Hiện nay gần như tất cả các doanh nghiệp trong nước đều đã và đang tích cực áp dụng công nghệ chuyển đổi số vào trong quá trình quản lý, sản xuất, kinh doanh. Trong đó, công tác quản trị nguồn nhân lực là hoạt động mà doanh nghiệp ưu tiên số hóa hàng đầu để tối ưu nguồn lực và năng suất. Phần mềm nhân sự sẽ là công cụ đắc lực cho các nhà quản lý.

Mời các bạn đọc cùng MISA tìm hiểu Phần mềm nhân sự HRM là gì? Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm nhân sự offline hay online để quản lý nhân sự? qua bài viết dưới đây.

1. Phần mềm HRM là gì?

Phần mềm nhân sự HRM là các ứng dụng được lập trình trên máy tính để số hóa các nghiệp vụ, quy trình quản lý nhân sự trong một doanh nghiệp như tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, phúc lợi, đánh giá, phân tích hiệu suất lao động,…

Việc quản lý nghiệp vụ nhân sự truyền thống, thao tác thủ công, tốn thời gian, tốn nhiều công sức được thay thế bằng các ứng dụng phần mềm hữu dụng, nhanh hơn, chính xác hơn. Đây là xu hướng tất yếu đang diễn ra tại mọi doanh nghiệp  bất kể quy mô và lĩnh vực, nhằm giảm thiểu chi phí và tối đa lợi ích hoạt động quản lý.

Những giá trị mà phần mềm nhân sự đã khẳng định rõ nét trong thực tiễn quản trị, được tất cả các doanh nghiệp ghi nhận, đưa vào trong chiến lược chuyển đổi số của chính doanh nghiệp.

Nếu chia phần mềm nhân sự thành 2 loại: Phần mềm nhân sự offline và Phần mềm nhân sự online thì câu hỏi đặt ra là: “Doanh nghiệp nên chọn áp dụng loại phần mềm nào để phù hợp chi phí đầu tư,  trình độ nhân sự và quy trình, quy định hiện hành của doanh nghiệp?”. 

>>> Tìm hiểu thêm: Quản lý nhân sự offline có phù hợp thời đại công nghệ không?

2. So sánh phần mềm nhân sự online và offline

Bất kỳ một phần mềm nào trước khi được đưa vào sử dụng đều cần được đánh giá, thẩm định để kiểm tra khả năng đáp ứng, tính phù hợp với đặc thù doanh nghiệp. 

Vậy để các doanh nghiệp có thể thêm cơ sở lựa chọn phần mềm nhân sự online hay offline, chúng ta cùng xem xét theo một số tiêu chí đánh giá 2 loại phần mềm nhân sự như sau:

2.1 Về khái niệm

Phần mềm nhân sự online: Là các ứng dụng công nghệ cho hoạt động quản lý nhân sự trên nền tảng trực tuyến. Giúp công tác quản lý nhân sự được diễn ra mọi lúc, mọi nơi. Ví dụ: MISA AMIS HRM, BambooHR, Perfect, DigiiHR, SV-HRIS…

Phần mềm nhân sự offline: Là các ứng dụng chỉ có tính tương tác chủ động một chiều từ nhà quản lý đến nhân viên, dữ liệu nhân sự được lưu trữ và hoạt động tên một nguồn tài nguyên (source) riêng. Ví dụ: Microsoft Access, Microsoft Excel…

2.2 Tốc độ xử lý dữ liệu theo thời gian

Phần mềm nhân sự online: Do xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud) nên quá trình sử dụng không gặp nhiều vấn đề lớn. Tốc độ xử lý bản chất không bị ảnh hưởng nhiều sau một vài năm sử dụng.

Phần mềm nhân sự offline: Phụ thuộc vào tốc độ xử lý của thiết bị (điện thoại/máy tính), có thể sẽ bị chậm theo thiết bị. Khối lượng dữ liệu trong máy có thể nhiều lên theo thời gian dẫn tới tốc độ xử lý giảm và dễ xảy ra rủi ro mất dữ liệu.

2.3 Tính ổn định

Phần mềm nhân sự online: Phụ thuộc vào tốc độ đường truyền internet, điện toán đám mây

Phần mềm nhân sự offline: Không phụ thuộc tốc độ đường truyền mạng hay có các sự cố ngoài ý muốn về internet. Phụ thuộc vào cấu hình máy tính

2.4 Bản quyền và chi phí phần mềm

Phần mềm nhân sự online: Chi phí duy trì định kỳ theo năm sử dụng, ngoài ra còn phụ thuộc số lượng người dùng, mức dung lượng hoặc số lượng hồ sơ lớn.

Phần mềm nhân sự offline: Mất phí đầu tư ban đầu, song có thể sử dụng được lâu dài hoặc trọn đời mà không phải mất thêm bất cứ một loại phí dịch vụ nào khác. Tuy nhiên, doanh nghiệp còn thêm chi phí đầu tư máy móc trang thiết bị với cấu hình phù hợp và các chương trình diệt virus, bảo vệ máy tính; khắc phục hỏng dữ liệu,…

2.5 Tiện ích hỗ trợ

Phần mềm nhân sự online: Các tính năng đa dạng, sẵn có, mặc định theo phần mềm, thành các gói lựa chọn đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp. Các tính năng khó thay đổi, phải đợi bản cập nhật hoặc thêm chi phí để thay đổi cho phù hợp với quy trình, yêu cầu của doanh nghiệp.

Phần mềm nhân sự offline: Các chức năng, tiện ích đi kèm sẵn có đủ để đáp ứng các yêu cầu quản lý nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo, chấm công, lương thưởng, khen thưởng kỷ luật, đánh giá thành tích,… Không có các tiện ích giúp vận hành, quản lý từ xa.

2.6 Giao diện phần mềm

Phần mềm nhân sự online: Giao diện trực quan, quản lý, bộ phận nhân sự và các bên liên quan đều cảm thấy dễ thao tác, dễ dùng.

Phần mềm nhân sự offline: Việc trực quan và vận hành các tính năng tương đối phức tạp hơn so với giao diện phần mềm nhân sự online.

2.7 Tính bảo mật

Phần mềm nhân sự online: Không phải ai cũng có thể truy cập và sử dụng dữ liệu nhân sự mà chỉ khi được phân quyền. Dữ liệu được tự động định kỳ lưu trữ trên những thiết bị chuyên biệt chỉ phục vụ quá trình hoạt động của chức năng nhân sự. Luôn có phương án dự phòng nếu sự cố xảy ra từ nhà cung cấp.

Phần mềm nhân sự offline: Rủi ro mất dữ liệu khi gặp phải sự cố hoặc bị nhiễm virus, mã độc… (Trừ những doanh nghiệp lớn có phòng máy riêng và bộ phận chuyên biệt để quản lý dữ liệu nhân sự). Nhiều người có khả năng truy cập, còn có khả năng mất mát dữ liệu từ việc thiết bị bị hỏng.

2.8 Bảo hành

Phần mềm nhân sự online: Người dùng sẽ được hỗ trợ bảo hành trọn đời hoặc ít nhất là trong suốt quá trình sử dụng.

Phần mềm nhân sự offline: Đa số chỉ đáp ứng tốt ở giai đoạn cài đặt lúc đầu, sau đó quá trình bảo hành hầu như không được chú ý.

2.9 Thông tin tư vấn trước khi sử dụng

Phần mềm nhân sự online: Doanh nghiệp được hỗ trợ tư vấn để làm rõ các tính năng nhiều loại phần mềm nhân sự qua đó có thông tin so sánh ưu nhược điểm trước khi có lựa chọn phần mềm của nhà cung cấp.

Phần mềm nhân sự offline: Doanh nghiệp thường không được tư vấn bởi các phần mềm hầu như do người dùng tự cài đặt và vận hành.

2.10 Khả năng mở rộng phát triển

Phần mềm nhân sự online: Có thể dùng trên ở nhiều thiết bị: máy tính, ipad, điện thoại,… mà không bị gián đoạn khi chuyển thiết bị này sang thiết bị khác. Được update các phiên bản mới mà không cần phải thực hiện riêng từng người dùng hay từng thiết bị.

Phần mềm nhân sự offline: Việc cài đặt phụ thuộc vào sự tương thích cấu hình của máy tính, sẽ có thể gặp sự cố không thể cài đặt trên một máy tính. Hoạt động cập nhật phải thực hiện ở từng máy mà không thể đồng loạt như phần mềm online.

2.11 Khả năng phân quyền

Phần mềm nhân sự online: Tạo ra các tương tác hai chiều giữa quản lý và nhân viên, cho phép nhân viên điền thông tin vào các mẫu đơn, theo dõi các thông tin cá nhân, kế hoạch làm việc, lương thưởng và các thông tin của công ty hoàn toàn online, mọi lúc, mọi nơi.

Phần mềm nhân sự offline: Tạo ra các tương tác một chiều giữa quản lý đến nhân viên, phần mềm được cài đặt trên máy người dùng nào thì người dùng đó có toàn quyền với các dữ liệu có trong máy, các cá nhân khác không có các tương tác liên quan đến dữ liệu.

3. Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm nhân sự online hay offline?

Với những nội dung so sánh như trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm nhân sự dựa vào một số gợi ý sau:

3.1 Phần mềm nhân sự online

• Phù hợp quy mô doanh nghiệp vừa và lớn nhiều người dùng, nhiều chi nhánh, nhiều cơ sở.
• Cán bộ nhân viên sử dụng nhiều loại thiết bị khác nhau để giải quyết công việc như điện thoại, máy tính.
• Đội ngũ quản trị nhân sự mong muốn nắn bắt dữ liệu nhân sự ở mọi lúc, mọi nơi.
• Có thể đầu tư một mức chi phí ban đầu cao hơn phần mềm offline nhưng không tốn chi phí máy chủ, bảo mật,… 

3.2 Phần mềm nhân sự offline

• Phù hợp quy mô doanh nghiệp nhỏ từ 1-20 người dùng cố định làm việc tại cùng 1 địa điểm hoặc doanh nghiệp lớn có bộ phận công nghệ thông tin chuyên biệt tổ chức phòng máy, lưu trữ dữ liệu riêng.
• Đội ngũ quản trị nhân sự không có nhu cầu quản lý công việc từ xa hay xem các báo cáo công việc mọi lúc, mọi nơi khi đi công tác, nghỉ phép.
• Có thể đầu tư cho hệ thống máy chủ, các phần mềm bảo mật, diệt virus, ổ cứng.

>>> Tìm hiểu thêm: 15 phần mềm nhân sự online tốt nhất cho doanh nghiệp năm 2023

4. Tính năng vượt trội của phần mềm quản lý nhân sự online MISA AMIS HRM

Phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM đã và đang giải quyết bài toán nhân sự cho hơn 17.000 doanh nghiệp trên cả nước. Đây là ứng dụng quản lý nhân sự do MISA phát triển và được đánh giá là phần mềm HRM hàng đầu hiện nay.

Phần mềm quản lý nhân sự MISA AMIS HRM được tích hợp hàng loạt tính năng như: Tuyển dụng hiệu quả, Chấm công đơn giản, Tính lương dễ dàng, Quản lý thông tin nhân sự, Báo tăng báo giảm BHXH, Thuế TNCN… giúp bộ phận nhân sự có thể tăng năng suất làm việc, giảm sai sót và nhầm lẫn khi chấm công, làm lương, quản lý thông tin nhân sự, giải quyết chế độ đãi ngộ cho nhân sự nhanh chóng và chính xác. 

Phần mềm quản lý nhân sự MISA AMIS HRM đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ của phòng nhân sự từ cơ bản đến nâng cao, trên nhiều lĩnh vực khác nhau như: F&B, thương mại, dịch vụ, sản xuất, giáo dục, y tế, vận tải, công nghệ…

✔️ Tinh gọn bộ máy, tối ưu năng suất	Tự động khấu trừ khoản phí, triệt tiêu thao tác tính toán thủ công.
✔️ Quản lý tuyển dụng	Đăng tin tuyển dụng trên đa nền tảng; Tự động Scan CV; Lưu trữ hồ sơ ứng viên tiềm năng; Thi tuyển, phỏng vấn online.
✔️ Đa hình thức chấm công	Xử lý bảng công tự động; Chấm công khuôn mặt, GPS, Wi-fi, QR-Code, vân tay,…
✔️ Hệ thống báo cáo	+30 Mẫu báo cáo dành cho CEO, lãnh đạo; +20 Mẫu báo cáo Lương 3P có sẵn.
✔️ Đồng bộ với phần mềm MISA AMIS	Liên thông dữ liệu với MISA AMIS Kế toán và các phòng ban khác.
✔️ Ứng dụng đa nền tảng	Máy tính, ipad, thiết bị di động,… Cập nhật công việc mọi lúc, mọi nơi.
✔️ Lưu trữ dữ liệu lớn	Hệ thống lưu trữ trên Cloud với trung tâm dữ liệu đạt chuẩn Tier 3.
✔️ Cam kết bảo mật	Bảo mật thông tin đạt chuẩn ISO 27001, ISO 27017.

>> Để xem chi tiết các tính năng về phần mềm. Mời bạn tham khảo Review thực tế phần mềm MISA AMIS HRM

Nhờ nhiều tính năng vượt trội, phần mềm nhân sự MISA AMIS HRM được nhiều doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam tin dùng. Trong đó phải kể đến Tập đoàn Thái Sơn, Xuân Cương, IVY moda,... Ngoài ra mỗi năm, MISA AMIS HRM vinh hạnh đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp với quy mô nhân sự khác nhau trên con đường chuyển đổi số.

Trên đây là các chia sẻ của MISA AMIS HRM cho các bạn đọc, các chủ doanh nghiệp, bộ phận Nhân sự nắm bắt được các ưu, nhược điểm nổi bật khác nhau giữa phần mềm nhân sự online và phần mềm nhân sự offline. Việc lựa chọn và sử dụng phần mềm nào tuỳ thuộc vào đánh giá cũng như các tiêu chí quan trọng đối với công ty bạn. Hy vọng doanh nghiệp sẽ có lựa chọn đúng đắn để phát triển nguồn nhân lực bền vững.