5 ưu điểm và 3 nhược điểm của hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử là giải pháp hiện đại và tiện lợi được các doanh nghiệp ưu tiên sử dụng trong việc giao kết hợp đồng. Nhưng, hợp đồng điện tử có hoàn toàn ưu việt hay vẫn có những lỗ hổng cần khắc phục? Hãy cùng MISA tìm hiểu về các ưu và nhược điểm của hợp đồng điện tử qua bài viết dưới đây.

I. 5 ưu điểm của hợp đồng điện tử

Có rất nhiều ưu điểm nổi bật so với hợp đồng truyền thống trước đây nên các doanh nghiệp luôn ưu tiên sử dụng hợp đồng điện tử để tối ưu nhất trong quá trình làm việc, mang lại nhiều lợi ích và phát triển. Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp kết nối được tới nhiều đối tác hơn, không chịu giới hạn về mặt địa lý bởi các ưu điểm dưới đây:

1. Tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí

Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu được rất nhiều thời gian, công sức và chi phí cho các khoản. Bởi khi giao kết hợp đồng, các bên tham gia có thể ký kết hợp đồng ở bất cứ đâu thay vì phải mất thời gian, công sức và chi phí di chuyển, in ấn,… đến địa điểm giao dịch và ký tươi trên hợp đồng giấy. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được chi phí cho việc thuê/mua cơ sở vật chất để lưu trữ, quản lý tài liệu, hợp đồng vì hợp đồng điện tử được lưu trữ hoàn toàn trên không gian mạng Internet.

2. Dễ dàng ký kết hợp đồng từ xa

Với đặc điểm phi biên giới, hợp đồng điện tử giúp các doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng từ xa. Chỉ cần có các thiết bị điện tử như: điện thoại thông minh, laptop, máy tính bảng,… có kết nối Internet, doanh nghiệp và đối tác của mình có thể khởi tạo, đàm phán, xác lập, ký kết hợp đồng ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào phù hợp nhất để việc giao kết hợp đồng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi mang lại giá trị cao cho doanh nghiệp của mình. Điều này có thể được xem là tính năng nổi trội của hợp đồng điện tử giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình làm việc và phát triển.

>> Tìm hiểu thêm về: 7 Lợi ích của hợp đồng điện tử đối với các doanh nghiệp

3. Tối ưu hiệu suất kinh doanh

Dễ dàng ước tính được mỗi hợp đồng bảo hiểm sẽ mất một khoản chi phí không nhỏ cho việc in ấn, vận chuyển, chưa kể đến thời gian và chi phí cho nhân sự di chuyển, lưu trú ở địa điểm tiến hành ký kết hợp đồng. Nếu một ngày doanh nghiệp ký được một hợp đồng thì chi phí cho việc ký kết hợp đồng của doanh nghiệp trong một năm sẽ là khoản tiền rất lớn. Hợp đồng điện tử là một giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề này cho doanh nghiệp. Sử dụng hợp đồng điện tử sẽ giảm thiểu đáng kể chi phí in ấn, đi lại, lưu trú,… giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh cho doanh nghiệp.

4. Dễ dàng lưu trữ, quản lý và tìm kiếm

Hợp đồng điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện tử bảo mật của doanh nghiệp. Điều này giúp việc lưu trữ, quản lý, tìm kiếm lại những tài liệu, giấy tờ, các thông tin trong hợp đồng điện tử trở nên dễ dàng, khoa học và hiệu quả hơn. Tính năng này cũng giúp doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa việc thất lạc tài liệu, hợp đồng hoặc rủi ro mối mọt, ẩm mốc, hỏa hoạn,… làm hư hỏng tài liệu, hợp đồng.

5. Đảm bảo tính minh bạch cao

Việc lưu trữ hợp đồng điện tử trên hệ thống điện tử của doanh nghiệp giúp việc bảo mật thông tin trong hợp đồng đạt hiệu quả cao hơn, hạn chế tuyệt đối rủi ro bị lộ thông tin nhờ tính phân cấp, phân quyền truy cập. 

Hợp đồng điện tử giúp việc xác minh thông tin bởi các cơ quan chức năng có thẩm quyền diễn ra hiệu quả và nhanh chóng hơn. Nhờ đó, tính minh bạch của hợp đồng điện tử được đảm bảo, hạn chế tuyệt đối chứng từ giả, chứng từ khống.

6. Thực hiện đơn giản và tiện lợi

Hợp đồng điện tử giúp các doanh nghiệp tối ưu được quy trình làm việc giúp việc thực hiện ký kết hợp đồng trở nên đơn giản và tiện lợi hơn. Quý khách hàng không cần bỏ ra nhiều giờ đồng hồ để di chuyển đến địa điểm thực hiện ký kết hợp đồng, chờ phê duyệt, ký kết, rồi scan, ký tươi, đóng dấu,… mà có thể thực hiện toàn bộ quy trình đó trên thiết bị điện tử có kết nối Internet.

>> Tham khảo: TOP 12 nhà cung cấp nào cung cấp phần mềm hợp đồng điện tử tốt nhất

II. 3 nhược điểm của hợp đồng điện tử

Bên cạnh những ưu điểm ở trên, hợp đồng điện tử cũng có những yếu điểm nhất định. Song, nếu nhược điểm của hợp đồng điện tử không phải là trở ngại trong công việc kinh doanh của mình thì quý khách hàng vẫn nên cân nhắc về việc sử dụng hợp đồng điện tử. MISA AMIS xin chỉ ra 3 nhược điểm hiện nay của hợp đồng điện tử đển bạn xem xét, đánh giá một cách khách quan và hiệu quả nhất: 

1.  Rủi ro pháp lý

Giao kết dễ dàng qua Internet vừa là ưu điểm nhưng cũng là nhược điểm của hợp đồng điện tử bởi những rủi ro pháp lý. Lý do là bởi người dùng có thể ký kết ở bất kỳ địa điểm nào, không giới hạn địa lý nên việc xác định địa điểm giao kết hợp đồng là rất khó khăn. Vì thế, để giảm thiểu tối đa rủi ro về mặt pháp lý với hợp đồng bảo hiểm, các bên tham gia bảo hiểm cần thỏa thuận, trao đổi rõ về vấn đề này. Trong trường hợp các bên phát sinh tranh chấp thì việc giải quyết mọi vấn đề phải được thực hiện bởi cơ quan tài phán hoặc bởi cơ chế xử lý được mọi thỏa thuận từ trước đó.

Ngoài ra, khi phát sinh tranh chấp, hợp đồng điện tử cũng rất bất tiện và gây khó khăn khi không chứng minh được bản gốc và chữ ký gốc. Khi ấy, cần phải có sự chứng nhận, xác minh chữ ký điện tử và các điều khoản có hiệu lực trong hợp đồng đã được xác định chi tiết từ bên thứ ba.

Xem thêm: [Giải đáp] Hợp đồng điện tử có tính pháp lý không?

2. Có rủi ro bị mất hoặc lộ dữ liệu

Dù các bên cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử luôn cố gắng đảm bảo các thông tin trong hợp đồng của đối tác được mã hóa để bảo mật và việc bị đánh cắp thông tin là điều không ai mong muốn nhưng rủi ro bị mất hoặc lộ dữ liệu là điều khó có thể tránh khỏi hoàn toàn. Các hacker mạng luôn sẵn sàng tấn công hoặc lợi dụng việc hệ thống lưu trữ của công ty cung cấp giải pháp bị lỗi để xâm nhập, đánh cắp thông tin.  

3. Phạm vi áp dụng hạn chế

Hợp đồng điện tử có thể giao kết nhanh chóng, thuận tiện nhưng không phải bất kỳ loại hợp đồng nào cũng có thể sử dụng hợp đồng điện tử. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, MISA AMIS xin lưu ý với quý khách hàng những loại hợp đồng không được phép sử dụng hợp đồng điện tử như sau:

• Hợp đồng bất động sản: Quyền sử dụng đất, các giấy tờ liên quan đến đất và tài sản gắn liền với đất,…
• Hợp đồng dân sự: Thừa kế, quyền thừa kế,…
• Các loại giấy tờ khác: Khai sinh, khai tử, kết hôn, ly hôn,…

Mặc dù vẫn còn một vài hạn chế nhất định nhưng không thể phủ nhận rằng hợp đồng điện tử đã mang lại những hiệu quả không ngờ cho doanh nghiệp sử dụng. MISA AMIS tin tưởng với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ như hiện nay và sau này, những nhược điểm này của hợp đồng điện tử sẽ sớm được khắc phục và mang lại trải nghiệm hài lòng cho quý khách hàng. 

Để giải quyết các vấn đề còn hạn chế của hợp đồng truyền thống tại doanh nghiệp của mình được sớm nhất, quý khách hàng hãy lựa chọn sử dụng hợp đồng điện tử để mang lại nhiều lợi ích, tối ưu hơn về mọi mặt cho doanh nghiệp của mình.

III. Lưu ý khi thực hiện giao kết bằng hợp đồng điện tử

Quý khách hàng cần đặc biệt lưu ý những vấn đề sau khi thực giao kết hợp đồng điện tử để mang lại những giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp của mình:

1. Nắm rõ luật

Hiện nay, hợp đồng điện tử khi sử dụng ở Việt Nam phải chịu quy định pháp lý theo pháp luật Nhà nước Việt Nam về:

• Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử; 
• Các trường hợp được phép sử dụng hợp đồng điện tử;
• Giải quyết tranh chấp liên quan đến hợp đồng điện tử;…

Do đó, quý khách hàng cần nắm rõ những quy định của pháp luật về hợp đồng điện tử cho các lĩnh vực làm việc của doanh nghiệp của mình để tránh rủi ro sai phạm đáng tiếc.

2. Đào tạo nguồn lực

Bên cạnh việc hỗ trợ nhiệt tình của các công ty cung cấp phần mềm hợp đồng điện tử, các doanh nghiệp cũng cần chu trọng trong việc đào tạo nguồn lực cho doanh nghiệp của mình. Điều này giúp việc giao kết hợp đồng điện tử được thực hiện thuận lợi ngay từ khâu khởi tạo, đàm phán đến ký kết, lưu trữ và quản lý tài liệu, hợp đồng sau này. 

4. Lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử

Đây chắc chắn là điều đặc biệt quan trọng trong việc sử dụng hợp đồng điện tử. Các doanh nghiệp hãy cân nhắc thật kỹ, là người dùng thông thái trong việc lựa chọn công ty cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử để tránh các rủi ro về bảo mật thông tin, rủi ro về kỹ thuật,..

Trên đây là những phân tích về ưu, nhược điểm rất khách quan về hợp đồng điện tử mà MISA AMIS mang đến cho quý khách hàng và doanh nghiệp. Với sự phát triển và nhu cầu người dùng như hiện nay, hợp đồng điện tử sẽ sớm khắc phục được những hạn chế và phát huy được hết khả năng, mang lại những lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp. Để trải nghiệm những tính năng này, quý khách hàng hãy nhanh chóng để lại thông tin ở dưới đây để được đội ngũ MISA AMIS – đơn vị tiên phong cung cấp chữ ký số và quản trị doanh nghiệp hợp nhất hỗ trợ sớm nhất.