Mẫu bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn

Trong hoạt động kinh doanh, có nhiều trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh không xuất hóa đơn. Khi đó, bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc hợp lý hóa chi phí. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ các quy định pháp lý cũng như cách lập bảng kê đúng chuẩn. Bài viết này phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA AMIS Kế toán sẽ giúp bạn nắm vững các trường hợp áp dụng, hướng dẫn chi tiết cách lập bảng kê theo đúng quy định hiện hành.

1. Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn là gì?

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn là bảng kê được doanh nghiệp lập để làm một thành phần hồ sơ chứng minh khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo quy định của pháp luật thuế.

Theo quy định hiện hành, trường hợp doanh nghiệp mua:

• Sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
• Sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra;
• Phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
• Đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra;
• Hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT,

thì hồ sơ để khoản chi được tính vào chi phí được trừ bao gồm chứng từ chi trả tiền cho người bán theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định.

Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, bảng kê hiện hành là Mẫu số 02/TNDN. Đối với trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

2. Trường hợp áp dụng bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC, doanh nghiệp được lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn – Mẫu số 02/TNDN trong một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn để làm hồ sơ xác định khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN.

Các trường hợp gồm:

• Mua sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra
• Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt
• Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra
• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT theo quy định của pháp luật tại thời điểm phát sinh giao dịch

Đối với các trường hợp trên, hồ sơ để khoản chi được tính vào chi phí được trừ gồm chứng từ chi trả tiền cho người bán theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Bảng kê do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm.

Trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện tính vào chi phí được trừ.

3. Mẫu Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn

Mẫu Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn hiện hành là Mẫu số 02/TNDN, ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Mẫu số 02/TNDN được sử dụng trong hồ sơ của một số khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định hiện hành.

Tải mẫu Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn tại đây

4. Nội dung và cách lập bảng kê

Doanh nghiệp lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo Mẫu số 02/TNDN căn cứ vào số thực tế hàng hóa, dịch vụ mua của người bán không có hóa đơn. Bảng kê được lập theo thứ tự thời gian mua, ghi đầy đủ các chỉ tiêu theo mẫu và tổng hợp hàng tháng.

Mẫu số 02/TNDN gồm các thông tin chính:

• Ngày, tháng, năm mua hàng;
• Tên người bán;
• Địa chỉ người bán;
• Số căn cước;
• Số điện thoại của người bán (nếu có);
• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Số lượng, trọng lượng;
• Đơn giá;
• Tổng giá thanh toán;
• Ghi chú.

Bảng kê phải do người lập bảng kê ký, ghi rõ họ tên và người đại diện hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký, đóng dấu theo mẫu.

Doanh nghiệp có tổ chức các trạm thu mua ở nhiều địa điểm thì từng trạm thu mua lập bảng kê riêng. Sau đó, doanh nghiệp lập bảng kê tổng hợp chung của các trạm.

Cách lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn 

Bước 1: Xác định giao dịch thuộc trường hợp được lập bảng kê

Kiểm tra giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ có thuộc trường hợp được lập Mẫu số 02/TNDN theo quy định về thuế TNDN hay không.

Một trong các trường hợp là mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT theo quy định hiện hành tại thời điểm phát sinh giao dịch.

Đối với giao dịch phát sinh năm 2026, cần đối chiếu ngưỡng doanh thu theo quy định hiện hành, trong đó Nghị định 141/2026/NĐ-CP đã nâng ngưỡng từ 500 triệu đồng lên 1 tỷ đồng/năm đối với các quy định liên quan đến chính sách thuế của hộ, cá nhân kinh doanh.

Bước 2: Thu thập thông tin

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ thông tin để lập bảng kê, gồm:

Thông tin doanh nghiệp:

• Tên doanh nghiệp;
• Mã số thuế;
• Địa chỉ;
• Số điện thoại;
• Địa chỉ nơi tổ chức thu mua.

Thông tin người bán:

• Họ và tên;
• Địa chỉ;
• Số căn cước;
• Số điện thoại nếu có.

Thông tin hàng hóa, dịch vụ:

• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Số lượng, trọng lượng;
• Đơn giá;
• Tổng giá thanh toán;
• Ghi chú nếu cần.

Ngoài bảng kê, doanh nghiệp phải lưu giữ chứng từ chi trả tiền cho người bán và các hồ sơ, chứng từ liên quan theo quy định.

Bước 3: Lập Bảng kê Mẫu số 02/TNDN

• Ghi ngày tháng năm mua hàng theo thời điểm thực tế phát sinh giao dịch.
• Ghi đầy đủ thông tin người bán.
• Ghi rõ tên, số lượng/trọng lượng, đơn giá và tổng giá thanh toán của hàng hóa, dịch vụ.
• Lập bảng kê theo thứ tự thời gian mua hàng.
• Tổng hợp bảng kê hàng tháng theo quy định.

Bước 4: Ký xác nhận

• Người lập bảng kê ký và ghi rõ họ tên.
• Người đại diện hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm về bảng kê.

Không có yêu cầu người bán phải ký vào Mẫu số 02/TNDN.

Bước 5: Tổng hợp và lưu trữ

• Nếu doanh nghiệp có nhiều trạm thu mua, từng trạm lập bảng kê riêng.
• Doanh nghiệp lập bảng kê tổng hợp chung của các trạm.
• Lưu bảng kê cùng chứng từ chi trả tiền và các hồ sơ, chứng từ liên quan để phục vụ công tác kế toán, kê khai và chứng minh khoản chi khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định để đáp ứng điều kiện về chi phí được trừ.

5. Lưu ý khi lập bảng kê

Khi lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn – Mẫu số 02/TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung sau:

• Xác định đúng trường hợp được lập bảng kê: Bảng kê chỉ được lập đối với các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn thuộc diện được pháp luật thuế TNDN cho phép lập bảng kê. Không phải mọi giao dịch mua hàng từ cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn đều được sử dụng bảng kê để tính vào chi phí được trừ.
• Không áp dụng máy móc ngưỡng 100 triệu đồng/năm: Khi mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp phải xác định người bán có thuộc trường hợp được lập bảng kê hay phải sử dụng hóa đơn theo quy định của pháp luật thuế tại thời điểm phát sinh giao dịch. Ngưỡng doanh thu áp dụng đối với hộ, cá nhân kinh doanh đã được thay đổi trong năm 2026.
• Ghi đầy đủ, chính xác thông tin: Bảng kê phải phản ánh đúng thông tin theo Mẫu số 02/TNDN, gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ nơi tổ chức thu mua và thông tin về từng giao dịch mua hàng.
• Ghi đầy đủ thông tin người bán và hàng hóa, dịch vụ: Cần ghi họ tên người bán, địa chỉ, số căn cước, số điện thoại nếu có; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng hoặc trọng lượng; đơn giá; tổng giá thanh toán và các thông tin liên quan theo mẫu.
• Lập theo đúng trình tự thời gian: Bảng kê được lập căn cứ vào số thực tế hàng hóa, dịch vụ mua không có hóa đơn và sắp xếp theo thứ tự thời gian mua hàng. Doanh nghiệp phải tổng hợp bảng kê hàng tháng.
• Đảm bảo đầy đủ hồ sơ, chứng từ: Ngoài Bảng kê Mẫu số 02/TNDN, doanh nghiệp phải lưu giữ chứng từ chi trả tiền cho người bán và các hồ sơ, chứng từ liên quan đến giao dịch theo quy định. Không nên tự đặt thêm yêu cầu người bán phải ký vào Mẫu 02/TNDN nếu pháp luật không quy định.
• Đối với doanh nghiệp có nhiều trạm thu mua: Từng trạm thu mua lập bảng kê riêng; sau đó doanh nghiệp lập bảng kê tổng hợp chung của các trạm theo quy định.
• Tuân thủ quy định về thanh toán: Đối với trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định để đáp ứng điều kiện về chi phí được trừ.
• Ký và chịu trách nhiệm về bảng kê: Người lập bảng kê ký và ghi rõ họ tên; người đại diện hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký, đóng dấu theo mẫu và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của bảng kê.
• Lưu trữ hồ sơ: Bảng kê và các chứng từ liên quan phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán, thuế và quản lý hồ sơ, chứng từ để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Kết luận 

Lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Để quản lý tài chính – kế toán hiệu quả, nhiều doanh nghiệp đã tin tưởng sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS, giúp tối ưu quy trình hạch toán và báo cáo thuế.

Tính năng nổi bật của phần mềm kế toán online MISA AMIS:

• Tự động hạch toán, giảm sai sót khi nhập liệu.
• Kết nối trực tiếp với hệ thống hóa đơn điện tử, ngân hàng, cơ quan thuế.
• Hỗ trợ lập báo cáo tài chính nhanh chóng, chính xác.
• Quản lý công nợ, doanh thu, chi phí mọi lúc, mọi nơi.
• Tích hợp AI giúp kiểm soát rủi ro, tối ưu dòng tiền.

Sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Đăng ký dùng thử ngay 15 ngày miễn phí để trải nghiệm!