Để giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả và minh bạch trong quá trình thanh toán, đồng thời giảm thiểu sai sót và rủi ro, MISA AMIS Quy trình cung cấp tính năng đề nghị thanh toán hóa đơn, kết nối với AMIS Kế toán. Mời bạn tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây!
1. Thấu hiểu câu chuyện nghiệp vụ trong doanh nghiệp
Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc sử dụng hàng hóa và dịch vụ trước rồi mới thanh toán hóa đơn cho cán bộ nhân viên (CBNV) hoặc nhà cung cấp là tình huống thường gặp. Ví dụ, CBNV cần chi trả cho các chi phí đi công tác như ăn uống, khách sạn, di chuyển; hoặc doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ sau khi sự kiện kết thúc.
Để giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả, AMIS Quy trình cung cấp quy trình “Đề nghị thanh toán hóa đơn”.
Đầu tiên, CBNV sẽ lập đề nghị thanh toán chi phí đã phát sinh. Sau đó, đề nghị này sẽ được trưởng bộ phận liên quan xét duyệt để đảm bảo tính hợp lý và cần thiết của các khoản chi. Tiếp theo, kế toán trưởng sẽ xem xét đề nghị để xác nhận tính hợp lệ về mặt kế toán và ngân sách. Cuối cùng, giám đốc sẽ duyệt lần cuối để phê chuẩn việc thanh toán.
Khi quy trình này hoàn tất, bộ phận kế toán sẽ tiến hành tạo chứng từ tương ứng và thực hiện thanh toán trên hệ thống AMIS Kế toán. Điều này không chỉ giúp quản lý chi tiêu một cách chặt chẽ mà còn đảm bảo rằng các khoản thanh toán được xử lý nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
2. Hướng dẫn cách thực hiện quy trình thanh toán hóa đơn trên MISA AMIS Quy trình
2.1. Bắt đầu kết nối với ứng dụng AMIS Kế toán
Lưu ý: Chỉ người dùng có quyền thiết kế quy trình (QTHT, QTUD, QA) mới thực hiện các thao tác thiết lập.
Đầu tiên, bạn cần thiết kế một “Quy trình Đề nghị thanh toán hóa đơn” bao gồm đầy đủ các bước và biểu mẫu phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Bước 1: Thiết lập trường thông tin “Dữ liệu kết nối” (tự động lấy dữ liệu từ AMIS Kế toán)
Để tự động lấy dữ liệu từ AMIS Kế toán, bạn có thể thiết lập trường thông tin kiểu “Dữ liệu kết nối”. Điều này sẽ giúp việc thanh toán cho nhà cung cấp (NCC) trở nên thuận tiện hơn. Khi thiết lập, các thông tin từ danh sách NCC trong AMIS Kế toán sẽ được tự động cập nhật, giúp người dùng không cần phải nhập liệu thủ công.
Thao tác cụ thể như sau:
- Trên giao diện thiết lập biểu mẫu, bạn kéo và thả trường Dữ liệu kết nối vào đúng vị trí.
- Nhập tên trường: “Thanh toán cho nhà cung cấp”.
- Chọn nguồn dữ liệu từ: AMIS Kế toán, Danh sách nhà cung cấp.
- Lưu thiết lập.
Lưu ý: Nếu cần khai báo thông tin NCC trong bảng, bạn có thể thiết lập kiểu dữ liệu Kết nối AMIS Kế toán (Danh sách nhà cung cấp) cho cột thông tin Nhà cung cấp. Điều này sẽ giúp trường “Nhà cung cấp” chỉ hiển thị khi cần thiết.
Ví dụ, bạn có thể thiết lập điều kiện hiển thị cho trường thông tin. Nếu trường “Thanh toán cho” bằng “Nhà cung cấp”, thì trường “Nhà cung cấp” sẽ xuất hiện. Điều này giúp giao diện trở nên gọn gàng và dễ sử dụng hơn.
Bước 2: Thiết lập tự động tạo đề nghị lập chứng từ trên AMIS Kế toán
Tiếp theo, bạn có thể thiết lập để tự động đẩy dữ liệu từ quy trình trên AMIS Quy trình sang AMIS Kế toán, nhằm tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên kế toán.
Thao tác thực hiện như sau:
- Vào Thiết lập kết nối.
- Chọn ứng dụng AMIS Kế toán.
- Thiết lập điều kiện: Khi Hoàn thành quy trình/Bước quy trình (chọn bước), hệ thống sẽ tự động tạo một Đề nghị trả tiền nhà cung cấp trên AMIS Kế toán.
- Nhấn Ghép trường tương ứng giữa AMIS Kế toán và AMIS Quy trình để tự động trích xuất dữ liệu từ các trường trong quy trình vào các trường dữ liệu trên chứng từ kế toán.
- Hệ thống sẽ mặc định một số trường cơ bản như: Người tạo – Người đề nghị, Ngày đề nghị – Ngày hoàn thành quy trình,…
- Nếu cần thêm thông tin, bạn có thể nhấn Thêm dòng để ghép thêm các trường tương ứng. Khi chọn một trường trên chứng từ, hệ thống sẽ tự động hiển thị các trường dữ liệu tương đương trên quy trình, giúp việc ghép các trường trở nên dễ dàng hơn.
Ví dụ: Nội dung chi – Mô tả nội dung thanh toán, Số tài khoản – Số tài khoản, Tên ngân hàng – Ngân hàng,…
- Tiếp theo, bạn có thể ghép bảng kế toán giữa hai ứng dụng và tiếp tục ghép các cột của bảng tương tự như ghép các trường.
Lưu ý: Để đảm bảo việc tự động lấy được nhiều thông tin hơn, trên biểu mẫu, bạn nên thiết lập đầy đủ các trường thông tin tương ứng với chứng từ trên AMIS Kế toán.
- Cuối cùng, lưu lại thiết lập và phát hành để quy trình có hiệu lực và được áp dụng một cách tự động, giúp công việc trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
2.2. Chạy và thực hiện quy trình kết nối AMIS Kế toán
Bước 1: Khởi tạo quy trình
Khi cần thanh toán hóa đơn, bạn có thể dễ dàng khởi tạo quy trình “Đề nghị thanh toán hóa đơn” trong hệ thống AMIS.
Đầu tiên, bạn chỉ cần điền đầy đủ các thông tin vào biểu mẫu và gửi lượt chạy. Trong trường hợp thanh toán cho nhà cung cấp, hệ thống sẽ hiển thị trường thông tin “Nhà cung cấp”.
Bạn nhấn vào nút + Thêm nhà cung cấp, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các nhà cung cấp đã được đồng bộ từ AMIS Kế toán. Từ đây, bạn có thể chọn nhà cung cấp phù hợp để thực hiện quy trình.
Nếu nhà cung cấp bạn cần không có trong danh sách, bạn hoàn toàn có thể Thêm nhà cung cấp bằng cách điền các thông tin như Tên nhà cung cấp, Mã số thuế, Địa chỉ, Ngân hàng, Số tài khoản.
Trong trường hợp nhập nhầm hoặc muốn thay đổi thông tin nhà cung cấp, bạn chỉ cần nhấn vào Thay đổi nhà cung cấp để chỉnh sửa.
Sau khi hoàn tất việc điền thông tin, bạn nhấn Gửi lượt chạy để tiếp tục thực hiện các bước của quy trình. Hệ thống sẽ tự động chuyển tiếp đến các bước tiếp theo, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Bước 2: Lượt chạy hoàn thành
Khi quy trình hoàn tất, hệ thống sẽ tự động đẩy đề nghị lập chứng từ thanh toán hóa đơn sang AMIS Kế toán. Bạn có thể theo dõi trạng thái của đề nghị ngay trên lượt chạy để biết quy trình đã đến đâu, giúp bạn dễ dàng kiểm soát và nắm bắt thông tin một cách kịp thời.
Bước 3: Kế toán lập chứng từ
Nhân viên kế toán sẽ truy cập vào AMIS Kế toán và nhận thông báo hoặc vào mục chi tiền mặt/tiền gửi để tra cứu thông tin đề nghị thanh toán từ lượt chạy. Dựa vào số đề nghị, kế toán sẽ tạo chứng từ tương ứng và thực hiện thanh toán theo yêu cầu.
Sau khi thanh toán hoàn tất, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái chứng từ trên lượt chạy thành Đã chi tiền, giúp bạn dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin về trạng thái thanh toán.
3. Lợi ích của tính năng đề nghị thanh toán hóa đơn
Tính năng “Đề nghị thanh toán hóa đơn” của AMIS Quy trình, khi kết nối với AMIS Kế toán, mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính và thanh toán.
- Tối ưu hóa quy trình thanh toán: Tự động hóa quá trình đề nghị và phê duyệt thanh toán hóa đơn giúp giảm thiểu công việc thủ công và sai sót có thể xảy ra khi xử lý hóa đơn theo cách truyền thống. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong việc xử lý các khoản thanh toán
- Tăng tính minh bạch và nhất quán: Mọi đề nghị thanh toán hóa đơn đều được theo dõi và ghi nhận tự động trong hệ thống kế toán, giúp dễ dàng kiểm tra và đối chiếu thông tin.
- Nâng cao hiệu quả quản lý chi tiêu: Khi đề nghị thanh toán hóa đơn được kết nối trực tiếp với AMIS Kế toán, các khoản phải trả sẽ được theo dõi liên tục và cập nhật tức thì, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và lập kế hoạch tài chính.
- Tăng cường tính bảo mật: Các quy trình phê duyệt được thực hiện thông qua hệ thống AMIS Quy trình, đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập và xử lý các thông tin nhạy cảm. Điều này không chỉ giúp bảo vệ dữ liệu tài chính mà còn ngăn chặn các hoạt động gian lận hoặc sai phạm trong quá trình thanh toán.
ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM GIẢI PHÁP AMIS QUY TRÌNH NGAY:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
