Kế toán công nợ là gì? Công việc, nhiệm vụ trong doanh nghiệp từ A tới Z

Kế toán công nợ (KTCN) là một phần không thể thiếu trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, giúp theo dõi và kiểm soát các khoản phải thu và phải trả. Việc quản lý công nợ hiệu quả không chỉ đảm bảo dòng tiền ổn định mà còn góp phần cải thiện tình hình tài chính và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn về vị trí này.

1. Kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ (KTCN)  là quá trình ghi nhận, kiểm tra và quản lý các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp, bao gồm theo dõi nợ từ khách hàng, khoản phải thu từ nhà cung cấp và thực hiện các giao dịch liên quan như thanh toán và thu tiền. Đây là một phần quan trọng trong quản lý tài chính, đảm bảo công nợ được thu hồi và thanh toán đúng hạn.

Kế toán công nợ bao gồm hai loại chính:

• Công nợ phải trả: Khoản tiền doanh nghiệp cần thanh toán cho nhà cung cấp hoặc bên thứ ba, bao gồm chi phí hàng hóa, nguyên liệu, thiết bị chưa thanh toán hoặc thanh toán chưa đầy đủ.
• Công nợ phải thu: Khoản tiền doanh nghiệp chờ nhận từ khách hàng sau khi đã cung cấp sản phẩm, hàng hóa nhưng chưa nhận thanh toán hoặc chỉ nhận một phần.

Nhân viên KTCN cần giám sát chặt chẽ, phân loại đối tượng khách hàng để kiểm soát hiệu quả công nợ.

2. Vai trò của kế toán công nợ

Hầu hết các doanh nghiệp đều gặp phải vấn đề công nợ, đặc biệt là sự chênh lệch giữa thời gian thanh toán cho nhà cung cấp và thời gian thu hồi từ khách hàng. Vì vậy, kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dòng tiền của doanh nghiệp được quản lý hiệu quả. Một số vai trò của nhân viên KTCN bao gồm:

• Tham mưu cho lãnh đạo về tình hình tài chính hiện tại thông qua việc theo dõi và phân tích công nợ.
• Cung cấp thông tin để giúp nhà quản lý định hướng chiến lược cho doanh nghiệp.
• Đảm bảo ghi nhận đầy đủ và chính xác các khoản thanh toán, đồng thời theo dõi và thanh toán đúng hạn để tránh chiếm dụng vốn.
• Kiểm tra định kỳ các khoản nợ lớn hoặc các khách hàng có giao dịch thường xuyên.

Hệ thống KTCN hiệu quả sẽ giúp cải thiện tình hình tài chính và giảm thiểu nợ xấu cho doanh nghiệp.

3. Mô tả công việc cụ thể hàng ngày của kế toán công nợ

Nhiệm vụ chính của bộ phận kế toán công nợ bao gồm việc kiểm tra, ghi nhận và theo dõi các khoản công nợ phải thu từ khách hàng và công nợ phải trả cho nhà cung cấp. Một hệ thống KTCN hiệu quả giúp duy trì sự ổn định tài chính và dòng tiền cho doanh nghiệp. Các công việc cụ thể của nhân viên KTCN thường bao gồm:

Tiếp nhận và kiểm tra các loại hợp đồng kinh tế

• Cập nhật thông tin nhà cung cấp, khách hàng và đối tác mới vào hệ thống kế toán.
• Điều chỉnh thông tin khi có sự thay đổi hoặc chuyển nhượng trong quá trình kinh doanh.
• Rà soát các điều khoản trong hợp đồng thanh toán để đảm bảo chính xác và tránh sai sót.

Kiểm soát công nợ định kỳ

• Theo dõi các khoản nợ chưa thanh toán và xác minh tính chính xác của chúng dựa trên hợp đồng đã ký.
• Kiểm tra các yếu tố như sản phẩm, số lượng, giá cả và thời gian thanh toán với các đối tác.
• Tiến hành các biện pháp thu hồi công nợ hoặc thanh toán các khoản nợ phải trả.

Theo dõi và quản lý quá trình thanh toán tiền của khách hàng

• Giám sát tiến độ thanh toán từ khách hàng, đối tác khi có phát sinh công nợ.
• Kiểm tra việc thanh toán của khách hàng theo các hợp đồng hoặc hóa đơn đã phát hành.
• Cập nhật các thông tin về số tiền, thời gian và phương thức thanh toán vào hệ thống kế toán.

Xử lý các yêu cầu thanh toán

• Tiếp nhận và kiểm tra các yêu cầu thanh toán từ khách hàng và nhà cung cấp.
• Đối chiếu các yêu cầu với thông tin trong hệ thống kế toán và thực hiện các khoản thanh toán hợp lệ.

Xử lý các khoản nợ

• Quản lý các trường hợp chậm thanh toán hoặc thay đổi điều khoản thanh toán.
• Tham gia vào quá trình thu hồi nợ khó đòi và xử lý tranh chấp công nợ giữa các bên liên quan.

Quản lý vấn đề công nợ tạm ứng

• Theo dõi và nhắc nhở các bộ phận về các khoản tạm ứng cần thanh toán.
• Tổng hợp các khoản tạm ứng quá hạn để đẩy nhanh việc thanh toán khi cần thiết.

Xử lý các công nợ ủy thác

• Định khoản các nghiệp vụ tài chính liên quan đến công nợ ủy thác theo chứng từ và hợp đồng.
• Kiểm tra và điều chỉnh số liệu công nợ để đảm bảo tính chính xác trong hệ thống kế toán.

Theo dõi và quản lý các khoản vay của doanh nghiệp

• Theo dõi và quản lý các hợp đồng vay, thực hiện thanh lý các hợp đồng cũ và lập hợp đồng mới khi cần.
• Đảm bảo việc thanh toán khoản vay đúng hạn và tính toán lãi suất khi có phát sinh.

Hỗ trợ nội bộ doanh nghiệp

• Phối hợp với các bộ phận như bán hàng, mua hàng, tài chính và quản lý rủi ro để đảm bảo chia sẻ thông tin công nợ chính xác và kịp thời.
• Cung cấp hỗ trợ, giải đáp các thắc mắc và phối hợp giải quyết các vấn đề liên quan đến công nợ.

| Đọc thêm: Kế toán bán hàng là gì? Kế toán bán hàng làm gì trong doanh nghiệp?

4. Các nghiệp vụ của KTCN

Kế toán công nợ được chia thành hai mảng chính là KTCN phải thu và KTCN phải trả. Mỗi vị trí đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau trong việc quản lý các khoản công nợ của doanh nghiệp.

Nghiệp vụ của nhân viên KTCN phải thu

KTCN phải thu phụ trách việc giám sát các khoản công nợ mà doanh nghiệp yêu cầu khách hàng thanh toán. Các công việc bao gồm:

• Xác minh tính chính xác của các thông tin công nợ, đối chiếu số liệu trong hệ thống kế toán với thông tin từ các bên liên quan.
• Theo dõi quá trình thu hồi công nợ để đảm bảo thu hồi đúng hạn.
• Ghi nhận chi tiết các khoản nợ phải thu và các lần thanh toán.
• Thực hiện các biện pháp thu hồi nợ để giảm thiểu nợ xấu và tránh chiếm dụng vốn.
• Kiểm tra các khoản nợ lâu hoặc khó đòi và thực hiện xác minh qua kiểm tra trực tiếp hoặc yêu cầu xác nhận từ các bên liên quan.
• Cung cấp báo cáo về tình hình công nợ cho các bộ phận liên quan như tài chính và kế toán tổng hợp.

Nghiệp vụ của nhân viên KTCN phải trả

• Kế toán công nợ phải trả theo dõi và quản lý các khoản công nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp hoặc đối tác. Các công việc bao gồm:
• Cập nhật và theo dõi các khoản tiền đã nhận và việc hoàn tất các giao dịch với các đối tác.
• Hạch toán chính xác các khoản nợ phải trả, đảm bảo việc theo dõi và ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí phát sinh.
• Ghi chép các khoản nợ phải trả vào sổ sách kế toán để tiện theo dõi và quản lý các khoản nợ theo từng đối tượng và thời gian.

5. Các tài khoản kế toán công nợ phải lưu ý

Đối với kế toán công nợ, việc theo dõi và quản lý các tài khoản là nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính. Các tài khoản sau giúp kế toán giám sát chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả, và các nghĩa vụ tài chính khác của doanh nghiệp:

• TK 131 (Nợ phải thu): Sử dụng để quản lý và báo cáo các khoản doanh nghiệp cần thu từ khách hàng, đối tác hoặc các bên liên quan phát sinh từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc cho vay.
• TK 331 (Nợ phải trả): Dùng để theo dõi và báo cáo các khoản nợ doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp, ngân hàng hoặc các bên liên quan khi mua hàng hóa, dịch vụ, hoặc vay vốn.
• TK 141 (Tạm ứng/Hoàn ứng): Theo dõi các khoản tạm ứng hoặc hoàn ứng trong nội bộ doanh nghiệp, bao gồm các khoản chi tạm thời của nhân viên hoặc các bộ phận khác.
• TK 138 (Phải thu khác): Quản lý và báo cáo những khoản phải thu không nằm trong các tài khoản nợ phải thu chính như TK 131.
• TK 338 (Phải trả, phải nộp khác): Dùng để theo dõi các khoản phải trả hoặc phải nộp phát sinh ngoài phạm vi của TK 331, liên quan đến các nghĩa vụ khác.
• TK 136 (Phải thu nội bộ): Quản lý và báo cáo các khoản công nợ phát sinh giữa công ty mẹ và các chi nhánh hoặc giữa các đơn vị nội bộ trong hệ thống doanh nghiệp.

6. Thiết lập của kế toán công nợ với các bộ phận khác trong nội bộ doanh nghiệp

Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Công việc này không chỉ yêu cầu sự chính xác trong ghi chép và theo dõi số liệu mà còn cần thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp cũng như đối tác và khách hàng bên ngoài. Mối quan hệ này giúp đảm bảo tính đồng bộ, kịp thời và hiệu quả trong quản lý công nợ.

• Đối với nội bộ doanh nghiệp: Nhân viên KTCN phải phối hợp với các bộ phận kế toán khác như kế toán tổng hợp, thu chi, kho, bán hàng, mua hàng, tiền lương, và thuế. Sự hợp tác với các phòng ban như bán hàng, kinh doanh, và sản xuất cũng quan trọng để đảm bảo thông tin công nợ được chính xác và kịp thời.
• Đối với đối tác và khách hàng: Nhân viên KTCN cần duy trì mối quan hệ tốt với đối tác và khách hàng, thường xuyên gửi biên bản đối chiếu công nợ, đôn đốc thanh toán và giải quyết các tranh chấp để đảm bảo công nợ được thu hồi đúng hạn và mối quan hệ kinh doanh được duy trì.
• Đối với cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác: Bộ phận KTCN phải tuân thủ các quy định thuế liên quan đến công nợ, đảm bảo khai báo và quyết toán thuế đúng hạn, tránh vi phạm pháp luật.

7. Yêu cầu và kỹ năng cần có để làm kế toán công nợ

Nhiệm vụ của nhân viên KTCN yêu cầu những kỹ năng và kiến thức cụ thể để đảm bảo tính chính xác và tránh tối đa các sai sót trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Cụ thể:

• Kiến thức chuyên môn: Hiểu rõ các nguyên tắc kế toán để ghi nhận và xử lý công nợ đúng quy định, chính xác.
• Sử dụng phần mềm kế toán: Thành thạo các phần mềm kế toán hỗ trợ nhập liệu, báo cáo và quản lý thông tin công nợ hiệu quả.
• Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng làm việc tốt với khách hàng, nhà cung cấp và các phòng ban nội bộ để đảm bảo thông tin công nợ được truyền đạt rõ ràng.
• Tổ chức và quản lý thời gian: Biết sắp xếp, ưu tiên công việc để xử lý hiệu quả nhiều nhiệm vụ cùng lúc và đáp ứng đúng thời hạn.
• Phân tích và nhạy bén: Nắm bắt, phân tích số liệu để đánh giá chính xác tình hình công nợ và nhận diện các rủi ro tài chính.
• Tuân thủ quy định: Đảm bảo thực hiện đúng các quy trình kế toán và quy định pháp luật nhằm duy trì tính minh bạch và hợp pháp trong công việc.

8. Giải đáp một số thắc mắc về kế toán công nợ

Kế toán công nợ là một lĩnh vực quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, liên quan trực tiếp đến việc quản lý các khoản nợ phải thu và phải trả. Với vai trò hỗ trợ đảm bảo dòng tiền được vận hành ổn định, vị trí KTCN không chỉ cần kỹ năng chuyên môn mà còn mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn.

Kế toán công nợ và kế toán nội bộ có phải là một không?

KTCN được xem là một phần trong hệ thống kế toán nội bộ của doanh nghiệp. Công việc chính của nhân viên KTCN là theo dõi và quản lý các khoản phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp, đảm bảo rằng mọi giao dịch tài chính liên quan đến công nợ được xử lý chính xác và minh bạch.

Thu nhập của nhân viên KTCN có cao không?

Mức lương của nhân viên KTCN thường dao động ở mức từ 7 – 12 triệu đồng/tháng. Nhìn chung điều này tùy thuộc vào năng lực cá nhân, kinh nghiệm làm việc và quy mô cũng như tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Cơ hội nghề nghiệp của vị trí KTCN?

Kế toán công nợ giữ vai trò không thể thiếu trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Trong bối cảnh kinh tế và các doanh nghiệp không ngừng phát triển, nhu cầu tuyển dụng vị trí này ngày càng tăng cao. Điều này mang lại cơ hội việc làm ổn định và khả năng thăng tiến cho những ai lựa chọn theo đuổi nghề nghiệp này.

Kế toán công nợ giữ vai trò thiết yếu trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo kiểm soát hiệu quả các khoản phải thu và phải trả. Với nhiệm vụ quan trọng này, KTCN góp phần duy trì sự ổn định và hỗ trợ sự phát triển bền vững của tổ chức kinh doanh. Hy vọng bài viết trên đã giúp cho các bạn hiểu rõ hơn về công việc này.

Để giúp giải phóng nhân lực, giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán không chỉ với riêng kế toán công nợ mà còn với tất cả các phần hành, MISA đã phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với lợi ích vượt trội:

• Tự động hạch toán từ Hóa đơn, Bảng kê ngân hàng… tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu.
• Đầy đủ các phần hành công nợ, tiền lương, nghiệp vụ kho…Tự động tổng hợp báo cáo thuế, báo cáo tài chính, tự động đối chiếu phát hiện sai sót.
• Kết nối: Hệ thống quản trị nhân sự, bán hàng, Ngân hàng, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Phần mềm bán hàng… tạo thành hệ sinh thái xử lý dữ liệu nhanh, tiện lợi
• Truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi qua Internet, giải quyết bài toán làm việc tại nhà khi có dịch.

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để gấp đôi hiệu quả công tác kế toán-tài chính trong doanh nghiệp và đáp ứng các xu hướng làm việc mới!