Hướng dẫn chế độ kế toán hộ kinh doanh cá thể

Chế độ kế toán hộ kinh doanh cá thể được quy định như thế nào tại Thông tư 88/2021/TT-BTC? Những điều mà chủ kinh doanh, kế toán cần lưu ý để đảm bảo việc thực hiện chế độ kế toán đúng, đủ là gì? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.

1. Đối tượng áp dụng

Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, chế độ kế toán hộ kinh doanh áp dụng cho các đối tượng là hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai theo quy định của pháp luật về thuế.

Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc diện phải thực hiện chế độ kế toán nhưng có nhu cầu thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC thì được khuyến khích áp dụng.

2. Tổ chức công tác kế toán

Chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể bố trí người làm kế toán là cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của mình hoặc bố trí người làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản kiêm nhiệm làm kế toán.

Tùy vào nhu cầu quản lý và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh mà hộ, cá nhân kinh doanh có thể lựa chọn thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC hoặc chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ.

Hộ, cá nhân kinh doanh cần bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán nhằm xác định nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước và công tác quản lý của cơ quan thuế.

3. Các loại sổ sách, chứng từ áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh

3.1 Danh mục sổ kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Theo Khoản 4 Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC, danh mục sổ kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần có bao gồm:

– Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1-HKD): Được mở theo từng nhóm danh mục ngành nghề kinh doanh có cùng mức thuế suất GTGT, thuế TNCN như nhau để làm căn cứ cho hộ, cá nhân kinh doanh và cơ quan thuế xác định nghĩa vụ thuế GTGT, thuế TNCN đối với ngân sách nhà nước theo quy định.

Trong trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh có nhu cầu thì có thể mở sổ chi tiết doanh thu chi tiết từng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc theo cách thức phân loại khác cho phù hợp với quy định.

– Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2-HKD): Mục đích chính của sổ này là theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa của hộ, cá nhân kinh doanh.

Các thông tin, số liệu ghi trên sổ sẽ được đối chiếu với kết quả kiểm kê để xác định hàng tồn kho có bị thừa hay thiếu so với thực tế hay không.

– Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (Mẫu số S3-HKD): Mục đích ghi sổ là để tập hợp chi phí theo các yếu tố sản xuất kinh doanh của từng địa điểm kinh doanh gồm: chi phí nhân công, chi phí điện, nước, viễn thông, thuê kho bãi, thuê mặt bằng kinh doanh, chi phí quản lý và chi phí khác

– Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN (Mẫu số S4-HKD): Mục đích ghi sổ là để theo dõi các khoản thuế, phí…mà hộ, cá nhân kinh doanh phải nộp, đã nộp và còn phải nộp NSNN. Hộ, cá nhân kinh doanh phải mở sổ chi tiết theo từng sắc thuế: thuế GTGT, thuế TNCN…

Thông tin và số liệu trên sổ sẽ là căn cứ để cơ quan thuế xác định hộ, cá nhân kinh doanh có nộp đúng, đủ và kịp thời các khoản thuế, phí…vào NSNN theo quy định của pháp luật thuế không.

– Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động (Mẫu số S5-HKD): Mục đích ghi sổ là để theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động để theo dõi tiền lương cũng như các khoản nộp theo lương mà hộ, cá nhân kinh doanh phải trả, đã chi trả cũng như còn phải trả cho người lao động. Thông tin trên sổ cũng đồng thời là căn cứ để cơ quan BHXH xác định tình hình hoàn thành nghĩa vụ trích nộp BHXH, BHYT, BHTN…của hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định của pháp luật về bảo hiểm.

– Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số S6-HKD): Mục đích ghi sổ là để theo dõi tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam, đây là loại sổ kế toán hộ kinh doanh được mở cho thủ quỹ.

– Sổ tiền gửi ngân hàng (Mẫu số S7-HKD): Mục đích ghi sổ là để theo dõi chi tiết tiền gửi tại từng ngân hàng theo từng số liệu tài khoản giao dịch của hộ, cá nhân kinh doanh, mỗi tài khoản tại từng ngân hàng sẽ được mở một sổ tiền gửi ngân hàng riêng.

Đối với hộ, cá nhân kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh khác nhau thì phải mở sổ kế toán để theo dõi chi tiết theo từng địa điểm kinh doanh.

Việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ được quy định tại Điều 26 Luật Kế toán 2015. Cụ thể:

• Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm, riêng đơn vị kế toán mới thành lập thì sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
• Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ.
• Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực và đúng với chứng từ kế toán.
• Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin và số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
• Thông tin và số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực, không xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng, trường hợp ghi không hết trang phải gạch chéo phần không ghi, khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.
• Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
• Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử, tuy nhiên phải đáp ứng các quy định về sổ kế toán tại Điều 24, Điều 25 Luật Kế toán 2015 và các khoản 1,2,3,4,6 Điều 26 trừ việc đóng dấu giáp lai. Sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử thì phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì phải đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

MISA AMIS Kế toán Hộ kinh doanh là phần mềm đáp ứng chế độ kế toán Hộ kinh doanh theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, đầy đủ chứng từ và 7 sổ kế toán. Tự động tổng hợp số liệu lên 7 sổ chính xác giúp kế toán tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác. Dùng thử hoàn toàn miễn phí 15 ngày ngay tại đây.

3.2 Chứng từ kế toán hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng chứng từ kế toán theo danh mục:

– Phiếu thu: Chứng từ này được lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền nhập quỹ và ghi sổ quỹ tiền mặt, mọi khoản tiền mặt nhập quỹ đều bắt buộc phải có Phiếu thu.

– Phiếu chi: Mọi khoản tiền mặt xuất quỹ đều cần phải có phiếu chi, chứng từ này sẽ xác định các khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ cũng như ghi sổ quỹ tiền mặt.

– Phiếu nhập kho: Chứng từ này được lập nhằm xác định số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ nhập kho và ghi sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

– Phiếu xuất kho: Chứng từ này sẽ xác định số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng của hộ, cá nhân kinh doanh làm căn cứ theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh.

– Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động: Là chứng từ được dùng để làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cũng như các khoản tiền thưởng và thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương và làm căn cứ để thống kế về lao động tiền lương.

Nội dung chứng từ:

Căn cứ Điều 16 Luật Kế toán 2015, nội dung chứng từ kế toán được quy định như sau:

Chứng từ kế toán phải có đầy đủ nội dung:

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ

Ngoài những nội dung trên, chứng từ kế toán có thêm các nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

– Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải được lập chứng từ kế toán và chứng từ chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

– Chứng từ được lập phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo nội dung được quy định trên mẫu. Trường hợp chứng từ chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được lập chứng từ nhưng phải đảm bảo đầy đủ nội dung được quy định bên trên.

– Các nội dung nghiệp vụ trên chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa và khi viết phải sử dụng bút mực, chữ và số phải liên tục, không ngắt quãng và chỗ trống phải được gạch chéo. Các chứng từ bị tẩy xóa và sửa chữa sẽ không có giá trị thanh toán cũng như ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ đó.

– Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định. Trong trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ cho một nghiệp vụ thì nội dung các liên cần phải giống nhau.

– Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

– Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1, khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật này. Trong trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu cũng như phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Ký chứng từ kế toán

– Chứng từ kế toán cần phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ và chữ ký phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ của một người phải thống nhất. Chữ ký của người khiếm thị trên chứng từ kế toán được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

– Chữ ký trên chứng từ phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

– Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử, chữ ký trên chứng từ điện tử sẽ có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Đối với việc xác định doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế với từng lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện theo quy định về thuế. Cụ thể, từ ngày 01/08/2021, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ xác định doanh thu, chi phí theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC.

4. Quy định về kê khai thuế đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

• Hồ sơ khai thuế

– Tờ khai thuế đối với Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo mẫu số 01/CNKD ban hành kèm theo Thông tư 40

– Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ của Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo mẫu số 01-2/BK-HĐKD ban hành kèm theo Thông tư 40

• Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

– Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo

– Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo

• Thời hạn nộp thuế

– Là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

Xem thêm: Hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh 2023 và giải pháp kế toán theo quy định mới của Thông tư số 40/2021/TT-BTC

5. Giải pháp kế toán – tài chính toàn diện cho hộ kinh doanh

Phần mềm Kế toán Hộ kinh doanh cá thể của MISA là giải pháp dành riêng cho hộ kinh doanh đáp ứng chế độ kế toán hộ theo Thông tư 88/2021/TT-BTC:

• Đầy đủ hệ thống chứng từ: Phiếu thu; Phiếu chi; Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Bảng thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động; Hóa đơn; Giấy nộp tiền vào NSNN; Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của ngân hàng; Ủy nhiệm chi
• Đầy đủ 7 sổ kế toán: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ; Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh; Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN; Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động; Sổ quỹ tiền mặt Sổ tiền gửi ngân hàng
• Tự động lấy số liệu ghi sổ sách kế toán, báo cáo chính xác, kịp thời, đảm bảo tính pháp lý và hỗ trợ chủ kinh doanh theo dõi tình hình kinh doanh của hộ chi tiết
• Tự động lấy số liệu lên tờ khai thuế đáp ứng Thông tư 40/2021/TT-BTC
• Hỗ trợ kiểm tra và xử lý hóa đơn đầu vào, phát hành hóa đơn điện tử và gửi hóa đơn có mã sang cơ quan thuế nhờ khả năng kết nối phần mềm MISA meInvoice
• Kết nối phần mềm chữ ký số MISA eSign giúp đảm bảo tính pháp lý của chứng từ mà không cần USB token
• Kết nối phần mềm bán hàng, hỗ trợ lấy dữ liệu và tự động ghi sổ kế toán theo đúng quy định, tiết kiệm thời gian nhập liệu 2 lần và đảm bảo tối đa tính chính xác

Đặc biệt, giải pháp còn giúp chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi toàn bộ tình hình kinh doanh:

• Theo dõi tồn kho, nhập/ xuất hàng hóa
• Theo dõi doanh thu, chi phí, lãi/ lỗ ở từng thời điểm
• Theo dõi công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp chi tiết, cảnh báo nợ sắp đến hạn
• Hệ thống báo cáo trực quan, chi tiết giúp chủ hộ dễ dàng theo dõi và đánh giá tình hình kinh doanh toàn diện

Nhận tài khoản dùng thử 15 ngày miễn phí phần mềm MISA AMIS kế toán hộ kinh doanh ngay tại đây

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Kế toán hộ kinh doanh cá thể là ai?

Kế toán hộ kinh doanh cá thể có thể là người thân hoặc người được thuê làm quản lý công việc kinh doanh, thủ kho, thủ quỹ và chịu trách nhiệm việc mua, bán tài sản đồng thời kiêm nhiệu làm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

6.2 Hộ kinh doanh có phải lập báo cáo tài chính không?

Hộ kinh doanh không phải nộp báo cáo tài chính hàng năm như doanh nghiệp mà chỉ cần kê khai và nộp thuế theo tháng, quý theo đúng quy định

6.3 Hộ kinh doanh có phải quyết toán thuế không?

Theo khoản 5 Điều 5 Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai không phải quyết toán thuế

Trên đây là những chia sẻ về chế độ kế toán hộ kinh doanh cá thể mà MISA muốn chia sẻ với bạn. Chúng tôi hy vọng rằng những chia sẻ trên có thể giúp bạn hiểu rõ, từ đó đảm bảo hoạt động kế toán – thuế tại Hộ kinh doanh cá thể đúng và đủ nhất.