Trong thời đại sự đổi mới và sáng tạo được xem là động lực chính thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, “kỷ luật” dường như trở thành một công cụ quản lý “cứng nhắc”, không còn phù hợp với thế hệ lao động mới.
Làm sao để cân bằng giữa đổi mới – kỷ luật?
Làm sao để kỷ luật trở thành yếu tố hỗ trợ nhân viên và doanh nghiệp đổi mới hiệu quả hơn?
Vì sao đã kỷ luật “mềm” mà tinh thần chấp hành của nhân viên vẫn kém?
…Là nỗi trăn trở của nhiều nhà lãnh đạo khi tìm đến giải pháp quản trị nhân sự của MISA AMIS. Bởi đổi mới có thể giúp một doanh nghiệp phát triển rất nhanh, nhưng để “đi bền”, kỷ luật vẫn là yếu tố cốt lõi.
Trong bài viết này, MISA AMIS HRM mời các nhà lãnh đạo và quản lý nhân sự cùng bàn về hai chữ “kỷ luật” trong doanh nghiệp hiện đại. Chúng tôi cũng phân tích lý do vì sao doanh nghiệp bạn chưa kỷ luật hiệu quả, đồng thời, đưa ra 04 gợi ý cải thiện ở cuối bài.
Kỷ luật “hiện đại” là gì?
Kỷ luật trong doanh nghiệp là tập hợp các quy định, quy tắc, và chuẩn mực hành vi mà một tổ chức đặt ra, nhằm đảm bảo mọi thành viên trong doanh nghiệp đều tuân thủ, cùng hướng tới mục tiêu chung của công ty.
Trong bối cảnh hiện nay, “kỷ luật” trong doanh nghiệp đã có nhiều thay đổi trong cách tiếp cận. Dưới đây là bảng so sánh giữa kỷ luật “kiểu cũ” và kỷ luật “hiện đại”:
| Đặc điểm | Kỷ luật “kiểu cũ” | Kỷ luật “hiện đại” |
| Mục tiêu chính | Duy trì trật tự, quyền lực, đảm bảo công việc được hoàn thành | Phát triển nhân viên, tăng năng suất, xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực |
| Hình thức kỷ luật | Chủ yếu là hình thức kỷ luật cứng nhắc: phạt tiền, khiển trách công khai, sa thải | Đa dạng hóa hình thức: Kỷ luật cứng (cảnh cáo, đình chỉ công tác), kỷ luật mềm (đào tạo, huấn luyện, phản hồi), tự đánh giá và sửa chữa |
| Cơ sở kỷ luật | Quyền lực của người quản lý, sợ hãi hình phạt | Sự đồng thuận, hiểu biết về mục tiêu chung, trách nhiệm cá nhân |
| Quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên | Quan hệ cấp dưới – cấp trên, nhấn mạnh sự tuân thủ | Quan hệ hợp tác, đối tác, tập trung vào phát triển chung |
| Vai trò của nhân viên | Thực hiện theo mệnh lệnh, ít có cơ hội đóng góp ý kiến | Tham gia vào quá trình ra quyết định, được khuyến khích đóng góp ý kiến |
| Cách thức áp dụng kỷ luật | Một chiều, từ trên xuống | Hai chiều, tương tác, dựa trên sự đồng thuận |
Mục đích cuối cùng của kỷ luật “hiện đại” không dừng ở việc đảm bảo toàn bộ nhân viên tuân theo quy định của công ty, mà là sử dụng kỷ luật để cải thiện hiệu suất, làm nền tảng cho sự phát triển của mỗi cá nhân, song song với sự phát triển của doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã tiếp thu xu hướng này và thiết lập kỷ luật hiện đại tại tổ chức mình. Tuy nhiên, việc nhân viên không chấp hành kỷ luật, thiếu sự tự giác và tự kỷ luật trong công việc vẫn tiếp diễn và là nỗi đau đầu của nhiều nhà lãnh đạo.
Vậy, nguyên nhân là do đâu?
Vì sao nhân viên của bạn chưa kỷ luật?
Khi một doanh nghiệp gặp tình trạng nhân viên thường xuyên vi phạm kỷ luật lao động, không có tinh thần tự kỉ luật trong công việc, điều lãnh đạo và bộ phận nhân sự cần xem xét không chỉ là cá nhân đó mà còn là bức tranh lớn hơn.
Dưới đây là 04 lý do có tác động rõ rệt tới tinh thần kỷ luật của nhân viên, bao gồm: Lãnh đạo; Môi trường làm việc; Hệ thống quản lý và Con người.
| Năng lực lãnh đạo hạn chế |
|
| Môi trường làm việc không thúc đẩy kỷ luật |
|
| Hệ thống quản lý không tối ưu |
|
| Bản thân nhân viên |
|
Dựa vào bảng trên, có thể thấy nhà lãnh đạo chỉ có thể kiểm soát hoàn toàn ba yếu tố “Lãnh đạo”, ”Môi trường” và “Hệ thống quản lý”.
Lãnh đạo không thể kiểm soát “Nhân viên”, nhưng có thể tác động tích cực tới hành vi của nhân viên bằng cách cải thiện 03 yếu tố nằm trong tầm kiểm soát của mình. Tập trung cải thiện đúng vấn đề sẽ giúp nhà lãnh đạo tiết kiệm nguồn lực, tối ưu hiệu quả và mang lại lợi ích dài hạn.
Vậy, cụ thể, nhà lãnh đạo cần làm gì?
04 gợi ý thúc đẩy tinh thần kỷ luật của nhân viên
Trong bài viết này, MISA AMIS tiếp cận “kỷ luật” theo hướng khai phá động lực và năng lực kỷ luật tự thân của mỗi cá nhân.
Do đó, những gợi ý chúng tôi đưa ra dưới đây đều không mang tính “ép buộc” nhân viên, mà ngược lại, cung cấp cho họ đủ sự hỗ trợ và động viên cần thiết để việc chấp hành kỷ luật trở nên dễ dàng.
Xây dựng nội quy phù hợp
Nội quy nên là phương tiện hỗ trợ việc kinh doanh của bạn được vận hành trơn tru, thay vì là thứ khiến nhân sự gặp khó khăn khi tuân thủ. Trong bối cảnh hiện nay, việc xây dựng nội quy của doanh nghiệp cần đề cao yếu tố “Phù hợp”.
Cụ thể, nội quy của một tổ chức cần đảm bảo tính phù hợp ở 4 yếu tố:
- Pháp luật
- Mục tiêu kinh doanh (VD: Với doanh nghiệp muốn “bứt tốc” tăng trưởng, nội quy có thể chú trọng vào quy định làm thêm giờ)
- Văn hóa doanh nghiệp (VD: Giờ làm việc của công ty start-up có thể linh hoạt hơn công ty truyền thống)
- Chân dung nhân sự (VD: Lứa tuổi, quốc tịch…)
>>> Xem thêm: 6+ mẫu nội quy công ty chuẩn và mới nhất – [Tải miễn phí]
Lãnh đạo làm gương
Doanh nghiệp không thể “bắt” nhân viên tuân thủ kỷ luật, trong khi chính ban lãnh đạo không làm điều đó trước tiên. Sự nhất quán trong hành động – lời nói của lãnh đạo là yếu tố quan trọng giúp nhà lãnh đạo có được sự tin tưởng.
Đặc biệt, khi doanh nghiệp có sự thay đổi về nội quy, lãnh đạo cần thể hiện tinh thần tiên phong thích nghi và chấp hành theo quy định/ quy trình mới. Việc này không chỉ thúc đẩy tinh thần của nhân viên, mà năng lực thích nghi của bạn còn có thể trở thành tấm gương để nhân viên học hỏi.
Đơn giản hóa việc chấp hành kỷ luật
Để kỷ luật giữ đúng vai trò là một “dòng chảy ngầm” hỗ trợ doanh nghiệp vận hành, việc chấp hành, duy trì và đánh giá kỷ luật không nên trở thành một “đầu việc mới” bên cạnh công việc hàng ngày của nhân viên. Đơn giản hóa nội quy (nội dung, hình thức, ngôn từ), tập trung vào những khía cạnh quan trọng nhất của doanh nghiệp… sẽ giúp việc ghi nhớ và chấp hành trở nên đơn giản.
Bên cạnh đó, số hóa các thủ tục hành chính và quy trình theo dõi, đánh giá kỉ luật hiện đang là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp Việt. Giải pháp này vừa giúp giảm tải gánh nặng cho lãnh đạo, vừa “trao quyền” theo dõi kỷ luật cho nhân viên, thể hiện tinh thần chủ động, minh bạch.
Trải nghiệm miễn phí MISA AMIS Chấm công – Tích hợp tất cả nghiệp vụ chấm công trên cùng một hệ thống.
Ghi nhận trọn vẹn
Thay vì suy nghĩ “Kỉ luật là điều hiển nhiên phải làm”, lãnh đạo hãy coi mỗi sự chấp hành kỷ luật của nhân viên là một nỗ lực cùng mình xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
Khi nhân viên đạt được một thành tựu công việc, đừng quên ghi nhận thành tựu ấy và cho họ biết rằng bạn đã quan sát thấy sự kỷ luật bền bỉ mà họ đã duy trì để đạt được thành công. Việc lãnh đạo ghi nhận nỗ lực phía sau những con số như vậy sẽ tạo động lực lớn cho nhân viên tiếp tục phát huy điều họ đang làm tốt. Những nhân viên khác cũng xác định được “kỷ luật” là thứ được lãnh đạo quan tâm và ghi nhận cùng thành tựu, từ đó chủ động trau dồi tính kỷ luật của bản thân hơn.
>>> Xem thêm: 15+ Câu hỏi khảo sát về sự gắn kết của nhân viên với tổ chức
Lưu ý khi thực hiện
Để chiến lược kỷ luật đạt hiệu quả cao và bền vững, nhà lãnh đạo cần đặc biệt chú ý đến 3 yếu tố sau:
Xác định đúng vấn đề
Như đã chia sẻ ở phần trên, lý do đằng sau tình trạng nhân viên không có tinh thần kỷ luật cao có thể đến từ nhiều nguồn. Nếu không xác định đúng vấn đề cần giải quyết, nỗ lực cải thiện tinh thần kỷ luật ở doanh nghiệp bạn không những không đạt hiệu quả mong muốn, mà còn tiêu tốn chi phí, nguồn lực.
Để xác định chính xác nguyên nhân mà không dựa vào cảm tính, lãnh đạo cùng bộ phận nhân sự có thể:
- Đánh giá tình hình chấp hành kỷ luật của nhân sự trong vòng vài tháng tới một năm gần nhất. So sánh với các mốc thời gian khác.
- Lấy phản hồi từ nhân viên về các yếu tố ảnh hưởng đến tinh thần kỷ luật. Khảo sát có thể thực hiện ẩn danh để thu về kết quả tốt nhất.
- Thực hiện phỏng vấn sâu
- …
Thường xuyên theo dõi & điều chỉnh khi cần
Chiến lược hoàn hảo không được “sinh ra” chỉ trong 1 lần. Lãnh đạo cần thường xuyên đo lường hiệu quả của phương án, thu thập ý kiến của nhân viên và điều chỉnh khi cần thiết. Bằng cách đó, doanh nghiệp bạn sẽ đảm bảo rằng chiến lược thúc đẩy tinh thần kỷ luật đạt được hiệu quả cao nhất vào mọi thời điểm.
Ngoài ra, nhà lãnh đạo hãy để tâm tới cả những yếu tố khách quan có thể ảnh hưởng tới tinh thần kỷ luật của nhân viên như dịch bệnh, biến cố, thiên tai… Linh hoạt điều chỉnh và thể hiện sự cảm thông/ hỗ trợ với cấp dưới trong những tình huống này sẽ giúp gia tăng cảm xúc tích cực và mong muốn gắn bó với doanh nghiệp của họ.
Thực hiện càng sớm càng tốt
Kỷ luật là “dòng chảy ngầm” thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Khi dòng chảy này bị tắc nghẽn, hậu quả có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức: Tinh thần làm việc rệu rã, tổn thất kinh doanh, ảnh hưởng xấu tới uy tín doanh nghiệp trong mắt khách hàng…
Thay đổi nhỏ luôn dễ thích nghi hơn thay đổi lớn. Do đó, thay vì chờ đợi đến khi vấn đề kỷ luật trở nên đáng báo động và kỳ vọng một chiến lược “mới toanh, toàn diện” có thể thay đổi hoàn toàn cục diện, lãnh đạo hãy chú tâm quan sát tới những dấu hiệu nhỏ trong hiệu suất, tinh thần và thái độ của nhân viên để nhận diện vấn đề.
Từ đó, đội ngũ lãnh đạo mới có thể chủ động phòng tránh trước khi tình hình trở nên trầm trọng hơn, tốn nhiều nguồn lực và thời gian giải quyết hậu quả.
Tạm kết
Ngày nay, yếu tố kỷ luật trong nhiều doanh nghiệp đã được linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp với mô hình kinh doanh, xu hướng toàn cầu và chân dung thế hệ nhân sự mới. Tuy nhiên, không vì vậy mà việc giữ tinh thần kỷ luật trở nên ít quan trọng trong doanh nghiệp. Bởi đây là thứ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, giúp bản thân mỗi nhân sự được “thực hành” tự kỷ luật mỗi ngày – năng lực không thể thiếu của một sự nghiệp thành công.
Hy vọng thông qua bài viết trên, các nhà lãnh đạo và quản lý nhân sự có thể tìm thấy những thông tin hữu ích để xây dựng một môi trường làm việc kỷ luật, hiệu quả. Những phần mềm MISA AMIS gợi ý trong bài viết này đều nằm trong Nền tảng Quản trị nhân sự MISA AMIS HRM – Giải pháp nhân sự đã giúp hơn 17.000 doanh nghiệp Việt thiết lập và duy trì kỷ luật hiệu quả hơn trong công việc.
Trải nghiệm giải pháp quản trị nhân sự thiết kế riêng theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp TẠI ĐÂY.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
