Anh chị có biết rằng quản lý hợp đồng không chỉ dừng lại ở việc theo dõi các điều khoản hay thời hạn? Đó còn là chìa khóa để doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, giảm thiểu rủi ro và khẳng định sự chuyên nghiệp trong từng giao dịch. Chính vì vậy hãy cùng MISA AMIS khám phá ngay những bí quyết quản lý các loại hợp đồng trong bài viết này!
1. Quản lý hợp đồng là gì?
Hợp đồng là một thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên nhằm xác định, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ liên quan đến việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản, hoặc các lợi ích khác.
Thỏa thuận này có thể bao gồm việc thực hiện hoặc không thực hiện một hành động cụ thể để đáp ứng lợi ích của các bên liên quan hoặc của bên thứ ba được nêu rõ trong hợp đồng. (Nguồn tham khảo: Giáo trình bộ môn Quản lý Dự án – Trường Cao đẳng Xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh).
Quản lý hợp đồng đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đọc ngay: Hợp đồng điện tử là gì? Tính pháp lý và quy trình giao kết chi tiết
2. Các loại hợp đồng chính trong doanh nghiệp
Tùy thuộc vào quy mô, loại hình, đặc điểm riêng về hoạt động… mà mỗi doanh nghiệp có thể có nhiều loại hợp đồng khác nhau. Tuy nhiên, có 1 số loại hợp đồng chính thường có trong các doanh nghiệp bao gồm:
- Hợp đồng góp vốn
- Hợp đồng lao động
- Hợp đồng cung cấp hàng hóa (với Nhà cung cấp, với khách hàng)
- Hợp đồng cung ứng dịch vụ (với Nhà cung cấp, với khách hàng)
- Hợp đồng hợp tác kinh doanh
- Hợp đồng tín dụng
- Hợp đồng bảo hiểm
- Hợp đồng chuyển giao công nghệ
- Hợp đồng ủy quyền
…
3. Vòng đời của hợp đồng
Vòng đời hợp đồng bao gồm các giai đoạn sau:
3.1. Khởi tạo
Khi hợp đồng được đề xuất, các bên liên quan sẽ đưa ra những yêu cầu và xác định các yếu tố cơ bản như mục đích, phạm vi,… Giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong việc đặt nền móng cho toàn bộ quá trình.
3.2. Đàm phán
Sau khi hợp đồng được khởi tạo, các bên tiến hành đàm phán để đạt được thỏa thuận về mọi điều khoản, điều kiện và trách nhiệm. Giai đoạn này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và minh bạch giữa các bên.
3.3. Thực thi
Tiếp theo, hợp đồng sẽ được ký kết và bắt đầu triển khai. Quá trình này bao gồm việc hoàn thành các nhiệm vụ đã đề ra và theo dõi, giám sát liên tục tiến độ để đảm bảo thực hiện đúng các cam kết đã thỏa thuận.
3.4. Gia hạn
Trong trường hợp hợp đồng sắp hết hạn, các bên có thể xem xét gia hạn dựa trên hiệu quả thực hiện và nhu cầu hiện tại. Điều này đảm bảo tính liên tục trong mối quan hệ hợp tác cũng như tạo nên sự ổn định, bền vững.
3.5. Kết thúc
Cuối cùng, hợp đồng được kết thúc khi tất cả các điều khoản đã được thực hiện đầy đủ hoặc các bên không còn nhu cầu hợp tác. Giai đoạn này cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo mọi trách nhiệm đã được hoàn thành.
Thời gian lưu trữ hợp đồng phụ thuộc vào loại hợp đồng cùng các quy định pháp luật cụ thể. Ví dụ, hợp đồng thương mại cần lưu tối thiểu trong 2 năm, hợp đồng lao động là 5 năm và hợp đồng xây dựng là 10 năm.
Theo Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán (bao gồm hợp đồng) phải được lưu ít nhất 5-10 năm. Ngoài ra, Luật Giao dịch Điện tử 2005 và Luật Lưu trữ 2011 yêu cầu đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn khi lưu trữ hợp đồng.
Xem thêm:
- 7 Lợi ích của hợp đồng điện tử đối với các doanh nghiệp
- Giải pháp hợp đồng điện tử tốt nhất cho doanh nghiệp Vừa và Lớn
6. Những rủi ro khi quản lý hợp đồng thủ công
Việc quản lý hợp đồng thủ công thường dẫn đến sai sót từ con người, đặc biệt trong nhập liệu và xử lý thông tin. Số lượng hợp đồng càng tăng lên, nguy cơ bị chậm trễ hoặc bỏ sót càng lớn.
Ngoài ra, thất lạc tài liệu cũng trở thành vấn đề phổ biến, gây khó khăn trong việc tra cứu và làm chậm quy trình xử lý hợp đồng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, thiếu quy trình chặt chẽ có thể làm tăng nguy cơ tranh chấp pháp lý, tổn thất trực tiếp đến tài chính và uy tín doanh nghiệp. Những hậu quả này còn gây hao tổn nguồn lực, thời gian đáng kể.
Theo một báo cáo từ Forrester, doanh nghiệp mất trung bình 15% thu nhập tiềm năng do quản lý hợp đồng không hiệu quả, điều này cho thấy sự cần thiết của việc áp dụng công nghệ hiện đại vào quy trình quản lý.
Do những hệ quả để lại, hầu hết các doanh nghiệp đều mong muốn xây dựng nguyên tắc, quy trình thực hiện hoặc có công cụ theo dõi hợp đồng chặt chẽ. MISA AMIS WeSign là một trong những giải pháp ký tài liệu số tiên phong tại Việt Nam. Doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết giữa cá nhân và tổ chức, tiết kiệm đến 85% thời gian và chi phí so với phương thức truyền thống.
Ưu điểm nổi bật của MISA AMIS WeSign:
- Ký kết mọi lúc, mọi nơi: Hỗ trợ ký hồ sơ/tài liệu trên nhiều thiết bị như điện thoại di động, máy tính, người dùng linh hoạt trong công việc mà không cần có mặt tại văn phòng.
- Tự động hóa quy trình: Tạo luồng ký, phê duyệt, chuyển phát, nhắc nhở và lưu trữ hợp đồng hoàn toàn tự động, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu suất làm việc.
- Ký hàng loạt: Cho phép tạo luồng ký nhiều tài liệu cùng lúc, tránh tình trạng ách tắc và đảm bảo tiến độ công việc.
- Quản lý tài liệu tập trung: Lưu trữ, phân loại và phân quyền tra cứu theo vị trí nên hạn chế tối đa vấn đề thất lạc hợp đồng.
- An toàn bảo mật: Cài đặt cơ chế xác thực người ký chặt chẽ bằng mật khẩu, mã OTP, đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của tài liệu, hợp đồng.
4. Những nguyên tắc chính khi quản lý toàn bộ hợp đồng cho doanh nghiệp
4.1. Hệ thống hóa và phân nhóm hợp đồng
Doanh nghiệp cần phân loại hợp đồng dựa trên mục đích và tính chất như lao động, mua bán, dịch vụ… Nhờ đó, dù có thay đổi nhân sự phụ trách thì doanh nghiệp vẫn quản lý dễ dàng, đồng bộ và tra cứu nhanh chóng.
4.2. Phân công trách nhiệm và xây dựng quy trình
Mỗi loại hợp đồng cần có cán bộ phụ trách cụ thể, đồng thời áp dụng quy trình quản lý hợp đồng theo vòng đáp. Cách này đảm bảo sự nhất quán và tránh bỏ sót nhiệm vụ.
4.3. Sử dụng mẫu hợp đồng tiêu chuẩn
Đối với các hợp đồng thường xuyên phát sinh, doanh nghiệp nên xây dựng các mẫu hợp đồng chuẩn để giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính đồng nhất trong quản lý.
4.4. Tuân thủ pháp luật
Tất cả các hợp đồng phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, đảm bảo tính hợp lệ và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Đồng thời nâng cao uy tín doanh nghiệp trước đối tác và khách hàng.
4.5. Kiểm soát và bảo mật thông tin
Doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế kiểm soát thông tin chặt chẽ, đảm bảo nội dung hợp đồng chính xác, tránh sai sót. Đồng thời, áp dụng công nghệ bảo mật như mã hóa và phân quyền truy cập để bảo vệ dữ liệu quan trọng.
5. Mô hình quản lý hợp đồng tối ưu
Một trong những mô hình phổ biến nhất giúp tự động hóa hoạt động liên quan đến hợp đồng là Contract Lifecycle Management (CLM).
Hệ thống CLM cho phép doanh nghiệp:
- Tích hợp thông tin: Tất cả hợp đồng được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy xuất và quản lý.
- Tự động hóa quy trình: Các công việc như gửi thông báo, theo dõi hạn hợp đồng và phê duyệt được thực hiện tự động, giảm thiểu sai sót.
- Phân tích dữ liệu: Hệ thống cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất hợp đồng, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu.
- Bảo mật thông tin: Tăng cường bảo mật với các quyền truy cập cụ thể cho từng cấp độ nhân viên.
Việc áp dụng mô hình này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn nâng cao khả năng quản lý rủi ro, tăng cường sự tin cậy và uy tín với các đối tác.
Xem thêm: Báo giá phần mềm hợp đồng điện tử MISA AMIS WeSign mới nhất
6. Những lợi ích của việc quản lý hợp đồng hiệu quả
6.1. Đối với doanh nghiệp
Quản lý hợp đồng hiệu quả giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quy trình chuyên nghiệp, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho các hoạt động vận hành và phát triển.
Doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng tuân thủ pháp luật trong các giao dịch kinh doanh, hạn chế những tranh chấp phát sinh. Quản lý đồng bộ cũng hỗ trợ doanh nghiệp phát hiện kịp thời các cơ hội hoặc nguy cơ tiềm ẩn để đưa ra giải pháp phù hợp.
6.2. Đối với CEO, chủ doanh nghiệp
CEO hoặc chủ doanh nghiệp được hưởng lợi lớn từ khả năng kiểm soát toàn diện các loại hợp đồng. Họ không chỉ có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh mà còn có thể dự đoán và đưa ra những quyết định chiến lược đúng thời điểm.
Ngoài ra, hệ thống quản lý chuyên nghiệp còn giúp họ tăng cường khả năng đàm phán, tối ưu hóa giá trị trong các giao dịch kinh doanh quan trọng.
6.3. Đối với cấp quản lý
Cấp quản lý có thể tận dụng công cụ quản lý hợp đồng để theo dõi chính xác tiến độ thực hiện và hiệu quả công việc của đội nhóm. Điều này giúp họ phân bổ nguồn lực một cách tối ưu và tạo điều kiện cho sự hợp tác giữa các phòng ban diễn ra thuận lợi hơn.
Họ cũng có thể nhanh chóng nhận diện các điểm nghẽn trong quy trình để đưa ra các biện pháp điều chỉnh linh hoạt, tránh ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
6.4. Đối với nhân viên
Quản lý hợp đồng hiệu quả giúp nhân viên dễ dàng cập nhật thông tin, đảm bảo chính xác khi thực hiện nhiệm vụ. Hệ thống này tạo cơ hội cho nhân viên phát triển kỹ năng làm việc với công nghệ hiện đại, nâng cao khả năng thích ứng và hiệu suất làm việc cá nhân.
7. Các bước quản lý hợp đồng hiệu quả
Để việc quản lý các loại hợp đồng đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp nên thực hiện đầy đủ các bước cơ bản sau.
| Bước | Nội dung chính | Nhân sự (tham khảo) | Sản phẩm đầu ra | Luân chuyển
/Lưu trữ |
| Khởi tạo | Đề xuất hợp đồng, xác định mục đích, phạm vi và các bên liên quan. | Bộ phận pháp lý, phòng kinh doanh | Yêu cầu hoặc bản thảo hợp đồng ban đầu | Lưu hồ sơ yêu cầu hoặc bản thảo hợp đồng |
| Đàm phán | Thảo luận điều khoản, điều kiện và trách nhiệm của các bên, đạt được sự đồng thuận. | Bộ phận pháp lý, lãnh đạo, đại diện các bên | Dự thảo hợp đồng đã được chỉnh sửa | Lưu hồ sơ đàm phán và các tài liệu liên quan |
| Thực thi | Ký kết hợp đồng, triển khai các điều khoản đã thỏa thuận và giám sát tiến độ trong suốt thời gian hiệu lực hợp đồng. | Phòng kinh doanh, phòng dự án, bộ phận giám sát | Hợp đồng đã ký, kế hoạch thực hiện, báo cáo tiến độ | Lưu hợp đồng gốc và các báo cáo tiến độ tại hệ thống lưu trữ |
| Gia
hạn (nếu có) |
Xem xét hiệu quả và đàm phán gia hạn hợp đồng nếu cần. | Bộ phận pháp lý, phòng kinh doanh | Hợp đồng gia hạn hoặc các điều khoản điều chỉnh | Lưu hợp đồng gia hạn tại hệ thống và các bên liên quan |
| Kết thúc | Kiểm tra hoàn tất các cam kết, chấm dứt hợp đồng khi các điều khoản đã được thực hiện đầy đủ. | Phòng pháp lý, phòng kiểm toán | Báo cáo hoàn thành hợp đồng, biên bản chấm dứt | Lưu hồ sơ kết thúc hợp đồng theo quy định pháp luật |
| Lưu trữ | Lưu hợp đồng trong thời gian quy định, đảm bảo bảo mật và dễ truy xuất khi cần. | Phòng pháp lý, quản lý tài liệu | Hợp đồng và tài liệu liên quan được lưu trữ đầy đủ | Lưu trên hệ thống số hóa hoặc lưu hồ sơ vật lý tại kho lưu trữ |
8. Công nghệ hỗ trợ quản lý hợp đồng – Xu hướng không thể bỏ qua
Công nghệ đã và đang ngày một đóng vai trò cốt lõi trong hoạt động quản lý đồng. Việc áp dụng các phần mềm quản lý như MISA AMIS WeSign giúp doanh nghiệp lưu trữ tập trung các hợp đồng, đồng thời hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình.
8.1. Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả
Phần mềm quản lý hợp đồng giúp giảm thời gian tìm kiếm, xử lý thủ công và tăng tốc quy trình phê duyệt, ký kết.
Theo khảo sát của Forrester, doanh nghiệp sử dụng công nghệ này giảm trung bình 40% thời gian xử lý hợp đồng.
8.2. Tăng cường bảo mật thông tin
Các hệ thống hiện đại tích hợp công nghệ mã hóa và phân quyền truy cập, giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi rủi ro rò rỉ.
Báo cáo từ Gartner cho thấy, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng giảm 50% nguy cơ vi phạm bảo mật dữ liệu.
8.3. Tích hợp và đồng bộ hóa
Phần mềm quản lý hợp đồng thường tích hợp với hệ thống CRM, ERP, giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu và tối ưu quản lý tài liệu.
Việc này không chỉ cải thiện năng suất mà còn tăng cường khả năng quản lý chiến lược toàn diện.
8.4. Phân tích dữ liệu thông minh
Nền tảng quản lý hợp đồng hỗ trợ phân tích hiệu quả thực hiện, cung cấp thông tin chi tiết giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chiến lược nhanh chóng và chính xác hơn.
Báo cáo của Deloitte chỉ ra rằng, các doanh nghiệp sử dụng phân tích hợp đồng cải thiện 35% khả năng ra quyết định.
MISA AMIS WeSign là giải pháp hợp đồng điện tử hàng đầu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm 85% thời gian và chi phí so với ký kết truyền thống, tăng cường bảo mật và tối ưu hóa hiệu quả quản lý.
Lời kết
Quản lý hợp đồng giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong vận hành doanh nghiệp. Đồng thời, đây cũng là chìa khóa giúp tối ưu hóa hiệu suất và nâng cao năng lực cạnh tranh. Để được tư vấn và hỗ trợ thêm các thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ qua Hotline 0904885833.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
