Đo lường hiệu suất chiến lược là một công việc quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý đang gặp khó khăn trong việc đo lường hiệu suất của chiến lược một cách hiệu quả. Việc mắc phải những sai lầm phổ biến có thể dẫn đến việc đánh giá sai hiệu quả của chiến lược, từ đó đưa ra những quyết định sai lầm.
Trong bài viết này, MISA AMIS HRM sẽ phân tích ba sai lầm phổ biến nhất khi đánh giá hiệu suất chiến lược và giải pháp khắc phục hiệu quả nhất.
Sai lầm 1: Khung đo lường hiệu suất không phù hợp
Khung đo lường hiệu suất không phù hợp là khi các chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPI) không phản ánh chính xác các mục tiêu và mục tiêu của chiến lược. Điều này có thể dẫn đến việc các nhà quản lý tập trung vào những thứ không quan trọng và bỏ qua những thứ thực sự quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp.
Nếu một tổ chức có mục tiêu tăng thị phần có thể sử dụng KPI như tăng số lượng khách hàng mới hoặc tăng doanh thu từ khách hàng hiện tại. Tuy nhiên, nếu tổ chức cũng có mục tiêu cải thiện trải nghiệm của khách hàng, thì họ cần sử dụng KPI khác, chẳng hạn như giảm số lượng khiếu nại của khách hàng hoặc tăng điểm xếp hạng dịch vụ khách hàng.
Sai lầm này dẫn đến hậu quả là:
- Không thể xác định được hiệu suất thực sự của tổ chức. Một khung đo lường hiệu suất không phù hợp sẽ không phản ánh chính xác các mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Điều này có thể khiến các nhà quản lý không thể xác định được liệu tổ chức có đang đạt được kết quả mong muốn hay không.
- Dẫn đến các quyết định không phù hợp. Khi các nhà quản lý không thể xác định được hiệu suất thực sự của tổ chức, họ có thể đưa ra các quyết định không phù hợp, dẫn đến việc các cơ hội cải tiến bị bỏ qua.
- Dẫn đến sự lãng phí nguồn lực. Khi các nhà quản lý đầu tư vào các lĩnh vực không cần thiết hoặc cắt giảm các lĩnh vực quan trọng, họ có thể lãng phí nguồn lực.
Giải pháp:
Để tránh sai lầm này, các nhà quản lý cần đảm bảo rằng các KPI của họ được liên kết chặt chẽ với các mục tiêu và mục tiêu của chiến lược. Họ cũng cần thường xuyên xem xét các KPI của mình để đảm bảo rằng chúng vẫn phù hợp với các mục tiêu của doanh nghiệp.
Trang Harvard Business Review đã đưa ra một tình huống cụ thể như sau:
Một CEO Sở Giao thông Vận tải của một chính phủ bang đã thiết lập khuôn khổ chiến lược với mục tiêu giảm năng lượng, quản trị và cung ứng vật liệu. Tuy nhiên, khuôn khổ đo lường hiệu suất hiện tại của Sở Giao thông Vận tải được tổ chức xung quanh các chương trình như an toàn đường bộ, hiệu suất đường bộ và bảo trì đường bộ. Sự không phù hợp này đã gây ra nhiều vấn đề chức năng, tốn nhiều thời gian và năng lượng của các nhà quản lý để cố gắng điều chỉnh.
Hay tại một tổ chức phi lợi nhuận chăm sóc người tự kỷ, CEO đã nhận thấy rằng khuôn khổ lập kế hoạch chiến lược của tổ chức không phù hợp với cách đo lường hiệu suất. Kế hoạch chiến lược của tổ chức dựa vào các vấn đề quan trọng như ngân sách, hỗ trợ tài trợ, và nhân sự. Các chỉ số hiệu suất bao gồm nhiều yếu tố khác nhau từ các nguồn khác nhau như nhân sự, kế toán, tài chính và hoạt động.
Trong cả hai trường hợp, các nhà quản lý đã giải quyết vấn đề bằng cách tập trung cả chiến lược và chỉ số hiệu suất quanh các bên liên quan quan trọng của tổ chức.
Tại Sở Giao thông Vận tải, CEO đã tập trung vào các bên liên quan như người lái xe, nhà thầu, và cộng đồng. Các thước đo hiệu suất mới được phát triển để phản ánh các vấn đề quan trọng đối với các bên liên quan này.
Tại tổ chức phi lợi nhuận, CEO đã tập trung vào các bên liên quan như người tự kỷ, gia đình của họ, chính phủ, người tài trợ và ủng hộ, cũng như nhân viên. Các thước đo hiệu suất mới được phát triển để phản ánh các mục tiêu của tổ chức trong việc cung cấp dịch vụ tốt nhất cho người tự kỷ và gia đình của họ.
Sai lầm 2: Đo lường hoạt động thay vì kết quả
Một sai lầm phổ biến khi Đánh Giá Hiệu Suất Chiến Lược là tập trung vào việc đo lường hoạt động thay vì kết quả. Hoạt động là những điều mà tổ chức làm, trong khi kết quả là những gì tổ chức đạt được.
Ví dụ: một công ty có thể đo lường hoạt động của mình bằng cách theo dõi số lượng slide được sử dụng trong các cuộc họp. Tuy nhiên, điều này không cho biết liệu các cuộc họp đó có hiệu quả hay không. Để đánh giá hiệu quả của các cuộc họp, công ty cần đo lường kết quả, chẳng hạn như số lượng quyết định được đưa ra, mức độ hài lòng của khách hàng hoặc tỷ lệ tăng doanh số.
Sai lầm này dẫn đến hậu quả sau:
- Không thể xác định được hiệu quả thực sự của các nỗ lực chiến lược. Khi các nhà quản lý chỉ đo lường hoạt động, họ không thể biết liệu các hoạt động đó có dẫn đến kết quả mong muốn hay không.
- Khó xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Khi các nhà quản lý chỉ đo lường hoạt động, họ có thể không nhận ra rằng các hoạt động đó không hiệu quả.
- Sự thất vọng và nản lòng của các nhân viên. Khi các nhân viên chỉ được đánh giá dựa trên hoạt động, họ có thể cảm thấy rằng công việc của họ không được đánh giá đúng.
Giải pháp:
Để tránh sai lầm này, các nhà quản lý cần tập trung vào kết quả mà tổ chức muốn đạt được, như:
- Làm việc với các bên liên quan để xác định các kết quả quan trọng: Đây là những người có lợi ích trong thành công của tổ chức. Có thể bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, nhà đầu tư và các cơ quan quản lý.
Để xác định các kết quả quan trọng, các nhà quản lý cần làm việc với các bên liên quan để hiểu nhu cầu và mong đợi của họ thông qua các cuộc phỏng vấn, khảo sát hoặc các phương pháp khác.
Ví dụ, một công ty sản xuất đồ chơi có thể làm việc với các nhà bán lẻ, các nhóm người tiêu dùng và các nhà đầu tư để xác định các kết quả quan trọng. Các bên liên quan này có thể cho biết rằng các kết quả về: Mức độ hài lòng của khách hàng, doanh số bán hàng, lợi nhuận.
- Xây dựng hệ thống đo lường hiệu suất tập trung vào các kết quả: khi các nhà quản lý đã xác định được các kết quả quan trọng, họ cần xây dựng hệ thống đo lường hiệu suất để theo dõi các kết quả đó. Hệ thống đo lường hiệu suất nên bao gồm các chỉ số hiệu suất chính (KPI) đo lường các kết quả quan trọng.
Các KPI nên là:
- Cụ thể: Các KPI nên đo lường một điều cụ thể.
- Đo lường được: Các KPI nên có thể đo lường được.
- Khả thi: Các KPI nên khả thi để đạt được.
- Tính liên quan: Các KPI nên liên quan đến các kết quả quan trọng.
Ví dụ, một công ty sản xuất đồ chơi có thể sử dụng các KPI sau để đo lường mức độ hài lòng của khách hàng:
- Tỷ lệ khách hàng hài lòng
- Số lượng đánh giá tích cực về sản phẩm
- Số lượng khiếu nại của khách hàng
Các KPI này cung cấp cho công ty thông tin chi tiết về mức độ hài lòng của khách hàng. Công ty có thể sử dụng thông tin này để cải thiện sản phẩm và dịch vụ của mình.
Đo lường kết quả là điều cần thiết để đánh giá hiệu quả của chiến lược. Bằng cách tập trung vào kết quả, các nhà quản lý có thể đảm bảo rằng họ đang đo lường những gì thực sự quan trọng đối với tổ chức của mình.
Dưới đây là một số mẹo cụ thể để giúp các nhà quản lý tránh sai lầm thứ 2:
- Luôn nhớ rằng KPI là công cụ, không phải mục tiêu. KPI nên được sử dụng để theo dõi tiến độ của tổ chức và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
- Đừng quá phụ thuộc vào một KPI. Sử dụng một tập hợp KPI để có được bức tranh toàn cảnh về hiệu suất của tổ chức.
- Đánh giá hệ thống đo lường hiệu suất của bạn thường xuyên. Các KPI có thể cần được điều chỉnh để phản ánh những thay đổi trong môi trường của tổ chức.
Sai lầm 3: Thiếu sự tập trung
Thiếu sự tập trung là khi các nhà quản lý tập trung vào quá nhiều thước đo hoặc tập trung vào các thước đo không liên quan đến các mục tiêu của tổ chức.
Điều này dẫn đến hậu quả sau:
- Tốn thời gian và tài nguyên: Các nhà quản lý có thể dành quá nhiều thời gian và tài nguyên để thu thập và phân tích dữ liệu không liên quan đến các mục tiêu của tổ chức.
- Khó theo dõi tiến độ thực hiện chiến lược: Các thước đo không liên quan đến các mục tiêu của tổ chức sẽ không cung cấp thông tin hữu ích về việc tổ chức có đang đạt được các mục tiêu của mình hay không.
- Khó xác định các lĩnh vực cần cải thiện: Các thước đo không liên quan đến các mục tiêu của tổ chức sẽ không giúp các nhà quản lý xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Sai lầm 3: Thiếu sự tập trung
Giải pháp:
Để tránh sai lầm này, các nhà quản lý cần xác định các thước đo quan trọng nhất và tập trung phân tích, theo dõi các chỉ số. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thực hiện các bước sau:
- Xác định các mục tiêu chiến lược của tổ chức: Các mục tiêu này phải cụ thể, đo lường được, khả thi, có liên quan và có thời hạn.
- Phân tích các nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan: Các bên liên quan có thể cung cấp thông tin hữu ích về các mục tiêu và thước đo hiệu suất quan trọng.
- Thiết kế hệ thống đo lường hiệu suất: Sau khi xác định các mục tiêu và nhu cầu của các bên liên quan, các nhà quản lý có thể bắt đầu thiết kế hệ thống đo lường hiệu suất. Hệ thống này cần bao gồm các thước đo quan trọng nhất để theo dõi tiến độ thực hiện chiến lược.
- Thường xuyên đánh giá và điều chỉnh hệ thống đo lường hiệu suất: Các nhà quản lý cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh hệ thống đo lường hiệu suất để đảm bảo chúng vẫn phù hợp với các mục tiêu và tình hình của tổ chức.
Trang Harvard Business Review đã đưa ra một tình huống cụ thể như sau:
Sebastian – CEO của một hội đồng ngoại ô, và Helen – hiệu trưởng một trường tư thục danh tiếng, đều mắc phải sai lầm khi đo lường hiệu suất chiến lược. Họ tập trung vào quá nhiều thước đo, dẫn đến các thước đo không liên quan đến các mục tiêu của tổ chức.
Sebastian muốn xây dựng một bảng điểm cho hội đồng của mình, nhưng ông đã thu thập các thước đo từ tất cả các bộ phận, chẳng hạn như phát triển cộng đồng, môi trường và quy hoạch, và dịch vụ doanh nghiệp. Danh sách này rất dài và không liên quan đến các mục tiêu cốt lõi của hội đồng.
Helen cũng gặp phải vấn đề tương tự khi xây dựng bảng điểm cho trường học của mình. Cô thu thập các thước đo từ các bộ phận học thuật, chẳng hạn như khoa học, tiếng Anh và toán học. Tuy nhiên, các thước đo này không phản ánh các mục tiêu của trường học.
Cả hai nhà quản lý đã khắc phục sai lầm của mình bằng cách tập trung vào các thước đo quan trọng nhất. Sebastian bắt đầu lại từ đầu và xây dựng bảng điểm từ trên xuống dưới. Helen cũng làm theo phương pháp này và tạo ra một bảng điểm phù hợp với các mục tiêu của trường học.
Bài học quan trọng từ hai trường hợp này là các thước đo hiệu suất cần phải phù hợp với các mục tiêu của tổ chức. Các nhà quản lý cần xác định các thước đo quan trọng nhất và tập trung vào chúng.
Kết luận
Đánh giá hiệu suất chiến lược kinh doanh là một quá trình quan trọng giúp các nhà quản lý xác định liệu tổ chức có đang đạt được các mục tiêu của mình hay không. Phát hiện ra những sai lầm và tìm giải pháp khắc phục ngay lập tức sẽ giúp người quản lý:
- Đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng hướng và đạt được các mục tiêu của mình.
- Xác định các lĩnh vực cần cải thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
- Giảm thiểu rủi ro và tránh những sai lầm tương tự trong tương lai.
Để phát hiện và khắc phục sai lầm hiệu quả, các nhà quản lý cần có một hệ thống đánh giá hiệu suất chiến lược kinh doanh hiệu quả. Hệ thống này cần được thiết kế phù hợp với các mục tiêu và nhu cầu của tổ chức. Các nhà quản lý cũng cần thường xuyên theo dõi và phân tích dữ liệu đánh giá để phát hiện ra những sai lầm và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.
Thấu hiểu điều đó, Công ty cổ phần MISA phát triển giải pháp AMIS Đánh Giá, cung cấp cho doanh nghiệp nhiều hình thức đánh giá linh hoạt, đồng thời tự động hóa quy trình đánh giá trở nên nhanh hơn, ít thủ tục hơn, minh bạch hơn.
ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DEMO TÍNH NĂNG TẠI ĐÂY
(Theo HBR.org)
0904 885 833
https://www.misa.vn/
