Access một trong những phần mềm được áp dụng để tính lương trong doanh nghiệp. Với Access, số giờ làm việc và mức lương của nhân viên sẽ được tính chi tiết thông qua quá trình tạo ra các truy vấn query. MISA AMIS HRM sẽ hướng dẫn cách tính lương trên Access trong bài viết dưới đây.

1. Access là gì? 

MS Access (hay còn gọi là Microsoft Office Access) là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu được tạo nên bởi Microsoft và nằm trong bộ Microsoft Office.

Microsoft Access có thể lưu trữ mọi loại thông tin: nhân sự, khách hàng, hàng hóa, hóa đơn… Phần mềm còn có nhiều những tính năng khác giúp bạn quản lý hệ thống các cơ sở dữ liệu như:

• Thiết lập các bảng dữ liệu
• Nhập dữ liệu từ các định dạng như Excel, Database, Web Content,…
• Tạo mối liên kết giữa các bảng
• Truy xuất thông tin từ một bảng hoặc nhiều bảng thông qua liên kết
• Xuất dữ liệu thành các file Excel, CSV, Access, PDF,…
• Tự động hóa quy trình bằng VBA
• Thiết kế báo cáo
• Tổng hợp, tính toán dữ liệu

Access cũng được cho là một trong những công cụ vô cùng hữu hiệu để tính lương cho các doanh nghiệp. Dùng phần mềm Access có thể giúp bạn tính lương nhanh hơn, bớt được nhiều công đoạn rườm rà.

2. Hướng dẫn cách tính lương trên Access

Trong Access có 4 đối tượng chính giúp người dùng thiết lập cơ sở dữ liệu: table (bảng), query (truy vấn), form (biểu mẫu) và report (báo cáo).

Muốn tính toán lương trên Access, bạn phải sử dụng truy vấn query với biểu thức để có thể tính được tổng số lương của các nhân viên. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Tạo cơ sở dữ liệu bằng cách chọn File >> New. Tại đây bạn có thể tùy chọn dạng thức có sẵn, thông thường là cơ sở dữ liệu trống.

Tạo xong bạn đặt tên cho cơ sở dữ liệu, chọn Create.

Tiếp theo bạn lựa chọn định dạng dữ liệu: truy vấn, báo cáo, hoặc bảng biểu. Bạn bắt đầu bằng tạo bảng và nhập liệu vào bằng cách gõ tay hoặc sao chép, cắt dán. Mỗi cột sẽ chứa dữ liệu riêng biệt và mỗi hàng đại diện cho một hồ sơ. Bạn cũng có thể nhập dữ liệu qua External Data, thêm hoặc xóa cột tùy ý muốn.

Ví dụ bảng chứa thông tin nhân viên thường gồm cột như: mã nhân viên, tên nhân viên, số tiền tính theo giờ, số giờ làm việc trong tháng, tổng số tiền lương…

Bước 2: Tạo Relationship cho các bảng bằng cách chọn Database Tools >> Relationships. Hãy kéo thả các trường dữ liệu bạn muốn tạo kết nối, chọn Create >> Enforce Referential Integrity

Để tạo truy vấn, bạn vào Query Design >> Create, chọn bảng trên The Show Table và nhấn Close.

Bước 3: Để tạo biểu thức, bạn click chuột phải vào ô trống trong phần thiết kế của truy vấn query và chọn \”Build\”. Các hàm hay được dùng để tính toán bao gồm: hàm SUM để tính tổng, hàm IF để kiểm tra điều kiện, hàm Round để làm tròn số…

Bước 4: Công thức tính tổng số tiền lương của từng nhân viên sẽ là:

Tổng lương = Số tiền lương/h * Số giờ làm việc trong tháng

Bước 5: Dùng hàm SUM để tính toán tổng số tiền lương của các nhân viên.

Bước 6: Cuối cùng, bạn có thể thiết kế truy vấn query để hiển thị các thông tin cần thiết như tên nhân viên và tổng số tiền lương. Bạn có thể sắp xếp kết quả theo tên, ID hoặc tổng số tiền lương.

3. Các hàm tổng hợp được sử dụng để tính lương trong Access

Trong Access sẽ có một số hàm phổ biến mà ta hay dùng để tính lương phải kể đến như:

Hàm SUM: Sẽ được sử dụng để tính tổng các số liệu trong cột

Ví dụ: SUM([Salary]) sẽ tính tổng tiền lương của tất cả các nhân viên.

Hàm AVG: Sẽ được sử dụng để tính giá trị trung bình trong cột.

Ví dụ: AVG([Salary]) sẽ tính giá trị trung bình tiền lương của các nhân viên.

Hàm MAX: Sẽ được sử dụng để tìm giá trị lớn nhất trong cột.

Ví dụ: MAX([Salary]) sẽ tìm ra số tiền lương cao nhất trong danh sách nhân viên.

Hàm MIN: Sẽ được sử dụng để tìm giá trị nhỏ nhất trong cột.

Ví dụ: MIN([Salary]) sẽ tìm ra số tiền lương thấp nhất trong danh sách nhân viên.

Bên cạnh đó có thể sử dụng các hàm này kết hợp cùng với các biểu thức khác như IF, AND, OR,… đối với những trường hợp có đưa ra những yêu cầu cụ thể.

>>> Xem thêm: Các hàm tính lương trong Excel phổ biến và chuẩn nhất

5. Tính lương tự động bằng AMIS Tiền Lương

Mặc dù tiện lợi nhưng phần mềm Access chỉ có thể dùng trên hệ điều hành Microsoft, chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự vừa và nhỏ. Bên cạnh đó việc nhập dữ liệu và tạo bảng tính lương trên Access khá thủ công và phức tạp. Những công ty lớn đòi hỏi cần có những giải pháp tối ưu hơn.

AMIS Tiền Lương là một giải pháp tự động hóa tính tiền lương vô cùng hiệu quả đáp ứng nhu cầu của bạn:

• Tự động lấy và cập nhật thông tin nhân viên, thông tin tính lương
• Tự động nhận bảng tổng hợp công để tính lương
• Tự động tính các khoản khấu trừ theo quy định
• Quản lý tình hình chi trả lương, theo dõi công nợ lương
• Báo cáo phân tích thu nhập, phúc lợi 

Dùng ngay miễn phí

Sử dụng AMIS Tiền Lương thay cho Excel và Access giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể sai sót trong khâu tính lương, tăng năng suất cho HR. Đồng thời đội ngũ Kế toán có thể theo dõi tình hình chi trả lương toàn diện, nhà quản trị dễ dàng điều chỉnh lương, thưởng, chế độ đãi ngộ từng kỳ.

6. Kết luận

Với các bước như trên, MISA AMIS HRM đã hướng dẫn cách tính lương trên Access để bạn đọc có thể áp dụng vào thực tế. Mong rằng bài viết đã giúp bạn đọc hiểu cơ bản về chức năng của Access trong tính lương và có thêm lựa chọn về công cụ tính lương.