8 bước trong Quy trình mua hàng quốc tế doanh nghiệp cần nắm rõ

Quy trình mua hàng quốc tế gồm nhiều bước phức tạp hơn mua hàng trong nước, từ tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài, đàm phán điều kiện mua, ký hợp đồng, thanh toán quốc tế đến vận chuyển, thông quan. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ 8 bước trong quy trình mua hàng quốc tế, đặc điểm và các lưu ý quan trọng.

1. Quy trình mua hàng quốc tế là gì?

Quy trình mua hàng quốc tế là chuỗi các bước doanh nghiệp thực hiện để mua hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp nước ngoài.

Quy trình này thường bao gồm các hoạt động như xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, yêu cầu báo giá, đàm phán điều kiện mua, ký hợp đồng, thanh toán quốc tế, vận chuyển, thông quan, nhận hàng và kiểm tra chất lượng.

Khác với mua hàng trong nước, mua hàng quốc tế liên quan đến nhiều yếu tố phức tạp hơn như Incoterms, ngoại tệ, phương thức thanh toán quốc tế, chứng từ xuất nhập khẩu, logistics, hải quan và quy định pháp lý giữa các quốc gia.

Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình rõ ràng để kiểm soát tốt chi phí, tiến độ giao hàng, chất lượng hàng hóa và rủi ro phát sinh.

2. Đặc điểm của quy trình mua hàng quốc tế

So với mua hàng trong nước, quy trình mua hàng quốc tế phức tạp hơn khá nhiều. Doanh nghiệp cần nắm rõ các đặc điểm dưới đây để kiểm soát tốt chi phí, tiến độ và rủi ro trong quá trình nhập hàng.

• Liên quan đến nhiều bên tham gia: Ngoài doanh nghiệp mua hàng và nhà cung cấp, quy trình còn có thể bao gồm đơn vị logistics, hãng tàu, ngân hàng, bảo hiểm, hải quan, cơ quan kiểm định và các bên trung gian khác.
• Phụ thuộc vào điều kiện giao hàng quốc tế: Các điều kiện như EXW, FOB, CIF, DDP,… trong Incoterms sẽ quyết định bên nào chịu trách nhiệm về vận chuyển, bảo hiểm, chi phí và rủi ro tại từng giai đoạn.
• Yêu cầu chứng từ chặt chẽ: Doanh nghiệp cần chuẩn bị và kiểm tra kỹ các chứng từ như hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng,… để phục vụ thanh toán và thông quan.
• Có rủi ro về tỷ giá và thanh toán: Giao dịch quốc tế thường sử dụng ngoại tệ, nên doanh nghiệp có thể chịu ảnh hưởng từ biến động tỷ giá, điều khoản thanh toán, thời điểm chuyển tiền hoặc phương thức thanh toán như T/T, L/C, D/P.
• Thời gian mua hàng dài hơn: Do phải trải qua các bước sản xuất, đóng gói, vận chuyển quốc tế, làm thủ tục hải quan và giao nhận nội địa, thời gian hoàn tất đơn hàng thường dài hơn mua hàng trong nước.
• Dễ phát sinh chi phí ngoài dự kiến: Các khoản như phí lưu kho, lưu bãi, kiểm định, bảo hiểm, thuế nhập khẩu, phí vận chuyển phát sinh hoặc chi phí xử lý chứng từ sai có thể làm tăng tổng chi phí mua hàng.

Xem thêm: Mẫu sơ đồ quy trình mua hàng và hướng dẫn xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng

3. 8 bước trong quy trình mua hàng quốc tế

Quy trình mua hàng quốc tế cần được triển khai theo từng bước rõ ràng để doanh nghiệp kiểm soát tốt nhu cầu, chi phí, chứng từ. Dưới đây là 8 bước cơ bản doanh nghiệp cần nắm rõ.

3.1. Xác định nhu cầu mua hàng

Bước đầu tiên là xác định rõ doanh nghiệp cần mua sản phẩm, nguyên vật liệu, thiết bị hoặc dịch vụ nào từ thị trường nước ngoài. Ở bước này, doanh nghiệp cần làm rõ các thông tin quan trọng như:

• Tên hàng hóa, mã sản phẩm, chủng loại cần mua.
• Số lượng, đơn vị tính và thời điểm cần hàng.
• Thông số kỹ thuật, quy cách, chất lượng kỳ vọng hoặc tiêu chuẩn cần đáp ứng.
• Ngân sách dự kiến, mức giá mục tiêu và chi phí nhập khẩu có thể phát sinh.
• Mã HS Code dự kiến để ước tính thuế nhập khẩu và kiểm tra chính sách quản lý hàng hóa.
• Yêu cầu về chứng từ, kiểm định, chứng nhận xuất xứ hoặc chứng nhận chất lượng, nếu mặt hàng thuộc nhóm cần kiểm soát chuyên ngành.

3.3. Gửi yêu cầu báo giá và đàm phán điều kiện mua

Sau khi chọn được danh sách nhà cung cấp, doanh nghiệp cần gửi yêu cầu báo giá với thông tin càng rõ ràng càng tốt. Nội dung yêu cầu nên bao gồm tên hàng hóa, thông số kỹ thuật, số lượng, tiêu chuẩn chất lượng, thời gian cần hàng, cảng đi/cảng đến, điều kiện giao hàng mong muốn và yêu cầu chứng từ nếu có.

Khi nhận báo giá, doanh nghiệp không nên chỉ so sánh theo đơn giá sản phẩm, mà cần đánh giá trên tổng chi phí và điều kiện mua thực tế, bao gồm:

• Giá hàng hóa theo từng mức số lượng hoặc MOQ.
• Điều kiện giao hàng quốc tế như EXW, FOB, CIF, DDP.
• Thời gian sản xuất và giao hàng.
• Chi phí vận chuyển, bảo hiểm, đóng gói nếu có.
• Điều khoản thanh toán như đặt cọc, thanh toán trước, T/T, L/C.
• Chính sách bảo hành, đổi trả, xử lý hàng lỗi.
• Khả năng cung cấp chứng từ như Invoice, Packing List, C/O, C/Q.

Ở bước đàm phán, doanh nghiệp cần làm rõ các điều kiện quan trọng như giá mua, MOQ, Incoterms, tiến độ giao hàng, tiêu chuẩn chất lượng, phương thức thanh toán, trách nhiệm khi giao chậm hoặc hàng không đạt yêu cầu.

Tham khảo: Quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng: 7 bước giúp tối ưu chi phí

3.4. Ký hợp đồng ngoại thương

Khi ký hợp đồng này doanh nghiệp cần làm rõ các nội dung chính:

• Thông tin bên mua, bên bán
• Tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, tổng giá trị
• Điều kiện giao hàng theo Incoterms
• Thời gian, địa điểm giao hàng
• Phương thức thanh toán
• Bộ chứng từ cần cung cấp
• Điều khoản kiểm hàng, khiếu nại và xử lý tranh chấp

3.5. Lựa chọn phương thức thanh toán quốc tế

Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần thống nhất phương thức thanh toán quốc tế phù hợp với giá trị đơn hàng và mức độ rủi ro có thể chấp nhận. Một số phương thức phổ biến gồm:

• T/T: Chuyển tiền điện tử, thường dùng khi hai bên đã có mức độ tin cậy nhất định. Có thể thanh toán trước, sau hoặc đặt cọc một phần.
• L/C: Thư tín dụng do ngân hàng phát hành, phù hợp với đơn hàng giá trị lớn hoặc đối tác mới vì có tính bảo đảm cao hơn.
• D/P, D/A: Thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán khi nhận bộ chứng từ, thường áp dụng trong một số giao dịch thương mại quốc tế có điều kiện rõ ràng.

3.6. Theo dõi sản xuất, đóng gói và vận chuyển

Ở bước này, doanh nghiệp nên kiểm soát các nội dung chính:

• Tiến độ sản xuất: Theo dõi thời gian hoàn thành, lịch giao hàng dự kiến và các phát sinh có thể ảnh hưởng đến tiến độ.
• Chất lượng và quy cách hàng hóa: Có thể yêu cầu hình ảnh, video, mẫu kiểm tra hoặc thuê bên thứ ba kiểm định trước khi xuất hàng.
• Đóng gói và nhãn mác: Đảm bảo hàng được đóng gói đúng tiêu chuẩn, phù hợp với phương thức vận chuyển và yêu cầu nhập khẩu.
• Lịch trình vận chuyển: Phối hợp với nhà cung cấp hoặc đơn vị logistics để theo dõi ETD, ETA, cảng đi, cảng đến và tình trạng lô hàng.
• Bảo hiểm hàng hóa: Cân nhắc mua bảo hiểm nếu điều kiện giao hàng hoặc giá trị lô hàng có rủi ro cao.

3.7. Chuẩn bị chứng từ, làm thủ tục hải quan và thông quan

Khi hàng chuẩn bị về đến cảng hoặc cửa khẩu, doanh nghiệp cần rà soát đầy đủ bộ chứng từ nhập khẩu để thực hiện khai báo hải quan và thông quan đúng quy định. Đây là bước quan trọng vì chỉ cần sai lệch một thông tin, lô hàng có thể bị chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

Bộ chứng từ thường gồm:

• Hợp đồng ngoại thương
• Commercial Invoice: Hóa đơn thương mại
• Packing List: Phiếu đóng gói
• Bill of Lading/Air Waybill: Vận đơn đường biển hoặc đường hàng không
• Certificate of Origin, C/O: Giấy chứng nhận xuất xứ, nếu có
• Certificate of Quality, C/Q hoặc chứng từ kiểm định, nếu hàng hóa yêu cầu
• Giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc nhóm hàng có điều kiện

Sau khi chứng từ đầy đủ, doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan, nộp thuế, phí liên quan và phối hợp với đơn vị logistics để thông quan, kéo hàng về kho.

3.8. Nhận hàng, kiểm tra chất lượng và hoàn tất thanh toán

Sau khi hàng được thông quan và vận chuyển về kho, doanh nghiệp cần tiến hành nhận hàng, kiểm đếm và kiểm tra chất lượng trước khi xác nhận hoàn tất đơn mua. Bộ phận kho, mua hàng hoặc QC cần đối chiếu hàng thực nhận với hợp đồng, packing list, hóa đơn và chứng từ giao nhận để đảm bảo đúng số lượng, mẫu mã và tiêu chuẩn đã thỏa thuận.

Ở bước này, doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Số lượng hàng hóa có đúng với đơn mua và chứng từ không.
• Chất lượng, quy cách, mẫu mã có đạt yêu cầu không.
• Tình trạng hàng hóa có hư hỏng, móp méo, thiếu kiện hoặc sai nhãn mác không.
• Chứng từ đi kèm có đầy đủ để lưu trữ, hạch toán và đối chiếu sau này không.

Nếu hàng đạt yêu cầu, doanh nghiệp tiến hành nhập kho, cập nhật dữ liệu mua hàng và hoàn tất thanh toán theo điều khoản đã ký. Trường hợp phát sinh sai lệch, cần lập biên bản ghi nhận, thông báo cho nhà cung cấp hoặc đơn vị logistics để xử lý khiếu nại, bồi thường hoặc đổi trả theo hợp đồng.

Tìm hiểu thêm: Quy trình mua hàng trong ERP: 7 bước chuẩn cho doanh nghiệp

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện mua hàng quốc tế

Để quy trình mua hàng quốc tế diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần kiểm soát kỹ từ khâu chọn nhà cung cấp đến thanh toán và thông quan. Một số lưu ý quan trọng gồm:

• Kiểm tra kỹ nhà cung cấp trước khi giao dịch: Doanh nghiệp nên xác minh thông tin pháp lý, năng lực sản xuất, chứng nhận chất lượng, kinh nghiệm xuất khẩu và phản hồi từ khách hàng cũ.
• Làm rõ điều kiện Incoterms ngay từ đầu: Các điều kiện như FOB, CIF, EXW, DDP quyết định bên nào chịu chi phí, trách nhiệm vận chuyển, bảo hiểm và rủi ro hàng hóa tại từng giai đoạn.
• Thống nhất chặt chẽ điều khoản thanh toán: Với nhà cung cấp mới hoặc đơn hàng giá trị lớn, doanh nghiệp nên cân nhắc phương thức an toàn như L/C hoặc chia nhỏ tỷ lệ thanh toán để giảm rủi ro.
• Kiểm tra HS Code và chính sách nhập khẩu: Xác định đúng mã HS Code giúp doanh nghiệp dự kiến thuế, phí và biết mặt hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành, cần giấy phép hay kiểm định không.
• Rà soát chứng từ trước khi hàng về: Các chứng từ như Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O, C/Q cần thống nhất thông tin về tên hàng, số lượng, trị giá, xuất xứ để tránh chậm thông quan.
• Theo dõi sát tiến độ sản xuất và vận chuyển: Doanh nghiệp nên cập nhật thường xuyên lịch sản xuất, lịch tàu, ETD/ETA và tình trạng lô hàng để kịp thời xử lý.
• Dự phòng chi phí phát sinh: Ngoài giá hàng, cần tính thêm vận chuyển, bảo hiểm, thuế nhập khẩu, phí lưu kho, lưu bãi, kiểm định và biến động tỷ giá để tránh vượt ngân sách.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ giao dịch: Hợp đồng, báo giá, chứng từ vận chuyển, chứng từ hải quan, hóa đơn và biên bản nhận hàng cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ đối chiếu, thanh toán và kiểm toán sau này.

5. AMIS Mua hàng – Giải pháp số hóa quy trình mua hàng quốc tế cho doanh nghiệp

Với quy trình mua hàng quốc tế, doanh nghiệp phải kiểm soát nhiều đầu việc cùng lúc. Nếu quản lý rời rạc bằng Excel, email hoặc tin nhắn, doanh nghiệp rất dễ bỏ sót thông tin, chậm xử lý và khó theo dõi toàn bộ tiến độ đơn hàng.

AMIS Mua hàng giúp doanh nghiệp số hóa quy trình mua hàng trên một nền tảng tập trung, hỗ trợ bộ phận thu mua kiểm soát tốt hơn từ khâu lập yêu cầu, phê duyệt, lựa chọn nhà cung cấp đến theo dõi tiến độ và đối chiếu dữ liệu với các bộ phận liên quan.

Dùng thử miễn phí ngay

Với AMIS Mua hàng, doanh nghiệp có thể số hóa quy trình mua hàng quốc tế thông qua:

• Quản lý tập trung nhu cầu mua hàng quốc tế: Ghi nhận đầy đủ thông tin về mặt hàng, số lượng, thông số kỹ thuật, nhà cung cấp, quốc gia xuất khẩu và các yêu cầu liên quan ngay trên một hệ thống.
• Tự động quy đổi tỷ giá ngoại tệ trên đơn mua hàng: Khi phát sinh giao dịch bằng USD, EUR, JPY hoặc các ngoại tệ khác, phần mềm hỗ trợ quy đổi tỷ giá ngay trên đơn mua hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác giá trị đơn hàng và thuận tiện đối chiếu với kế toán.

• Chuẩn hóa luồng phê duyệt đơn mua quốc tế: Doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình duyệt theo giá trị đơn hàng, nhóm hàng, phòng ban hoặc cấp quản lý, đảm bảo đơn mua được kiểm soát trước khi đặt hàng.
• So sánh báo giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp: Bộ phận mua hàng dễ dàng tổng hợp báo giá từ nhiều nhà cung cấp, đối chiếu về giá, điều kiện mua, thời gian giao hàng để lựa chọn phương án tối ưu hơn.
• Theo dõi tiến độ đơn mua xuyên suốt: Nhà quản lý dễ dàng nắm được trạng thái đơn hàng từ chờ duyệt, đã đặt hàng, đang giao, đã nhận hàng đến các phát sinh cần xử lý.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

• Liên thông dữ liệu với kế toán và các bộ phận liên quan: Dữ liệu mua hàng được kết nối xuyên suốt, hỗ trợ đối chiếu chi phí, công nợ, giá trị đơn hàng và kiểm soát hoạt động mua hàng quốc tế chặt chẽ hơn.

6. Kết luận

Quy trình mua hàng quốc tế đòi hỏi doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ từ xác định nhu cầu, chọn nhà cung cấp, đàm phán, ký hợp đồng, thanh toán, vận chuyển, thông quan đến nhận hàng. Khi quy trình được chuẩn hóa và quản lý tập trung, doanh nghiệp có thể hạn chế rủi ro về chi phí, chứng từ, tỷ giá, tiến độ giao hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả nhập khẩu và vận hành chuỗi cung ứng.