Thiết lập đề xuất phê duyệt Yêu cầu mua sắm tự động với MISA AMIS Quy trình và MISA AMIS Mua hàng

Để tối ưu các hoạt động nội bộ trong doanh nghiệp, mời anh chị tìm hiểu các thiết lập đề xuất phê duyệt Yêu cầu mua sắm tự động với hai phần mềm MISA AMIS Quy trình và MISA AMIS Mua hàng.

1. Mô tả quy trình đề xuất phê duyệt Yêu cầu mua sắm truyền thống 

Quy trình đề xuất phê duyệt Yêu cầu mua sắm là một bước quan trọng trong quản lý mua sắm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thực hiện các bước theo các thủ công thường gặp phải một số hạn chế, gây ảnh hưởng đến hiệu quả và sự linh hoạt khi phối hợp. 

Mô tả quy trình:

• Yêu cầu đề xuất: Người có nhu cầu lập biên bản Yêu cầu mua sắm chi tiết, bao gồm thông tin về nhu cầu, sản phẩm/dịch vụ cần mua, số lượng, tiêu chuẩn, và các yêu cầu khác liên quan.
• Gửi yêu cầu: Yêu cầu mua sắm được gửi đến bộ phận quản lý hoặc người phê duyệt để tiến hành xem xét và xác nhận.
• Xem xét và phê duyệt: Bộ phận quản lý mua sắm hoặc người phê duyệt xem xét yêu cầu dựa trên mức ngân sách, quy định nội bộ hoặc các chỉ đạo đặc biệt khác. Quá trình này có thể bao gồm việc tham khảo các bên liên quan hoặc yêu cầu bổ sung thông tin.
• Phê duyệt và thông báo: Sau khi xem xét, yêu cầu mua sắm sẽ được phê duyệt hoặc từ chối. Người yêu cầu mua sắm được thông báo về kết quả đi kèm các hướng dẫn tiếp theo.

Thực tế cho thấy, quy trình này bao gồm nhiều bước phối hợp, đề xuất và phê duyệt phức tạp. Doanh nghiệp sẽ gặp phải tình trạng rối quy trình, tốn nhiều thời gian chờ đợi, dễ bị thiếu sót, thất lạc thông tin. 

Để giải quyết tình trạng này, mời bạn tham khảo giải pháp phần mềm MISA AMIS Quy trình kết nối với MISA AMIS Mua hàng để số hóa quy trình mua hàng, tiết kiệm 90% thời gian nhập liệu cùng chi phí mua hàng.  

2. Cải tiến đề xuất phê duyệt Yêu cầu mua sắm với AMIS Quy trình kết nối AMIS Mua hàng 

Đề xuất Phê duyệt yêu cầu mua sắm trên AMIS Quy trình kết nối AMIS Mua hàng là hệ thống quy trình tự động hữu ích giúp cán bộ nhân viên đơn giản hóa việc đề xuất và phê duyệt để phục vụ mục đích sản xuất, kinh doanh hoặc tiêu dùng nội bộ. 

Bằng cách sử dụng phần mềm AMIS Quy trình và AMIS Mua hàng được kết nối với nhau, toàn bộ công tác từ thực hiện đến quản lý sẽ trở nên minh bạch, nhanh chóng hơn: 

2.1. Thiết kế quy trình

Trên phần mềm AMIS Quy trình, thiết kế quy trình “Phê duyệt yêu cầu mua sắm” bằng cách tạo các bước thực hiện và biểu mẫu phù hợp với quy định. Bạn có thể sử dụng mẫu “Quy trình Phê duyệt đơn mua hàng” có sẵn trong thư viện mẫu của phần mềm.

Trên biểu mẫu, chọn thêm trường “Dữ liệu kết nối” để lấy dữ liệu từ AMIS Mua hàng – mục “Bảng thông tin mặt hàng”. Bước này giúp đồng bộ dữ liệu từ AMIS Mua hàng vào quy trình, giúp nhân viên dễ dàng điền thông tin về các mặt hàng cần mua.

Bạn thiết lập kết nối với AMIS Mua hàng như sau: 

• Trên giao diện “Thiết kế quy trình”, vào “Thiết lập nâng cao” > “Kết nối ứng dụng khác” > “Tạo kết nối”
• Chọn ứng dụng AMIS Mua hàng
• Chọn chiều kết nối từ AMIS Quy trình đến AMIS Mua hàng, đặt điều kiện khi quy trình hoàn thành
• Ghép các trường tương ứng giữa hai phần mềm để hệ thống tự động trích xuất dữ liệu từ đề xuất trên AMIS Mua hàng vào quy trình

>> Xem thêm: Quy trình Phê duyệt đề nghị mua hàng với MISA AMIS Quy trình

2.2. Thực hiện quy trình tự động 

Khi có nhu cầu mua sắm hàng hóa, nhân viên khởi tạo lượt chạy quy trình “Phê duyệt yêu cầu mua sắm” trên phần mềm AMIS Quy trình.

Chương trình sẽ đẩy dữ liệu và tự động tạo “Đề nghị mua hàng” trên AMIS Mua hàng. Nhân viên mua hàng truy cập để xem và xử lý Yêu cầu mua sắm. Quy trình phối hợp vừa tự động, thuận tiện, vừa giảm thiểu sai sót.

MỜI ANH CHỊ ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM GIẢI PHÁP NGAY TẠI ĐÂY

3. Lợi ích khi tối ưu quy trình đề xuất – phê duyệt mua hàng 

Khi sử dụng phần mềm AMIS Quy trình kết nối với AMIS Mua hàng, các doanh nghiệp có thể tận dụng được nhiều lợi ích:

• Tối ưu hóa quy trình mua sắm: Quy trình được thiết kế trên AMIS Quy trình giúp tổ chức chuẩn hóa quy trình đúng quy định, đảm bảo chất lượng. Các biểu mẫu cùng các bước thực hiện đã được định sẵn cũng đơn giản hóa công việc, đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ máy.
• Tiết kiệm thời gian công sức, tăng sự hài lòng: Doanh nghiệp giảm thời gian nhập liệu, đối chiếu thủ công cho nhân viên mua hàng, cấp quản lý có thể phê duyệt ngay trên điện thoại ở bất kỳ đâu.
• Đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu: Việc kết nối trực tiếp giữa đảm bảo rằng thông tin được liên thông từ các phòng ban đến bộ phận mua hàng và các cấp quản lý. Doanh nghiệp đảm bảo tính đúng hẹn, đúng tiến độ trong quy trình mua sắm.