Mẫu quy định thời gian làm việc trong doanh nghiệp mới nhất

Quy định thời gian làm việc giúp đảm bảo hiệu quả công việc và quyền lợi của nhân viên, đồng thời nâng cao ý thức tuân thủ giờ làm của người lao động trong tổ chức. Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu về mẫu quy định thời gian làm việc trong bài viết dưới đây.

1. Mẫu quy định thời gian làm việc là gì?

Mẫu quy định thời gian làm việc là văn bản thông báo về thời gian làm việc của doanh nghiệp, mô tả các quy định, nguyên tắc và tiêu chuẩn về thời gian mà nhân viên cần tuân thủ. Thông thường, quy định thời gian làm việc sẽ do Ban Giám đốc phê duyệt, sau đó được công bố tới toàn thể phòng ban, cán bộ công nhân viên trong công ty.

2. Thời giờ làm việc được quy định ở đâu?

Thời giờ làm việc của người lao động được quy định tại Chương VII Bộ Luật Lao Động 2019. Cụ thể tại điều 105 có các nội dung đáng chú ý như sau:

• Thời giờ làm việc bình thường 1 ngày không quá 8 giờ, 1 tuần không quá 48 giờ
• Người sử dụng lao động có quyền đưa ra quy định về thời giờ làm việc và phải báo cho người lao động. 1 ngày không quá 10 giờ, 1 tuần không quá 48 giờ
• Nhà nước khuyến khích mức 40 giờ/tuần.
• Đối với công việc có tiếp xúc với yếu tố nguy hiểm, có hại theo quy chuẩn, cần đảm bảo giới hạn thời gian làm việc.

3. Tầm quan trọng của mẫu quy định thời gian làm việc

Quy định thời gian làm việc tại công ty không chỉ là một văn bản pháp lý mà còn là công cụ để quản lý và duy trì hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

3.1 Đối với người sử dụng lao động

• Quy định thời gian làm việc giúp tối ưu hóa sản xuất, sử dụng lao động hợp lý và đảm bảo tiến độ thực hiện mục tiêu.
• Xây dựng định mức lao động khoa học sẽ xác định được chi phí nhân công cũng như tạo điều kiện linh hoạt trong việc sử dụng lao động.

3.2 Đối với người lao động

• Đảm bảo thời gian làm việc hợp lý, tạo điều kiện hoàn thành đúng trách nhiệm công việc.
• Đảm bảo quyền lợi thỏa đáng về tiền lương, chế độ đãi ngộ.
• Bảo vệ quyền nghỉ ngơi hợp pháp, ngăn chặn tình trạng bóc lột sức lao động.
• Duy trì sức khỏe của người lao động, giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động.

Để đảm bảo tính chính xác khi áp dụng quy định thời gian làm việc, doanh nghiệp cần có một giải pháp quản lý phù hợp. AMIS Chấm Công sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc toàn diện và chính xác. Phần mềm sở hữu các tính năng chấm công đa hình thức, tổng hợp công tự động, chia ca làm việc, kiểm soát nghỉ phép vô cùng thuận tiện cho HR và nhà quản lý.

Dùng ngay miễn phí

4. Mẫu quy định thời gian làm việc trong doanh nghiệp

Một bản quy định thời gian làm việc hợp lý, rõ ràng sẽ giúp người lao động hiểu rõ quyền lợi, trách nhiệm của mình. Từ đó ý thức chấp hành thời gian làm việc và năng suất cũng được nâng cao. Nội dung của văn bản quy định thường bao gồm:

4.1 Mục đích 

Mục đích chính của quy định giờ làm vẫn là đảm bảo thời gian cho công việc, duy trì kỷ luật trong tổ chức. Bên cạnh đó chính sách thời gian làm việc sẽ giúp nhân viên chủ động cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, đồng thời cũng góp phần giảm căng thẳng và khiến nhân viên yên tâm trong quá trình làm việc. Điều này đặc biệt có lợi cho những nhân viên cần nhiều thời gian chăm sóc gia đình, con nhỏ, hoặc những người cần linh động để giải quyết các vấn đề cá nhân.

4.2 Phạm vi

• Áp dụng cho toàn thể nhân viên trong công ty
• Dựa trên đặc thù công việc, một số vị trí nhất định sẽ được áp dụng chính sách giờ làm khác biệt. Điều này cần được thể hiện rõ trong văn bản hoặc trong phụ lục đính kèm.

4.3 Các chính sách trong quy định thời gian làm việc 

Chính sách chung

Chính sách này quy định các nguyên tắc về thời gian làm việc, cung cấp hướng dẫn cho nhà quản lý trong công tác kiểm soát giờ làm của nhân viên. Ví dụ về chính sách chung:

• Thời gian làm việc hàng tuần: từ thứ 2 đến hết sáng thứ 7
• Thời gian làm việc hàng ngày: từ 8:00 đến 17:30, riêng thứ 7 làm việc từ 8:00 đến 12:00
• Người lao động được nghỉ trưa từ 12:00 đến 13:30
• Người lao động nữ có con dưới 12 tháng tuổi được hưởng chế độ giảm 1 giờ làm việc hàng ngày hưởng nguyên lương. Người lao động nữ có thể thỏa thuận với công ty về thời gian để thuận tiện trong việc chăm sóc con như: làm muộn, nghỉ trưa nhiều hơn hoặc về sớm.

Thời giờ làm việc linh hoạt

Dựa vào tình hình thực tế hoặc đặc trưng riêng của ngành nghề kinh doanh, công ty có thể đưa ra quy định về giờ làm việc linh hoạt. Ví dụ:

• Người lao động được phép linh động trong việc bắt đầu làm muộn hoặc về sớm 30 phút, tối đa 02 lần trong tháng. Tuy nhiên, tùy vào tình hình thực tế, cần đảm bảo việc linh động này không gây ảnh hưởng tiêu cực đến công việc.
• Người lao động được chọn làm online tại nhà 2 buổi sáng thứ 7 trong tháng, cần thông báo trước ít nhất 3 ngày với quản lý trực tiếp.

>>> Xem thêm: Mẫu bảng chấm công theo ca mới nhất – File Excel

Các quy định khác về giờ làm việc

• Người lao động không được vắng mặt trong giờ hành chính nếu không có sự đồng ý từ quản lý trực tiếp.
• Trong trường hợp phải thực hiện công việc bên ngoài công ty, người lao động phải có sự đồng ý của quản lý trực tiếp.
• Với nhân viên hưởng lương cố định, nếu làm việc vào Chủ Nhật phải có sự đồng ý trước và sẽ được bù nghỉ vào các ngày khác trong tuần do công ty sắp xếp.

Doanh nghiệp có thể quy định thêm về làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm, làm việc vào ngày nghỉ, cách thức quản lý thời gian làm việc…

Các thông tin khác

• Tên doanh nghiệp/tổ chức
• Logo doanh nghiệp/tổ chức (nếu có)
• Ngày ban hành quy định
• Hiệu lực thi hành của quy định
• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp/tổ chức

Phụ lục đính kèm (nếu có)

• Mẫu bảng chấm công
• Mẫu đơn xin nghỉ phép
• Mẫu đơn xin làm thêm giờ

Tải file ngay

5. Có gì trong Bộ biểu mẫu quy định về thời gian làm việc trong công ty? 

Nhà nước đã có quy định rõ ràng về thời gian làm việc, doanh nghiệp cần tuân thủ và thực hiện đúng để tránh những vấn đề liên quan đến pháp lý.

Để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng Quy định về thời gian làm việc phù hợp cho cả người lao động và người sử dụng lao động, đội ngũ chuyên gia nhân sự của AMIS HRM đã tổng hợp và thiết kế riêng bộ “Biểu mẫu quy định về thời gian làm việc” bao gồm:

• Mẫu quy định thời gian làm việc: Mẫu chung áp dụng cho nhiều doanh nghiệp.
• Mẫu đăng ký làm thêm giờ – tăng ca: Cung cấp các thông tin cần thiết như lý do tăng ca, nhân sự/ phòng ban đăng ký làm thêm, xác nhận của các bên liên quan…
• Mẫu thông báo thay đổi thời gian làm việc: Có nhiều doanh nghiệp vì mục tiêu kinh doanh hoặc lý do nào đó mà sẽ thay đổi thời gian làm việc cho phù hợp nhất. HR có thể tham khảo mẫu này.
• Mẫu quy định về ngày nghỉ trong năm: Hàng năm người lao động sẽ có những ngày nghỉ phép hoặc nghỉ lễ nguyên lương theo quy định của pháp luật. HR có thể tham khảo và soạn thảo văn bản theo mẫu trên.

6. Lưu ý khi xây dựng mẫu quy định thời gian làm việc

Hãy nhớ rằng mục tiêu chính khi xây dựng quy định thời gian làm việc là để hướng dẫn nhân viên trong việc hiểu và tuân thủ các quy định liên quan. Do đó, cần chú trọng tính rõ ràng, dễ hiểu và chính xác của văn bản.

6.1 Hình thức trình bày rõ ràng

• Sắp xếp thông tin theo trình tự logic, từ những quy định chung đến chi tiết cụ thể.
• Sử dụng cấu trúc mẫu chuẩn để dễ dàng nhận biết và hiểu thông tin.
• Sử dụng font chữ dễ đọc và phù hợp để tăng tính trực quan cho văn bản.

6.2 Sử dụng ngôn ngữ phù hợp, không mâu thuẫn

• Sử dụng từ ngữ rõ ràng, dễ hiểu, tránh sử dụng từ ngữ phức tạp hoặc mơ hồ.
• Tránh mâu thuẫn trong các quy định, hạn chế sự không chắc chắn trong diễn đạt.
• Đảm bảo rằng các từ ngữ và thuật ngữ được sử dụng theo ngữ cảnh và mang ý nghĩa đúng đắn.

6.3 Chính xác và đầy đủ thông tin

• Kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng mọi thông tin được cung cấp là chính xác.
• Cung cấp đầy đủ thông tin về về giờ làm, giờ nghỉ và các quy tắc đặc biệt khác.
• Đảm bảo quy định của doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật về thời giờ làm việc của người lao động. Nếu có quy định có thay đổi cần cập nhật kịp thời và thông báo cho mọi nhân viên.

7. Kết luận

Quy định thời gian làm việc phù hợp sẽ tạo nên môi trường chuyên nghiệp và nâng cao hiệu suất của nhân viên, đồng thời duy trì kỷ luật của tổ chức. Bạn đọc có thể tham khảo các chính sách và mẫu quy định thời gian làm việc mà MISA AMIS HRM đã giới thiệu để áp dụng cho doanh nghiệp mình.