Top 7 mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần cho sếp chuẩn nhất

Báo cáo công việc là nhiệm vụ mà bất kỳ nhân viên ở vị trí nào cũng cần phải thực hiệu. Trên cơ sở những thông tin trong mẫu báo cáo công việc, ban lãnh đạo có thể theo dõi được tiến độ công việc, dự án, hiệu suất làm việc của nhân viên để điều chỉnh nhiệm vụ và phân bổ tài nguyên một cách hợp lý.

Trong bài viết này, MISA sẽ cung cấp cho bạn các file mẫu báo cáo công việc hàng tuần/tháng/năm chuẩn nhất và cách làm báo cáo sao cho đầy đủ nội dung nhất. Hãy tham khảo ngay để có thể soạn thảo một báo cáo khoa học, rõ ràng và chuyên nghiệp nhất nhé.

1. Mẫu báo cáo công việc là gì? 

Mẫu báo cáo công việc là một file tài liệu được soạn thảo hoặc một template được tạo ra nhằm mục đích cung cấp thông tin chi tiết về các hoạt động, tiến độ và kết quả của công việc, dự án trong một khoảng thời gian nhất định. Nó là công cụ quan trọng giúp các cá nhân hay nhóm làm việc có thể báo cáo lại cho cấp trên hoặc các bên liên quan về những gì đã được thực hiện, những khó khăn gặp phải và những thành tựu đạt được.

Một mẫu báo cáo công việc chuẩn không chỉ hỗ trợ trong việc đánh giá hiệu quả công việc mà còn là cơ sở để lập kế hoạch và điều chỉnh chiến lược phát triển trong tương lai.

Tùy theo đặc trưng công việc mà bạn có thể thiết kế các mẫu báo cáo công việc hàng tuần, tháng,… hoặc sau khi hoàn thành công việc, dự án. Các template báo cáo công việc có thể là báo cáo công việc của cá nhân, đội nhóm, phòng ban hoặc cả doanh nghiệp.

2. Bản báo cáo công việc có vai trò và ý nghĩa như thế nào?

Một mẫu báo cáo công việc chuẩn không chỉ giúp kiểm soát chặt chẽ về tiến độ công việc mà còn là nền tảng để đưa ra các đề xuất cải tiến. Thông qua việc tổng hợp dữ liệu từ các bộ phận khác nhau như bán hàng, tài chính, quản lý kho, nhân sự,… báo cáo này cung cấp một cái nhìn toàn diện về hoạt động doanh nghiệp. Nhân viên sử dụng báo cáo để trình bày hiệu quả công việc của mình lên cấp trên và đề xuất các giải pháp cho các vấn đề phát sinh, làm sao cho phù hợp, hiệu quả nhất.

Bên cạnh đó, bảng báo cáo tiến độ công việc còn là công cụ đắc lực trong việc đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời, giúp doanh nghiệp nắm bắt, ứng phó linh hoạt với các thách thức. Đồng thời, nó cũng phản ánh khách quan về năng lực chuyên môn, tinh thần trách nhiệm của nhân viên, giúp cấp trên có thêm những thông tin quan trọng để đánh giá và phát triển đội ngũ của mình.

3. Mẫu báo cáo công việc chuẩn như thế nào?

3.1 Về hình thức của một mẫu báo cáo công việc chuẩn

Một mẫu báo cáo công việc chuẩn phải được trình bày một cách khoa học, logic, rõ ràng và dễ hiểu.

• Báo cáo phải có đầy đủ thông tin về các công việc đã làm và kết quả đạt được, những vấn đề tồn đọng, phát sinh và các khắc phục và các thông tin liên quan…
• Cần chọn font chữ, cỡ chữ và màu sắc sao cho phù hợp với từng thông tin và làm nổi bật được những phần quan trọng.
• Với báo cáo online nên trình bày trên Google Sheet hoặc Google Doc để thuận tiện hơn trong việc gửi và kiểm soát người xem.
• Sử dụng biểu đồ, số liệu để người xem dễ dàng nắm được thông tin.

Xem thêm: 25+ Phần mềm quản lý công việc tốt và hiệu quả nhất 2024

3.2 Về nội dung trong mẫu báo cáo công việc

Đây chỉ là những hướng dẫn cơ bản nhất về cách viết một bảng báo cáo công  đầy đủ và chuẩn chỉnh. Mỗi báo cáo sẽ có những nội dung khác nhau tùy thuộc vào các nhiệm vụ cụ thể, mục đích và thời gian báo cáo.

• Tiêu đề: Tên mẫu báo cáo công việc, có thể đặt tên theo mục đích của báo cáo
• Thông tin chung: Mục này cần có tên công ty, doanh nghiệp, thông tin của người báo cáo như họ tên, vị trí công việc, phòng ban.
• Thời gian: Thời gian thực hiện báo cáo, thời gian lấy dữ liệu.
• Tóm tắt nội dung chính: Nêu bật các vấn đề quan trọng để người đọc có thể đọc mà không cần xem toàn bộ tài liệu.
• Mục lục: Đánh dấu tiêu đề các mục cha, con và số trang tương ứng, giúp người đọc báo cáo tìm kiếm thông tin họ cần nhanh hơn.
• Nội dung báo cáo: Đây là mục trọng tâm của báo cáo cần ghi chi tiết mọi công việc đã hoàn thành, việc tồn đọng, kết quả đã đạt được so với mục tiêu đề ra và kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo
• Ý kiến đóng góp: Nêu ý kiến đóng góp về kế hoạch xem có cần thay đổi gì không. Nếu có thì cần có lập luận rõ ràng để thuyết phục được người xem.
• Phần kết: Tổng kết và tóm tắt lại toàn bộ kết quả công việc và hiệu quả thực hiện, đưa ra đề xuất về những nhiệm vụ hoặc dự án tiếp theo. Sắp xếp các đề xuất này mức độ quan trọng và thứ tự ưu tiên nếu được.

Tuy nhiên, cho dù là báo cáo nào thì luôn cần đảm bảo phần nội dung chính phải có đủ các dữ liệu dưới đây:

• Lên danh sách và liệt kê các kết quả công việc đã đạt được 
• Chỉ ra vấn đề chưa giải quyết hoặc vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch
• Lập kế hoạch khắc phục các vấn đề đó và những việc phải làm tiếp theo
• Cung cấp thêm các thông tin liên quan đến công việc

Để tạo được form báo cáo công việc chuẩn, dễ hiểu, trực quan, người làm báo cáo phải tập trung vào 3 nội dung chính sau:

Báo cáo kết quả đạt được

Nội dung của một mẫu báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng,… cần bao gồm kết quả của những nhiệm vụ đã được đặt ra ban đầu, trong một khoảng thời gian cụ thể. Kết quả có thể là đã hoàn thành, chưa hoàn thành hoặc đã đạt được bao nhiêu %, đều cần nêu rõ trong báo cáo. 

Chỉ ra các vấn đề tồn đọng hoặc thách thức

Một trong những nội dung quan trọng của một bảng báo cáo công việc là theo dõi và báo cáo kịp thời những khó mà cá nhân hoặc đội nhóm gặp phải trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Không chỉ dừng lại ở việc chỉ ra vấn đề, người lập báo cáo còn cần chủ động đưa ra các giải pháp để giải quyết các vấn đề đó.

Lập những kế hoạch tiếp theo

Sau khi tổng hợp kết quả, người lập mẫu báo cáo công việc cần chỉ ra những nhiệm vụ cần thực hiện sắp tới. Dựa trên thông tin đó, nhà quản lý chuẩn bị những dữ liệu cần thiết, phân bổ thời gian và dự trù nhân lực, vật lực một cách hiệu quả nhất cho các hoạt động sắp tới.

Việc chỉ rõ những kế hoạch trong bảng báo cáo công việc góp phần giúp cho người đứng đầu xác định hướng đi sắp tới của dự án và trả lời được câu hỏi “Dự án có đang đi đúng hướng hay không?” để kịp thời điều chỉnh.

4. Top 7 mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng, năm chuẩn nhất

4.1. Form mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng excel

Sau mỗi ngày làm việc, bạn sẽ phải ghi lại danh sách những công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành. Mẫu file báo cáo công việc hàng ngày cần ghi chi tiết các việc đã làm trong ngày kèm theo mô tả chi tiết, đánh giá và những ý kiến đóng góp. Trên cơ sở đó, tiến hành điều chỉnh kế hoạch ngày tiêu theo cho phù hợp.

4.2. Mẫu báo cáo công việc hàng tuần bằng word

Cuối mỗi tuần, bạn sẽ báo cáo lộ trình công việc của các ngày trong tuần để cấp trên đánh giá tiến độ công việc và năng lực cá nhân. Khác với báo cáo theo ngày, mẫu báo cáo công việc hàng tuần yêu cầu một cái nhìn tổng quan hơn để đánh giá hiệu quả làm việc sau 1 tuần.

Từ đó, đưa ra các đề xuất và cải tiến chất lượng làm việc cho tuần tiếp theo. Bạn có thể làm trực tiếp mẫu báo cáo công việc bẳng word như bảng dưới đây hoặc trình bày tương tự bằng Excel đều được.

4.3. Mẫu báo cáo công việc theo tháng/ quý/ năm

Đây là mẫu báo cáo công việc được thực hiện sau mỗi tháng, quý hoặc năm. Có thể coi đây là báo cáo lớn tổng hợp từ những báo cáo con của ngày hay tuần. Đối với mẫu báo cáo công việc theo tháng, quý hoặc năm, người thực hiện cần tổng hợp kết quả từ các báo con và kết quả thực tế trong khoảng thời gian cần báo cáo. 

Từ đó giúp nhà quản lý và ban lãnh đạo có cái nhìn toàn diện về hiệu quả hoạt động của công việc, dự án và hiệu suất làm việc của nhân sự. Đồng thời, đưa ra các phương án khắc phục kịp thời các vấn đề và đặt định hướng cho kỳ tiếp theo.

Dưới đây là form mẫu báo cáo công việc bằng word mà bạn có thể tham khảo. 

Xem thêm: Cách viết báo cáo công việc bằng Word chuẩn nhất

4.4. Mẫu báo cáo tiến độ công việc dự án bằng Excel

Báo cáo theo dõi và kiểm soát tiến độ thực hiện các dự án trong doanh nghiệp. Mẫu báo cáo công việc này cung cấp thông tin về tình trạng, kết quả, khó khăn và các mốc quan trọng của dự án, từ đó giúp quản lý dự án hiệu quả hơn.

4.5. Mẫu báo cáo tiến độ sản xuất bằng Excel

Mẫu file báo cáo công việc này tập trung vào tình hình sản xuất như số lượng sản phẩm, nguyên vật liệu, thiết bị, năng suất lao động,… Doanh nghiệp sẽ quản lý và cải thiện quy trình sản xuất, cũng như lên kế hoạch sản xuất phù hợp.

4.6. Mẫu báo cáo công việc về khách hàng 

File báo cáo này cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh với khách hàng, như số lượng khách hàng, doanh thu, tình trạng đơn hàng, phản hồi của khách hàng,… Qua đó hỗ trợ việc quản lý quan hệ khách hàng và cải thiện chất lượng dịch vụ.

4.7. Mẫu báo cáo công việc về các sự cố bằng Excel 

Đây là báo cáo về các sự cố, vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động bao gồm lỗi hệ thống, sự cố thiết bị, khiếu nại của khách hàng.

Template báo cáo công việc này này giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định và khắc phục các sự cố, đồng thời tìm ra các biện pháp phòng ngừa. Nếu không quen với excel, bạn cũng có thể làm mẫu báo cáo công việc bằng word theo form trên.

Click vào ảnh để tải trọn bộ tất cả mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng, năm chuyên nghiệp nhất.

5. Cách làm báo cáo công việc chuẩn và chuyên nghiệp nhất

Các báo cáo dự án, công việc cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, sắp xếp theo đúng cấu trúc và quan trọng nhất là nội dung báo cáo phải cung cấp thông hữu ích và đúng thực tế.

Dưới đây là một số bước cơ bản để tạo nên một bản báo cáo hoàn chỉnh:

Bước 1: Làm rõ mục đích của báo cáo và báo cáo cho ai

Để bắt đầu làm báo cáo công việc, người thực hiện cần nắm rõ báo cáo cần làm là loại gì, có mục đích gì? Báo cáo về tiến độ hay báo cáo kết quả?

Tiếp theo cần xác định ai là người nhận báo cáo? Trường phòng, giám đốc, tổng giám đốc hay chủ tịch? Trên cơ sở đó sử dụng thông tin chính xác và ngôn ngữ phù hợp với từng đối tượng.

Bước 2: Tổng hợp thông tin cần sử dụng

Người làm báo cáo cần tìm và tổng hợp các thông tin cần sử dụng để xây dựng một bộ khung báo cáo tổng quát. Bước này giúp người thực hiện báo cáo có cái nhìn toàn diện, tránh bị bỏ sót dữ liệu.

Bước 3: Lên dàn ý chi tiết cho báo cáo

Dựa vào những thông tin đã tổng hợp ở trên, người làm báo cáo phải sắp xếp lại thứ tự sao cho logic, khoa học và dễ hiểu. Có thể trình bày theo ba phần như sau:

• Phần đầu: Giới thiệu tổng quan về báo cáo, mục đích và các nội dung chính.
• Phần thân: Đi vào nội dung chính của báo cáo
• Phần kết: Tóm tắt lại kết quả công việc và hiệu quả thực hiện, đưa ra giải pháp hoặc đề xuất để nâng cao hiệu quả công việc.

Bước 4: Tiến hành làm báo cáo 

Dựa theo bộ khung dàn ý đã làm ở bước 3, liệt kê ở mức chi tiết nhất tại từng đầu mục và đánh giá mức độ hoàn thành dựa trên kết quả đạt được. Đây là phần quan trọng nhất trong một mẫu báo cáo công việc. Người làm báo cáo cần lưu ý thể hiện sao cho dễ hiểu, khoa học. Nên sử dụng các biểu đồ hoặc con số để có đánh giá trực quan và chính xác.

Bước 5: Đề xuất/ giải pháp: đưa ra đề xuất về phương án khắc phục nhược điểm, tồn đọng và đề xuất phát triển nội dung để nâng cao hiệu quả công việc.

Để nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra giải pháp thay đổi, hỗ trợ phối hợp kịp thời giữa các phòng ban. Doanh nghiệp hãy tham khảo ngay giải pháp MISA AMIS Công việc của MISA: 

Dùng ngay miễn phí

• Nhân viên tự động gửi báo cáo định kỳ qua Email hoặc thông báo cho quản lý trên phần mềm.
• Ban lãnh đạo theo dõi tiến độ, báo cáo công việc nhanh chóng, real-time, không mất thời gian chờ trợ lý tổng hợp của từng phòng ban, nhân viên.
• Quản lý không mất thời gian đôn thúc nhân sự gửi lại báo cáo để tổng hợp trình ban giám đốc.
• Báo cáo phản ánh chính xác và nhanh chóng tình hình công việc thực tế như số lượng, năng suất, tiến độ hoàn thành,… tránh được rủi ro sai sót thông tin trong quá trình tổng hợp thủ công.
• Lưu trữ báo cáo tập trung tại 1 nơi, dễ dàng truy soát lại khi cần.

7. Tạo mẫu báo cáo công việc chuẩn và nhanh với phần mềm AMIS Công Việc

Báo cáo thủ công, nhân viên mất nhiều thời gian soạn thảo, tổng hợp thông tin từ những giai đoạn cũ. Người quản lý sẽ cần tổng hợp báo cáo của nhiều cá nhân, phòng ban,… mới nắm được tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Chưa kể, doanh nghiệp phải tổ chức các buổi họp thường xuyên và kéo dài chỉ để cập nhật tiến độ, báo cáo công việc.

Hiện nay các phần mềm quản lý công việc cung cấp tính năng tạo lập mẫu báo cáo công việc tự động giúp lãnh đạo và nhân viên tối ưu thời gian làm việc và dễ dàng theo dõi hiệu quả, tiến độ công việc và năng suất nhân viên.

Với AMIS Công Việc – phần mềm báo cáo công việc mọi lúc mọi nơi được phát hành bởi Công ty CP MISA – tính năng lập báo cáo đặc biệt được tối ưu với gần 10 loại báo cáo trực quan, sinh động cho lãnh đạo và nhân viên, được tạo lập tức thì ngay sau khi có dữ liệu đầu vào.

Mời bạn tham khảo giao diện một số loại báo cáo tiến độ công việc, dự án trên AMIS Công Việc:

Dùng ngay miễn phí

• Lên kế hoạch, phân công và quản lý công việc, dự án tập trung trên một nền tảng.
• Các thành viên có thể sử dụng tính năng bình luận để thảo luận về các nhiệm vụ, đưa ra ý kiến hoặc yêu cầu sự hỗ trợ đồng thời cập nhật tiến độ công việc trên từng thẻ công việc (% hoàn thành, vấn đề gặp phải và bất kỳ thay đổi nào so với kế hoạch ban đầu).
• Quản lý và nhân viên theo dõi thời gian làm việc thực tế trên mỗi nhiệm vụ, giúp quản lý thời gian hiệu quả.
• Theo dõi tiến độ công việc, dự án với hệ thống báo cáo được cập nhật tức thời.  Hệ thống, tự động cập nhật tiến độ tổng thể từ những công việc con, tự động chuyển giai đoạn khi công việc ở giai đoạn trước hoàn thành.
• Đo lường chính xác hiệu suất nhân sự, phòng ban, toàn doanh nghiệp.
• Nhắc nhở khi công việc sắp đến hạn hoàn thành, cảnh báo tiến độ thông minh.

Kết luận

Bài viết trên đây đã cung cấp cách làm báo cáo chuẩn và chuyên nghiệp nhất cho cá nhân, sếp cũng như các vị trí chức vụ khác trong doanh nghiệp. Bạn có thể tải miễn phí các mẫu báo cáo công việc mà MISA gửi tặng và tùy chỉnh nó để áp dụng hoặc dùng thử phần mềm của MISA để tạo báo cáo tự động và nhanh nhất.