Hướng dẫn chi tiết: Sử dụng phần mềm AMIS Quy trình để tự động hóa quy trình liên phòng ban

07/05/2024

Loading

Theo nghiên cứu của IDC, các quy trình vận hành kém hiệu quả khiến doanh nghiệp tiêu tốn tới 20-30% thu nhập hàng năm. Khi nhóm của bạn còn nhỏ sẽ ít xảy ra lỗi do con người hơn. Nhưng khi quy mô mở rộng, các nhiệm vụ thủ công và lặp đi lặp lại cần phải được tự động hóa để cải thiện năng suất, nâng cao hiệu quả hoạt động. 

Đó chính là lý do vì sao các phần mềm quản lý quy trình như AMIS Quy trình ngày càng được các doanh nghiệp lựa chọn để tự động hóa các nghiệp vụ và luồng phối hợp. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ hướng dẫn bạn cách ứng dụng AMIS Quy trình để tối ưu và tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp. 

Tải miễn phí: Trọn bộ tài liệu HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHO DOANH NGHIỆP + Tặng kèm 50+ mẫu quy trình chi tiết từng phòng ban.

1. Những tính năng nổi bật tạo nên sức mạnh của AMIS Quy trình

Nằm trong hệ sinh thái với 40+ ứng dụng của nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, AMIS Quy trình là một trong những phần mềm nổi bật, được đánh giá cao trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hiệu quả hoạt động, nâng cao năng suất.

Là sản phẩm của MISA với 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm, AMIS Quy trình sở hữu những tính năng nổi bật mà không phải phần mềm quản lý quy trình nào cũng có được như:

1.1. Dễ dàng thiết kế/tùy chỉnh quy trình

AMIS Quy trình cung cấp 500+ mẫu quy trình phổ biến, doanh nghiệp dễ dàng thiết kế mới hoặc chỉnh sửa mẫu quy trình theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận hoặc toàn bộ công ty từ đơn giản đến phức tạp. Các phiên bản viết/sửa quy trình được lưu trữ để tra cứu, đối chiếu khi cần.

Dùng thử miễn phí

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng áp dụng các quy trình chuẩn vào trong hoạt động.

1.2. Trực quan hóa quy trình với lưu đồ

Phần mềm cho phép doanh nghiệp thiết kế, xem quy trình với dạng lưu đồ để trực quan hóa ngay cả những quy trình phức tạp nhất. Tính năng này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp:

  • Cung cấp cái nhìn rõ ràng và minh bạch về các bước của quy trình, giúp mọi người dễ dàng hiểu, theo dõi các giai đoạn khác nhau của quy trình.
  • Qua lưu đồ, các vấn đề như tắc nghẽn, lặp lại không cần thiết hoặc bước dư thừa có thể được phát hiện và xử lý một cách hiệu quả.
  • Nhận diện được các cơ hội để tinh giản và cải tiến quy trình, qua đó tăng hiệu quả, giảm chi phí hoạt động.

1.3. Liên kết quy trình các phòng ban, tự động chuyển giao công việc

AMIS Quy trình kết nối luồng công việc giữa cả 4 mảng nghiệp vụ trong doanh nghiệp (Tài chính, Bán hàng, Nhân sự, Điều hành). Hệ thống sẽ tự động chuyển giao công việc, chia sẻ dữ liệu từ nhân sự đến quản lý và giữa các bộ phận.

Điều này giúp loại bỏ các công việc thủ công, giảm thiểu sự can thiệp của con người và tăng tốc độ thực hiện các nhiệm vụ​. 


1.4. Kết nối chặt chẽ với các phần mềm trong & ngoài nền tảng MISA AMIS để tự động hóa quy trình

AMIS Quy trình có khả năng kết nối mạnh mẽ với các ứng dụng trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS để tự động hóa các quy trình liên phòng ban trong doanh nghiệp. Đây chính là tính năng mạnh mẽ nhất tạo nên sự khác biệt và giúp AMIS Quy trình nhận được sự tin dùng của 250.000+ doanh nghiệp.

  • Kết nối với AMIS Công việc: AMIS Quy trình đã kết nối với AMIS Công việc, giúp đơn vị thực hiện quy trình liền mạch, phê duyệt quy trình dễ dàng, tự động giao các công việc cần làm khi chạy quy trình nhanh chóng.
  • Kết nối với AMIS Kế toán: Cho phép đồng bộ dữ liệu từ AMIS Kế toán để tạo lượt chạy, tự động tạo đề nghị lập chứng từ kế toán khi lượt chạy hoàn thành, giúp CBNV tiết kiệm tối đa thời gian và công sức thực hiện các quy trình nghiệp vụ kế toán.
  • Kết nối với bộ MISA AMIS HRM (AMIS Thông tin nhân sự, AMIS Tuyển dụng, AMIS Tiền lương): Giúp tự động hóa các quy trình liên quan đến nghiệp vụ quản trị nhân sự như quản lý hồ sơ, tuyển dụng, chấm công, tính lương,…
  • Kết nối với AMIS WeSign: Đối với các quy trình có nghiệp vụ ký tài liệu, AMIS Quy trình kết nối với AMIS WeSign giúp ký tài liệu điện tử dễ dàng và nhanh chóng.
  • Kết nối với AMIS Mua hàng: Thực hiện quy trình phê duyệt các yêu cầu, đề nghị trong quy trình mua hàng tại doanh nghiệp một cách thuận tiện.
  • Kết nối với AMIS Tài sản: Tự động hóa các quy trình cấp phát/thu hồi tài sản, giảm thời gian làm việc thủ công, tránh sai sót.
  • Kết nối với AMIS Mạng xã hội: Tự động đăng bài đối với các quy trình cần đăng bài truyền thông.

Ngoài ra, AMIS Quy trình cũng có APIs mở sẵn sàng kết nối với các ứng dụng ngoài – do chính doanh nghiệp lập trình ra hoặc do một đơn vị thứ ba cung cấp.

1.5. Giám sát tình hình ứng dụng quy trình với báo cáo được cập nhật real-time

AMIS Quy trình cung cấp công cụ để theo dõi, đánh giá tình hình áp dụng quy trình thông qua các báo cáo chi tiết. Người quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt được tình hình áp dụng quy trình theo phòng ban/nhân viên, ghi nhận những điểm vi phạm phát hiện ra trong quá trình giám sát để đưa ra những chỉ đạo kịp thời.

2. Những lợi ích phần mềm AMIS Quy trình mang lại cho doanh nghiệp

Được thiết kế để tự động hóa, quản lý và tối ưu hóa các quy trình làm việc, AMIS Quy trình mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

Dùng thử miễn phí

  • Tiết kiệm thời gian và chi phí: AMIS Quy trình giúp tự động hóa các quy trình nghiệp vụ phức tạp, từ đó giảm thiểu sự can thiệp của con người và giảm khả năng xảy ra lỗi. Điều này cũng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
  • Nâng cao năng suất nhân sự: AMIS Quy trình tự động hóa các tác vụ lặp lại, loại bỏ thời gian chờ không cần thiết. Phần mềm cũng cải thiện giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận, giúp thông tin luân chuyển nhanh chóng và chính xác, từ đó đẩy nhanh tiến độ công việc và cải thiện kết quả.
  • Nâng cao hiệu quả hoạt động: Tự động hóa quy trình kinh doanh giúp các công ty hoàn thành các nhiệm vụ tẻ nhạt với nguồn lực tối thiểu. Các công ty nhận được kết quả nhanh hơn và đáng tin cậy hơn với chi phí thấp hơn, do đó cải thiện hiệu quả đáng kể.
  • Gia tăng tốc độ phục vụ khách hàng: Bằng việc tự động hóa các tác vụ liên quan đến dịch vụ khách hàng, như xử lý đơn hàng hay phản hồi các yêu cầu, AMIS Quy trình giúp giảm thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc này, cho phép doanh nghiệp phản hồi nhanh chóng hơn đến nhu cầu của khách hàng.
  • Lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh hơn: AMIS Quy trình cung cấp các công cụ để theo dõi tiến độ công việc và tạo báo cáo tự động. Điều này giúp quản lý dễ dàng giám sát tình hình áp dụng quy trình, phát hiện điểm nghẽn và  đưa ra quyết định chính xác hơn.
  • Tuân thủ các tiêu chuẩn dễ dàng hơn: Với các quy trình được chuẩn hóa và tự động hóa, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của ngành hoặc của pháp luật. Điều này giảm bớt rủi ro pháp lý và tăng cường tính minh bạch.
  • Cải thiện khả năng mở rộng: AMIS Quy trình giúp tự động hóa và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh có thể được nhân rộng một cách dễ dàng khi doanh nghiệp phát triển, mà không cần đầu tư quá nhiều vào việc tuyển dụng thêm nhân sự hoặc đào tạo lại từ đầu.

Tải miễn phí: BỘ MẪU QUY TRÌNH LÀM VIỆC LIÊN PHÒNG BAN

3. Hướng dẫn ứng dụng AMIS Quy trình để tự động hóa quy trình liên phòng ban

3.1. Soạn thảo và ban hành tài liệu quy trình

AMIS Quy trình cho phép soạn thảo và ban hành toàn bộ tài liệu quy trình của doanh nghiệp, đồng thời lưu trữ tập trung giúp cán bộ nhân viên dễ dàng tra cứu để thực hiện đúng theo quy định và phục vụ cho công tác thanh kiểm tra của ban Quản lý chất lượng.

Cụ thể, với phần mềm này, cán bộ quản lý quy trình có thể:

  • Tạo thư mục quản lý tài liệu
  • Tạo và soạn thảo tài liệu
  • Ban hành/Ngừng ban hành tài liệu quy trình
  • Lưu mô tả thành tài liệu quy trình

Hướng dẫn chi tiết, mời bạn đọc xem chi tiết tại đây.

3.2. Thiết kế quy trình

AMIS Quy trình cung cấp cho người dùng thư viện 500+ mẫu quy trình phổ biến trong doanh nghiệp. Người dùng có thể tạo các mẫu quy trình từ thư viện hoặc tạo và thiết kế luồng duyệt trên phần mềm tương ứng với các đề xuất, quy trình, quy định trên thực tế của công ty.

Tạo quy trình mới từ thư viện mẫu quy trình, đề xuất

Trên giao diện Thiết kế quy trình, người dùng nhấn Tạo quy trình, chọn Thêm từ thư viện.

Tại đây, chương trình cung cấp danh sách mẫu quy trình, đề xuất, đề nghị,… phổ biến thuộc các lĩnh vực trong doanh nghiệp giúp anh/chị dễ dàng tham khảo, áp dụng vào đơn vị mình.

Chương trình đã mặc định thiết lập các thông tin cần thiết gồm: Tên quy trình, Nhóm quy trình, Các bước thực hiện, Biểu mẫu thông tin,… bạn có thể:

  • Xem trước: xem và kiểm tra các thiết lập có phù hợp với nhu cầu sử dụng không
  • Sử dụng: chỉnh sửa, tùy biến các thiết lập để phù hợp với nhu cầu sử dụng và thêm các thiết lập nâng cao. Sau đó, Phát hành để áp dụng ngay tại đơn vị.

Chi tiết từng bước, mời bạn đọc xem tại đây.

Tạo mới quy trình

Trên giao diện Thiết kế quy trình, nhấn Tạo quy trình. Sau đó, thực hiện tạo mới với các thao tác:

  • Khai báo thông tin chung: Khai báo các thông tin cơ bản của quy trình như Tên quy trình, Phiên bản, Nhóm quy trình, Phân quyền sử dụng, Chọn biểu tượng để phân biệt,…
  • Thiết lập các bước thực hiện: Thêm biểu mẫu nhập liệu, Thêm nội dung hiển thị, Chọn người thực hiện, Chọn loại bước (song song, phê duyệt), Thêm người liên quan
  • Thiết lập nâng cao: Tiêu đề, Luồng quy trình, Bảo mật thông tin trường, Điều kiện trường, Email, Mẫu in, Chạy định kỳ,  Kết nối ứng dụng khác,  Quy trình liên kết.
  • Chạy thử quy trình: Chạy thử quy trình vừa thiết lập giúp đảm bảo luồng thực hiện quy trình chuẩn chỉnh trước khi phát hành chính thức.
  • Phát hành quy trình: Phát hành quy trình để cán bộ nhân viên có thể bắt đầu tạo lượt chạy trên quy trình này.

Chi tiết từng bước, mời bạn đọc xem tại đây.

3.3. Chạy và Xử lý quy trình, đề xuất

Khi cần gửi yêu cầu, đề xuất, đề nghị, bạn thực hiện tạo và gửi lượt chạy để các cấp thực hiện theo quy trình các bước đã được thiết lập sẵn.

Ở đây, cán bộ nhân viên có thể:

Khởi tạo lượt chạy

  • Chạy quy trình phù hợp với nhu cầu, hoàn tất các thông tin cần thiết, nhấn Gửi và chọn người thực hiện bước tiếp theo.
  • Lưu nháp lượt chạy trong trường hợp muốn chỉnh sửa sau hoặc gửi vào thời điểm khác.
  • Đánh dấu yêu thích các loại Quy trình thường xuyên sử dụng để chương trình đẩy lên đầu danh sách giúp lựa chọn nhanh chóng.
  • Nhân bản quy trình để tạo lượt chạy nhanh chóng đối với các lượt chạy tương đồng nhau.

Chi tiết thực hiện, mời bạn đọc xem tại đây.

Xử lý lượt chạy

Sau khi người chạy gửi quy trình, các bước tiếp nhận sẽ xem xét phê duyệt và thực hiện công việc theo trình tự đã thiết lập sẵn.

Trên màn hình phân hệ Lượt chạy, tại mục Cần thực hiện, bạn có thể xem danh sách các quy trình đang chờ mình xử lý, nhấn vào chi tiết để thực hiện quy trình.

Tùy theo thiết lập của quy trình, có 2 loại bước:

  • Bước phê duyệt: Xem xét thông tin yêu cầu sau đó đưa ra quyết định Đồng ý/Từ chối.
  • Bước thực hiện công việc: Khai báo bổ sung thông tin hoặc thực hiện công việc tại bước của mình, sau đó Chuyển tiếp sang bước tiếp theo hoặc Trả về bước trước.

Chi tiết thực hiện, mời bạn đọc xem tại đây.

Tiện ích thực hiện

  • Theo dõi tình trạng thực hiện quy trình: Vào chi tiết lượt chạy, xem tại mục Các bước thực hiện để theo dõi tổng quát tình trạng thực hiện quy trình.
  • Bình luận: Người liên quan bình luận để trao đổi thông tin với nhau một cách thuận tiện.
  • Thu hồi: Trường hợp lượt chạy đã gửi đi có sai sót, người dùng có thể chủ động Thu hồi quy trình giúp tiết kiệm thời gian giải quyết và hạn chế rủi ro sai sót thông tin.
  • Phân công lại: Trong trường hợp chọn nhầm người thực hiện, bạn có thể lựa chọn Phân công lại cho người khác.
  • Hủy bỏ: Trong trường hợp quy trình được trả về cho người khởi tạo, nếu không có nhu cầu thực hiện nữa thì có thể Hủy bỏ lượt chạy.

Chi tiết thực hiện, mời bạn đọc xem tại đây.

3.4. Báo cáo thống kê

AMIS Quy trình cung cấp các loại báo cáo đa dạng để nhanh chóng nắm bắt được tình hình áp dụng quy trình theo phòng ban/nhân viên, ghi nhận những điểm vi phạm phát hiện ra trong quá trình giám sát để ra các quyết định kịp thời.

  • Báo cáo tổng quan: Phân hệ Báo cáo cung cấp các báo cáo Tổng quan để lãnh đạo và bộ phận Quản lý chất lượng xem nhanh và đánh giá tình hình thực hiện quy trình tại đơn vị.
  • Báo cáo chi tiết: AMIS Quy trình phân tích chi tiết dữ liệu các báo cáo, giúp lãnh đạo và bộ phận Quản lý chất lượng theo dõi tình hình thực hiện và đánh giá hiệu quả quy trình.
  • Báo cáo tự tạo: Để đáp ứng nhu cầu thống kê, tổng kết dữ liệu, phục vụ cho việc theo dõi và quản trị tình hình thực thi quy trình, chương trình cho phép tự tạo báo cáo với dữ liệu tổng hợp từ các lượt chạy tại đơn vị.

Chi tiết, xem thêm tại đây.

3.5. Kết nối với các phần mềm khác

Như đã đề cập đến ở trên, AMIS Quy trình có khả năng kết nối mạnh mẽ với các ứng dụng trong hệ sinh thái MISA AMIS để tự động chuyển giao công việc, tự động hóa các quy trình liên phòng ban giúp đội ngũ phối hợp liền mạch, nâng cao năng suất.

Chi tiết các kết nối với các phần mềm, xem hướng dẫn tại đây.

4. Tạm kết

Việc áp dụng phần mềm quản lý quy trình AMIS Quy trình vào trong hoạt động không chỉ giúp các doanh nghiệp nâng cao năng suất, tối ưu hóa hiệu quả công việc và giảm thiểu chi phí, mà còn thúc đẩy sự hợp tác, giao tiếp giữa các bộ phận. 

Hãy bắt đầu ứng dụng AMIS Quy trình từng bước một ngay từ hôm nay và điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức và bạn sẽ sớm thấy được những lợi ích tuyệt vời mà phần mềm mang lại.

—————

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số và AMIS Quy trình, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCOCông ty Cổ Phần Viglacera Hạ LongCông ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á ChâuCông ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

misa amis quy trình mẫu quy trình

Dùng thử và khám phá sức mạnh của AMIS Tài sản tại đây:

  • Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
  • Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
  • Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
  • Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 1 Trung bình: 5]
Chủ đề liên quan
Bài viết liên quan
Xem tất cả