Ma trận RACI: Phương pháp và quy trình phân công trách nhiệm trong quản lý dự án

Phân bổ công việc, thống nhất trách nhiệm của từng nhân sự là nhiệm vụ cơ bản nhất của người quản lý dự án. Ngày nay, ma trận RACI được sử dụng như công cụ hỗ trợ người quản lý tối ưu công tác này. Vậy ma trận này được sử dụng như thế nào? MISA AMIS sẽ bật mí cho bạn độc giả ngay sau đây.

I. Ma trận RACI là gì?

Ma trận RACI là biểu đồ phân công trách nhiệm cũng như vạch ra từng nhiệm vụ, cột mốc hoặc các quyết định được đánh giá là quan trọng liên quan đến việc quản lý dự án. Ma trận RACI phân rõ vai trò cho nhân sự trong quá trình triển khai các hạng mục sau đây: hành động (R – Responsible), phê duyệt (A – Accountable), tư vấn (C – Consulted) hoặc nắm bắt các thông tin mới để cập nhật thông tin về cho dự án (I – Informed). 

1. Hành động (R – Responsible)

Người phụ trách hành động được hiểu là người có trách nhiệm thực thi một hoặc nhiều công việc. Người quản lý phải luôn đảm bảo có ít nhất một người đến một nhóm phụ trách thì công việc mới có kết quả và được đánh giá là hoàn thành. Nếu không có người chịu trách nhiệm cụ thể, công việc đó sẽ dễ rơi tình trạng trì trễ, ảnh hưởng đến tiến độ chung. 

Đối với những gói công việc/hoạt động lớn, đòi hỏi cần nhiều nguồn lực thì người quản lý có thể gán nhiều người/nhóm đảm nhiệm vai trò R – thực thi hơn. 

2. Phê duyệt (A – Accountable)

Đây là nhóm có quyền ra quyết định, tổng kết các công việc/hoạt động trong dự án. Người phê duyệt thường là cấp trên của người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi. Họ chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công hay thất bại của dự án.

Việc có người phê duyệt đóng vai trò quan trọng để đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi và đưa dự án đạt mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý trường hợp có từ 2 người chịu trách nhiệm phê duyệt trở lên. Tình huống này có thể tiềm ẩn những rủi ro như không phân định rõ quyền hạn, đùn đẩy nhau hoặc chậm quyết định vì bất đồng quan điểm.

3. Tư vấn (C – Consult)

Người/nhóm người chịu trách nhiệm tham vấn là các cá nhân, tổ chức được hỏi ý kiến để thực thi một gói công việc/hoạt động. Người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi công việc được giao cần tham khảo lời khuyên từ đội ngũ chuyên gia này để có định hướng giải quyết vấn đề nhanh chóng, hiệu quả nhất. 

4. Thông báo (I – Inform)

Các thông tin liên quan đến tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn lực, … sẽ được người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi thông báo đến các bộ phận liên quan.  

II. Biểu đồ mẫu RACI được thể hiện như thế nào?

Biểu đồ mẫu RACI bao gồm hai phần chính. Cột bên trái là danh sách các gói công việc/hoạt động, hàng ngang trên cùng là danh sách các nguồn lực thực thi bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức liên quan đến công việc hay dự án.

Vai trò của từng chữ cái R, A, C, I sẽ được gán vào giữa các gói công việc/hoạt động với các nguồn lực tương ứng.

III. Phương pháp lập ma trận RACI để quản lý dự án

Bước 1. Xác định danh sách gói công việc/hoạt động cần được hoàn thành

Người quản lý chia nhóm các công việc trong dự án thành từng hạng mục nhỏ, liệt kê tất vả gói công việc/ hoạt động có liên quan vào cột bên trái. Việc xác định rõ ràng, cụ thể sẽ giúp quá trình phân công dễ dàng hơn.

Bước 2. Xác định danh sách từng nguồn lực bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức có liên quan

Các nguồn lực của từng dự án không giới hạn người tham gia như giám đốc dự án, đội thực hiện dự án, giám đốc chức năng, các nhân viên bên trong công ty/tổ chức và các bên liên quan. Người phụ trách cần thống kê đầy đủ các nguồn lực này vào hàng trên cùng của bảng phân chia.

Bước 3. Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người/nhóm

Giám đốc dự án sẽ cùng với nhóm dự án lên kế hoạch phân công rõ từng vai trò trách nhiệm bằng cách gán R (trách nhiệm thực thi), A (người chịu trách nhiệm giải trình), C (người tham vấn), I (người thông báo) giữa các gói công việc/hoạt động với các nguồn lực tương ứng.

Bước 4. Rà soát lại bảng 

Người phụ trách cần đảm bảo rằng một gói công việc/hoạt động bất kỳ chỉ có duy nhất 1 người chịu trách nhiệm về việc giải trình và có ít nhất 1 người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi công việc.

Bước 5. Thống nhất với các bên liên quan trong việc thực thi dự án 

Ban quản lý dự án thống nhất với ban giám đốc về chức năng có trong cấu trúc ma trận nếu cần sử dụng các nguồn lực của phòng ban này. Bước này cho phép các bên đạt được sự đồng thuận, giúp gói công việc/hoạt động được triển khai đúng tiến độ, đạt chất lượng và mục tiêu đã đặt ra.

Xem thêm: Sơ đồ PERT: Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ và quản lý dự án hiệu quả

IV. Quy trình xây dựng ma trận RACI

Như vậy, quy trình đơn giản để tạo nên mô hình RACI bao gồm:

• Xác định tất cả các nhiệm vụ có liên quan đến dự án và liệt kê chúng ở phía bên trái của biểu đồ theo các thứ tự hoàn thành công việc.
• Xác định tất cả các bộ phận liên quan của dự án và liệt kê chúng dọc theo đỉnh của biểu đồ.
• Hoàn thành các ô của mô hình xác định RACI đã được xác định cho từng nhiệm vụ.
• Đảm bảo mọi nhiệm vụ đều có ít nhất một bên liên quan đóng một vai trò là R – Responsible.
• Không có nhiệm vụ phải có nhiều hơn một bên liên quan đóng vai trò là  A – Accountable. Giải quyết từng xung đột khi có nhiều hơn một A – Accountable cho một nhiệm vụ cụ thể.
• Chia sẻ, thảo luận và thống nhất chung mô hình RACI với những bên liên quan khi bắt đầu thực thi dự án. Điều này bao gồm việc giải quyết bất kỳ xung đột hoặc mơ hồ.

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho năm 2023

V. Một vài lưu ý quan trọng khi vẽ ma trận RACI

1. Phân tích theo từng bộ phận liên quan

• Khi có quá nhiều R: Một bên liên quan có quá nhiều dự án được giao cho họ không?
• Không có ô trống: Các bên liên quan có cần được tham gia vào quá nhiều hoạt động không? Cần xem xét có thể thay đổi những yếu tố như Responsible đổi thành Consulted, hoặc Consulted đổi thành Informed được không?
• Đồng thuận: Mỗi bên liên quan có hoàn toàn đồng ý và chấp nhận với vai trò mà họ được chỉ định trong ma trận không? Khi đạt được thỏa thuận, điều đó nên được ghi nhận trong điều lệ cũng như tài liệu của dự án.

2. Phân tích theo từng bước thực hiện của các nhiệm vụ trong dự án

• Không có R: Nhân sự hay bộ phận liên quan nào đang thực hiện hay hoàn thành công việc trong bước này? Vai trò của ai sẽ được xem là chủ động?
• Quá nhiều chữ R: Đây là một dấu hiệu của việc quá nhiều bộ phận hoặc nhân sự đang cùng thực hiện một nhiệm vụ. Nó hoàn toàn không phải phương pháp được đánh giá tốt trong quá trình phân công.
• Không có A: Ai sẽ là người chịu trách nhiệm là A- Accountable? Phải có một ‘A’ cho mỗi bước thực hiện công việc của dự án. Một bên liên quan cần phải chịu trách nhiệm cho các sự việc đang xảy ra.
• Nhiều hơn một A: Đang có sự nhầm lẫn liên quan đến quyền quyết định? Quá nhiều A sẽ dẫn đến việc ra quyết định tương đối chậm và gây nên các xung đột không đáng có khi thực thi dự án.

3. Những lưu ý khác

• Mỗi ô đều được điền vào: Có phải tất cả các bên liên quan thực sự cần phải tham gia vào một nhiêm vụ cụ thể? Có mục đích chính đáng nào khiến cho tất cả các bên phải tham gia không? 
• Rất nhiều C: Có phải tất cả các bên liên quan luôn cần được tư vấn thường xuyên? Quá nhiều C trong vòng lặp có thể làm chậm tiến độ dự án.
• Có phải tất cả các bên liên quan đều được liệt kê đầy đủ trong ma trận này? Vấn đề này thường được giải quyết một ban chỉ đạo hoặc đội ngũ quản lý nắm được đầy đủ thông tin về từng bộ phận cũng như phòng ban cho một dự án.

VI. Quản lý vai trò và phân công khoa học với phần mềm quản lý dự án MISA AMIS Công việc

MISA AMIS Công Việc là ứng dụng quản lý dự án thuộc bộ giải pháp tối ưu vận hành cho mọi doanh nghiệp MISA AMIS Văn phòng số. Phần mềm được thiết kế để hỗ trợ người quản lý giao việc, quản lý tiến độ dự án nhanh chóng, khoa học nhất. Từ đó, người quản lý có thể tăng năng suất, hiệu quả công việc, tối ưu chi phí, tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Dùng ngay miễn phí

Đặc biệt, MISA AMIS Công việc còn cho phép người dùng quản lý dự án đa chiều, dễ dàng kết nối đến những ứng dụng quản lý nghiệp vụ như MISA AMIS Bán hàng, MISA AMIS Quy trình… để rút ngắn thời gian chờ đợi, tăng nhanh tốc độ hoàn thành dự án.

VII. Kết luận

Hy vọng những thông tin mà MISA AMIS cung cấp về ma trận RACI đã giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn cách thức sử dụng cùng quy trình sử dụng nguồn lực dự án hiệu quả. Việc phân bổ các công việc hợp lý, rõ ràng chắc chắn sẽ góp phần đưa doanh nghiệp chạm đến nhiều thành công hơn trong tương lai.