Trong thời đại kỹ thuật số, việc quản trị cơ sở giáo dục đại học đang trải qua một cuộc cách mạng với sự hỗ trợ không thể thiếu của công nghệ. Từ tự động hóa quy trình quản lý đến phân tích dữ liệu sâu rộng, công nghệ đang mở ra những cơ hội mới để tối ưu hóa hiệu quả trong mọi khía cạnh của quản trị đại học.
Bài viết này sẽ khám phá những ứng dụng chính của công nghệ trong quản trị giáo dục đại học. Ban lãnh đạo nhà trường cùng các cán bộ giảng viên sẽ có thể nhìn nhận tổng quan hơn về tác động của công nghệ đến môi trường giáo dục.
1. Hướng đi mới cho công tác quản trị cơ sở giáo dục đại học
Quản trị đại học là quá trình xây dựng và triển khai các quy tắc, hệ thống để quản lý và kiểm soát tất cả các hoạt động trong trường. Ban quản trị chịu trách nhiệm trước nhà trường, cộng đồng và học sinh về sự tin cậy, tính thích ứng và hiệu quả trong việc phân chia trách nhiệm, nguồn lực cũng như kiểm soát hiệu lực và hiệu quả.
Quản trị đại học liên quan đến các hoạt động như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát ở các cấp quản trị khác nhau. Đặc biệt, ngày càng nhiều trường chuyển sang quản trị theo hướng tự chủ.
Điều này nghĩa là bên cạnh hoạt động giảng dạy thì các hoạt động vận hành được triển khai như trong một doanh nghiệp. Ban quản trị phải luôn phải thích ứng với các yếu tố xã hội trong khi vẫn đảm bảo bám sát định hướng và chiến lược đã đề ra.
Trước đây, công tác quản trị cơ sở giáo dục đại học thường dựa vào các phương pháp quản lý truyền thống và sử dụng công cụ giấy tờ để quản lý. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, công tác quản trị đại học cần phải ứng dụng các công nghệ tiên tiến để tối ưu hóa quy trình, cải thiện chất lượng quản lý.
Áp dụng các công nghệ mới như phần mềm quản trị thông minh, truyền thông mạng xã hội… có thể giúp cải thiện quy trình quản lý, tối ưu hóa sự kết nối. Nhà trường vừa cải thiện sự tương tác, vừa nâng cao trải nghiệm làm việc của cán bộ giảng viên.
2. Vai trò của công nghệ trong việc tối ưu hóa quản trị
Cách quản trị cơ sở giáo dục đại học đã trải qua sự thay đổi đáng kể trong việc ứng dụng công nghệ trong vai trò của ban lãnh đạo nhà trường.
2.1. Thực hiện quy trình đề xuất và phê duyệt nhanh chóng
Trong quá khứ, quản lý quy trình và phê duyệt văn bản đề xuất thường được xem là công việc hành chính tốn nhiều thời gian, công sức. Bởi lẽ cán bộ giảng viên hoặc sinh viên phải chuẩn bị văn bản, trình duyệt qua nhiều cấp.
Ban lãnh đạo cần phải có mặt tại văn phòng để có thể xem xét ký duyệt những đề nghị này. Nếu có vấn đề sai sót hoặc lãnh đạo đi công tác thì người làm đề xuất sẽ phải mất nhiều công sức chờ đợi, làm lại quy trình từ đầu.
Với sự phát triển của công nghệ, việc quản lý quy trình và phê duyệt văn bản đề xuất trong nhà trường đã trở nên trực tuyến và tự động hơn. Các hệ thống quản lý văn bản điện tử cho phép tạo, chỉnh sửa và theo dõi văn bản đề xuất một cách trực tuyến.
Quy trình phê duyệt cũng được thiết lập, liên kết chặt chẽ hơn. Vai trò, trách nhiệm của những bộ phận liên quan trở nên minh bạch, đồng thời giảm thiểu thời gian và công sức lãng phí.
2.2. Giao tiếp và tương tác liền mạch
Quá trình giao tiếp, tương tác giữa ban lãnh đạo nhà trường và đội ngũ cán bộ, giảng viên trong quá khứ thường dựa vào những cuộc họp trực tiếp. Với những nội dung quan trọng, bộ phận hành chính, thư ký sẽ gửi thông báo qua email hoặc dán bảng tin.
Công nghệ đã mang đến nhiều cách để giao tiếp và tương tác hiệu quả hơn. Một nền tảng mạng xã hội nội bộ và hệ thống quản lý thông tin cán bộ trực tuyến cho phép ban lãnh đạo nhà trường thông báo, tương tác và tạo môi trường thảo luận tích cực.
2.3. Tự động hóa công tác theo dõi, kiểm kê, kiểm đếm tài sản chung
Cán bộ quản lý tài sản tại trường đại học phải theo dõi số lượng trang thiết bị tương đối lớn như bàn ghế, máy chiếu, điều hòa,… Do đó, nếu chỉ dựa vào quy trình tra soát thủ công và hồ sơ giấy tờ truyền thống sẽ mất nhiều thời gian và có nguy cơ mắc phải sai sót.
Nhờ ứng dụng công nghệ, công tác quản trị tài sản tại trường đại học sẽ được cải thiện đáng kể. Phần mềm cho phép tổ chức và theo dõi thông tin về tài sản một cách chính xác.
Các hệ thống hiện nay sử dụng mã định danh duy nhất qua mã vạch hoặc mã QR để quản lý kiểm tài sản. Thông tin về tài sản có thể được lưu trữ trực tuyến, cán bộ quản lý dễ dàng truy cập cũng như cập nhật thông tin từ bất kỳ đâu.
2.4. Thu thập, phân tích dữ liệu chính xác
Công nghệ hiện đại cung cấp các công cụ, hệ thống quản lý dữ liệu giúp ban lãnh đạo thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng. Các hệ thống quản này giúp ban lãnh đạo thu thập thông tin quan trọng, đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu khách quan.
3. Cách thức ứng dụng công nghệ trong quản trị các trường đại học hiện nay
Theo chị Phan Võ Quỳnh Như, Ủy viên Hội đồng Quản trị kiêm Phó hiệu trưởng trường Đại học Công Nghệ Đồng Nai, mọi công việc quản trị nhà trường hiện tại cần phải được gói gọn, xử lý nhanh chóng chứ không thể duy trì cách làm hành chính thủ công. Đây là lý do ban quản trị nhà trường quyết tâm ứng dụng công nghệ vào tối ưu các hoạt động vận hành, quản lý công việc đồng bộ.
Cụ thể, MISA AMIS Văn phòng số là giải pháp quản trị được chị Như lựa chọn. MISA AMIS Văn phòng số tích hợp 8 phần mềm tiện ích giúp ban lãnh đạo nhà trường loại bỏ mọi quy trình thủ công, cắt giảm việc sử dụng giấy tờ và nâng cao năng suất nhân sự, tiết kiệm chi phí, kiến tạo văn hoá làm việc số.
Tìm hiểu MISA AMIS Văn Phòng Số ngay
Với MISA AMIS Văn phòng số, các đơn vị giáo dục đại học có thể ứng dụng như sau:
- Giao việc từ ban lãnh đạo xuống các trưởng/phó khoa và cập nhật tiến độ công việc, dự án tức thời trên MISA AMIS Công việc
- Thiết lập quy trình làm việc trong và giữa các bộ phận, kiểm soát số lượng cùng mức độ tuân thủ các quy trình (đặc biệt là các quy trình tuyển dụng, đề xuất mua sắm thiết bị,…) trên MISA AMIS Quy trình
- Ký tài liệu và phê duyệt văn bản nhanh chóng ở bất kỳ đâu, thao tác chỉ trong 30 giây trên điện thoại trên phần mềm MISA AMIS WeSign tích hợp chữ ký số từ xa MISA Esign
- Truyền thông chủ trương, chính sách cùng các hoạt động nổi bật của nhà trường trên MISA AMIS Mạng xã hội. Phần mềm này còn tích hợp khả năng tra cứu thông tin liên lạc cho phép thầy cô dễ dàng tìm kiếm, liên lạc với nhau.
- Lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn, kiểm soát quyền truy cập theo từng đối tượng trên MISA AMIS Ghi chép
- Quản lý toàn bộ công văn đến và đi từ Bộ, Ban, Ngành đến nhà trường một cách đơn giản, thông minh trên MISA AMIS Văn thư
- Tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp hoặc phòng hội nghị tại các tòa nhà hoặc cơ sở khác nhau với MISA AMIS Phòng họp
- Kiểm kê, kiểm đếm, giám sát lịch bảo dưỡng và cập nhật thông tin tài sản tiện lợi qua mã QR trên MISA AMIS Tài sản
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có hệ thống giáo dục Ban Mai, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Giáo dục Con Tự Học (CTH),.. và nhiều đơn vị giáo dục khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:
Những thay đổi rõ ràng nhất khi các đơn vị áp dụng MISA AMIS Văn phòng số là nhanh chóng giải quyết được khối lượng công việc lớn mà không cần tăng nhân sự phụ trách. Dữ liệu được tập trung về một nơi, rút ngắn thời gian thao tác, tăng trải nghiệm công nghệ trong môi trường giáo dục.
4. Tương lai của quản trị đại học với sự hỗ trợ của công nghệ
Có thể nói, tương lai của quản trị đại học với sự hỗ trợ của công nghệ sẽ phụ thuộc vào tầm nhìn và cam kết của ban lãnh đạo nhà trường. Ban lãnh đạo cần phát triển một chiến lược công nghệ dài hạn cho việc quản trị bao gồm xác định mục tiêu và ưu tiên, đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ, triển khai công nghệ phù hợp với mục tiêu, nhu cầu của nhà trường.
Tiếp theo, nhà trường cũng nên chuẩn bị nguồn lực để triển khai các dự án công nghệ, xây dựng một đội ngũ chuyên gia công nghệ. Điều này đảm bảo sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận, đơn vị khác nhau trong trường.
Cuối cùng, việc khuyến khích sự sáng tạo và hợp tác trong việc sử dụng công nghệ là yếu tố không thể bỏ qua. Nhân viên và giảng viên cần sẵn sàng thử nghiệm, thay đổi cách thức làm việc cùng những ý tưởng công nghệ sáng tạo. Qua đó, nhà trường mới có thể ứng dụng thành công những phần mềm hỗ trợ hiệu quả, nhanh chóng nhất.
Dùng thử miễn phí 3 Phần mềm Quản lý công việc, quy trình, ký tài liệu số thuộc Bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số. Đăng ký TẠI ĐÂY:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
