Sau khi số hóa nghiệp vụ tài chính với AMIS Kế toán, Công ty TNHH Nước uống T+Sports Việt Nam tiếp tục triển khai AMIS Lite để chuẩn hóa các quy trình phê duyệt và quản lý công việc nội bộ.
Từ một doanh nghiệp khoảng 15 nhân sự, T+Sports đã từng bước xây dựng quy trình làm việc số, giảm thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban. Câu chuyện dưới đây sẽ cho thấy cách doanh nghiệp tận dụng AMIS Lite để tối ưu vận hành ngay trên nền tảng đang sử dụng.
Bài toán đặt ra khi doanh nghiệp phát triển
T+Sports Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử nước uống thể thao. Trước khi triển khai AMIS Lite, doanh nghiệp đã sử dụng AMIS Kế toán để quản lý các nghiệp vụ tài chính.
Tuy nhiên, khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, nhiều quy trình nội bộ vẫn được thực hiện theo phương thức truyền thống như gửi email, trao đổi qua tin nhắn hoặc xử lý giấy tờ.
Những nghiệp vụ như:
- Đề nghị thanh toán
- Phê duyệt chứng từ
- Xử lý các đề xuất nội bộ
- Theo dõi tiến độ thực hiện
đều cần nhiều bước trao đổi, khiến thời gian xử lý kéo dài và Ban lãnh đạo khó theo dõi tình trạng công việc theo thời gian thực. Doanh nghiệp mong muốn có một giải pháp giúp chuẩn hóa quy trình nhưng vẫn tận dụng được nền tảng AMIS đang sử dụng.
Lựa chọn AMIS Lite để chuẩn hóa quy trình làm việc
Sau khi tìm hiểu, T+Sports lựa chọn triển khai AMIS Quy trình thuộc bộ giải pháp AMIS Lite. Nhờ khả năng kết nối với AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể mở rộng hệ thống quản trị mà không cần thay đổi quy trình vận hành hiện có.
Chỉ trong thời gian ngắn triển khai, doanh nghiệp đã đưa AMIS Quy trình vào sử dụng cho nhiều nghiệp vụ như:
- Đề nghị thanh toán
- Phê duyệt nội bộ
- Theo dõi trạng thái xử lý công việc
- Quản lý và phê duyệt trên thiết bị di động
Toàn bộ quy trình được thực hiện trên cùng một nền tảng, giúp các bộ phận phối hợp thuận tiện và minh bạch hơn.
Những thay đổi sau khi triển khai AMIS Lite
Sau khi đưa AMIS Lite vào vận hành, T+Sports ghi nhận nhiều cải thiện trong hoạt động quản trị.
- Quy trình được số hóa: Các đề nghị và phê duyệt không còn xử lý rời rạc qua nhiều kênh mà được thực hiện trên một hệ thống thống nhất.
- Giảm thao tác thủ công: Nhân viên không phải in ấn, gửi nhiều email hay theo dõi tiến độ bằng phương pháp thủ công như trước.
- Phê duyệt mọi lúc, mọi nơi: Ban lãnh đạo có thể xem và phê duyệt các đề nghị ngay trên điện thoại hoặc máy tính, ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
- Quản lý minh bạch hơn: Mọi trạng thái xử lý đều được cập nhật theo thời gian thực, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và hạn chế bỏ sót công việc.
- Phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận: Các phòng ban làm việc trên cùng một quy trình, giảm thời gian trao đổi và tăng tính nhất quán trong vận hành.
Với T+Sports, AMIS Lite không chỉ giúp số hóa một vài nghiệp vụ riêng lẻ mà còn tạo nền tảng để doanh nghiệp từng bước chuẩn hóa cách thức vận hành.
Việc kết nối giữa AMIS Kế toán và AMIS Lite giúp dữ liệu xuyên suốt hơn, đồng thời giảm sự phụ thuộc vào các phương thức xử lý thủ công vốn dễ phát sinh sai sót khi doanh nghiệp mở rộng quy mô. Đây cũng là tiền đề để doanh nghiệp tiếp tục số hóa thêm nhiều quy trình khác trong tương lai.
Doanh nghiệp đang sử dụng AMIS Kế toán có thể bắt đầu từ những quy trình đơn giản
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần triển khai đồng thời nhiều ứng dụng quản trị. Giống như T+Sports, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bắt đầu từ những quy trình phát sinh thường xuyên như:
- Đề nghị thanh toán
- Tạm ứng, hoàn ứng
- Phê duyệt nội bộ
- Nghỉ phép
- Đề xuất mua sắm
- Các quy trình theo đặc thù doanh nghiệp
Khi các quy trình được số hóa trên cùng hệ sinh thái AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian xử lý mà còn nâng cao khả năng phối hợp và kiểm soát công việc.
Câu chuyện của T+Sports Việt Nam cho thấy, sau khi số hóa nghiệp vụ tài chính với AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể tiếp tục mở rộng sang các ứng dụng trong AMIS Lite để tối ưu quy trình vận hành.
Đây không phải là việc thay đổi toàn bộ cách làm việc mà là từng bước chuẩn hóa các quy trình đang diễn ra hằng ngày trên một nền tảng thống nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa khai thác hiệu quả hơn hệ sinh thái AMIS đang sử dụng, vừa tạo nền tảng cho quá trình chuyển đổi số bền vững trong tương lai.
