Đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều tận dụng các nền tảng như Facebook, Zalo, Telegram, Skype,… để vừa trao đổi công việc vừa truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, điều này có thể khiến nhân viên mất tập trung, nhập nhằng giữa các luồng chat cá nhân với công việc và các thông báo nội bộ của công ty, dẫn đến việc giao tiếp, truyền thông không hiệu quả.
Loại bỏ những bất cập trên, AMIS Mạng xã hội là một nền tảng mạnh mẽ – nơi các doanh nghiệp có thể truyền thông đến nhân viên tức thời, xuyên suốt. Đồng thời, nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ kiến thức, hợp tác mạnh mẽ để tạo dựng một môi trường làm việc đoàn kết, hạnh phúc và sáng tạo.
Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ hướng dẫn bạn đọc cách ứng dụng AMIS Mạng xã hội để hiện thực hóa những mục tiêu trên.
Tải miễn phí ebook: XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP ĐỂ TĂNG TRƯỞNG GẤP 4 LẦN – HƯỚNG DẪN CHI TIẾT DÀNH CHO CEO
1. Xây dựng đội ngũ gắn kết và kiến tạo văn hóa với AMIS Mạng xã hội
Hơn cả một nền tảng social, AMIS Mạng xã hội là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp định hình lại cách thức giao tiếp, kết nối và chia sẻ thông tin cũng như truyền tải văn hóa.
Phần mềm cung cấp một không gian mở đồng thời tích hợp với các phần mềm khác trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, AMIS Mạng xã hội tạo ra một hệ thống quản lý thông tin và giao tiếp doanh nghiệp liền mạch và toàn diện.
1.1. Các nhóm chức năng chính của AMIS Mạng xã hội
AMIS Mạng xã hội mang đến một loạt tính năng và chức năng đa dạng, phục vụ mục tiêu tăng cường giao tiếp, hợp tác, học tập trong tổ chức. Dưới đây là các chức năng chính của phần mềm:
| Phân hệ/chức năng |
Chi tiết |
| Bảng tin | Nơi cập nhật thông tin, tin tức từ các nhóm và đồng nghiệp, giúp người dùng luôn được thông báo về các sự kiện và hoạt động mới nhất. |
| Tin tức | Tập hợp các tin tức của doanh nghiệp về Điều hành, Đào tạo – chia sẻ, Tuyển dụng, Bài học kinh doanh,… theo từng danh mục để nhân viên dễ dàng tìm kiếm, truy cập. |
| Nhắn tin | Cho phép nhân viên trong doanh nghiệp dễ dàng liên lạc và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi. |
| Đào tạo | Danh mục truyền thông về các chương trình đào tạo, các đề tài nghiên cứu,… giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và kiến thức một cách thuận tiện. |
| Sáng kiến | Tập trung các ý tưởng sáng tạo từ nhân viên, tạo điều kiện cho việc chia sẻ và phát triển các sáng kiến có giá trị, đóng góp vào sự đổi mới và cải thiện trong tổ chức. |
| Bình chọn | Tính năng này cho phép tổ chức các cuộc thăm dò ý kiến và bình chọn, giúp quyết định được đưa ra dựa trên sự đồng thuận và phản hồi từ nhân viên. |
| Nhóm | Tạo và quản lý các nhóm theo phòng ban, dự án hoặc sở thích nhằm tăng cường sự hợp tác và chia sẻ kiến thức giữa các nhân viên có cùng mối quan tâm. |
| Đã lưu | Cho phép người dùng lưu trữ và quản lý các bài viết, tài liệu hoặc thông tin quan trọng để dễ dàng truy cập sau này. |
| Ao cơ hội | Một không gian để nhân viên trong công ty có thể chuyển thông tin khách hàng (cơ hội) đến bộ phận kinh doanh nhanh chóng. |
| Giới thiệu ứng viên | Tích hợp tính năng tuyển dụng, giúp nhân viên dễ dàng giới thiệu ứng viên tiềm năng từ mạng lưới cá nhân của mình, tăng cường nguồn nhân lực chất lượng cho công ty. |
| Sinh nhật | Tự động nhắc nhở và hiển thị các dịp sinh nhật của nhân viên, giúp tạo nên một không khí gần gũi và quan tâm lẫn nhau trong công ty. |
| Bán hàng xuất sắc | Công nhận và tôn vinh thành tích bán hàng của nhân viên hoặc nhóm, góp phần tạo động lực và khích lệ tinh thần làm việc. Tính năng này giúp nâng cao hiệu suất làm việc và thúc đẩy một môi trường cạnh tranh lành mạnh. |
| Dashboard | Kết nối với các phần mềm AMIS Kế toán, AMIS Bán hàng, AMIS Nhân sự để cung cấp các báo cáo tổng quan về doanh số, biến động nhân sự, sáng kiến,… |
| Hashtag | Cho phép người dùng gắn thẻ các bài viết với các chủ đề cụ thể, giúp dễ dàng tổ chức và tìm kiếm thông tin liên quan. |
1.2. Những lợi ích tuyệt vời khi doanh nghiệp sử dụng AMIS Mạng xã hội
Như đã đề cập đến ở trên, việc sử dụng các ứng dụng chat hoặc tạo các group trên Facebook, Zalo, Telegram, Skype,… dễ khiến nhân viên bị cuốn vào những tin tức khác, việc tìm kiếm tài liệu, trao đổi công việc cũng trở nên khó khăn hơn.
Cũng là mạng xã hội nhưng AMIS Mạng xã hội doanh nghiệp giúp loại bỏ những hạn chế của các nền tảng khác để thúc đẩy giao tiếp, gắn kết đội ngũ và xây dựng văn hóa vững mạnh.
- Truyền thông chủ trương, chính sách của lãnh đạo tức thời, nhất quán: Với AMIS Mạng xã hội, doanh nghiệp dễ dàng gửi thông báo quan trọng từ ban lãnh đạo, tránh tình trạng “tam sao thất bản” và giải quyết sự cố nhanh chóng.
- Tạo động lực thúc đẩy, phát triển con người: Nhân viên chia sẻ, trao đổi thông tin để phát triển kiến thức chuyên môn. Phía doanh nghiệp tuyên dương những cá nhân, tập thể xuất sắc vừa thúc đẩy phong trào thi đua vừa tạo động lực phấn đấu cho nhân viên.
- Truyền tải văn hóa doanh nghiệp đến từng cá nhân: Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty được truyền thông rõ ràng, nhất quán giúp nhân viên luôn thấu hiểu và thực hiện theo giá trị văn hóa. Đồng thời, nhân viên chủ động chia sẻ, kết nối/chúc mừng đồng nghiệp để tăng tính đoàn kết, gắn bó trong nội bộ.
- Nhân viên góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi: Nhân viên chủ động, dễ dàng đăng tin, tạo dòng chảy thông tin liên tục trong doanh nghiệp. Mọi cá nhân dễ dàng cập nhật tra cứu các tin tức mới nhất của doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi.
- Nâng cao sự hài lòng và giữ chân nhân tài: Thông tin luôn được cập nhật và chia sẻ nhanh chóng giữa các bộ phận, nhóm và cá nhân, từ đó giảm thiểu hiểu lầm và tăng cường hiệu quả công việc. Các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng thông qua AMIS Mạng xã hội giúp nhân viên cảm thấy được đầu tư và phát triển, từ đó tăng cường sự hài lòng và giữ chân nhân tài.
- Quản lý tài liệu, tri thức hiệu quả: Các tài liệu nghiên cứu, đào tạo được lưu trữ tập trung tại một chuyên mục. Nhân viên dễ dàng truy cập, chia sẻ để nâng cao năng lực.
1.4. Đánh giá từ khách hàng về AMIS mạng xã hội
Nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số, AMIS Mạng xã hội đã được 250.000+ doanh nghiệp lựa chọn để truyền thông một cách xuyên suốt nhất quán trong doanh nghiệp và kết nối đội ngũ.
Trong số hàng nghìn khách hàng ứng dụng thành công, chị Phan Võ Quỳnh Như – Phó hiệu trưởng trường Đại học Công Nghệ Đồng Nai (DNTU) đã có những phản hồi rất tốt về AMIS Mạng xã hội sau một thời gian ứng dụng.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Mạng xã hội để gắn kết đội ngũ và xây dựng văn hóa vững mạnh. Dùng thử và khám phá sức mạnh của AMIS Mạng xã hội ngay!
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
2. Hướng dẫn toàn tập về cách sử dụng AMIS Mạng xã hội
2.1. Thiết lập vai trò
Chức năng thiết lập Vai trò và Người dùng cho phép Quản trị viên có thể thiết lập vai trò quyền hạn của người dùng trong ứng dụng.
Quản lý vai trò
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ có bao nhiêu vai trò trong tổ chức (Quản trị viên, quản lý, nhân viên, cộng tác viên) đồng thời định nghĩa các quyền hạn cụ thể cho mỗi vai trò. Dựa trên vai trò và nhiệm vụ, quản trị hệ thống tiến hành thiết lập quyền truy cập cho phép các nhóm hoặc cá nhân tương ứng với vai trò đó.
Để thiết lập vai trò, quản trị viên chỉ cần nhấn vào biểu tượng , chọn Thiết lập\Vai trò -> Nhấn Thêm vai trò và khai báo thông tin, sau đó nhấn Lưu để hoàn thành.
Thêm người dùng vào ứng dụng và phân vai trò quyền hạn
Sau khi đã thiết lập vai trò xong, quản trị viên có thể thêm người dùng vào ứng dụng để bắt đầu kết nối đội ngũ và thực hiện các hoạt động truyền thông nội bộ. Các bước thực hiện như sau:
- Trên giao diện Thiết lập, chọn mục Người dùng.
- Thực hiện Thêm người dùng và lựa chọn vai trò tương ứng cho người dùng đó.
2.2. Truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ là một phần quan trọng trong việc tạo dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp, cũng như đảm bảo thông tin được lan tỏa một cách hiệu quả và rộng rãi đến tất cả các thành viên. Dưới đây là cách AMIS Mạng Xã Hội hỗ trợ doanh nghiệp truyền thông nội bộ:
Đăng tin tức nội bộ doanh nghiệp
Để đăng tải tin tức truyền thông nội bộ, người dùng có thể thực hiện như sau:
- Cách 1: Trên giao diện Bảng tin, chọn thêm mới bài viết\mục Tin tức.
- Cách 2: Chọn Thêm tin tức trên thanh Menu.
Trên giao diện “Thêm tin tức”, người dùng soạn thảo nội dung bài viết và khai báo một số thông tin như sau:
- Chuyên mục: bài viết sẽ được hiển thị ở chuyên mục nào trên phân hệ Tin tức
- Hiển thị: bài viết sẽ được hiển thị Công khai (tất cả các thành viên trong doanh nghiệp đều có thể xem) hay Tùy chọn (chỉ những thành viên thuộc CCTC được chọn mới có thể xem)
- Tùy chọn khác\Hiển thị bài viết trên cùng: tích chọn mục này thì khi đăng, bài viết được hiển thị trên cùng của mục Tin tức.
- Nhấn Đăng, bài viết sẽ hiển thị trên trang chủ Bảng tin và phân hệ Tin tức tại chuyên mục tương ứng.
Quản lý chuyên mục
AMIS Mạng xã hội cho phép doanh nghiệp khai báo các chuyên mục, phục vụ cho việc đăng bài và quản lý bài viết theo từng chuyên mục trên phân hệ Tin tức.
Để thêm chuyên mục, quản trị viên chỉ cần nhấn vào biểu tượng chọn Quản lý chuyên mục, sau đó Thêm, Sửa, Xóa, Sắp xếp, Chuyển trạng thái chuyên mục.
Khi Thêm mới chuyên mục, quản trị viên cần khai báo các chuyên mục liên quan, thiết lập cho phép ẩn/hiện chuyên mục này trên thanh menu các chuyên mục, thiết lập chuyên mục đang thêm có hiển thị ngoài trang chủ hay không.
Phê duyệt bài viết
Tính năng Phê duyệt bài viết giúp lãnh đạo kiểm soát, phê duyệt các nội dung được đăng tải lên bảng tin, tránh tình trạng nhân viên đăng tải những thông tin không phù hợp.
Ở đây, quản trị viên sẽ cần Thiết lập Duyệt bài viết cho các mục cần phê duyệt trước khi đăng hoặc bật phê duyệt cho tất cả.
Sau khi Nhân viên đăng bài, chương trình sẽ tự động đếm ngược 10s để chuyển bài viết sang trạng thái chờ duyệt.
Để Phê duyệt/Từ chối bài viết, người dùng truy cập vào mục Quản lý bài viết -> Bài tôi duyệt -> Chờ duyệt. Nếu từ chối duyệt, cần nhập lý do cụ thể.
Thông báo và biểu đồ
AMIS Mạng xã hội sẽ tự động thông báo cho người dùng trong một số trường hợp sau:
- Nhân viên sinh nhật
- Biến động nhân sự (nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc)
- Khen thưởng, vinh danh nhân viên xuất sắc
- Thuyên chuyển, bổ nhiệm
- Nhân viên kết hôn, sinh con hoặc có người thân qua đời
Các thông báo này hiển thị trên Bảng tin giúp nhân viên nắm bắt thông tin, chủ động chia sẻ, động viên, chúc mừng đồng nghiệp để tăng tình đoàn kết, gắn bó trong doanh nghiệp. Ngoài ra, các biểu đồ tổng quan về tình hình nhân sự, doanh số giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về nguồn lực và sự phát triển của doanh nghiệp.
Để tự động trích xuất thông tin Sinh nhật, Khen thưởng hay biểu đồ báo cáo Nhân sự, Doanh số,… doanh nghiệp cần thực hiện kết nối với phần mềm AMIS HRM, AMIS CRM,…
Bình chọn
Tính năng Bình chọn cho phép người dùng tạo các cuộc bình chọn trên mạng xã hội doanh nghiệp để khảo sát nhanh ý kiến của đồng nghiệp về một chủ đề nào đó, giúp người dùng thu được kết quả bình chọn nhanh chóng, dễ dàng mà không mất công đi hỏi từng người.
Để đăng tải bình chọn, trên giao diện Bảng tin, chọn thêm mới Bình chọn. Khi tạo mới một bài Bình chọn, người dùng có thể thiết lập một số thông tin:
- Thời gian bình chọn: Mọi người có thể tham gia bình chọn từ khi nào đến khi nào.
- Bình chọn ảnh: Các lựa chọn được thể hiện dưới dạng hình ảnh.
- Cho phép chọn nhiều câu trả lời: Mỗi người tham gia bình chọn có thể lựa chọn nhiều đáp án.
- Cho phép thêm câu trả lời mới: Người tham gia bình chọn có thể thêm câu trả lời mới không nằm trong danh sách đã tạo.
- Cho phép thay đổi câu trả lời: Sau khi đã bình chọn, mọi người vẫn có thể thay đổi lựa chọn của mình.
- Cho phép xem danh sách bình chọn: Danh sách những người tham gia bình chọn sẽ hiển thị công khai tới tất cả mọi người.
2.3. Chia sẻ cá nhân
Chia sẻ cá nhân trên AMIS Mạng xã hội không chỉ là cách để cá nhân thể hiện ý kiến, sở thích, và thành tựu của bản thân, mà còn là cơ hội để xây dựng sự gắn kết và tăng cường mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức.
Chia sẻ thông tin
Trên giao diện Bảng tin, người dùng nhấn vào mục Chia sẻ để chia sẻ thông tin tới toàn thể đồng nghiệp trong công ty.
Khi đăng bài, hệ thống mặc định thiết lập trạng thái Công khai. Trường hợp nhân viên muốn chia sẻ riêng cho “Phòng ban” bất kỳ thì nhân viên chọn Tùy chọn, sau đó tích chọn Phòng ban muốn chia sẻ.
Đăng tải sáng kiến
Trường hợp nhân viên có những sáng kiến cải tiến quy trình, quy định, phương pháp làm việc, mô hình kinh doanh,… để từ đó nâng cao năng suất làm việc, tăng thêm lợi nhuận cho doanh nghiệp thì có thể chia sẻ sáng kiến hữu ích trên AMIS Mạng xã hội bằng cách nhấn vào mục Sáng kiến, sau đó nhập nội dung muốn chia sẻ trên giao diện Bảng tin.
Ao cơ hội
Khi có thông tin về cơ hội kinh doanh, mọi nhân viên đều có thể chủ động tạo Ao cơ hội ngay trên AMIS Mạng xã hội để Nhân viên kinh doanh tiếp tục chăm sóc.
Trên giao diện trang chủ AMIS Mạng xã hội, nhấn vào phân hệ Ao cơ hội -> Nhấn Chia sẻ cơ hội ngay để tạo cơ hội bán hàng chuyển cho nhân viên kinh doanh xử lý.
Quản lý bài viết cá nhân
Tính năng này cho phép người dùng truy cập, tìm kiếm nhanh bài viết của mọi người hoặc quản lý các bài viết do chính mình tạo ra. Nhấn vào biểu tượng góc trên cùng bên phải, chọn Quản lý bài viết.
- Tất cả bài viết: Hiển thị danh sách tất cả các bài viết của bạn và của mọi người trong doanh nghiệp.
- Bài viết của tôi: Hiển thị danh sách các bài viết mà bạn Đã đăng, Chờ duyệt, bản Nháp và bài Đã bị từ chối không được duyệt.
2.4. Tương tác và tiện ích
AMIS Mạng Xã Hội mang lại nhiều tính năng linh hoạt và đa dạng, tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và thúc đẩy sự tương tác trong môi trường doanh nghiệp. Dưới đây là các tính năng cụ thể:
Theo dõi tin tức
Bảng tin AMIS Mạng xã hội là nơi tập trung tất cả thông tin truyền thông nội bộ của doanh nghiệp. Ở giữa màn hình là các bài viết Tin tức, Chia sẻ, Sáng kiến – nơi tất cả các thành viên cùng tương tác, trao đổi, sẻ chia để tạo dòng chảy thông tin nội bộ trong doanh nghiệp.
Bên phải màn hình gồm các thông tin như:
- Thông báo khi có các sự kiện như Sinh nhật, Khen thưởng, Bổ nhiệm,… trong công ty. Các thành viên có thể dễ dàng chia sẻ, chúc mừng lẫn nhau nhằm tăng tính gắn bó, đoàn kết trong doanh nghiệp
- Biểu đồ tổng quan về Nhân sự, Doanh số giúp người xem nắm bắt nhanh về tình hình phát triển nguồn lực và doanh số của doanh nghiệp.
Tìm kiếm bài viết
AMIS Mạng xã hội cung cấp công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy bài viết theo từ khóa, chuyên mục, sáng kiến,… Điều này giúp nhân sự tối ưu hóa việc tìm kiếm thông tin, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.
Để tìm kiếm nhanh, người dùng có thể sử dụng thanh Tìm kiếm. Kết quả tìm kiếm sẽ được phân loại theo từng mục Tất cả, Tin tức, Chia sẻ, Sáng kiến tương ứng với từng loại bài viết trên AMIS Mạng xã hội. Ngoài ra, có thể lọc kết quả tìm kiếm theo Người đăng hoặc Ngày đăng.
Lưu bài yêu thích
Khi xem Bảng tin, có những thông tin thú vị hoặc quan trọng người dùng có thể lưu trữ lại để sau này xem lại mà không cần phải tìm kiếm trên giao diện Bảng tin. Người dùng chỉ cần ấn vào biểu tượng … ở góc bên phải bài viết, chọn Lưu bài viết và tạo các thư mục để quản lý các bài viết đã lưu. Danh sách bài viết đã lưu sẽ được quản lý tại phân hệ Đã lưu.
Trang cá nhân
Trang cá nhân là nơi tổng hợp tất cả các bài viết mà người dùng đã đăng trên AMIS Mạng xã hội. Ngoài ra, người dùng có thể theo dõi được các Thông báo hoặc làm Đơn xin nghỉ, Đi công tác, Đề nghị tạm ứng,… ngay trên trang cá nhân của mình.
Chế độ hiển thị
Người dùng có thể thiết lập hiển thị/ẩn bài viết với một số đối tượng (phòng ban/bộ phận) nhất định. Điều này giúp cá nhân hóa trải nghiệm người dùng, giúp họ tập trung vào thông tin quan trọng và phù hợp nhất với mình.
Tạo nhóm
AMIS Mạng xã hội cho phép doanh nghiệp tạo nhóm dựa trên phòng ban, dự án, sở thích hoặc mục tiêu chung để các thành viên có thể chia sẻ, thảo luận.
Để tạo nhóm mới, người dùng có thể tạo ngay trên lối tắt “Nhóm của bạn” hoặc tạo trên phân hệ Nhóm và mô tả các thông tin như:
- Tên nhóm (bắt buộc)
- Mô tả về nhóm
- Quyền riêng tư
- Phê duyệt thành viên
Từ đây, người dùng có thể thêm bài Chia sẻ, Tin tức, Bình chọn trong nhóm. Chương trình sẽ gửi thông báo đăng bài đến các tài khoản người dùng khác là thành viên trong nhóm.
3. Tạm kết
Áp dụng một nền tảng mạng xã hội nội bộ là bước đi thiết yếu để doanh nghiệp truyền thông xuyên suốt và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Từ việc theo dõi tin tức, tìm kiếm và lưu bài viết yêu thích, đến việc tạo trang cá nhân, nhóm làm việc,… mỗi tính năng của AMIS Mạng xã hội đều mở ra cơ hội mới để chia sẻ kiến thức, khuyến khích sự hợp tác và thắt chặt mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức.
Dùng thử miễn phí AMIS Mạng xã hội ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả cho các hoạt động truyền thông nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
