Chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: Lộ trình chi tiết và giải pháp thành công

Giữa bối cảnh nền kinh tế biến động, các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn vốn hạn chế đứng trước muôn vàn khó khăn và thách thức. Chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được coi là giải pháp cấp thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu chi phí và gia tăng năng lực cạnh tranh.

Tuy nhiên, để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần xác định được lộ trình cụ thể cũng như các giải pháp phù hợp. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS đi tìm chìa khóa quan trọng nhất để giải bài toán chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ.

1. Chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là gì?

Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) là quá trình tích hợp công nghệ số vào tất cả các khía cạnh của hoạt động kinh doanh nhằm cải thiện hiệu suất, hiệu quả và khả năng cạnh tranh.

Quá trình này bao gồm việc áp dụng các công nghệ như điện toán đám mây, phần mềm quản lý, trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn và tự động hóa để thay đổi cách doanh nghiệp vận hành, tương tác với khách hàng và ra quyết định.

Mục tiêu chính của chuyển đổi số là giúp doanh nghiệp tăng cường năng suất, tối ưu hóa quy trình làm việc, cắt giảm chi phí và tạo ra cơ hội mới trong việc tiếp cận khách hàng, mở rộng thị trường.

Đối với SMEs, việc chuyển đổi số còn giúp nâng cao khả năng thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh và công nghệ, từ đó gia tăng tính linh hoạt và phát triển bền vững.

Xem ngay: Phần mềm chuyển đổi số tốt nhất & top 7 công nghệ nổi bật

2. Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ cần chuyển đổi số?

Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang tác động mạnh mẽ, tạo ra cả cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công nghệ tiên tiến như tự động hóa, trí tuệ nhân tạo và dữ liệu lớn giúp tối ưu hóa quy trình, tăng năng suất và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi thay đổi phương thức làm việc và quản lý dữ liệu hiệu quả. Chính vì vậy, Chuyển đổi số trở thành yếu tố bắt buộc để doanh nghiệp duy trì cạnh tranh và phát triển bền vững.

Đi sâu vào chi tiết lợi ích, chuyển đổi số doanh nghiệp đang giúp SMEs tồn tại và phát triển trong một môi trường kinh doanh ngày càng số hóa.

• Tăng năng suất và hiệu quả hoạt động: Chuyển đổi số giúp SMEs tự động hóa các quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót thủ công và tăng tốc độ xử lý. Các công cụ như phần mềm quản lý doanh nghiệp, CRM, hay hệ thống kế toán số giúp doanh nghiệp quản lý thông tin dễ dàng, tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban và tối ưu hóa nguồn lực.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Trong thời đại số, khách hàng ngày càng kỳ vọng vào sự tương tác nhanh chóng và tiện lợi. Chuyển đổi số cho phép SMEs tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn thông qua các nền tảng thương mại điện tử, dịch vụ khách hàng tự động, hay các công cụ phân tích dữ liệu để hiểu rõ nhu cầu và đưa ra các dịch vụ cá nhân hóa.
• Tăng cường khả năng cạnh tranh: Chuyển đổi số giúp SMEs có cơ hội cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn hơn bằng cách tận dụng công nghệ để đổi mới sản phẩm, dịch vụ, hoặc mô hình kinh doanh. SMEs có thể mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng toàn cầu mà không bị giới hạn bởi địa lý, thông qua các kênh trực tuyến và công cụ quảng cáo kỹ thuật số.
• Giảm chi phí vận hành: Chuyển đổi số giúp tối ưu chi phí, đặc biệt là chi phí về nhân lực, giấy tờ và các quy trình phức tạp. Ví dụ, công nghệ điện toán đám mây giúp SMEs tiết kiệm chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ban đầu mà vẫn có thể sử dụng các dịch vụ IT mạnh mẽ.
• Thích ứng nhanh chóng với thay đổi thị trường: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp vừa và nhỏ giúp linh hoạt hơn trong việc thay đổi chiến lược kinh doanh, đáp ứng nhanh với các xu hướng thị trường mới. Công nghệ số cho phép doanh nghiệp cập nhật thông tin theo thời gian thực và ra quyết định dựa trên dữ liệu để phản ứng nhanh chóng với các biến động về nhu cầu khách hàng, tình hình kinh tế, hoặc sự cạnh tranh.
• Đảm bảo phát triển bền vững và tăng trưởng dài hạn: Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ không chỉ là xu hướng mà còn là yếu tố cần thiết để đảm bảo sự tồn tại lâu dài. Những doanh nghiệp chậm áp dụng công nghệ số có nguy cơ tụt hậu so với đối thủ, dẫn đến mất thị phần hoặc thậm chí phải đóng cửa.
• Tuân thủ và bảo mật thông tin tốt hơn: Chuyển đổi số giúp SMEs nâng cao khả năng quản lý và bảo mật thông tin khách hàng, đồng thời dễ dàng tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu.

MISA tặng bạn: Trọn bộ tài liệu vận hành tối ưu cho doanh nghiệp

3. Lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Lộ trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam bao gồm giai đoạn chuẩn bị và 3 giai đoạn thực thi là:

• Chuyển đổi số mô hình kinh doanh
• Chuyển đổi số mô hình quản trị
• Kết nối kinh doanh quản trị, sáng tạo sản phẩm, dịch vụ mới.

3.1. Giai đoạn chuẩn bị: Xác định mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần xác định tầm nhìn và chiến lược chuyển đổi số đảm bảo phù hợp với mục tiêu chiến lược chung của doanh nghiệp. Cụ thể:

• Xác định mục tiêu chiến lược và tầm nhìn chuyển đổi số
• Xây dựng chiến lược chuyển đổi số dựa vào chiến lược chung của doanh nghiệp theo đánh giá mức độ sẵn sàng và mục tiêu của doanh nghiệp.
• Xác định kiến trúc tổng thể của doanh nghiệp.

3.2. Giai đoạn thực thi

Giai đoạn 1: Chuyển đổi số mô hình kinh doanh

• Áp dụng công nghệ số để mở rộng hệ thống kênh phân phối, tiếp thị, bán hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động chăm sóc khách hàng, hình thành Trải nghiệm khách hàng.
• Từng bước triển khai áp dụng công nghệ số cho chuỗi cung ứng (kết nối quản lý hàng tồn kho, sản xuất, mua hàng đầu vào).
• Áp dụng công nghệ số cho nghiệp vụ kế toán, tài chính.
• Xây dựng chính sách bảo mật kinh doanh, dữ liệu và áp dụng các công cụ bảo mật.

Tham khảo: 5 phương pháp quản lý doanh nghiệp tối ưu cho nhà quản lý

Giai đoạn 2: Hoàn thiện và chuyển đổi số mô hình quản trị

• Bước 1: Hoàn thiện mô hình quản trị và xác định các yêu cầu về dữ liệu tích hợp cho bước tiếp theo
  • Xây dựng và hoàn thiện mô hình quản trị đi từ cơ cấu tổ chức con người, chính sách quy trình cho tất cả các mảng nghiệp vụ chức năng của doanh nghiệp.
  • Xây dựng chỉ tiêu quản trị (KPI/OKR) và hệ thống báo cáo quản trị, và yêu cầu cơ sở dữ liệu.
  • Xác định các yêu cầu phục vụ mục đích tích hợp, chuyển đổi số toàn diện.
• Bước 2: Chuyển đổi số mô hình quản trị và hoàn thiện cơ sở dữ liệu
  • Áp dụng công nghệ số cho hệ thống báo cáo quản trị.
  • Tự động hóa quy trình cho các mảng nghiệp vụ kế toán, bán hàng, quản trị nhân sự, quản lý công việc.
  • Xây dựng cơ sở dữ liệu chung của toàn doanh nghiệp.

Giai đoạn 3: Kết nối kinh doanh và quản trị, đổi mới sáng tạo để tạo ra sản phẩm, dịch vụ mới

• Áp dụng công nghệ số để từng bước kết nối các hệ thống hiện có thành một hệ thống thông tin xuyên suốt từ kinh doanh đến các nghiệp vụ quản trị trong doanh nghiệp.
• Đầu tư vào đổi mới sáng tạo (R&D) để tạo ra các thay đổi trong sản phẩm, dịch vụ bà không ngừng nâng cấp các hệ thống hiện tại.
• Xây dựng cơ sở dữ liệu chung trong toàn bộ doanh nghiệp.

4. Các bước chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chuyển đổi số là một quá trình mang tính chiến lược và dài hạn, đồng thời đòi hỏi sự cam kết từ toàn bộ tổ chức. Thông thường quá trình chuyển đổi số trải qua 5 các bước cơ bản dưới đây.

Bước 1: Xác định thực trạng và mục tiêu chuyển đổi số

Đầu tiên, doanh nghiệp cần tiến hành khảo sát, phân tích các quy trình làm việc hiện tại, công nghệ đang sử dụng và các thách thức gặp phải. Điều này bao gồm việc thu thập ý kiến từ nhân viên, khách hàng và các bên liên quan để có cái nhìn toàn diện về hoạt động doanh nghiệp.

Sau đó, đội ngũ quản lý thiết lập các mục tiêu cụ thể cho chuyển đổi số và đảm bảo rằng chúng có thể đo lường được. Mục tiêu có thể bao gồm nâng cao năng suất làm việc, cải thiện trải nghiệm khách hàng, tối ưu hóa quy trình nội bộ hoặc gia tăng doanh thu.

Bước 2: Lên kế hoạch và các chiến lược chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Các nhà lãnh đạo phác thảo một kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn chuyển đổi số, xác định các bước cụ thể cần thực hiện, thời gian biểu và ngân sách dự kiến.

Kế hoạch này nên bao gồm các hoạt động ngắn hạn và dài hạn, cùng với việc xác định các công nghệ sẽ được áp dụng, như phần mềm quản lý doanh nghiệp, CRM hoặc công cụ phân tích dữ liệu cũng như cách thức tích hợp chúng vào quy trình hiện tại.

Bước 3: Ứng dụng công nghệ mới, số hóa dữ liệu, tài liệu và quy trình

Sau khi đã lên kế hoạch cụ thể, doanh nghiệp bắt đầu triển khai các giải pháp công nghệ đã lựa chọn với ưu tiên cho các ứng dụng có khả năng mang lại lợi ích nhanh chóng.

Các nhà quản lý sẽ cần có một kế hoạch thí điểm cho các công cụ mới để thử nghiệm trước khi áp dụng trên quy mô lớn. Đồng thời, chuyển đổi các tài liệu giấy sang định dạng số, lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách an toàn và hiệu quả.

Bước 4: Chuẩn bị và lên kế hoạch phát triển nhân lực

Nhà quản lý cần xác định các kỹ năng cần thiết cho nhân viên để làm việc hiệu quả với công nghệ mới, tổ chức các khóa đào tạo và hội thảo để nâng cao kỹ năng số.

Đồng thời, khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình chuyển đổi số bằng cách tạo ra một môi trường thân thiện với sự sáng tạo, khuyến khích sáng kiến để cải thiện quy trình.

Bước 5: Đánh giá và cải thiện lại quy trình

Doanh nghiệp thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả (KPI) để theo dõi tiến trình và kết quả của quá trình chuyển đổi số. Đồng thời, đội ngũ cần đánh giá định kỳ để xem liệu các mục tiêu đã đặt ra có đạt được hay không.

Dựa trên dữ liệu thu thập được và phản hồi từ nhân viên, thực hiện các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa quy trình và công nghệ.

Tham khảo: 6 kênh truyền thông nội bộ hiệu quả nhất 2024 cho doanh nghiệp

5. Giải pháp giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyển đổi số thành công

MISA là một trong những đơn vị tham gia mạnh mẽ vào chương trình Chuyển đổi số quốc gia bằng việc cung cấp các nền tảng Chuyển đổi số Make in Vietnam xuất sắc. Trong đó, nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS là giải pháp chuyển đổi số toàn diện đã được 250.000 doanh nghiệp tin dùng.

MISA AMIS đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp vừa và nhỏ ở từng giai đoạn, tối ưu quy trình liên phòng ban, kết nối hoạt động, dữ liệu tất cả các bộ phận và xây dựng hệ thống báo cáo quản trị, cơ sở dữ liệu chung.

Dùng thử miễn phí

Với 40+ ứng dụng trong hệ sinh thái, MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số từng bước cho đến toàn diện và đạt được mục tiêu.

Đặc biệt, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai ứng dụng phù hợp với nhu cầu ở thời điểm hiện tại với chi phí hợp lý. Trong tương lai, khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể triển khai thêm các ứng dụng khác mà không cần thay thế nền tảng hiện tại.

Dùng thử miễn phí

• Chuyển đổi số toàn diện tất cả mọi hoạt động trên một nền tảng duy nhất:
  • Quản trị tài chính – kế toán: Kế toán, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số,…
  • Quản trị kinh doanh – bán hàng – marketing: CRM, Marketing automation, Quản lý khuyến mại,…
  • Quản trị nguồn nhân lực HRM: Chấm công, Tuyển dụng, Tiền lương, BHXH,…
  • Quản lý – điều hành: Quản lý công việc, Quản lý quy trình, Ký tài liệu số, Mạng xã hội doanh nghiệp, Quản lý phòng họp,…
• Kết nối chặt chẽ các phòng ban bên trong (Kế toán, Bán hàng, Nhân sự,…) và bên ngoài doanh nghiệp (Thuế, Ngân hàng, sàn TMĐT, Logistics,…); kết nối dữ liệu giữa các chi nhánh, cửa hàng,… Toàn bộ dữ liệu được hội tụ, liên thông giữa các bộ phận để phục vụ điều hành và giải quyết bài toán lệch số liệu.
• Tự động hóa quy trình, phối hợp chặt chẽ các bộ phận, giảm chồng chéo, chậm trễ, nâng cao năng suất, tối ưu chi phí và nguồn lực.
• Nâng cao sức cạnh tranh nhờ tối ưu trải nghiệm khách hàng, chất lượng dịch vụ (tương tác đa kênh với những thông điệp cá nhân hóa, đúng người, đúng thời điểm).
• Giữ chân nhân viên hiệu quả, gia tăng thu hút nhân sự nhờ trải nghiệm nhân viên xuất sắc.
• Báo cáo đa chiều, chính xác, tạo ra bức tranh hoàn chỉnh để chủ doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời.

Giữa bối cảnh các doanh nghiệp không có lộ trình rõ ràng, ứng dụng các phần mềm riêng lẻ cho từng phòng ban, khiến cho dữ liệu phân mảnh, công việc chồng chéo, khó đạt được mục tiêu, MISA AMIS chính là giải pháp toàn diện, giúp chuyển đổi số thành công.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp trong đó có Tập đoàn Austdoor, Công ty cổ phần Sách Alpha, Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, CTCP Dược phẩm Mediplantex,… và nhiều doanh nghiệp khác đã lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp MISA AMIS để tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Dùng thử và khám phá sức mạnh phần mềm MISA AMIS được phát triển bởi MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm tại đây:

6. Tạm kết

Chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ không còn là xu hướng. Đây là yêu cầu bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trong bối cảnh thị trường biến động. Mong rằng, những thông tin MISA AMIS cung cấp sẽ giúp bạn đọc xây dựng được lộ trình chuyển đổi số phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Liên hệ đội ngũ MISA AMIS ngay để được tư vấn cụ thể và triển khai các giải pháp chuyển đổi số phù hợp cho doanh nghiệp.