Quản lý dự án xây dựng là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa nhiều yếu tố quan trọng. Từ việc lập kế hoạch chiến lược, điều phối nguồn lực đến đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình, mỗi bước đều đóng vai trò quyết định trong việc thành bại của dự án.
Một dự án được quản lý một cách xuất sắc không chỉ giúp cho công trình đúng tiến độ mà còn tối ưu ngân sách và mang lại giá trị bền vững. Tuy nhiên, làm thế nào để quản lý dự án xây dựng một cách hiệu quả? Và liệu có phần mềm nào có thể hỗ trợ quản lý dự án không? Cùng Misa Amis tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Quản lý dự án xây dựng là gì?
Quản lý dự án xây dựng là một thuật ngữ thường được dùng để chỉ quá trình quản lý, điều phối và giám sát toàn bộ các quy trình trong một dự án xây dựng. Bao gồm cả việc quản lý một dự án đơn lẻ đến điều hành toàn bộ một công ty chuyên về xây dựng, với quy trình chính từ lập kế hoạch, triển khai thi công, giám sát chất lượng và bàn giao công trình. Người quản lý dự án cần phải đảm bảo mọi yếu tố trong quá trình thi công được thực hiện một cách hiệu quả và đúng tiến độ.
Hoạt động quản lý dự án thường chủ yếu xoay quanh việc tuân thủ các mốc thời gian. Các dự án này bắt đầu với giai đoạn lập kế hoạch chi tiết cho đến khi xác định rõ sản phẩm cuối cùng sẽ được bàn giao khi dự án hoàn tất.
2. Vai trò của quản lý dự án trong lĩnh vực xây dựng
Quản lý dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả và thành công của toàn bộ quá trình thi công, trong đó, nổi bật một số nhiệm vụ chính như:
- Kiểm soát tiến độ thực hiện để đảm bảo công việc được triển khai theo đúng kế hoạch, đồng thời xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công.
- Hỗ trợ giám sát quá trình thực hiện dự án và đánh giá tình hình thực tế, nhằm ngăn ngừa sự chậm trễ không đáng có.
- Đánh giá, đưa ra các tiêu chí để lựa chọn nhà thầu phù hợp.
- Hỗ trợ nhà thầu kiểm soát các vấn đề liên quan đến nhân công, thiết bị và đưa ra báo cáo chi tiết.
- Giải quyết các thủ tục hành chính và quản lý tài liệu của dự án
- Kiểm tra chất lượng công trình, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật và quy chuẩn được tuân thủ nghiêm trọng.
- Tạo dựng sự phối hợp hiệu quả giữa các bên liên quan như chủ đầu tư, nhà thầu, kỹ sư và đối tác. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc cũng như đảm bảo được dự án đạt yêu cầu chất lượng cao nhất.
- Giám sát các yếu tố an toàn lao động trong suốt quá trình thực hiện dự án.
- Hỗ trợ xây dựng các công trình tạm thời như khu vực lưu trú, văn phòng công trường và hệ thống điện nước để phục vụ cho quá trình thi công.
- Kiểm tra chất lượng và số lượng vật liệu được sử dụng trong quá trình xây dựng.
Tham khảo: Top 15+ phần mềm quản lý doanh nghiệp chất lượng, hiệu quả
3. Các bộ phận ban quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình giữ vai trò thiết yếu trong việc tư vấn và hỗ trợ chủ đầu tư quản lý nguồn vốn cũng như giám sát các hoạt động xây dựng. Bên cạnh đó, ngoài thực hiện công tác giám sát cho các dự án đã được Hội đồng quản trị phê duyệt, ban này còn đảm bảo cho dự án được triển khai đúng tiến độ và theo quy định hiện hành.
Và để thực hiện được những nhiệm vụ trên, ban quản lý dự án xây dựng cần có các bộ phận như sau:
- Văn phòng ban quản lý dự án: Đây là bộ phận đầu não, thực hiện các nhiệm vụ tổng hợp, lập kế hoạch và điều phối chung cho toàn bộ dự án.
- Phòng ban kỹ thuật – thẩm định: Bộ phận này sẽ phụ trách việc kiểm tra và thẩm định các yếu tố kỹ thuật của dự án, từ xem xét các bản thiết kế đến đảm bảo công trình đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn. Phòng này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng và tính khả thi của từng dự án.
- Phòng ban tài chính – kế toán: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm về việc quản lý và kiểm soát ngân sách dự án. Bao gồm các hoạt động như lập dự toán, theo dõi chi phí, đến xử lý các vấn đề liên quan đến thanh toán và kế toán. Đảm bảo các chi phí được thực hiện đúng kế hoạch và không phát sinh rủi ro tài chính.
- Phòng điều hành dự án 1 và 2: Hai phòng này sẽ trực tiếp điều hành và giám sát quá trình thi công tại hiện trường. Mỗi phòng thường sẽ chịu trách nhiệm về từng gói thầu hoặc đảm nhận các khu vực khác nhau. Tuy nhiên, nhiệm vụ chính của họ đều là thực hiện theo dõi tiến độ, quản lý thiết bị, giám sát nhân công và báo cáo lên cấp trên.
- Phòng ban dịch vụ tư vấn: Bộ phận tư vấn thường thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ chủ đầu tư đưa ra các giải pháp tối ưu cho việc quản lý và điều hành dự án. Đồng thời cũng đảm nhiệm việc tư vấn về pháp lý, hợp đồng cũng như các vấn đề liên quan.
Các phòng ban chuyên môn trong ban quản lý dự án xây dựng đều hướng đến việc đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả và đúng theo kế hoạch. Nhiệm vụ chính của họ bao gồm:
- Quản lý tiến độ thi công, đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch.
- Đảm bảo an toàn lao động và bảo vệ môi trường trong suốt quá trình thi công.
- Theo dõi và kiểm soát ngân sách, chi phí và nguồn lực của dự án.
- Quản lý hợp đồng, theo dõi hoạt động thi công và quản lý các rủi ro có thể xảy ra.
- Tham gia tư vấn quản lý dự án khi cần thiết, đảm bảo các hoạt động tuân thủ theo quy định của Luật xây dựng và các luật liên quan.
Tham khảo: Chi tiết 10 bước quản lý tiến độ dự án hiệu quả nhất
4. Phương pháp quản lý dự án đầu tư xây dựng hiệu quả
Để đảm bảo sự thành công của dự án xây dựng, việc áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả là điều vô cùng cần thiết. Nhằm giúp các nhà đầu tư có thể định hình được hướng đi, cân đối ngân sách cũng như đánh giá chất lượng thi công một cách chính xác. Dưới đây là một số phương pháp quản lý dự án đầu tư xây dựng mà các nhà quản lý có thể tham khảo:
4.1 Lập kế hoạch chi tiết
Một kế hoạch chi tiết là yếu tố cốt lõi cho mọi dự án xây dựng được thành công. Việc xác định rõ các mốc thời gian, nguồn lực và ngân sách sẽ giúp cho các bên tham gia dự án có cái nhìn tổng thể hơn, đồng thời giúp họ chủ động trong quá trình triển khai. Kế hoạch cũng cần được điều chỉnh một cách linh hoạt để có thể đáp ứng được những thay đổi và phát sinh nhất thời.
4.2 Ghi chép và phân tích thường xuyên
Quá trình ghi chép và phân tích công việc ở từng giai đoạn là một phương pháp quản lý hiệu quả, giúp các nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ và chất lượng công việc một cách chặt chẽ. Quá trình này sẽ bắt đầu bằng việc ghi lại mọi hoạt động, tiến độ và những thay đổi trong dự án. Điều này không chỉ giúp tạo ra một hồ sơ chi tiết về những công việc được đã thực hiện mà còn xác định được các vấn đề tiềm ẩn ngay từ sớm.
Một phương pháp hiệu quả để thực hiện ghi chép và phân tích là tổ chức các cuộc họp định kỳ với các thành viên trong nhóm. Trong các cuộc họp này, các thành viên có thể báo cáo về tiến độ công việc, trình bày những khó khăn gặp phải và đề xuất giải pháp. Thông qua các báo cáo này, các nhà quản lý có thể điều chỉnh nguồn lực, thời gian hoặc phương pháp thực hiện để cải thiện hiệu suất.
Xem thêm: Mẫu kế hoạch lựa chọn nhà thầu mới nhất 2024 và hướng dẫn lựa chọn hiệu quả
4.3 Ứng dụng công nghệ thông tin
Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dự án xây dựng cũng là một phương pháp hiệu quả mà các nhà quản lý có thể tham khảo. Việc ứng dụng các phần mềm quản lý dự án sẽ cho phép các nhà quản lý và bên liên quan theo dõi tiến độ, ngân sách và tài liệu một cách tập trung. Đồng thời hỗ trợ tạo báo cáo tự động và phân tích dữ liệu một cách chính xác, giúp nhận diện xu hướng và dự đoán vấn đề kịp thời.
Ngoài ra, việc sử dụng công nghệ thông tin vào quản lý dự án cũng sẽ giúp hỗ trợ giao tiếp và hợp tác với các bên liên quan. Các phần mềm quản lý dự án xây dựng thường cho phép tổ chức các cuộc họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu và ý kiến nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin.
4.4 Quản lý rủi ro
Một phương pháp cũng rất quan trọng trong việc quản lý dự án đầu tư xây dựng là quản lý rủi ro kịp thời. Quản lý rủi ro không chỉ giúp nhận diện và đánh giá những yếu tố có thể gây cản trở cho tiến độ và chất lượng dự án mà còn cho phép các nhà quản lý đưa ra được các biện pháp ứng hiệu quả ngay từ đầu.
Phương pháp này bắt đầu từ việc thường xuyên xác định các rủi ro tiềm ẩn, từ những yếu tố bên ngoài như thời tiết, biến động giá nguyên vật liệu, đến những vấn đề nội bộ như khan hiếm nhân lực hoặc sai sót trong thiết kế. Sau đó thực hiện lập kế hoạch ứng phó và theo dõi, đánh giá hiệu quả cải thiện liên tục. Điều này sẽ giúp nhà quản lý cải thiện được quy trình làm việc và nâng cao được khả năng ứng phó với các tình huống tương tự về sau.
5. Quản lý dự án xây dựng công trình cần chú ý điều gì?
Trong quá trình thi công hay thực hiện bất kỳ 1 dự án xây dựng, tiến độ công việc diễn ra đúng thời hạn luôn là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Để quản lý tiến độ một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần chú ý những nội dung sau trong quá trình triển khai, quản lý dự án xây dựng.
Tham khảo: Quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp: 5 giai đoạn cơ bản chuẩn ISO
5.1 Phác hoạch kế hoạch tổng thể
Kế hoạch tổng thể của một dự án đầu tư xây dựng là tài liệu quan trọng giúp xác định rõ được các đối tượng và thành phần tham gia. Bên cạnh đó, bản kế hoạch cần chỉ ra rõ những đầu mục, nhiệm vụ chính phải thực hiện trong quá trình triển khai dự án. Đây là bước định hướng thiết yếu và cực kỳ quan trọng, giúp xác định đúng được các bước công việc cần triển khai trong dự án.
5.2 Xây dựng kế hoạch tài chính hợp lý
Kế hoạch tài chính đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý dự án xây dựng. Bản kế hoạch nên bắt đầu từ những vấn đề chung và các hạng mục công việc lớn, sau đó đi vào chi tiết cụ thể của từng hạng mục công việc. Điều quan trọng là cần có một khoản dự trù tài chính hợp lý để tránh tình trạng chi phí thực tế vượt quá chi phí hoạch định ban đầu. Nếu vấn đề này xảy ra sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ triển khai dự án.
5.3 Lập kế hoạch chi tiết và cụ thể
Sau khi đã có định hướng chung, bước quan trọng tiếp theo là xây dựng bản kế hoạch chi tiết cho từng nhiệm vụ. Với mỗi nhiệm vụ lớn, doanh nghiệp cần liệt kê ra các công việc nhỏ hơn cần thực hiện để dễ dàng theo dõi và quản lý.
5.4 Cập nhật tình hình dự án thường xuyên
Với sự tham gia của nhiều bộ phận liên quan, việc triển khai và quản lý dự án trở nên khó kiểm soát. Việc nắm bắt thông tin cập nhật về tình hình dự án là rất quan trọng đối với tất cả các bộ phận liên quan để luôn đảm bảo tiến độ. Doanh nghiệp nên thường xuyên liên hệ với các bên đối tác và trực tiếp kiểm tra công trình để đảm bảo tiến độ dự án diễn ra đúng kế hoạch.
Ở phần bên dưới, Misa Amis sẽ giới thiệu cho bạn một giải pháp quản lý dự án xây dựng toàn diện. Từ đó giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình triển khai dự án.
6. Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án đầu tư xây dựng hiệu quả Misa Amis
Phần mềm quản lý dự án xây dựng MISA AMIS là giải pháp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng và thiết kế. Ngoài ra phần mềm còn có thể quản lý hiệu quả tiến độ dự án, phân bổ nguồn lực, giao việc, và theo dõi năng suất nhân viên một cách chi tiết.
Được phát triển bởi Công ty cổ phần MISA – đơn vị có hơn 30 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp. Phần mềm quản lý Misa Amis đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý dự án của các nhà thầu từ thi công xây dựng, quản lý công trình đến lắp đặt thiết bị, thi công điện nước, phòng cháy chữa cháy, và thiết kế.
Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý hàng trăm dự án, duyệt công việc, và phân bổ nguồn lực một cách chủ động trên mọi thiết bị kết nối mạng.
Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý dự án xây dựng AMIS Công Việc:
- Lập kế hoạch công việc khoa học: Phân chia công việc theo từng phòng ban hoặc dự án, giao việc với deadline rõ ràng và quy trình thực hiện chi tiết.
- Nhiều phương pháp quản trị tiến độ: Ứng dụng linh hoạt các công cụ như biểu đồ Gantt, Kanban, Calendar, Eisenhower để quản lý tiến độ dự án hiệu quả.
- Tự động hóa quản lý tiến độ: Phần mềm tự động cập nhật tiến độ tổng thể từ các nhiệm vụ nhỏ, chuyển giai đoạn khi công việc trước đó hoàn thành, cùng với các cảnh báo tiến độ thông minh.
- Đo lường hiệu suất nhân viên theo thời gian thực: Tự động đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên dựa trên khối lượng công việc thực hiện và phần trăm hoàn thành.
- Quản lý nguồn lực và vật liệu: Theo dõi chặt chẽ các nguồn lực đầu vào như nguyên vật liệu, máy móc, nhân công để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.
- Quản lý tài liệu và hợp đồng tập trung: Lưu trữ và khai thác thông tin hồ sơ, tài liệu, hợp đồng theo từng dự án để theo dõi và xử lý công việc hiệu quả.
- Làm việc trên một nền tảng duy nhất: Quản lý mọi dự án và công việc trên một phần mềm duy nhất, giúp tối ưu quy trình và tăng cường hiệu suất.
- Trao đổi tập trung: Nhân viên có thể thảo luận, trao đổi trực tiếp trên từng đầu việc và nhận nhắc nhở công việc qua email hoặc thông báo.
- Phê duyệt linh hoạt: Cho phép phê duyệt trực tuyến mọi đề xuất, yêu cầu từ các nhà thầu phụ hoặc nhân sự ngay trên thiết bị di động.
- Tương thích với mọi thiết bị: Sử dụng dễ dàng trên máy tính, tablet và điện thoại di động.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Tập đoàn Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
Hy vọng rằng những chia sẻ trên đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về việc quản lý dự án xây dựng. Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm hỗ trợ quản lý dự án hoặc các giải pháp quản trị chuyên biệt khác, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Misa Amis qua thông tin dưới đây để được tư vấn chi tiết.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
