Một doanh nghiệp có mô hình quản lý công việc tốt sẽ giúp cải thiện hiệu quả, năng suất lao động của nhân viên. Nên áp dụng mô hình nào để việc quản trị công việc, dự án và phân bổ nguồn lực đem lại kết quả như mục tiêu đã định? Nội dung dưới đây sẽ cung cấp những thông tin:
- Mô hình quản lý công việc phổ biến
- Những phương pháp quản lý công việc hiệu quả
1, Các mô hình quản lý công việc phổ biến
Có 2 kiểu mô hình quản lý công việc được doanh nghiệp áp dụng phổ biến, đó là mô hình quản lý đơn tuyến và đa tuyến. Mô hình quản lý đơn tuyến thường được áp dụng cho các dự án có mức độ đơn giản, đa tuyến dành cho dự án có độ phức tạp hơn và đòi hỏi kỹ năng lập dự án chuyên sâu hơn.
Mô hình quản lý đơn tuyến
Mô hình quản lý công việc đơn tuyến là mô hình quản trị công việc đơn giản, giúp hệ thống các đầu việc trong một dự án độc lập. Dự án này thường là những đầu việc có tính chất công việc giống nhau, không phát sinh nhiều đầu việc lớn với tính chất phức tạp. Thời gian thực hiện dự án ngắn.
Nên sử dụng trong các trường hợp: Các doanh nghiệp nhỏ, dự án nhỏ, dự án phát sinh trong thời gian ngắn…
Ưu điểm:
- Dễ phân luồng công việc, quản lý đơn gian, nhanh chóng, dễ tra cứu thông tin dự án
- Dễ dàng trong việc chỉ đạo điều hành công việc và phân bổ nguồn lực
Hạn chế:
Khó để đáp ứng yêu cầu quản lý công việc với dự án phức tạp, cần nhiều nguồn lực và thời gian thực hạn dài hạn.
Đọc thêm:
>> App quản lý công việc trong doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay
>> Quy trình quản lý dự án chuẩn 4.0 nhiều doanh nghiệp đang áp dụng
>> Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp
Mô hình quản lý đa tuyến
Mô hình quản lý công việc đa tuyến là mô hình giúp doanh nghiệp quản trị nhiều tuyến công việc cùng lúc nằm trong một dự án. Các tuyến công việc thường có mối liên hệ chặt chẽ, thiết lập quy trình làm việc theo thứ tự và phân luồng, mức độ ưu tiên cụ thể. Phổ biến nhất là các dự án xây dựng, dự án công nghệ hay các dự án nghiên cứu, sản xuất…
Lưu ý khi quản lý công việc theo mô hình đa tuyến:
- Các công việc có cùng tính chất được sắp xếp thành 1 luồng
- Quá trình lập kế hoạch dự án cần thể hiện rõ Ngân sách, nhân sự, thời gian, người thực hiện, lộ trình thực hiện, kết quả mong muốn (Mục tiêu và doanh thu kỳ vọng)
- Có sự phân cấp về mức độ ưu tiên công việc. Phân quyền cho người thực hiện ở từng luồng công việc khác nhau
- Cần xây dựng bức tranh tổng thể về dự án trước khi lên kế hoạch chi tiết
Ưu điểm:
- Đáp ứng công việc, dự án có tính chất phức tạp
- Phù hợp với mọi loại hình, quy mô doanh nghiệp
- Quản lý chặt chẽ mối liên hệ và quy trình giữa các tuyến công việc
Nhược điểm
- Yêu cầu nhân sự có trình độ cao khi lên kế hoạch và triển khai dự án theo mô hình đa tuyến
- Phức tạp trong việc quản lý nhân sự, phân bổ nguồn lực, chi phí, điều động nhân sự trong quá trình triển khai
Trong thực tế, một doanh nghiệp có thể áp dụng đồng thời mô hình đơn tuyến hoặc đa tuyến trong quản trị công việc. Áp dụng mô hình nào phụ thuộc vào tính chất công việc là ngắn hạn hay dài hạn, đơn giản hay phức tạp. Một doanh nghiệp có thể phát sinh đồng thời các dự án nhỏ, dự án lớn…., vì vậy, nhà quản lý cần linh động trong ứng dụng các mô hình quản lý công việc trong từng dự án phát sinh tại doanh nghiệp.
2, Cách lựa chọn phương pháp quản lý công việc
Có nhiều phương pháp quản lý và sắp xếp công việc, để lựa chọn 1 phương pháp quản lý phù hợp nhất với doanh nghiệp mình, bạn cần hiểu rõ cách sắp xếp công việc theo phương pháp đó.
Sắp xếp công việc theo phương pháp Eisenhower
Phương pháp Eisenhower giúp nhân viên xác định được các việc quan trọng và cần ưu tiên thực hiện dựa trên quan điểm: Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng.
Cách phân biệt mức độ Quan trọng và Khẩn cấp trong phương pháp này là:
• Việc quan trọng: là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra
• Việc khẩn cấp: là việc có thời gian gấp rút cần sự chú ý của người thực hiện ngay tức thì.
Thực hiện công việc theo phương pháp Pomodoro
Phương pháp này giúp nhân viên nâng cao sự tập trung khi làm việc theo các nguyên tắc:
1. Làm việc tập trung cao 25 phút mỗi lần (Pomodoro).
2. Chỉ làm một việc duy nhất trong 1 Pomodoro
3. Nếu buộc phải gián đoạn trong Pomodoro thì Pomodoro được
tính lại từ đầu
4. Nếu công việc xong trước khi hết giờ thì tập trung kiểm tra lại và tối ưu kết quả
Các bước thực hiện:
1. Quyết định công việc sẽ làm
2. Thiết lập bộ đếm thời gian cho phiên làm việc Pomodoro (thông thường là 25 phút)
3. Tập trung làm một việc duy nhất đã định cho đến khi đồng hồ báo hết Pomodoro
4. Nghỉ ngắn từ 3 – 5 phút giữa các Pomodoro
5. Sau 4 phiên Pomodoro thì nghỉ dài hơn từ 15 – 30 phút
Đọc thêm:
>> Phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay
>> 11 bước xây dựng quy trình làm việc chi tiết mới nhất 2023
>> So sánh hiệu quả quản lý công việc bằng excel và tool quản lý dự án
Quản lý công việc theo phương pháp HoRenSo
Đây là phương pháp quản lý công việc theo phong cách Nhật Bản.
HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Nghĩa là báo cáo; Renraku: Trao đổi và Sodan: Hỏi ý kiến.
Horenso tập trung vào tính chủ động trong công việc, đề cao việc tương tác giữa nhân viên với lãnh đạo, nhân viên với nhân viên. Khi làm việc, nhân viên phải báo cáo định kỳ cho cấp trên, thường xuyên trao đổi, bàn bạc cùng đồng nghiệp/cấp dưới. Đặc biệt phải hỏi ý cấp trên trước khi quyết định làm gì.
Theo nguyên tắc này, các doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ để quản lý công việc nhưng không thiếu được những buổi họp, thảo luận thông qua các phương thức liên lạc trực tiếp hay email, gọi điện… Tuy là một phương thức khá nguyên tắc nhưng đây lại là phương pháp chưa thực sự đủ để một doanh nghiệp muốn tự động hóa quy trình làm việc, quản lý công việc theo hệ thống sử dụng. Nếu có, doanh nghiệp cũng nên xem xét đến việc hỗ trợ của những phương pháp khác để linh hoạt hơn trong từng dự án.
Trên đây là những mô hình quản lý công việc và các phương pháp quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay.
Để nhận thêm nhiều thông tin, kinh nghiệm tăng năng suất nhân viên và quản trị doanh nghiệp, bạn có thể để lại email nhận newsletter hàng tháng từ MISA AMIS tại đây.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
