Quy trình giao kết hợp đồng điện tử với 3 bước CHUẨN pháp luật

Giao kết hợp đồng điện tử được xem là hình thức hợp đồng mới thay thế cho hợp đồng truyền thống. Vậy quy trình giao kết hợp đồng điện tử sẽ diễn ra như thế nào? Tham khảo ngay bài viết sau đây để biết chi tiết.

1. Giao kết hợp đồng điện tử là gì?

Điều 35, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về giao kết hợp đồng điện tử như sau:

“1. Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử

2. Đề nghị giao kết và chấp nhận giao kết hợp đồng điện tử được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.”

Theo đó, giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng các thông điệp dữ liệu được thể hiện bằng hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, điện báo, điện tín, thư điện tử, chứng từ điện tử,… hoặc các hình thức điện tử khác nhằm thực hiện một phần hay toàn bộ giao dịch trong việc giao kết hợp đồng.

>> Xem thêm: Hợp đồng điện tử là gì? Khái niệm, đặc điểm và lợi ích

2. 6 quy định cần nắm rõ trước khi giao kết hợp đồng điện tử

Trước khi thực hiện quy trình giao kết hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định sau đây.

2.1. Về chủ thể giao kết hợp đồng

Có ít nhất 3 chủ thể tham gia vào việc giao kết hợp đồng điện tử:

• Chủ thể 1: Bên đề nghị giao kết hợp đồng;
• Chủ thể 2: Bên được đề nghị giao kết hợp đồng;
• Chủ thể 3: Nhà cung cấp dịch vụ mạng và cơ quan chứng thực chữ ký điện tử;

Điều 395, điều 396, Bộ Luật Dân sự 2015 quy định chủ thể 1 và 2 phải đảm bảo đầy đủ năng lực hành vi dân sự và năng lực pháp luật dân sự khi thực hiện giao kết hợp đồng.

Chủ thể 3 phải tuân thủ quy định của pháp luật, không trực tiếp tham gia vào quá trình giao kết hợp đồng mà có nghĩa vụ hỗ trợ đảm bảo hiệu quả và giá trị pháp lý hợp đồng điện tử cho các bên tham gia giao kết.

Do vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn bên thứ 3 uy tín để đảm bảo an toàn trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.

2.2. Về hình thức giao kết

Các bên có quyền thỏa thuận về việc sử dụng phương tiện điện tử đáp ứng các quy định của pháp luật trong việc thực hiện giao kết hợp đồng. Các phương tiện đó có thể là: máy tính, laptop, máy tính bảng, điện thoại,… hoạt động trên công nghệ điện, điện tử, truyền dẫn không dây, kỹ thuật số hoặc công nghệ tương tự khác.

Ngoài ra, hợp đồng điện tử phải có xác nhận của các bên bằng chữ ký điện tử được thể hiện dưới dạng dữ liệu nhằm xác minh danh tính người ký.

2.3. Về thời điểm và địa điểm gửi thông điệp dữ liệu

• Thời điểm gửi: Thời điểm thông điệp dữ liệu được ghi nhận vào hệ thống thông tin dưới sự kiểm soát của người khởi tạo.
• Địa điểm gửi: Có thể tại trụ sở làm việc hoặc nơi cư trú của bên khởi tạo. Nếu doanh nghiệp có nhiều địa chỉ thì nơi gửi dữ liệu có mối liên hệ chặt chẽ với giao dịch.

2.4. Về thời điểm và địa điểm nhận thông điệp dữ liệu

• Thời điểm nhận: Thời điểm thông điệp dữ liệu được ghi nhận vào hệ thống đã được định sẵn. Trường hợp không có hệ thống thông tin được chỉ định sẵn, thông điệp dữ liệu được nhập vào bất kỳ hệ thống thông tin nào của người nhận.
• Địa điểm nhận: Trụ sở làm việc hoặc nơi cư trú của người nhận. Nếu bên nhận thông tin có nhiều địa chỉ thì địa điểm nhận thông điệp là nơi có mối liên hệ chặt chẽ nhất với giao dịch.

2.5. Về chữ ký số sử dụng trong hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử phải có chữ ký số của các bên nhằm khẳng định sự đồng ý về các điều khoản, nội dung trong hợp đồng. Để sử dụng chữ ký điện tử, các bên giao kết hợp đồng điện tử phải sử dụng nền tảng hoặc thiết bị chuyên dụng do đơn vị cung cấp chứng thực chữ ký điện tử cung cấp. Chữ ký điện tử phải trong thời hạn sử dụng và đã được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền.

2.6. Về nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử

Khi tham gia giao kết hợp đồng điện tử, các bên cần đáp ứng các nguyên tắc:

• Tự do, tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng về phương tiện điện tử, yêu cầu kỹ thuật, các điều kiện đảm bảo bảo mật thông tin trong giao kết hợp đồng;…
• Tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023, quy định của pháp luật, đạo đức xã hội;
• Các bên tham gia giao kết hợp đồng bình đẳng với nhau trong quyền, nghĩa vụ thực hiện các điều khoản trong hợp đồng,… theo thỏa thuận khác của các bên và quy định của pháp luật;

Các nguyên tắc trong giao kết hợp đồng điện tử mang lại hiệu quả, an toàn, hạn chế sai sót và rủi ro trong việc đảm bảo thực hiện quy trình giao kết hợp đồng điện tử cho các bên.

3. Quy trình 3 bước giao kết hợp đồng điện tử mới nhất

MISA xin gửi tới quý khách hàng quy trình giao kết hợp đồng điện tử mới nhất, chuẩn pháp luật gồm 3 bước như sau:

Bước 1: Thiết lập đề nghị giao kết hợp đồng điện tử

Để tạo cơ sở cho việc giao kết hợp đồng điện tử bên có nhu cầu phải đề nghị giao kết hợp đồng và bày tỏ mong muốn hợp tác với đối tác. Khi đó, bên đề nghị giao kết hợp đồng cần tiến hành các việc:

• Đăng nhập hệ thống hợp đồng điện tử: Doanh nghiệp đăng nhập hệ thống phần mềm điện tử đã được cài đặt trên thiết bị điện tử như máy tính, laptop, máy tính bảng, điện thoại thông minh,…
• Tạo lập hợp đồng: Bên đề nghị giao kết hợp đồng cần cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, dịch vụ, giá thành, hình thức thanh toán,… và xây dựng hệ thống điều khoản, quyền và nghĩa vụ của các bên,… dựa trên thỏa thuận của các bên.
• Tạo lập luồng ký: Bên đề nghị giao kết cần tạo lập luồng ký: xác định yêu cầu ký, vị trí ký, thứ tự ký, chủ thể ký trên hợp đồng điện tử để xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng điện tử.
• Thực hiện ký số: Bên đề nghị giao kết hợp đồng phải ký số các vị trí tương ứng của mình nhằm xác minh và bảo mật các nội dung trong hợp đồng.
• Gửi hợp đồng điện tử cho bên được đề nghị: Sau khi hoàn tất các công việc cần thiết để khởi tạo hợp đồng điện tử, bên đề nghị giao kết gửi hợp đồng đó tới đối tác để bên được đề nghị giao kết hợp đồng kiểm tra các thông tin trong hợp đồng điện tử so với các thỏa thuận trước đó.

MISA AMIS WESIGN – GIẢI PHÁP KÝ TÀI LIỆU SỐ TIỆN LỢI, NHANH CHÓNG Ở BẤT KỲ ĐÂU

Bước 2: Xác nhận nội dung và phản hồi đề nghị giao kết

Khi nhận hợp đồng điện tử được gửi bởi bên đề nghị giao kết hợp đồng, bên được đề nghị giao kết sẽ nhận được Email tự động về việc xác nhận đã nhận hợp đồng điện tử. Việc bên được đề nghị giao kết cần làm là truy cập trực tiếp vào link hợp đồng điện tử để kiểm tra các điều khoản, trong hợp đồng. Lúc này, sẽ có 02 trường hợp xảy ra:

• Trường hợp 1: Bên được đề nghị giao kết đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng tiến hành xác nhận việc giao kết hợp đồng bằng cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số.
• Trường hợp 2: Bên được đề nghị giao kết hợp đồng không đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng thì không thực hiện ký số mà gửi đề nghị chỉnh sửa hợp đồng.

Mọi chỉnh sửa vào hợp đồng điện tử sẽ được ghi nhận và thông báo đến các bên bằng hệ thống điện tử, đảm bảo các bên luôn kiểm soát được các nội dung trong hợp đồng điện tử đã được sửa đổi như thế nào so với bản cũ.

Bước 3: Hoàn tất giao kết và thực hiện hợp đồng

Sau khi thống nhất tất cả các nội dung trong hợp đồng điện tử, bên được đề nghị giao kết tiến hành xác nhận hợp đồng bằng cách ký số. Lúc này, hệ thống sẽ thông báo hợp đồng điện tử được thiết lập thành công, hoàn tất việc ký kết hợp đồng tới các bên tham gia. Hợp đồng điện tử sẽ được mã hóa thông tin và lưu trữ trên hệ thống điện tử, tránh thất lạc hợp đồng và giúp bảo mật thông tin trong hợp đồng điện tử.

Hợp đồng điện tử được giao kết thành công đồng nghĩa với việc các điều khoản trong hợp đồng bắt đầu có hiệu lực, trừ khi có thỏa thuận khác của các bên. Việc của các bên tham gia giao kết hợp đồng điện tử là thực hiện các điều khoản, nghĩa vụ của mình theo thỏa thuận trong hợp đồng và quy định của pháp luật.

4. Một số lưu ý khi giao kết hợp đồng điện tử

• Nắm rõ các trường hợp được và không được giao kết bằng hợp đồng điện tử: Để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần nắm rõ những lĩnh vực được giao kết bằng hợp đồng điện tử
• Thời hạn trả lời đề nghị giao kết hợp đồng: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng trong thời hạn đã thỏa thuận của hai bên hoặc quy định của pháp luật. Nếu hết thời hạn trả lời mà bên được đề nghị giao kết không phản hồi, hoặc phản hồi quá thời hạn thì hợp đồng đó không còn giá trị giao kết.
• Đọc kỹ nội dung hợp đồng: Trước khi ký kết hợp đồng điện tử, các bên cũng cần đọc kỹ, hiểu rõ các điều khoản trong hợp đồng để tránh tình trạng tranh chấp sau này.
• Đảm bảo tính pháp lý: Hợp đồng điện tử chỉ được coi là hợp pháp khi có chứng thực bằng chữ ký điện tử của các bên. Do đó bạn cần kiểm tra chứng thư số hợp lệ hay không để đảm bảo hợp đồng đó được pháp luật bảo vệ
• Đảm bảo tính bảo mật: Các bên có trách nhiệm lưu trữ, bảo mật hợp đồng điện tử, tránh rủi ro bị đánh cắp thông tin.

MISA vừa mang đến cho quý khách hàng quy trình giao kết hợp đồng điện tử chuẩn theo quy định pháp luật chỉ với 3 bước và các vấn đề cần lưu ý khác. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích được cho quý khách hàng trong việc giao kết hợp đồng điện tử. Quý khách có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử hoặc để lại thông tin liên hệ để được đội ngũ MISA hỗ trợ sớm nhất.