Quy trình giao kết hợp đồng điện tử với 3 bước CHUẨN pháp luật

Giao kết hợp đồng điện tử được xem là hình thức hợp đồng mới thay thế cho hợp đồng truyền thống. Vậy quy trình giao kết hợp đồng điện tử sẽ diễn ra như thế nào? Tham khảo ngay bài viết sau đây để biết chi tiết.

Căn cứ pháp lý

1. Quy trình 3 bước giao kết hợp đồng điện tử mới nhất

MISA xin gửi tới quý khách hàng quy trình giao kết hợp đồng điện tử mới nhất, chuẩn pháp luật gồm 3 bước như sau:

Bước 1: Thiết lập đề nghị giao kết hợp đồng điện tử

Để tạo cơ sở cho việc giao kết hợp đồng điện tử bên có nhu cầu phải đề nghị ký hợp đồng điện tử và bày tỏ mong muốn hợp tác với đối tác. Khi đó, bên đề nghị giao kết hợp đồng cần tiến hành các việc:

• Đăng nhập hệ thống hợp đồng điện tử: Doanh nghiệp đăng nhập hệ thống phần mềm điện tử đã được cài đặt trên thiết bị điện tử như máy tính, laptop, máy tính bảng, điện thoại thông minh,…
• Tạo lập hợp đồng: Bên đề nghị giao kết hợp đồng cần cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, dịch vụ, giá thành, hình thức thanh toán,… và xây dựng hệ thống điều khoản, quyền và nghĩa vụ của các bên,… dựa trên thỏa thuận của các bên.
• Tạo lập luồng ký: Bên đề nghị giao kết cần tạo lập luồng ký: xác định yêu cầu ký, vị trí ký, thứ tự ký, chủ thể ký trên hợp đồng điện tử để xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng điện tử.
• Thực hiện ký số: Bên đề nghị giao kết hợp đồng phải ký số các vị trí tương ứng của mình nhằm xác minh và bảo mật các nội dung trong hợp đồng.
• Gửi hợp đồng điện tử cho bên được đề nghị: Sau khi hoàn tất các công việc cần thiết để khởi tạo hợp đồng điện tử, bên đề nghị giao kết gửi hợp đồng đó tới đối tác để bên được đề nghị giao kết hợp đồng kiểm tra các thông tin trong hợp đồng điện tử so với các thỏa thuận trước đó.

MISA AMIS WESIGN – GIẢI PHÁP KÝ TÀI LIỆU SỐ TIỆN LỢI, NHANH CHÓNG Ở BẤT KỲ ĐÂU

Bước 2: Xác nhận nội dung và phản hồi đề nghị giao kết

Khi nhận hợp đồng điện tử được gửi bởi bên đề nghị giao kết hợp đồng, bên được đề nghị giao kết sẽ nhận được Email tự động về việc xác nhận đã nhận hợp đồng điện tử. Việc bên được đề nghị giao kết cần làm là truy cập trực tiếp vào link hợp đồng điện tử để kiểm tra các điều khoản, trong hợp đồng. Lúc này, sẽ có 02 trường hợp xảy ra:

• Trường hợp 1: Bên được đề nghị giao kết đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng tiến hành xác nhận việc giao kết hợp đồng bằng cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số.
• Trường hợp 2: Bên được đề nghị giao kết hợp đồng không đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng thì không thực hiện ký số mà gửi đề nghị chỉnh sửa hợp đồng.

Mọi chỉnh sửa vào hợp đồng điện tử sẽ được ghi nhận và thông báo đến các bên bằng hệ thống điện tử, đảm bảo các bên luôn kiểm soát được các nội dung trong hợp đồng điện tử đã được sửa đổi như thế nào so với bản cũ.

Bước 3: Hoàn tất giao kết và thực hiện hợp đồng

Sau khi thống nhất tất cả các nội dung trong hợp đồng điện tử, bên được đề nghị giao kết tiến hành xác nhận hợp đồng bằng cách ký số. Lúc này, hệ thống sẽ thông báo hợp đồng điện tử được thiết lập thành công, hoàn tất việc ký kết hợp đồng tới các bên tham gia. Hợp đồng điện tử sẽ được mã hóa thông tin và lưu trữ trên hệ thống điện tử, tránh thất lạc hợp đồng và giúp bảo mật thông tin trong hợp đồng điện tử.

Hợp đồng điện tử được giao kết thành công đồng nghĩa với việc các điều khoản trong hợp đồng bắt đầu có hiệu lực, trừ khi có thỏa thuận khác của các bên. Việc của các bên tham gia giao kết hợp đồng điện tử là thực hiện các điều khoản, nghĩa vụ của mình theo thỏa thuận trong hợp đồng và quy định của pháp luật.

2. So sánh quy trình ký hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy

Một vài so sánh giữ quy trình ký hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy dưới đây giúp bạn hiểu rõ hơn cũng như dễ dàng quyết định lựa chọn loại hình hợp đồng phù hợp nhất.

3. Một số lưu ý khi giao kết hợp đồng điện tử

Một số lưu ý quan trọng khi giao kết hợp đồng điện tử:

• Nắm rõ các trường hợp được và không được giao kết bằng hợp đồng điện tử: Để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần nắm rõ những lĩnh vực được giao kết bằng hợp đồng điện tử
• Thời hạn trả lời đề nghị giao kết hợp đồng: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng trong thời hạn đã thỏa thuận của hai bên hoặc quy định của pháp luật. Nếu hết thời hạn trả lời mà bên được đề nghị giao kết không phản hồi, hoặc phản hồi quá thời hạn thì hợp đồng đó không còn giá trị giao kết.
• Đọc kỹ nội dung hợp đồng: Trước khi ký kết hợp đồng điện tử, các bên cũng cần đọc kỹ, hiểu rõ các điều khoản trong hợp đồng để tránh tình trạng tranh chấp sau này.
• Đảm bảo tính pháp lý: Hợp đồng điện tử chỉ được coi là hợp pháp khi có chứng thực bằng chữ ký điện tử của các bên. Do đó bạn cần kiểm tra chứng thư số hợp lệ hay không để đảm bảo hợp đồng đó được pháp luật bảo vệ
• Đảm bảo tính bảo mật: Các bên có trách nhiệm lưu trữ, bảo mật hợp đồng điện tử, tránh rủi ro bị đánh cắp thông tin.

MISA vừa mang đến cho quý khách hàng quy trình giao kết hợp đồng điện tử chuẩn theo quy định pháp luật chỉ với 3 bước và các vấn đề cần lưu ý khác. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích được cho quý khách hàng trong việc giao kết hợp đồng điện tử. Quý khách có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử hoặc để lại thông tin liên hệ để được đội ngũ MISA hỗ trợ sớm nhất.