Bản tường trình sự việc là một loại văn bản được sử dụng rộng rãi không chỉ trong các cơ quan nhà nước, mà còn ở các công ty, tổ chức, doanh nghiệp tư nhân. Một mẫu bản tường trình sự việc tốt không chỉ giúp doanh nghiệp ghi nhận các sự kiện quan trọng mà còn là cơ sở để đánh giá và cải thiện hiệu quả công việc.
MISA AMIS xin gửi tặng 5 mẫu bản tường trình sự việc công ty và các loại thông dụng khác, đồng thời hướng dẫn chi tiết để bạn có thể viết được bản tường trình chuẩn và chuyên nghiệp nhất.
| Tải ngay: 5 mẫu bản tường trình công việc thông dụng trong doanh nghiệp |
1. Bản tường trình là gì?
Bản tường trình sự việc đóng vai trò ghi lại và thông báo về các sự kiện tiêu cực gây hậu quả cho cá nhân, tổ chức hoặc xã hội. Đây là một loại văn bản được tạo ra nhằm truyền tải thông tin về những vụ việc có tính chất tiêu cực và tác động xấu.
Các mẫu bản tường trình sự việc được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nhà nước. Đặc biệt khi thực hiện nhiệm vụ liên quan đến truy cứu trách nhiệm dân sự và hình sự. Ban lãnh đạo hoặc quản lý dựa vào tài liệu này để thu thập, ghi nhận, phân tích thông tin liên quan đến các vụ việc, từ đó xác định trách nhiệm và đưa ra hành động phù hợp.
Việc đọc bản tường trình sự việc giúp cho ban lãnh đạo, quản lý cùng các cá nhân có trách nhiệm hiểu đúng bản chất của sự việc. Điều này đóng vai trò quan trọng trong quá trình giải quyết vụ việc, khắc phục hậu quả một cách chính xác, công bằng.
2. 5 mẫu bản tường trình sự việc thông dụng trong doanh nghiệp
2.1. Mẫu bản tường trình sự việc công ty
Tường trình sự việc là văn bản chính thức ghi lại, thông báo và phân tích một sự việc cụ thể. Một mẫu bản tường trình sự việc công ty sẽ cung cấp thông tin về các chi tiết như ngày xảy ra sự việc, địa điểm, nhân chứng, các hành vi liên quan, kết quả và hậu quả.
>> Xem thêm: [Update 2024] Tổng hợp mẫu báo cáo quan trọng trong doanh nghiệp
2.2. Mẫu bản tường trình sự cố tai nạn
Bản tường trình tai nạn lao động trong công việc được xem là báo cáo chi tiết về một sự cố tai nạn xảy ra trong môi trường làm việc. Các yếu tố cần có trong mẫu bản tường trình sự cố này bao gồm thông tin về nguyên nhân, hậu quả, thương tích và biện pháp phòng ngừa.
2.3. Mẫu bản tường trình sự việc vi phạm nội quy
Dưới đây một mẫu bản tường trình sự việc vi phạm nội quy công việc, giúp bạn tổ chức thông tin một cách cụ thể và cung cấp cái nhìn toàn diện về vi phạm. Tuy nhiên, tùy thuộc vào yêu cầu và ngữ cảnh, bạn có thể điều chỉnh mẫu bản tường trình này để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.
2.4. Mẫu bản tường trình tiến độ công việc trong công ty
Tường trình về tiến độ công việc cung cấp cái nhìn tổng quan về các hoạt động đã hoàn thành, đang tiến hành và những nhiệm vụ cần tập trung hoàn thiện. Mẫu bản tường trình này thường chứa thông tin về các mục tiêu đã đạt được, các rào cản, thay đổi trong kế hoạch và các biện pháp dự kiện thực hiện để đảm bảo tiến độ.
>> Xem thêm: [Cập nhật 2024] 7+ mẫu bảng phân công công việc cho nhân viên mới nhất
2.5. Mẫu bản tường trình sự việc mất giấy tờ
Mẫu bản tường trình sự việc mất giấy tờ bao gồm các phần quan trọng như thông tin cá nhân của người báo cáo, mô tả chi tiết về việc mất giấy tờ, tác động và đề xuất gia hạn nộp lại giấy tờ cho bộ phận quản lý. Qua đó, doanh nghiệp đảm bảo rằng toàn bộ thông tin cần thiết, bộ phận liên quan có đủ cơ sở để xử lý thủ tục hành chính.
[MIỄN PHÍ] TẢI NGAY CÁC MẪU BẢN TƯỜNG TRÌNH
3. Hướng dẫn viết mẫu bản tường trình sự việc chuẩn
3.1. Bố cục cơ bản của mẫu bản tường trình sự việc chuẩn
Mặc dù không có yêu cầu quá nghiêm ngặt về các quy chuẩn của mẫu bản tường trình sự việc, nhưng người soạn vẫn cần tuân thủ các yêu cầu về thể thức của một văn bản hành chính (Quy định tại Điều 8 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP):
- a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ
- b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- c) Mã số hoặc ký hiệu của văn bản
- d) Thời gian soạn văn bản
- đ) Tên loại văn bản
- e) Nội dung văn bản
- g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người soạn và người phê duyệt có thẩm quyền
- h) Đóng dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
- i) Nơi nhận
Ngoài ra, trong mẫu bản tường trình cũng có thể bổ sung các thành phần khác như phụ lục, đóng dấu thể hiện mức độ mật, mức độ khẩn, số điện thoại…
Các quy định về thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Tóm lại, khi viết bản tường trình, bạn cần đảm bảo đầy đủ:
- Viết chính xác, in hoa Quốc hiệu, tiêu ngữ
- Ghi rõ thời gian và địa điểm của sự việc cần tường trình
- Ghi rõ sự việc cần tường trình là gì tại tên văn bản
- Ghi rõ cá nhân hoặc cơ quan, đơn vị tiếp nhận bản tường trình tại phần “Kính gửi”
- Ghi rõ họ tên, ngày/tháng/năm sinh, quê quán, nơi cư trú hiện tại, nghề nghiệp, đúng với thông tin trên CMND hoặc CCCD
- Báo cáo chân thật nội dung chính của bản tường trình bởi người kê khai sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính xác thực của những thông tin được trình bày trong văn bản
MISA AMIS tặng bạn: BỘ MẪU 50+ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP
3.2. Các nội dung cần có trong một mẫu bản tường trình
Những nội dung mà mẫu bản tường trình phải có là:
- Thời gian, địa điểm xảy ra sự việc
- Danh sách các cá nhân, tổ chức liên quan đến sự việc
- Người làm chứng với góc nhìn khách quan, chính xác, công tâm
- Sự trình tự, diễn biến và tình tiết của sự việc
- Nguyên nhân của sự việc (bao gồm cả nguyên nhân khách quan và chủ quan)
- Mức độ thiệt hại (nếu có)
- Trách nhiệm của người viết bản tường trình nếu sự việc gây ra hậu quả; những đề nghị cụ thể để giải quyết vấn đề
4. Viết bản tường trình sự việc cần lưu ý gì?
Bản tường trình là một tài liệu quan trọng dùng để cung cấp thông tin chi tiết về một sự kiện, vấn đề, hay sự cố nào đó. Khi viết bản tường trình, việc tuân thủ các nguyên tắc và lưu ý sau đây sẽ giúp mẫu bản tường trình của bạn trở nên rõ ràng, chính xác và hiệu quả:
- Rõ ràng và ngắn gọn: Ngôn ngữ trong bản tường trình sự việc cần phải rõ ràng, dễ hiểu và trực tiếp đến vấn đề. Tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên môn không cần thiết hoặc các câu dài và phức tạp mà có thể gây nhầm lẫn.
- Khách quan và trung thực: Báo cáo phải dựa trên sự thật và không bị ảnh hưởng bởi quan điểm cá nhân hoặc cảm xúc. Trình bày sự kiện một cách khách quan, kể cả khi những sự kiện đó không có lợi cho bạn hoặc tổ chức của bạn.
- Cung cấp đầy đủ thông tin: Một mẫu bản tường trình sự việc bao gồm tất cả các thông tin quan trọng và cần thiết liên quan đến vấn đề được tường trình. Điều này bao gồm ngày, giờ, địa điểm của sự kiện, những người liên quan, hậu quả và bất kỳ chi tiết cụ thể nào khác.
- Cấu trúc rõ ràng: Sử dụng một cấu trúc logic và có tổ chức. Thông thường, bản tường trình sẽ bao gồm giới thiệu, phần thân báo cáo (mô tả sự kiện), phân tích nguyên nhân, và kết luận hoặc đề xuất.
- Sử dụng bằng chứng: Nếu có thể, hãy kèm theo các bằng chứng hỗ trợ như tài liệu, ảnh chụp, bản ghi âm hoặc video để làm rõ các khẳng định trong báo cáo.
- Tuân thủ quy định: Đảm bảo bản tường trình tuân thủ mọi quy định pháp lý và chính sách của tổ chức liên quan đến việc báo cáo và tường trình.
- Bảo mật và riêng tư: Cẩn thận không tiết lộ thông tin nhạy cảm hoặc cá nhân mà không được phép. Luôn tuân thủ các quy định về bảo vệ thông tin cá nhân.
- Chỉnh sửa kỹ lưỡng: Trước khi nộp bản tường trình, cần đọc lại và chỉnh sửa kỹ càng để tránh sai sót về ngôn từ, chính tả hoặc ngữ pháp. Sự chuyên nghiệp trong văn bản sẽ tăng cường tính thuyết phục và độ tin cậy của báo cáo.
- Chuẩn bị sẵn sàng trả lời câu hỏi: Sau khi báo cáo, bạn có thể cần giải thích thêm hoặc trả lời các câu hỏi về bản tường trình, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn sàng để làm rõ bất kỳ vấn đề nào mà người đọc có thể thắc mắc.
Việc viết một bản tường trình đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn thận, nhưng nếu tuân theo những lưu ý trên, bạn sẽ có thể soạn thảo một tài liệu chính xác và hiệu quả, giúp người đọc hiểu rõ vấn đề và các hoạt động liên quan.
Tải ngay ebook: Giải pháp tối ưu vận hành và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả dành cho CEO
5. Quy trình nộp bản tường trình
Quy trình nộp và xử lý bản tường trình trong doanh nghiệp có thể khác nhau tùy thuộc vào tổ chức và quy định cụ thể. Tuy nhiên, dưới đây là một quy trình tổng quát mà nhiều doanh nghiệp sử dụng khi cần thông qua một mẫu bản tường trình sự việc nào đó.
- Bước 1: Chuẩn bị mẫu bản tường trình chuẩn và viết các thông tin cần có
- Bước 2 – Nộp/Gửi văn bản: Nộp bản tường trình cho người hoặc phòng ban có thẩm quyền nhận và xử lý. Các kênh tiếp nhận có thể là gửi Email hoặc trình ký bản cứng trực tiếp cho người có thẩm quyền.
- Bước 3 – Tiếp nhận bản tường trình: Người hoặc phòng ban có thẩm quyền sẽ tiếp nhận bản tường trình và xem xét nội dung. Quy trình này bao gồm phân loại, ghi nhận và chuyển tiếp bản tường trình cho các bên liên quan hoặc người quản lý xác nhận thông tin.
- Bước 4 – Đánh giá: Người hoặc phòng ban có thẩm quyền sẽ đánh giá, xem xét các tình tiết, chứng cứ và đưa ra nhận định, đề xuất cần thiết.
- Bước 5 – Quyết định xử lý: Dựa trên thông tin trong bản tường trình và quy trình nộp và xử lý, người quản lý ra quyết định cuối cùng.
- Bước 6 – Phản hồi và thông báo kết quả: Người hoặc phòng ban có thẩm quyền thông báo kết quả xử lý bản tường trình cho người viết bản tường trình hoặc các bên liên quan.
Quy trình nộp và xử lý bản tường trình trong doanh nghiệp có thể cắt giảm hoặc bổ sung nhiều bước hơn tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức.
Tuy nhiên, có thể thấy theo quy trình trên, công tác trình ký, phê duyệt và phản hồi sau giải trình vẫn diễn ra thủ công tại nhiều doanh nghiệp. Nếu người quản lý đi vắng thì quá trình giải quyết sự việc sẽ bị kéo dài.
Mặt khác, nếu sự việc liên quan đến nhiều bộ phận, phòng ban thì thời gian chờ đợi luân chuyển thông tin, xin xác nhận cũng tốn kém nhiều thời gian, công sức.
Để khắc phục tình trạng đó, doanh nghiệp có thể ứng dụng ngay phần mềm quản lý quy trình tự động MISA AMIS. MISA AMIS Quy trình – 1 sản phẩm của MISA là giải pháp thiết lập quy trình tự động nhanh chóng, phân luồng chuyển tiếp liên phòng ban tức thời.
Các ưu điểm của phần mềm:
- Trang bị thư viện mẫu 500+ quy trình chuẩn chỉnh cho người dùng sử dụng ngay.
- Cho phép người dùng tự thiết lập quy trình phê duyệt bản tường trình với thao tác đơn giản, không cần hiểu biết về kỹ thuật code.
- Tự động chuyển giao công việc đến bộ phận liên quan: Bản tường trình tự động được chuyển tiếp đến nhân sự chuyên trách, người nộp bản tường trình nắm rõ việc mình làm, phối hợp với ai, báo cáo với ai, tránh bỏ bước, thiếu bước.
- Thông báo trực tiếp ngay trên điện thoại, máy tính, Email để quản lý hoặc người chịu trách nhiệm phê duyệt ngay tức thời.
- Lưu trữ văn bản, tài liệu trong từng quy trình để truy xuất lại khi cần thiết.
- Quản lý giám sát tình hình ứng dụng quy trình, ghi nhận sự không tuân thủ dựa vào báo cáo trực quan đa chiều.
Ngoài ra, AMIS Quy trình hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức số hóa và tự động hóa toàn bộ quay trình trong doanh nghiệp như: Tài chính – Kế toán, Marketing, Bán hàng, Nhân sự, Hành chính tổng hợp,… và các quy trình liên phòng ban.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Quy trình để tự động hóa quy trình doanh nghiệp, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh, trong đó có Trường Đại học Thương mại, Công Ty Cổ Phần Tin Học Bách Khoa, Công Ty Cổ Phần MGLAND Việt Nam, Công Ty TNHH NovaTech, Công ty CP bánh mứt kẹo Bảo Minh, Công ty Cổ phần Thủy sản Bắc Trung Nam,…
Mời bạn dùng thử miễn phí phần mềm AMIS Quy trình để tự động hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp, x2 năng suất đội ngũ.
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
6. Tạm kết
Như vậy, bài viết đã tổng hợp 5 mẫu bản tường trình sự việc công ty và các loại tường trình thông dụng nhất năm 2024 cùng hướng dẫn viết bản tường trình cụ thể. Những mẫu này mang đến một khung triển khai chuẩn chỉnh để bạn có thể áp dụng vào từng tình huống cụ thể của công việc.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
