống nhất để nhận diện loại hóa đơn và phục vụ công tác quản lý, tra cứu theo quy định của pháp luật.

2.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 9, dùng để phản ánh loại hóa đơn điện tử hoặc chứng từ điện tử được sử dụng. Cụ thể như sau:

2.2. Ký hiệu hóa đơn điện tử

Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử là chuỗi 6 ký tự gồm chữ cái và chữ số, phản ánh thông tin về loại hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

Cấu trúc của ký hiệu hóa đơn điện tử như sau:

• Ký tự thứ nhất (01 chữ cái):
  • C: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
  • K: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
• Ký tự thứ hai và thứ ba (02 chữ số): Là hai chữ số cuối của năm lập hóa đơn theo năm dương lịch. Ví dụ, hgoas đơn lập năm 2026 được thể hiện là 26
• Ký tự thứ tư (01 chữ cái): Phản ánh loại hóa đơn điện tử được sử dụng, gồm:
  • T: Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
  • D: Hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia, hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có 1 số tiêu thức bắt buộc do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng
  • L: Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
  • M: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
  • N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
  • B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
  • G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
  • H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
  • X: Hóa đơn thương mại điện tử.
  • F: Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế. (Đây là ký hiệu mới được bổ sung tại Thông tư 91/2026/TT-BTC)
• Ký tự thứ năm và thứ sáu (02 chữ cái):  Do người bán tự quy định để phục vụ nhu cầu quản lý nội bộ
  • Trường hợp sử dụng nhiều mẫu hóa đơn trong cùng 1 loại hóa đơn thì 2 ký tự này được dùng để phân biệt từng mẫu
  • Trường hợp không có nhu cầu quản lý riêng thì sử dụng mặc định là YY

Tại bản thể hiện của hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn được thể hiện ở góc trên bên phải hoặc tại vị trí dễ nhận biết trên hóa đơn.

Ví dụ minh họa theo Phụ lục I thông tư 91/2026/TT-BTC:

• 1C26TAA: Hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2026, do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• 2C26TBB: Hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2026, do doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng.
• 1C26LBB: Hóa đơn giá trị gia tăng có mã do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
• 1K26TYY: Hóa đơn giá trị gia tăng không có mã của cơ quan thuế, lập năm 2026, sử dụng ký hiệu mặc định YY.
• 1K26DAA: Hóa đơn giá trị gia tăng không có mã, thuộc loại hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc.
• 3C26DYY: Hóa đơn điện tử bán tài sản công có mã của cơ quan thuế.
• 3K26DYY: Hóa đơn điện tử bán tài sản công không có mã của cơ quan thuế.
• 6K26NAB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• 6K26BAB: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• 7K26XAB: Hóa đơn thương mại điện tử không có mã của cơ quan thuế.

3. Quy định về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và liên hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in

3.1.Ký hiệu mẫu số hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in

Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn do cơ quan thuế đặt in gồm 11 ký tự, phản ánh loại hóa đơn, số liên và số thứ tự của mẫu hóa đơn. Cấu trúc như sau:

• Sáu (06) ký tự đầu tiên thể hiện tên loại hóa đơn, gồm:

• Ký tự thứ 7: Thể hiện số liên của hóa đơn (1, 2 hoặc 3).
• Ký tự thứ 8: Là dấu gạch chéo (/), dùng để phân tách.
• 03 ký tự cuối: Là số thứ tự của mẫu hóa đơn trong cùng một loại hóa đơn, được đánh số từ 001 đến 999

Lưu ý: Đối với hóa đơn là tem, vé, thẻ do cơ quan Thuế đặt in bắt buộc thể hiện 03 ký tự đầu để xác định loại hóa đơn:

• 01/: Tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng.
• 02/: Tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.

Các ký tự còn lại do cơ quan thuế quy định để phục vụ công tác quản lý nhưng tổng số ký tự không vượt quá 11 ký tự.

3.2. Ký hiệu hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in

Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế đặt in gồm 08 ký tự, được cấu tạo như sau:

• 02 ký tự đầu: Mã của cơ quan thuế đặt in hóa đơn theo danh mục do Bộ Tài chính quy định.
• 02 ký tự tiếp theo: Là hai chữ cái viết hoa được lựa chọn trong các chữ cái: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y, do cơ quan thuế quy định để phục vụ công tác quản lý.
• Ký tự thứ 5: Là dấu gạch chéo (/).
• 03 ký tự cuối, gồm:
  • Hai ký tự đầu là hai chữ số cuối của năm đặt in hóa đơn theo năm dương lịch.
  • Ký tự cuối là P, dùng để xác định đây là hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

Ví dụ:

• Mẫu số: 01GTKT3/
• Ký hiệu hóa đơn: 01AA/26P

Trong đó:

• 01GTKT là hóa đơn giá trị gia tăng.
• 3 là hóa đơn gồm 03 liên.
• 001 là số thứ tự mẫu hóa đơn.
• 01AA/26P thể hiện hóa đơn do cơ quan thuế đặt in trong năm 2026.

3.3. Quy định về liên hóa đơn

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Thông thường, một số hóa đơn gồm 03 liên, được sử dụng cho các mục đích sau:

• Liên 1 – Lưu: Lưu tại cơ quan thuế hoặc đơn vị phát hành theo quy định.
• Liên 2 – Giao cho người mua: Giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ.
• Liên 3 – Nội bộ: Lưu hành nội bộ hoặc phục vụ công tác quản lý của đơn vị phát hành.

4. Quy định về số hóa đơn

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, số hóa đơn được quy định như sau:

• Số hóa đơn là số thứ tự thể hiện trên hóa đơn tại thời điểm người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả Rập, có tối đa 08 chữ số.
• Số hóa đơn được đánh bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hằng năm hoặc từ ngày doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 của năm dương lịch, không vượt quá 99.999.999.
• Số hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn, bảo đảm việc quản lý, tra cứu và đối chiếu dữ liệu hóa đơn.
• Trường hợp doanh nghiệp có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều điểm lập hóa đơn điện tử cùng sử dụng một loại hóa đơn có chung ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì số hóa đơn được xác định theo thứ tự tăng dần căn cứ vào thời điểm người bán ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn.
• Trường hợp hệ thống lập hóa đơn điện tử không thể đánh số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục nêu trên thì hệ thống phải bảo đảm số hóa đơn được cấp theo thứ tự tăng dần theo thời gian lập hóa đơn, mỗi số hóa đơn chỉ được sử dụng một lần duy nhất và có tối đa 08 chữ số.

Kết luận

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ mẫu số hóa đơn là gì, cách đọc ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và quy định về số hóa đơn theo pháp luật hiện hành. Nắm vững các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp lập, quản lý hóa đơn chính xác và tuân thủ quy định của cơ quan thuế.

Để quản lý hóa đơn điện tử và kế toán hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán ERP MISA AMIS Kế toán – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. Hệ sinh thái MISA AMIS kết nối đồng bộ kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, ngân hàng, thuế và nhân sự trên một nền tảng thống nhất, giúp giảm nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản trị.

Với AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể:

• Kết nối trực tiếp với MISA meInvoice, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm.
• Tự động hạch toán và đồng bộ dữ liệu hóa đơn, giảm thao tác nhập liệu.
• Tự động lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính và cảnh báo sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu.
• Quản lý tập trung hóa đơn, chứng từ, giúp tra cứu nhanh và đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.

Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày MISA AMIS Kế toán để tự động hóa quy trình quản lý hóa đơn và kế toán, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính cho doanh nghiệp.