Tự động tạo công việc khi hoàn thành quy trình với MISA AMIS Quy trình

MISA AMIS Quy trình đóng vai trò như trung tâm kết nối, tự động hóa các quy trình làm việc và quy trình phối hợp liên phòng ban. Trong đó, AMIS Quy trình hiện đã kết nối thành công với AMIS Công việc để tự động giao việc mới cần làm khi chạy quy trình nhanh chóng.

1. Thấu hiểu câu chuyện nghiệp vụ trong doanh nghiệp 

Việc áp dụng AMIS Quy trình cho phép doanh nghiệp quản lý và giám sát hiệu quả các quy trình nghiệp vụ một cách hệ thống. Bằng cách phê duyệt các quy trình tự động trên phần mềm, người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện và lưu lại các bằng chứng về sự tuân thủ quy trình, quy định của nhân viên.

Tuy nhiên, hiện nay các công việc phát sinh trong quá trình thực hiện quy trình sẽ được ghi nhận và theo dõi trên phần mềm khác là AMIS Công việc. Các bộ phận liên quan nắm bắt tiến độ, kết quả thực hiện và đánh giá năng suất nhân viên tại đây. 

Ví dụ, với quy trình đề xuất tiếp nhận nhân viên mới, sau khi được phê duyệt trên AMIS Quy trình, các bước công việc tiếp theo sẽ được được tạo trên AMIS Công việc. Các bộ phận như Hành chính tổng hợp, Quản trị hệ thống và Trưởng bộ phận lần lượt được giao nhiệm vụ để thực hiện những công việc liên quan như cấp phát tài sản, tài nguyên công nghệ thông tin hay lập kế hoạch thử việc.

Như vậy, việc tạo công việc thủ công thường dẫn đến nguy cơ bị thiếu sót, khó khăn cho nhân viên trong ghi nhận kết quả, đối chiếu dữ liệu. Chính vì vậy, AMIS Quy trình đã tạo ra sự kết nối với AMIS Công việc nhằm giúp cho các công việc được tự động tạo, cập nhật trạng thái ngay trên lượt chạy quy trình. 

Xem thêm: Tổng quan về MISA AMIS Quy trình – Giải pháp tự động hóa các quy trình liên phòng ban

2. Hướng dẫn thiết lập tự động tạo công việc khi hoàn thành quy trình/bước quy trình với MISA AMIS Quy trình

2.1. Bắt đầu kết nối với ứng dụng AMIS Công việc

Trước tiên, bạn truy cập vào giao diện thiết kế quy trình của phần mềm AMIS Quy trình. Để thiết lập kết nối tới ứng dụng AMIS Công việc, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn “Thiết lập nâng cao” > “Thiết lập kết nối” > “Tạo kết nối” và chọn ứng dụng “AMIS Công việc”.

Bước 2: Thiết lập sự kiện kích hoạt việc tạo công việc trong AMIS Công việc. 

Lúc này, sẽ có 2 trường hợp phát sinh là: 

• Trường hợp 1: Công việc phát sinh sau một bước trong quy trình thì chọn điều kiện “Sau khi Hoàn thành bước” và chọn bước cụ thể trong quy trình.
• Trường hợp 2: Công việc phát sinh sau khi hoàn thành quy trình thì chọn điều kiện “Hoàn thành quy trình”.

Hãy lưu ý rằng nếu cần thêm điều kiện dựa trên một trường dữ liệu trên biểu mẫu, bạn có thể chọn “Với điều kiện” rồi thiết lập điều kiện phù hợp.

Ví dụ, trong quy trình cấp phát tài sản, nếu phương án cấp phát là “Mua mới”, bạn cần tạo công việc “Mua hàng” cho nhân viên thực hiện. Bạn thiết lập sự kiện “Khi hoàn thành quy trình” với điều kiện “Phương án cấp phát” bằng “Mua mới”.

Bước 3: Thiết lập hành động, sau đó ứng dụng AMIS Công việc sẽ tự động tạo công việc mới.

Bước 4: Bạn tiếp tục thiết lập thông tin cần thiết như Tên công việc, Dự án/Nhóm, Nhóm công việc, Người tạo, Người thực hiện, Người liên quan, và Trạng thái.

Bước 5: Thực hiện ghép các trường thông tin từ lượt chạy quy trình sang công việc trong AMIS Công việc.

Lưu ý, bạn có thể thiết lập tự động tạo nhiều công việc bằng cách nhấn “Thêm công việc” hoặc “Thêm sự kiện” và thao tác tương tự. Sau khi hoàn tất thiết lập, bạn cần chọn “Phát hành quy trình” để áp dụng cho tất cả mọi người trong doanh nghiệp.

2.2. Chạy và thực hiện quy trình kết nối AMIS Công việc

Khi lượt chạy đáp ứng điều kiện của sự kiện kết nối, chương trình sẽ tự động đẩy thông tin từ lượt chạy tạo thành công việc đến AMIS Công việc.

Người dùng truy cập từng công việc để xem chi tiết, chỉnh sửa, cập nhật thông tin và báo cáo tiến độ trên AMIS Công việc. Trạng thái công việc được cập nhật tức thời tại mục “Nhật ký hoạt động” trên lượt chạy cho phép người dùng dễ dàng theo dõi.

TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ SỨC MẠNH KẾT NỐI CỦA MISA AMIS QUY TRÌNH NGAY HÔM NAY

3. Lợi ích của tính năng tạo công việc khi hoàn thành quy trình/bước quy trình

Tính kết nối giữa MISA AMIS Quy trình và MISA AMIS Công việc không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và khoa học trong luồng phối hợp quy trình công việc hàng ngày, nâng cao chất lượng hoạt động và hiệu quả quản lý: 

• Theo dõi và quản lý công việc hiệu quả: Khi hoàn thành các bước trong quy trình, MISA AMIS Quy trình tự động tạo ra các công việc cần thực hiện tiếp theo nên việc theo dõi tiến độ thực hiện các công việc trở nên đơn giản hơn, đảm bảo rằng các công việc được thực hiện đúng hạn, không bị bỏ sót.
• Chuẩn hóa quy trình công việc: Với tính năng này, mọi quy trình công việc được chuẩn hóa, giảm thiểu sai sót, duy trì tính nhất quán trong toàn tổ chức.
• Tăng tính minh bạch và kiểm soát: Quản lý không tốn thời gian truy xuất lại thứ tự thực hiện công việc, nắm được nhanh đầu mối phụ trách tiếp theo và đưa ra quyết định kịp thời.
• Tăng hiệu quả và năng suất: Nhờ việc tự động tạo công việc, nhân viên không phải mất thời gian, công sức để tạo lại công việc thủ công, mọi thông tin liên quan cũng được lưu trữ tập trung. 

250.000+ khách hàng doanh nghiệp đã lựa chọn MISA AMIS Quy trình như Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Công ty Cổ phần Giáo dục Con Tự Học, Cao Đẳng Dầu khí (trực thuộc Tập đoàn Dầu khí Việt Nam), Tập đoàn Xây dựng Minh Đức… và nhiều doanh nghiệp thuộc lĩnh vực, ngành nghề khác.

Dùng thử MISA AMIS Quy trình Tại đây: