Kế hoạch sản xuất là gì? Tại sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch sản xuất

Khi thị trường cung cấp quá nhiều sản phẩm, dịch vụ và chúng đang ngày càng mở rộng & đa dạng, ngành sản xuất đang dần trở nên cạnh tranh hơn rất nhiều. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp cần lập ra kế hoạch sản xuất thật cụ thể và kỹ lưỡng hơn từ yêu cầu nguyên vật liệu, quản lý chuỗi cung ứng đến kiểm soát hàng tồn kho. 

I. Kế hoạch sản xuất là gì?

Kế hoạch sản xuất được cho là quá trình tổng hợp mọi ý tưởng, tạo lập hay xây dựng một kế hoạch hoàn chỉnh nhất dành cho một dự án sản xuất của doanh nghiệp bất kỳ. Từ kế hoạch  này, doanh nghiệp sẽ biết đến cụ thể hơn về quy trình sản xuất sản phẩm được diễn ra như thế nào từ khâu cung ứng đầu vào cho đến khâu dịch vụ khách hàng cuối cùng.

II. Tại sao doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch sản xuất  

Có một kế hoạch chi tiết sản xuất đầy đủ và chi tiết sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của công ty:

• Giúp các công ty ngày càng tiến lên và giữ cho các hoạt động sản xuất luôn được diễn ra một cách suôn sẻ.
• Giảm thiểu mọi chi phí bằng cách xác định đầu vào cũng như đầu ra cụ thể.
• Giúp các công ty có thể tối đa hóa năng suất sản xuất bằng cách sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực.
• Giúp các công ty có thể giảm thiểu tình trạng lãng phí trong sản xuất bằng cách hoạch định nên những hướng sản xuất cụ thể cũng như các kế hoạch sử dụng tài nguyên.

>> Tìm hiểu thêm: Quản lý sản xuất là gì? Các phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả

III. 5 phương pháp để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tối ưu nhất cho doanh nghiệp hiện nay

Phương pháp 1: Phương pháp công việc 

Phương pháp công việc thông thường sẽ được sử dụng khi sản xuất ra một sản phẩm duy nhất, trong đó có một kế hoạch sản xuất duy nhất sẽ được tạo ra. Phương pháp này thường được dành cho các cơ sở sản xuất có quy mô nhỏ hơn, nhưng nó cũng có thể được áp dụng dành cho các cơ sở sản xuất có quy mô lớn hơn. Phương pháp công việc đặc biệt vô cùng thuận lợi khi một sản phẩm hay dịch vụ yêu cầu các tùy chỉnh cụ thể.

Phương pháp 2: Phương pháp sản xuất hàng khối

Sản xuất hàng khối thường sẽ bao gồm việc sản xuất hàng hóa theo nhóm, thay vì sản xuất theo tình trạng riêng lẻ hoặc sản xuất liên tục. Phương pháp này thật sự rất hữu ích khi sản xuất sản phẩm trên quy mô lớn.

Phương pháp 3: Phương pháp dòng chảy

Phương pháp dòng chảy chính là một mô hình sản xuất được dựa trên nhu cầu nhằm giảm thiểu thời gian tiến hành sản xuất bằng cách tăng tốc các dây chuyền sản xuất.

Quá trình sản xuất thường sẽ được bắt đầu dựa trên các đơn đặt hàng công việc và một khi đã bắt đầu thì sẽ không dừng lại cho đến khi tất cả mọi thành phẩm đã được sản xuất. Đây được gọi là sản xuất theo kiểu liên tục và nó đạt được bằng cách sử dụng máy móc và ít có sự can thiệp để giảm thiểu thời gian phải đợi chờ.

Phương pháp 4: Phương pháp quy trình

Phương pháp quy trình gần tương tự với những gì hầu hết mọi người hình dung khi nghĩ về sản xuất – một dây chuyền lắp ráp. Với phương pháp quy trình này, nhìn chung sẽ có rất nhiều loại máy móc với nhiệm vụ khác nhau hoàn thành các công việc riêng biệt để ghép thành hàng lại với nhau.

Phương pháp 5: Phương pháp sản xuất hàng loạt

Phương pháp sản xuất hàng loạt này thường sẽ chủ yếu tập trung vào việc tạo ra một dòng sản phẩm giống hệt nhau một cách liên tục. Phương pháp này tương tự như phương pháp dòng chảy, nhưng chúng sẽ ở quy mô lớn hơn nhiều, nhằm cắt giảm chi phí sản xuất. Khi tính đồng nhất rất quan trọng, doanh nghiệp cần phải sử dụng “quy trình tiêu chuẩn hóa” này để đảm bảo tất cả các sản phẩm đều giống nhau.

IV. Quy trình cụ thể cho việc lập kế hoạch sản xuất chi tiết nhất 

1. Dự báo các nhu cầu về sản phẩm

Hoạch định nhu cầu sản phẩm chính là cách tốt nhất để quyết định ra phương pháp lập kế hoạch sản xuất nào chính là lựa chọn tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp của bạn. Từ đây bạn có thể dễ dàng ước lượng được những tài nguyên nào được cho là cần thiết và cách sử dụng chúng hiệu quả nhất.

2. Lập kế hoạch quản lý dành cho các mặt hàng tồn kho

Bạn cần phải lập kế hoạch quản lý hàng tồn kho để tránh trường hợp không rơi vào tình trạng thiếu hụt, lãng phí hoặc dự trữ quá nhiều sản phẩm. Trong bước này, cần tập trung kỹ vào các kỹ thuật quản lý cũng như kiểm soát hàng tồn kho mà bạn có thể sử dụng để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất có thể.

3. Lên hoạch định nguồn nhân lực

Để cho kế hoạch sản xuất luôn được thành công đòi hỏi bạn cần phải nắm rõ từng chi tiết hoạch định nguồn nhân lực trong quá trình sản xuất một cách chính xác nhất. Tính đến số lượng nhân lực tối thiểu cũng như các yêu cầu về nguyên liệu thô cần thiết nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc thực hiện một dịch vụ bất kỳ. Bạn cũng phải xem xét những loại máy móc và hệ thống nào được cho là cần thiết để thực hiện kế hoạch của bạn.

4. Giám sát sản xuất

Khi tiến trình sản xuất, cần phải theo dõi và so sánh kết quả với lịch trình sản xuất và dự kiến ​​nguồn lực. Đây chính là việc cần thực hiện nghiêm túc, liên tục và cần được ghi chép lại trong quá trình sản xuất.

5. Điều chỉnh để đạt được hiệu quả trong tương lai

Bước cuối cùng đó chính là phản ánh thông tin bạn nhận được trong bước bốn và lập ra chiến lược cho những gì bạn có thể làm để kế hoạch luôn được diễn ra một cách suôn sẻ trong tương lai. Việc lập kế hoạch sản xuất không chỉ đơn giản là chỉ việc lập ra việc làm có hiệu quả mà còn là quá trình rút kinh nghiệm cho những lần sau.

>> Đọc ngay: 6 bước hoàn thiện quy trình sản xuất và mẫu quy trình theo ngành nghề 

V. Mẫu lập kế hoạch sản xuất mới nhất năm 2024

TẢI ĐẦY ĐỦ 5 MẪU KẾ HOẠCH SẢN XUẤT CHO NĂM 2024 TẠI ĐÂY

VI. Những sai lầm được cho phổ biến thường gặp khi lập kế hoạch sản xuất

Dưới đây là một số sai lầm phổ biến nhất thường hay mắc phải trong quá trình lập kế hoạch sản xuất. Bạn cần phải chú ý đến để tránh trường hợp mắc phải sai lầm hoặc rút kinh nghiệm cho bản thân và doanh nghiệp.

1. Lập kế hoạch tài chính không có tính chuẩn xác

Khi đầu tư vào bất kỳ một lĩnh vực nào, nhà đầu tư luôn cần phải nắm rõ việc đang đầu tư vào cần bao nhiêu tiền cho khoản đầu tư này, doanh nghiệp sử dụng tiền để thực hiện việc gì nhằm tạo ra lợi nhuận. Tuy nhiên, vẫn có nhiều kế hoạch không thể làm rõ kế hoạch tài chính ngay từ đầy và không được đánh giá cao.

Để kế hoạch sản xuất có thể dễ dàng thuyết phục được khách hàng, nhà đầu tư thì cần lập nên các kế hoạch tài chính cụ thể và đưa ra những dự báo chi tiết về chi phí ban đầu, sự lưu chuyển tiền tệ trong suốt quá trình sản xuất này, thu nhập hàng tháng, quyết toán năm. Theo kinh nghiệm thì kế hoạch tài chính luôn được đưa ra thực hiện tối thiểu trong vòng 3 năm hoạt động.

2. Không thể nắm bắt được mục tiêu của kế hoạch sản xuất

Việc xác định và hiểu được mục tiêu sản xuất khi lập nên kế hoạch kinh doanh là điều vô cùng quan trọng, người lập kế hoạch luôn cần nhiều thời gian để có thể suy nghĩ và phân tích thật kỹ lưỡng để đưa ra mục tiêu một cách rõ ràng. Bạn có thể nói mục tiêu kinh doanh trong thời gian tới có thể sẽ chiếm được thị trường với số phần trăm nào đó nhưng điều này đôi khi không có căn cứ và thiếu tính chính xác. Thay vào đó, cần dựa trên các doanh số bán hàng theo từng giai đoạn một cách cụ thể và đưa ra những kỳ vọng  hay các mục tiêu sắp tới để lập nên một kế hoạch sản xuất tốt hơn so với những kế hoạch trước đó.

3. Không nắm rõ nguyên lý dành cho hoạt động phân phối

Đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh chính là hệ thống phân phối nơi đưa sản phẩm đến được tay khách hàng. Trong các báo cáo sản xuất kinh doanh hiện nay của nhiều doanh nghiệp vẫn không thể trình bày đầy đủ nhất các yếu tố liên quan đến từng hoạt động phân phối dẫn đến gặp rất nhiều khó khăn khi hoạt động thực tế.

4. Cho rằng không có nhiều rủi ro trong kinh doanh

Mọi hoạt động kinh doanh đều ẩn chứa một mức độ rủi ro nhất định. Nhà đầu tư phải hiểu và tiên đoán trước được những rủi ro có thể xảy đến. Từ đó, lập nên kế hoạch các rủi ro có thể xảy ra và nêu rõ các biện pháp xử lý kịp thời.

5. Thiếu lộ trình thực hiện chi tiết

Một bản kế hoạch sản xuất kinh doanh được đánh giá là tốt khi đưa ra tổng quan các hoạt động của doanh nghiệp theo các mục tiêu như: hiện tại, ngắn hạn và dài hạn. Lập kế hoạch sản xuất không chỉ mô tả cụ thể các hoạt động kinh doanh mà còn cho biết cần làm gì ở mỗi giai đoạn và việc làm tiếp theo để chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác.

Vì thế, cần chú ý phải đưa ra được kế hoạch phù hợp với lộ trình cụ thể và khả thi, kế hoạch này cần được bao hàm những mục tiêu cụ thể cần đạt được theo từng giai đoạn.

VII. Những lưu ý quan trọng khi lập kế hoạch sản xuất cho doanh nghiệp

1. Lường trước được các yếu tố có thể tác động 

Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi kinh doanh sản phẩm hoặc dịch vụ, sản xuất có nghĩa là sử dụng các công nghệ. Để tận dụng tối đa được mọi thiết bị của bạn, việc đầu tiên bạn cần phải theo dõi việc sử dụng cũng như bảo trì máy móc thường xuyên. Hãy đảm bảo rằng các thiết bị của bạn luôn được chăm sóc tối đa trước khi nó trở thành vấn đề gây hiện tượng tắc nghẽn hoặc làm chậm quá trình sản xuất của mình.

Bạn nên tận dụng với các công cụ lập kế hoạch thông minh, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn chỉ dựa hoàn toàn vào phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp để lên một kế hoạch mà không trực tiếp giám sát các nguồn lực và hoạt động. 

2. Dự báo đúng mọi nhu cầu của thị trường

Khi bạn không ước tính đúng được nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình thì không thể lập nên một kế hoạch sản xuất chi tiết được. Bạn cần phải xem xét xu hướng mua hàng từ những năm trước của người tiêu dùng, những thay đổi về nhân khẩu học, hay những thay đổi về nguồn lực sẵn có và nhiều yếu tố liên quan khác. Những dự báo hoạch định nhu cầu này chính là nền tảng để bạn có thể lập kế hoạch sản xuất hiệu quả.

3. Dự báo đúng yếu tố nguồn lực của doanh nghiệp 

Kế hoạch sản xuất luôn được đề ra để dễ dàng giúp cho việc quản lý, phân công nguồn nhân lực, hoạt động của từng loại máy móc, thiết bị, quy trình sản xuất sao cho nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và mang lại hiệu quả nhất.

MISA AMIS CÔNG VIỆC – GIẢI PHÁP QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, TIẾN ĐỘ SẢN XUẤT TỐI ƯU

MISA AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ nhà quản lý phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình phối hợp để tăng hiệu suất, tăng tốc độ phục vụ khách hàng và hiệu quả doanh số. 

Công ty Cổ phần Viglacera Hạ Long với nhà máy ngói Tiêu Giao là đơn vị sản xuất chủ lực, đã nhận thức được những hạn chế tồn đọng trong quá trình sản xuất. Do đó, ban lãnh đạo của công ty quyết định tìm kiếm một giải pháp mới bằng việc sử dụng phần mềm quản lý công việc MISA AMIS.

“Nhà máy Tiêu Giao sử dụng MISA AMIS Công việc để quản lý tập trung các kênh sản xuất và tất cả những công việc phát sinh. Sếp chỉ cần vào phần mềm để giao việc, nhắc việc và theo dõi tiến độ hoàn thành. Nhìn chung, những tính năng điều hành tổng thể giúp phân chia công việc rõ ràng, dễ dàng giám sát hơn”. – Anh Trần Duy Hưng, Phó Tổng Giám Đốc Công ty Viglacera Hạ Long, Giám đốc Nhà máy ngói Tiêu Giao

VIII. Kết luận

Khi đã nắm vững những nguyên tắc cơ bản và một số lưu ý quan trọng trên sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng hơn khi xây dựng kế hoạch sản xuất hiệu quả. Hãy vạch ra các kế hoạch cho một cách thật chi tiết và cụ thể để giúp doanh nghiệp nói riêng và đội ngũ nhân sự nói chung có một định hướng và nhiệm vụ rõ ràng hơn, đem lại doanh thu ngày một cao hơn cho doanh nghiệp.