Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự, quy trình đánh giá nhân viên là một trong những thủ tục không thể thiếu ở tất cả các doanh nghiệp. Khi đánh giá chính xác, khách quan, quy trình này sẽ đảm bảo sự công bằng, thúc đẩy đội ngũ cố gắng và làm việc tích cực hơn. Vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn chưa tìm ra quy trình phù hợp thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây!
| Tải ngay: 10 biểu mẫu & Dashboard đánh giá hiệu suất công việc từng phòng ban – nhân sự |
1. Định nghĩa quy trình đánh giá nhân viên
Quy trình đánh giá nhân viên là việc doanh nghiệp thực hiện các bước rà soát, kiểm tra, nhận xét quá trình hoàn thành công việc thực tế của từng cá nhân. Các tiêu chí đánh giá thường bao gồm mức độ chính xác, đúng tiến độ và khả năng tạo ra nhiều giá trị hơn mục tiêu đề ra của nhân viên.
Tùy vào lĩnh vực, yêu cầu riêng của tổ chức mà quy trình trên có thể thay đổi tiêu chí. Điều này giúp công tác phân tích đối tượng diễn ra toàn diện, khách quan nhất. Một số khía cạnh khác doanh nghiệp có thể bổ sung là:
- Thành tích nhân viên đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
- Điểm mạnh, điểm yếu của nhân sự.
- Khả năng cải thiện qua báo cáo kết quả công việc.
- Hành vi giao tiếp, tác phong làm việc hàng ngày.
Nhìn chung, dù đi theo hướng nào quy trình đánh giá nhân viên cũng phải được thiết lập từ trước theo mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công thức phổ biến nhất để đánh giá là: Hiệu quả = Kết quả đạt được / Mục tiêu.
Tải miễn phí: 9 MẪU QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
2. Tại sao doanh nghiệp phải có quy trình đánh giá nhân viên?
Nguồn lực con người luôn giữ vị trí trung tâm, chi phối mọi hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Do đó, các công ty, tổ chức cần xây dựng hệ thống đánh giá minh bạch để nâng cao trách nhiệm, ý thức, thúc đẩy nhân sự tiến bộ.
Quy trình này giúp doanh nghiệp thiết lập chế độ khen thưởng, xử phạt phù hợp. Nó tạo nên tinh thần phấn đấu, bứt phá trong từng nhân viên, từ đó tác động trực tiếp đến sự thành công chung.
Ngoài ra, đánh giá công việc còn đem đến cho nhà quản lý đạt nhiều lợi ích thiết thực như:
- Nắm chắc tình hình làm việc thực tế hiện nay của nhân viên.
- Kiểm soát tiến độ công việc, giải quyết “điểm nóng” kịp thời.
- Có thêm căn cứ để lập kế hoạch phát triển đội ngũ, mở rộng quy mô kinh doanh.
- Dễ dàng tìm ra những nhân tố tài năng cho vị trí quản lý mới.
Cần một công cụ giúp chuẩn hóa, tự động hóa quy trình quản lý nhân sự để nâng cao trải nghiệm nhân viên? Mời bạn dùng thử miễn phí phần mềm AMIS Quy trình của MISA!
3. Các bước xây dựng quy trình đánh giá nhân sự
Bước 1: Xác định mục tiêu đánh giá
Mục tiêu của việc đánh giá nhân viên là yếu tố quan trọng để xác định hướng đi và kết quả cần đạt được. Doanh nghiệp cần làm rõ những gì họ muốn đạt được qua quá trình này, chẳng hạn như đánh giá hiệu suất công việc, khả năng hoàn thành mục tiêu, hay thái độ và kỹ năng mềm của nhân viên. Việc xác định mục tiêu rõ ràng giúp quy trình đánh giá trở nên cụ thể và có định hướng hơn, đồng thời tránh các nhận định mơ hồ.
Bước 2: Xây dựng tiêu chí đánh giá
Sau khi đã có mục tiêu, bước tiếp theo là xác định các tiêu chí cụ thể để đánh giá. Các tiêu chí này có thể dựa trên KPI (Key Performance Indicators), năng lực chuyên môn, kỹ năng giao tiếp, thái độ làm việc, khả năng sáng tạo, hay sự đóng góp vào môi trường làm việc. Việc xây dựng tiêu chí rõ ràng và phù hợp giúp đảm bảo rằng quá trình đánh giá không bị cảm tính và mang tính công bằng.
Bước 3: Thu thập thông tin và dữ liệu
Để có cơ sở đánh giá chính xác, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ dữ liệu về hiệu suất làm việc của nhân viên. Các nguồn thông tin có thể đến từ báo cáo kết quả công việc, phản hồi từ cấp trên, đồng nghiệp, hoặc thậm chí là từ khách hàng. Việc thu thập dữ liệu một cách khách quan và đầy đủ giúp cung cấp cái nhìn toàn diện về khả năng của nhân viên.
Bước 4: Phân tích và đánh giá
Sau khi có đủ thông tin, nhà quản lý cần phân tích các dữ liệu này để đưa ra đánh giá cụ thể về từng nhân viên. Có thể sử dụng phương pháp chấm điểm hoặc đưa ra các nhận xét định tính dựa trên các tiêu chí đã xác định trước đó. Việc phân tích cần được thực hiện một cách kỹ lưỡng, tránh các yếu tố chủ quan hay thiên vị để đảm bảo sự công bằng cho mọi nhân viên.
Bước 5: Thảo luận kết quả với nhân viên
Kết quả đánh giá sau khi được hoàn thiện cần được chia sẻ và thảo luận trực tiếp với nhân viên. Cuộc thảo luận này là cơ hội để cả hai bên – người quản lý và nhân viên – cùng ngồi lại xem xét các điểm mạnh, điểm yếu, và định hướng phát triển trong tương lai. Đây cũng là dịp để nhân viên phản hồi, chia sẻ những khó khăn và kỳ vọng của mình, giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn.
Bước 6: Lập kế hoạch phát triển cá nhân
Sau khi đã có kết quả đánh giá và trao đổi với nhân viên, bước cuối cùng là lập kế hoạch phát triển cá nhân cho mỗi nhân viên. Kế hoạch này cần chỉ ra các bước cần thiết để cải thiện những hạn chế và phát huy tối đa điểm mạnh của nhân viên. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn thể hiện sự quan tâm và cam kết phát triển lâu dài từ phía doanh nghiệp.
4. Mẫu quy trình đánh giá nhân viên tiêu chuẩn
Một mẫu quy trình đánh giá nhân viên đạt chuẩn phải ghi nhận thông tin đa chiều, chỉ số đánh giá rõ ràng và có cách nghiệm thu nhất quán. Để làm được điều đó, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 5 bước sau:
4.1. Tạo mẫu đánh giá
Cách đơn giản nhất giúp doanh nghiệp đánh giá công bằng, công khai là tuân thủ một mẫu đánh giá tiêu chuẩn. Mỗi mẫu chỉ nên tập trung vào một số yếu tố nhất định. Chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau nhưng không cần bao hàm mọi chi tiết công việc.
Ví dụ, với vị trí nhân viên Marketing thì mẫu đánh giá nên tổng hợp các yếu tố: kiến thức chuyên môn, kỹ năng, KPI và thực đạt công việc, thái độ làm việc, sự thấu hiểu văn hóa công ty… Trong mỗi yếu tố bạn chỉ cần quy định thang đo đơn giản như cần cố gắng, đạt yêu cầu và vượt mong đợi.
Với cấp quản lý, bạn cần bổ sung thêm đánh giá kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp, tư duy chiến lược, phối hợp đội ngũ và giải quyết vấn đề. Vì tính chất đặc thù nên khung đánh giá quản lý có thể tách riêng, đính kèm mẫu chuẩn.
4.2. Thống nhất các chỉ số
Khi xác định được chỉ số đánh giá nhân viên, người quản lý sẽ nhiều tiết kiệm, công sức tổng hợp dữ liệu hơn. Bạn chỉ cần nhìn vào báo cáo trực quan để nắm bắt tỷ lệ đạt, không đạt của từng cá nhân đến toàn bộ tập thể.
Ở bước này, doanh nghiệp nên căn cứ vào mô tả công việc chi tiết để lập bộ chỉ số. Chẳng hạn, mô tả công việc của nhân viên bán hàng là đón tiếp khách hàng, tư vấn, gợi ý các sản phẩm, dịch vụ.
Lúc này, chỉ số đánh giá của nhân viên bán hàng sẽ là doanh số bán hàng cá nhân, tỷ lệ tiếp xúc khách hàng, tỷ lệ phản hồi tích cực/tiêu cực từ người mua… Trong một vài trường hợp, chỉ số này còn được sử dụng để đo lường yếu tố chủ quan như thói quen làm việc qua số lần đi muộn, vắng mặt…
Tặng bạn: BỘ MẪU QUY TRÌNH PHỐI HỢP LIÊN PHÒNG BAN CHO MỌI DOANH NGHIỆP
4.3. Tổ chức hoạt động đánh giá nhân viên
Trước khi tiến hành áp dụng hệ thống đánh giá nhân viên, doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu cách thức nghiệm thu. Người quản lý nên đưa ra lời nhận xét, tạo thảo luận giữa nhân viên một cách khéo léo:
- Đưa ra nhận xét tổng quan về cả điểm mạnh và điểm yếu nhằm tránh tình trạng nhân viên cảm thấy bị phê bình nặng nề hoặc tự tin quá đà.
- Đề xuất rõ ràng hướng cải thiện sau khi góp ý cho nhân viên. Bạn cần cung cấp thông tin định hướng cải thiện và cam kết hỗ trợ họ ở những khía cạnh khác nhau. Ví dụ, bạn nhận thấy họ thường xuyên nói chuyện gay gắt, thiếu kiên nhẫn với khách hàng. Hãy kể lại tình huống mắc lỗi đó và gợi ý cách khắc phục như tham gia training, hội thảo nâng cao kỹ năng giao tiếp.
- Khuyến khích nhân viên phản hồi, đóng góp ý kiến cải thiện công việc hiện tại. Cách làm này giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, quan tâm và sẵn sàng chia sẻ.
4.4. Ban hành chính sách thưởng phạt công bằng
Bên cạnh việc ứng dụng quy trình đánh giá – thảo luận thành công thì còn nhiều nhân viên tiếp tục hoạt động kém hiệu quả. Khi đó, bạn cần phải ban hành chính sách thưởng, phạt quyết liệt hơn.
Chính sách ban hành cần liệt kê rõ những biện pháp tương ứng với mức độ vi phạm (cảnh cáo, lập biên bản, trừ lương hay buộc thôi việc…) Ngược lại, doanh nghiệp cũng phải đảm bảo mức thưởng xứng đáng nếu nhân viên tăng năng suất, tăng hiệu quả công việc rõ rệt.
4.5. Nghiệm thu kết quả, lập kế hoạch phát triển
Thông thường, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn nghiệm thu kết quả đánh giá vào thời điểm kết thúc các quý trong năm. Tuy nhiên, cũng có một số công ty đánh giá ngay khi kết thúc từng tháng. Thông qua kết quả đánh giá nhân sự, nhà quản lý không chỉ bao quát toàn bộ bức tranh chung mà còn ra quyết định điều chỉnh nhanh, chính xác hơn.
>> TẢI MIỄN PHÍ: MẪU ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ CỦA DOANH NGHIỆP
5. Phương pháp đánh giá nhân sự phổ biến trong doanh nghiệp
Từ mẫu quy trình đánh giá nhân sự, người quản lý còn phải lựa chọn phương pháp đánh giá hợp lý. Dựa vào mục tiêu, cơ cấu tổ chức và chiến lược nhân sự của doanh nghiệp mà bạn có thể ứng dụng một hoặc nhiều cách đánh giá.
5.1. Phương pháp phân phối bắt buộc
Đây là phương pháp đánh giá nhân viên tương đối khắt khe dựa trên tỷ lệ phần trăm bắt buộc về nhân sự xuất sắc, nhân sự khá và yếu. Từ đó người quản lý sẽ đưa ra quy chế thưởng phạt cho từng nhóm nhân viên.
Ví dụ, trong tổng số nhân viên của bạn có 10% xuất sắc, 70% khá và 20% yếu. Như vậy, 10% cá nhân xuất sắc sẽ được tăng lương còn 10% cá nhân yếu có nguy cơ bị xem xét nghỉ việc.
5.2. Phương pháp đánh giá 360 độ
Người tham gia đánh giá 360 độ không giới hạn vị trí từ cấp quản lý, nhân viên đến đồng nghiệp, khách hàng hay nhân viên tự đánh giá. Ưu điểm của phương pháp này hướng đến sự khách quan, đa chiều nhưng cũng tiềm ẩn nguy cơ gây mâu thuẫn nội bộ nếu không bảo mật kết quả.
5.3. Phương pháp tự đánh giá
Nhân viên là chủ thể chính của phương pháp tự đánh giá. Công ty phát một bảng hỏi với nhiều đáp án đi kèm và họ sẽ tự trả lời, tự đánh giá năng lực, hiệu quả công việc của chính mình. Sau đó, nhân viên bước vào thảo luận với quản lý trực tiếp để thống nhất bảng đánh giá cuối cùng.
5.4. Phương pháp đánh giá theo mục tiêu
Phương pháp quản lý mục tiêu trong đánh giá nhân sự đòi hỏi căn cứ mục tiêu cụ thể, rõ ràng, có sự thỏa thuận giữa quản lý và nhân viên. Nó hướng đến cải tiến hiệu suất công việc trong giai đoạn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Ưu điểm của phương pháp này bao gồm:
- Tập trung nguồn lực của tổ chức.
- Gắn kết mục tiêu chung đến từng cá nhân.
- Tăng cường sự giao tiếp khi làm việc.
- Đánh giá đúng và cải thiện hiệu suất của nhân viên.
5.5. Phương pháp đánh giá trên thang điểm năng lực
Nhà quản lý có thể xây dựng bảng điểm làm công cụ đánh giá nhân viên. Các yếu tố trong bảng điểm đó gồm có số lượng công việc, tác phong, hiệu quả công việc, cách hành xử, … Theo phương pháp này, nhà đứng đầu dễ dàng xem xét năng lực của cấp dưới và phân bổ nhiệm vụ phù hợp cho từng người.
5.6. Phương pháp quan sát hành vi
Phương pháp quan sát hành vi nhân viên thiên có tính định tính, độ chính xác không cao. Mặc dù vậy, nó thường được áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tiếp xúc nhiều với khách hàng.
Nhà quản lý đưa ra các tiêu chí, quan điểm để quan sát cũng như cho điểm theo hành vi tốt/xấu. Điểm đánh giá của nhân viên sẽ bằng tổng số điểm của các hành vi đó.
5.7. Phương pháp đánh giá qua KPI
Hiện nay, KPI là công cụ quản lý công việc rõ ràng nhất giúp cho nhà quản lý phân tích, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu. KPI được ứng dụng trong đa dạng lĩnh vực, đo lường hiệu quả thành công của một dự án, công việc hoặc năng lực của một cá nhân, cá nhân, bộ phận.
6. Tiêu chí đánh giá thái độ làm việc của nhân sự
Ngoài năng lực, thái độ làm việc cũng là yếu tố tạo nên chân dung ứng viên tiềm năng. Do đó, doanh nghiệp cần quan tâm đánh giá thái độ nhân sự với 7 tiêu chí sau:
- Tính trung thực: Một nhân viên trung thực với công việc luôn được mọi người tin tưởng và trao trọng trách lớn. Họ sẽ luôn tuân thủ những kế hoạch đã đề ra, không trốn tránh, chối bỏ trách nhiệm.
- Nhiệt tình trong công việc: Những nhân tố tích cực, nhiệt tình giúp không khí làm việc quyết tâm, chuyên nghiệp hơn và họ cũng thường được khách hàng đánh giá cao.
- Tôn trọng đồng nghiệp, đối tác: Thái độ lịch sự, chân thành, lắng nghe và phản hồi đúng mực giúp họ sở hữu những mối quan hệ thân thiết, gắn kết với mọi người.
- Quản lý thời gian hiệu quả: Nhân viên của bạn cần biết cách quản lý thời gian để làm việc thực sự năng suất, đúng giờ, đúng thời hạn được giao.
- Tinh thần cầu tiến: Sự cầu tiến chính là khát khao hoàn thành công việc tốt nhất của nhân viên. Nếu nhân viên thiếu ý chí thì công việc sẽ bị trì trệ, không bứt phá.
- Lạc quan trước khó khăn: Những người lạc quan luôn biết cách giải quyết vấn đề, vượt qua rào cản để đạt được mục tiêu. Họ cũng có xu hướng gắn bó lâu dài với tổ chức hơn cả.
- Cẩn thận, cầu toàn: Bất kỳ ai cũng cần rèn luyện tính cẩn thận khi đi làm nhằm đảm bảo kết quả công việc chỉn chu, chuyên nghiệp nhất.
7. Một số lỗi khi xây dựng quy trình đánh giá nhân viên mà nhà quản lý hay mắc phải
7.1. Thiên vị trong đánh giá
Nhà quản lý có thể mắc phải lỗi thiên vị khi để cảm xúc cá nhân ảnh hưởng đến việc đánh giá. Ví dụ, nhân viên có mối quan hệ thân thiết với cấp trên có thể được đánh giá cao hơn, trong khi nhân viên khác, dù có thành tích tốt, nhưng lại ít tiếp xúc hoặc có mâu thuẫn sẽ bị đánh giá thấp. Điều này dẫn đến sự bất công, làm mất đi tính minh bạch của quy trình và gây bất mãn trong đội ngũ.
7.2. Đặt tiêu chí không rõ ràng hoặc không phù hợp
Một trong những lỗi thường gặp là không có tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng hoặc phù hợp với công việc. Khi các tiêu chí quá mơ hồ, hoặc không liên quan đến nhiệm vụ thực tế, nhân viên sẽ không biết mình phải đạt được điều gì. Điều này không chỉ khiến việc đánh giá trở nên không chính xác mà còn làm giảm động lực của nhân viên.
7.3. Thiếu phản hồi thường xuyên
Nhiều nhà quản lý chỉ tập trung vào việc đánh giá cuối kỳ, mà bỏ qua việc cung cấp phản hồi thường xuyên trong suốt quá trình làm việc. Điều này khiến nhân viên không nhận được sự hướng dẫn kịp thời để cải thiện và phát triển. Việc phản hồi không liên tục còn khiến nhân viên bị bất ngờ hoặc cảm thấy bị đối xử không công bằng vào cuối kỳ đánh giá.
7.4. Đánh giá quá chú trọng vào kết quả mà bỏ qua quá trình
Một lỗi phổ biến khác là nhà quản lý chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng mà bỏ qua quá trình thực hiện của nhân viên. Điều này có thể không công bằng, đặc biệt với những nhân viên nỗ lực hết mình nhưng gặp khó khăn khách quan. Việc đánh giá quá nặng vào kết quả cuối cùng có thể gây áp lực, làm giảm tính sáng tạo và sự chủ động của nhân viên.
7.5. Không liên kết quy trình đánh giá với mục tiêu dài hạn của nhân viên
Quy trình đánh giá chỉ mang tính ngắn hạn, không đề cập đến sự phát triển lâu dài của nhân viên, là một lỗi khác. Khi việc đánh giá chỉ dừng lại ở việc đo lường hiệu suất hiện tại mà không đưa ra lộ trình phát triển, nhân viên sẽ cảm thấy không có cơ hội thăng tiến, dẫn đến sự mất động lực và hiệu suất làm việc giảm sút.
7.6. Không chuẩn bị kỹ lưỡng trước buổi đánh giá
Nhà quản lý đôi khi không chuẩn bị đầy đủ dữ liệu và thông tin cần thiết trước buổi đánh giá. Điều này dẫn đến việc đánh giá thiếu chính xác, hoặc buổi thảo luận với nhân viên trở nên hời hợt, không mang lại giá trị thiết thực. Sự thiếu chuẩn bị có thể khiến nhân viên cảm thấy không được coi trọng.
7.7. Đánh giá không liên quan đến thực tế công việc
Một lỗi khác là tiêu chí đánh giá không phản ánh đúng bản chất công việc của nhân viên. Ví dụ, nhà quản lý có thể đánh giá dựa trên các yếu tố không phù hợp với nhiệm vụ chính của nhân viên, dẫn đến việc nhân viên bị đánh giá sai lệch so với khả năng và nỗ lực thực tế.
7.8. Thiếu công cụ hỗ trợ đánh giá
Một số doanh nghiệp vẫn sử dụng các phương pháp đánh giá truyền thống mà không áp dụng các công cụ, phần mềm hiện đại để hỗ trợ. Điều này không chỉ làm quy trình trở nên phức tạp, tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót trong việc ghi nhận thông tin và kết quả đánh giá.
Trong bối cảnh hiện đại, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ đánh giá nhân viên là điều cần thiết để đảm bảo quy trình được thực hiện một cách minh bạch, nhanh chóng và chính xác. Một trong những giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp hiện nay là MISA AMIS Quy trình – phần mềm quản lý đánh giá nhân viên hàng đầu tại Việt Nam.
MISA AMIS Quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình đánh giá, mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội:
- Giám sát sự tuân thủ quy trình theo thời gian thực.
- Phê duyệt đề xuất Online mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại, nắm được đầu mối phụ trách, không cần có mặt tại văn phòng.
- Phân quyền cho từng cá nhân hoặc bộ phận liên quan, đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch trong việc phối hợp liên phòng ban.
- Theo dõi báo cáo tình hình tuân thủ quy trình, hiệu suất công việc, đánh giá hiệu quả của các quy trình hiện tại và tìm ra điểm cần cải tiến.
8. Kết luận
Tóm lại, để quy trình đánh giá nhân viên đạt hiệu quả tốt, bạn cần lưu ý thiết lập hệ thống quy định minh bạch, khách quan. Người quản lý không chỉ tạo động lực nâng cao tinh thần mà còn phải nghiêm khắc chấn chỉnh những sai phạm của nhân sự.
Hy vọng những thông tin về các bước xây dựng mẫu quy trình, phương pháp đánh giá trên đã giúp bạn có thêm kiến thức hữu ích để ứng dụng vào quản trị thực tế. Chúc bạn thành công!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
